La gestione di CDA, COMITATI e STAFF MEETING è un processo critico sia per la difficoltà nella gestione dei punti da includere nella discussione sia per la gravosità nella gestione dei verbali e delle delibere. Se gli strumenti di office a supporto risultano eccessivamente laboriosi, gli strumenti informatici tradizionali non riescono a coprire tutte le esigenze, imponendo vincoli eccessivi e workflow predefiniti. Il Dynamic case Management opportunamente implementato, viceversa consente di sfruttare al meglio i benefici della digitalizzazione in un ambiente collaborativo , ottimizzando le fasi salienti del processo e allo stesso tempo agevolando la comunicazione.

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CDA, COMITATI e STAFF MEETING
…passa alla Digital Collaboration!
SALVATORE PIU| BUSINESS PROCESS STRATEGIST
28 Giugno 2016

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1. Descrizione del processo
2. Attività e funzionalità collaborative
3. Attività e funzionalità documentali
4. Funzionalità d’integrazione nell’ambiente del Cliente
5. Funzionalità di reportistica
6. Benefici della soluzione
Sommario

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Descrizione del processo
• Definizione di una
nuova seduta
• Creazione dei punti
all’ordine del giorno
Segretario,
Proponente
1
• Definizione dei
punti all’ordine
del giorno
Richiedenti,
/Partecipanti
2
• Consolidamento
punti all’ordine del
giorno
• Ordinamento dei
punti
3
Segretario,
Proponente
• Avvio seduta
• Gestione Presenze
• Eventuale
sospensione punti
ad altra seduta
4
• Verbalizzazione di
ogni punto
(brogliaccio)
Proponente
5
• Approvazione
verbale per
punto e parte
generale
6
Proponente
• Invio verbale
e/o stralci
7

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Accedendo al sistema si visualizzano le sedute attive organizzate in To Do e Watch
list:
 To Do: le attività in cui sono chiamato a fare;
 Watch: le attività del processo in cui ho un ruolo ma in carico ad altri;
 Ricerca Item.
Template personalizzabili in linea con le esigenze dei layout aziendali.
Pagina di accesso

5. Accedendo al case l’utente visualizza a colpo d’occhio:
 dati della seduta;
 documenti associati alla seduta o al singolo punto;
 cronologia della azioni e delle conversazioni, funzionalità integrata di blog;
 processo attuale (case e sub-case) e delle azioni permesse.
Pagina di dettaglio
5

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Per ogni seduta viene creato un case da cui è possibile:
 definire e gestire i singoli punti all’ordine del giorno;
 consolidare l’ordine del giorno;
 registrare le presenze e verbalizzare i singoli punti all’ordine;
 verificare i verbali dei singoli punti in modo collaborativo e consolidare un documento
finale.
Gestione del processo del CdA, Comitati
Interni e Staff Meeting

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 Ciascun richiedente, in base alle regole definite, può proporre un punto dell’ordine del
giorno.
 Il punto è approvato da un responsabile.
 Ogni punto ha una sua sezione documentale.
 Ogni punto è discusso collaborativamente ed infine verbalizzato.
Definire un punto dell’ordine del giorno

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 Le azioni eseguite sull’applicativo sono evidenziate in versione social e integrate con
funzionalità di blog.
 I contributori possono fare domande, assegnare attività anche all’esterno del gruppo e
richiedere l’approvazione e la firma di specifici documenti.
Attività e funzionalità collaborative

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La soluzione ha le seguenti funzionalità:
 pre-compilazione dei verbali con copertina, elenco punti dell’ordine del giorno, stato di
ogni punto, elenco presenti, verbalizzante, consolidamento di un verbale unico;
 trasformazione automatica PDF e gestione della firma elettronica e marca temporale;
 gestione della lista di distribuzione;
 versionamento dei documenti e co-authoring;
 applicazione di watermark;
 crittografia;
 gestione degli stralci e degli omissis.
Attività e funzionalità documentali
Punto 1
v1
Punto 1
v2
Punto 1
v3
Punto 2
v1
Punto 3
v1
Punto 3
v2
Verbale
Verbale
firmato

10. La soluzione si integra in modo nativo a tutti i framework tecnologici e alle applicazioni
legacy presenti presso il Cliente.
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Integrazione nell’ambiente del Cliente

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Un plugin di Outlook permette di associare velocemente mail e documenti allegati alle
sedute o ai punti all’ordine del giorno.
Integrazione nell’ambiente del Cliente

12. E’ presente una dashboard completamente configurabile con gli indicatori del processo:
 Comitati e Staff Meeting effettuati;
 tempo di chiusura di ciascun punto all’ordine del giorno;
 gestione dei SAL di progetto.
Supporta dashboard di qualunque genere integrando dati provenienti da sorgenti esterne.
Funzionalità di reportistica
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 Miglioramento della collaborazione:
 creazione collaborativa dell’ordine del giorno;
 redazione collaborativa di documenti mediante «co-authoring».
 Automazione delle attività a basso valore aggiunto:
 consolidamento automatico del verbale;
 invio automatico dei calendar Outlook;
 generazione e invio automatico dell’ordine del giorno.
 Miglioramento del controllo del processo:
 tracciabilità delle attività per eventuali audit;
 gestione centralizzata delle informazioni e della documentazione;
 attivazione e controllo delle azioni collegate ai punti discussi.
 Funzionalità di ricerca efficaci
Benefici

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