Onderwijs Instellingen zijn volop bezig met de vervangingsvraag van verouderde Back-Office Applicaties naar nieuwe Cloud Applicaties. Domeinen zoals Finance, HR, Student Informatie, Inkoop, Projecten, Planning en Rapportage worden steeds meer ondersteund met Cloud Applicaties. Een unieke kans om Best Practice, Professionalisering en Uniformisering door te voeren op de bedrijfsprocessen. Mooie doelen, maar hoe komt de onderwijs instelling daar? Is het verstandig om per individueel domein of domein overstijgend te werk te gaan? Hoe kan de vervangingsvraag leiden tot een kostenbesparing, het verhogen van het gebruikersgemak en maximale innovatie voor het onderwijs en de medewerker? Wat zijn de lessons learned en de valkuilen van deze vervangingsvraag? Deze sessie gaat in op de voor- en nadelen van elke strategie gevoed met praktijkvoorbeelden vanuit Onderwijs Instellingen in Nederland en de UK.

1. Peter Wemmenhove Interim Manager Onderwijs
Ron van den Akker Oracle Nederland Onderwijs
6 November 2019
Hoe bespaart bedrijfsvoering belangrijke
tijd en euro’s voor onderwijs en
onderzoek?
1 Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

2. Ambitie bij veel onderwijsinstellingen
Agenda
1
2
3
4
5
Voorbeelden van innovatie in het onderwijs
Huidige situatie bedrijfsvoering
Ambitie op het gebied van bedrijfsvoering
Ons advies en voorbeelden
2 Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

3. Ambitie van veel onderwijsinstellingen
1. Vooraanstaande (inter)nationale positie op het gebied van Onderwijs
en Onderzoek door innovatie en differentiatie.
2. Meer middelen voor onderwijs en onderzoek door standaardisatie in de
bedrijfsvoering.
3
Bron: Gartner's PACE Layered Application Strategy

4. Voorbeelden van innovatie en differentiatie in
het onderwijs
• Digitalisering van opleidingsmateriaal
• Digitale zelftoetsen met gepersonaliseerde terugkoppeling en studieadvies
• Modulair opgebouwde curricula: over faculteiten/academies/instellingen
• Ontwikkeling digitale leer- en werkomgeving
• Online omgevingen voor stages en afstuderen
• Digitaal portfolio met resultaten per student (micro credentials)
• Life long learning faciliteiten voor alumni en andere professionals
• Maar veel IT afdelingen zijn druk met het in de lucht houden
van bedrijfsvoeringachtige systemen.
4

5. Huidige situatie op het terrein van bedrijfsvoering
• Gefragmenteerd applicatie landschap t.b.v. ondersteuning
ketens. Vraag: inzicht in de beschikbaarheid van een (Engelstalige)
docent statistiek voor het komende kwartiel om
op donderdagochtend college te geven.
Antwoord: service bus vormt daarmee single point of failure dat
veel aandacht op gebied van security en privacy vraagt.
Bemensing van het Integratie competente center is kwetsbaar.
• Via datawarehouse wordt geprobeerd een vorm van geïntegreerde
rapportages te verstrekken aan budgethouders en adviseurs.
Vraag: HR adviseurs en business controllers willen zelf rapportages en
analyses kunnen opstellen.
Antwoord: Lange DWH trajecten en/of zelfbouw en meerdere versies van
de waarheid.5
Bron: Saxion aanbesteding Integratie
Landschap

6. Ambitie van veel onderwijsinstellingen op gebied van
bedrijfsvoering
• Een flexibele bedrijfsvoering op basis van best practices van hoge
kwaliteit waarbij keten overstijgend werken wordt gefaciliteerd (HR-Finance-
Inkoop-Projecten).
• Bedrijfsvoering systemen die ambities o.a. op het gebied van levenlang
ontwikkelen (onderwijs) en het aanbieden van flexibele onderwijsvormen
ondersteunen.
• De gebruiker ervaart (user-experience) geen verschil tussen de applicaties voor de
verschillende ketenen.
Robuuste IT omgeving met lage TCO kosten t.a.v. IV/IT bedrijfsvoering
zodat er meer tijd & geld is voor innovatie/differentiatie t.b.v.
onderwijs en onderzoek6

7. Van - Naar
7
SIS
DLO
RIS
Enterprise
Service Bus

8. “Raakt u ook het overzicht
kwijt?”
8 Confidential – © 2019 Oracle Internal/Restricted/Highly Restricted
Bron: Saxion aanbesteding Implementatie Integratie Landschap

