1) O documento descreve o processo de registo e depósito de dissertações no Politécnico de Leiria após a entrada em vigor de um novo decreto-lei; 2) Foi criado um grupo de trabalho para definir o procedimento, tendo atribuído a tarefa às bibliotecas devido à sua experiência; 3) As bibliotecas elaboraram um manual e passaram a registar as dissertações no Renates e no repositório institucional, cumprindo os prazos legais.

2. Processo de registo e depósito de dissertações
no Politécnico de Leiria
Alexandra Pereira, Dulce Correia, João Sousa, Maria João Ferreira,
Pedro Lila, Rosa Marcos, Susana Martiniano

3. Motivação

4.  Gestão do Repositório IC-Online desde a sua
criação em 2009;
 Equipa integrada em GT nacionais;
 Entrada em vigor do Decreto-Lei n.º
115/2013 de 7 de Agosto;
 BES confrontadas com necessidade de
criarem novos circuitos e procedimentos.

5. Definição do procedimento

6.  Sensibilização da Presidência e Direções de
Escolas Superiores para a nova exigência;
 Criação de um grupo de trabalho com
intervenientes dos vários serviços:
 Bibliotecas;
 Serviços Académicos;
 Gabinetes de Apoio a Mestrados e Pós-
Graduações.
 Apoio da Vice-Presidente para a área
académica.

7. Dificuldades

8.  Existência de circuitos bastante distintos em
cada Escola Superior;
 Dificuldade da maioria dos serviços em
disponibilizar recursos humanos para a
realização das novas tarefas;
 Discussão morosa dos procedimentos e
workflow a implementar;

9.  Elaboração de uma proposta de Workflow
de Depósito e Registo de Trabalhos de
Mestrado aprovada pelo Conselho de
Gestão do Politécnico de Leiria;
Excerto do Workflow de Depósito e Registo de Trabalhos de Mestrado

10.  Conselho de Gestão atribuiu a tarefa às
Bibliotecas porque:
 Acesso privilegiado aos documentos e a
informação pertinente uma vez já eram
responsáveis pelo depósito das
dissertações no Repositório IC-Online;
 A sua experiência na matéria garantia o
registo no Renates com a qualidade e a
cadência desejadas.

11. Percurso

12.  Elaboração do documento orientador
intitulado «Manual de Registo de
Dissertações no Renates e Repositório IC-
Online»;
 Realização de ação de formação interna
para os técnicos que ficaram adstritos a esta
tarefa;
 Em cada Biblioteca passou a existir um
técnico responsável pelo registo e depósito
das dissertações aprovadas na Escola
Superior que cada Biblioteca serve.

13.  Trabalho retrospetivo (Art.º 50 do Decreto-Lei
n.º 115/2013 - dissertações aprovadas entre 7 de
agosto de 2013 e dezembro de 2015):
86%
88%
90%
92%
94%
96%
98%
100%
ESTM ESECS ESAD ESTG ESSLei
100% 100% 100%
95%
91%
Percentagem de trabalho retrospetivo concluído

14.  Trabalho retrospetivo não totalmente
concluído por falta de elementos
necessários ao processo a remeter por
outros serviços intervenientes;
 Trabalho em dia quanto a dissertações
aprovadas desde 2016, cumprido o prazo
legal de 60 dias a partir da data de
atribuição do grau.

15.  Algumas dificuldades pontuais,
nomeadamente :
 preenchimento incorreto da Declaração
de Autoria e Depósito Legal;
 atraso da entrega da versão corrigida das
dissertações por parte dos alunos nos
Serviços Académicos;
 morosidade na obtenção do número de
Cartão de Cidadão / Passaporte dos
orientadores externos e / ou
estrangeiros;

16.  Redução do número de ocorrências
recorrendo ao diálogo com os outros
serviços intervenientes.

17. Mais-valias

18.  Depósito em massa das dissertações
permitiu crescimento exponencial do
Repositório;
 Potenciou a visibilidade do Repositório na
comunidade interna;
 Balanço bastante positivo;
 Processo contínuo redução do número de
problemas e constrangimentos encontrados.