HIT-zine #3, het e-magazine over horizontaal toezicht | Norm der professie? E...
Hoe we bij feijenoord werken 30 oktober 2008
1. Hoe we bij Feijenoord werken ….
Tips en Trucs
Bedrijfsvoering
2. Inleiding Jerry Wenting
In- en uitgaande post Henk Hogenbirk
Decos
Kantoorautomatisering Richard Weijers
Telefoongebruik Chris van der Born
PAUZE
Agendapost DB Gertruud Hurkmans
Subsidies of mandaat
P&C – cyclus
Verlof en verzuim
Werkplekinrichting en kantoorartikelen
BORREL
3. 30 oktober Bedrijfsvoering
27 november Informatievoorziening
Personeelsbeleid
8 januari (Re)organisatie en
Gebiedsgericht werken
29 januari Dienstverlening &
Expertiseteam
4. smoelenboek
vergroting mailbox
tips & trucs Outlook
home use antivirusprogramma
home use ms-office2007
6. POST WORDT DAGELIJKS DOOR D.I.V. VERSPREID
REGISTRATIE IN DECOS
DOCUMENT WORDT GESCAND
ZELFDE DAG VERSPREIDING NAAR
BEHANDELAAR - papieren en digitale versie
agenda-
service post
BEHANDELING
- unit
ter kennis-
name
telefoon/
e-mail ORIGINEEL INKOMEND
(REGISTREERD) STUK RETOUR Uitgaande
NAAR D.I.V. brief
met evt. vervolgstukken
7. OPSTELLEN UITGAANDE BRIEF
AANVRAGEN UITGAAND BRIEFNUMMER BIJ D.I.V.
BRIEF NAAR LEIDINGGEVENDE (paraaf)
ONDERTEKENING DOOR:
LEIDINGGEVENDE
of
DAGELIJKS BESTUUR :
1. secretaris
2. voorzitter DB
ORIGINEEL (LATEN) VERZENDEN
1 KOPIE NAAR D.I.V.
9. Een bewoner, ondernemer Service Unit
EN WE PROBEREN
dus in principe geen eigen nummers uitdelen
DE ROTTERDAMSE
Een zakelijke relatie NORMENTo Business
SERVICE = Business
TE HALEN !
Rechtstreeks contact met medewerker
10. Neem de telefoon op als je op je werkplek bent
De telefoon neem je binnen 20 seconden op
Gebruik bij het opnemen van de telefoon de volgende uniforme
(vriendelijke) begroeting:
“Goedemorgen/- middag deelgemeente Feijenoord met……”.
Neem de telefoon op van je kamergenoot als deze even afwezig is
(met *88)
Schakel je telefoon door naar het secretariaat als je enige tijd niet
op je plek bent (*21 toestelnummer)
11. Schakel de telefoon van je kamergenoot door als deze ziek is
(of vergeten is zelf door te schakelen)
En schakel hem weer in bij terugkeer (# 21)
Gesprekken worden alleen warm doorverbonden:
Je stelt je collega op de hoogte van hetgeen je weet over de klant en
verbindt dán pas door !
Je verkoopt geen “nee” aan externe klanten
Stel je collega’s op de hoogte van een terugbel-verzoek via de
e-mail
Een terugbelnotitie wordt binnen 1 dag na binnenkomst van het
gesprek afgehandeld. Kom gemaakte afspraken na, bel terug of zoek
die juiste collega
15. Opvragen bij
bestuurssecretariaat
AGENDAPOST Ter bespreking
Ter kennisname
08. Vertrouwelijk
Paraaf Sectorhoofd: Paraaf Portefeuillehouder(s):
Vergadering
Datum
: Dagelijks Bestuur
: Besluitvormend DB dinsdag
Agendapunt :
Bijlagenummer :
Afdeling :
Steller :
Portefeuillehouder(s) :
Betreft :
Alleen essentiële bijlagen worden
gekopieerd, de anderen liggen op
Bijlage(n): Inhoudelijke toelichting met onderbouwd
secretariaat ter inzage
advies en evt. kosten en inkomsten
Toelichting: Afstemmen met bestuursvoorlichter
of gebiedsvoorlichter
Communicatie en participatie:
Participatielogboek:
Aangeven hoe de participatie is
Datum
Locatie
Doel bijeenkomst en
communicatiemiddel
Portefeuille-
houder
Met wie Uitkomsten
verlopen en nog zal verlopen
Financiële consequenties:
Begrotingspost: Afstemmen met de financieel
Het gaat om een integrale adviseurs
Adviezen: Bijv. verzending brief (ook aan
aanpak; sta stilBedrijfsvoering - Financiën
Afdeling bij noodzakelijke akkoord Zo concreet en volledig mogelijk
BDO - Juridische Zaken: deelraad), beschikking
niet gevraagd
advisering door collega’s
Expertiseteam
Gebiedsteam(s)
niet gevraagd formuleren
Projectcoördinator
17. Mogelijkheden aangeven voor een eventueel verkrijgen van subsidie
of
Verwijzen naar team subsidies: Ton Heijdra of Hakima Islimani
Er moet worden voldaan aan de SVR = Subsidieverordening Rotterdam dus:
schriftelijk verzoek op standaardformulier (via e-mail of post te verkrijgen)
Tijdig verzoek indienen:
bij jaarsubsidie vóór 1 juli voorafgaand aan activiteitenjaar
bij project, evenement, eenmalige activiteit minimaal 12 weken
voorafgaand aan uitvoeringsdatum
Nooit toezeggingen doen !
Het DB immers beslist uiteindelijk over subsidieverzoek
18. Aanvraag komt via post of e-mail binnen
VERPLICHT: altijd laten registreren door DIV
Team subsidies (Ton én Hakima) coördineren afhandeling
Inhoudelijk toets en advies door Expertiseteam of Gebiedsteam
Agendering DB via team subsidies (tenzij anders afgesproken)
EN DAT MOET BINNEN 8 WEKEN VASTSTELLING BEGROTING OF INDIENING AANVRAAG
19. Om uitgaven mogelijk te maken die wijkpartijen (zonder rechtspersoon)
ondersteunen in het verwezenlijken van kleinschalige plannen
Niet bedoeld als vervanger voor subsidie of het omzeilen van het DB-traject
Nooit bedoeld voor regulier gesubsidieerde instanties zoals SWF,
bewonersorganisaties, opbouwwerkorganisatie
Alleen mogelijk nadat aanvraagformulier volledig is ingevuld en
ondertekend is door de gebiedsmanager
Bevoorschotting is mogelijk onder strikte voorwaarden
Betaling alleen mogelijk na indiening gespecificeerde factuur (met
onderleggers)
21. November 2008 Programmabegroting 2009
Mei 2009 Kadernota 2010
September 2009 Najaarsrapportage 2009
April 2010 Programmarekening 2009
22. In de begroting ligt vast wat we gaan doen
Daar zijn we dus allemaal hard mee bezig
In de najaarsrapportage en jaarrekening verantwoordt
het DB zich aan de deelraad over wat we hebben
gedaan
DUS:
(Bijna) Iedereen wordt geacht een bijdrage aan deze
stukken te leveren
24. Verlof wordt NU NOG in uren geregistreerd via aanwezigheids-
registratiesysteem ---------- “met de sleepsleutel”
Met ingang van 2009 wordt aanwezigheidsregistratiesysteem afgeschaft
Waarom ?
Het gaat niet om aanwezigheid maar om “productie” en “resultaat”
Hierover worden periodiek afspraken gemaakt tussen medewerker en
leidinggevende
Wat dan ?
Dat wordt momenteel uitgedacht; het moet gaan om een eenvoudig doch
functioneel systeem.
Wat te denken van de ouderwetse verlofkaart ?
25. Vóór 9.00 uur ‘s ochtends zelf telefonisch afmelden bij leidinggevende:
Welke werkzaamheden moeten overgenomen worden ?
Welke afspraken moeten worden verzet ?
Welke inschatting is te maken over duur van het verzuim ?
Is leidinggevende niet bereikbaar: afmelden bij secretariaat
Dus niet via de e-mail !
Zo spoedig mogelijk op die dag neemt leidinggevende zelf contact met je op
om te overleggen over
Daarna: In bed, op de bank en … beter worden !
26. Na enkele dagen ontvang je een verzuimbrief van de Arbodienst (Achmea)
Ook al ben je beter of van plan weer te gaan werken :
s.v.p. INVULLEN en TERUGSTUREN
Bij terugkeer op het werk: direct aanwezigheid melden bij leidinggevende
en bij P&O via de e-mail P&O@feijenoord.rotterdam.nl
(of gewoon aanklikken adres P&O via Outlook)
Tijdens verzuim neemt je leidinggevende contact met je op over voortgang
herstel of neem je zelf contact op
Bij langer verzuim of op eigen verzoek of verzoek leidinggevende ontvang je
een oproep om bij bedrijfsarts langs te komen
27. Vragen over het salaris:
sscpsavragen@sdr.rotterdam.nl
Studiedeclaraties, maaltijden overwerk etc.:
op een formulier te vinden op de O-schijf:
O:BIBLIOTHEEKAo & modelbrieven en -formulierenFormulieren
Rechten en plichten: In de “Vraagbaak“
af te halen bij P&O of te vinden op Iris
29. Standaardinrichting werkplek:
- bureau + stoel
- p.c. + standaard applicaties
- telefoon
Afhankelijk van functie:
- “secretaresse-telefoon”
- mobiele telefoon of PDA
- maatwerk-applicaties zoals: Exact, Smartsite, C3 etc.
Bij komst nieuwe medewerker:
- P&O meldt werkplek-installatie bij ICT, DIV, Facilitaire dienst
Bij wijzigingen verloopt opdracht via leidinggevende of diens secretaresse
(zo mogelijk minimaal 1 week van te voren)
30. Kantoorartikelen: standaardartikelen in principe op voorraad bij
secretariaten
Kantoorartikelen: indien niet op voorraad
medewerker meldt wensen via e-mail: helpdeskIZ@feijenoord.rotterdam.nl
Centrale inkoop kantoorartikelen vindt plaats door IZ ;
- geen individuele bestellingen
- maximaal 1 x per 2 weken wordt inkoopopdracht gedaan
Bestelde artikelen worden na binnenkomst zo spoedig mogelijk afgeleverd
bij besteller
Afwijkende wensen: alleen met instemming leidinggevende