9. 9 Confidential – © 2019 Oracle Internal/Restricted/Highly Restricted
9
Huidig / toekomstig IT landschap bedrijfsvoering
• Huidige status: Information silo’s.
• Geen geïntegreerd platform, handmatig overzetten, API’s, beveiliging? Extra kosten?
• Verschillende leveranciers; verschillende connecties en rapportages (Totale TCO?)
• Hoe kom je snel en tijdig aan de juiste data? Hoe flexibel bij verandering?
HR
Bestel tot
Betaalproces
Student
Administratie AnalyseFinance
P2P
CRM
Personeel
Payroll & Uren
registratie
SIS
Finance
Handmatig
Integraties
Analyse van:
Fin, P2P, HR,
SIS, BI,
Projecten
BI / Data
Warehouse
Geen PPM Tool,
gaat via Excel
Begroting
Timetell,
Urenregistratie
CRM

10. Zee vol met Cloud aanbieders
10
Welke ga ik kiezen?
Provider
Provider
Provider
Provider
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

11. 11
Wat denk je wat er gebeurt met meerdere Clouds?
Finance &
Planning
HR
P2P
Contract
Management
Student
Management
Op het gebied van:
Gevoel van Flexibiliteit,
Idee van Plug & Play
Afdelingen kiezen
wat ze willen (best
of breed)
Gevoel van
afhankelijkheid
Gespecialiseerde partners
ImplementatiesnelheidCRM

12. Finance &
Planning
HR
P2P
Contract
Management
Student
Management
Op het gebied van:
Data Kwaliteit?
Kwaliteit
bedrijfsprocessen?
Informatiestromen?
Samenwerking?
Onderhoud, upgrades,
beheer en basis op orde?CRM
Wat denk je wat er gebeurt met meerdere Clouds?
12

13. Finance &
Planning
HR
P2P
Contract
Management
Student
Management
Op het gebied van:
Integraties en kosten?
Juiste data & inzicht op
juiste moment?
Informastiestromen
overzichtelijk?
Total Cost of Ownership
(TCO)?
(Onderwijs) InnovatieCRM
Wat denk je wat er gebeurt met meerdere Clouds?
13

14. 14
De Oracle Cloud Totaal oplossing voor het Onderwijs:
Minder integreren & meer innoveren!
Core HR, Talent
Management,
Recruitment etc.
Inkoop
Bestel tot
Betaalproces
Student
Administratie
Begroten
Projecten &
Onderzoek
Oracle Onderwijs
Totaaloplossing
• Een datamodel
• Eén organisatiestructuur
• Onderwijs Best Practices
• 1 verantwoordelijkheid
• Basis geïntegreerd + Payroll
• AI, Machine Learning etc.
Payroll
Geïntegreerde BI
en Rapportage
Contract
Management
Finance
Subsidie
Administratie
3rd party
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.14
CRM, Alumni,
Student
Recruitment

15. Een Student, Eén medewerker, Eén leverancier, Eén docent, Eén bron van waarheid
EEN Data Model: Student en Bedrijfsvoering
Rol-gebaseerde Rapportage
• Toegang tot informatie op
het juiste moment
afgestemd op jouw rol
Data Toegang
• Controle en consistentie over
processen heen
Organisatie Hiërarchie
• Mandatering over alle
processen heen o.b.v.
enkelvoudige hiërarchie
Functiescheiding
• Gecentraliseerde
functiescheiding over processen
en organisatie heen
Medewerker
• Verbeter data integriteit en controle
middels medewerkers gegevens op
centrale plaats
Kenmerken Medewerker
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.15

16. Geconnecteerde Bedrijfsvoeringsprocessen
Lees hier meer over welke 34 processen dit precies zijn
DECLARATIE
TOT BETALING
INZICHT TOT
SOURCING
BUDGET TOT
GOEDKEURING
BESTELLEN TOT
ONTVANGST
MAAND
AFSLUITING TOT
PROGNOSE
SINGLE
PERSON
DATA RECORD
34 Bedrijfsprocessen afhankelijk van 1 datamodel
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.16

17. 17
17
Oracle Integration
Cloud / ESB
CORSA
PURE
CANVAS LMS
Facility
Management
Finance &
Planning
P2P
Geïntegreerde
BI
Contract
Management
Project
AdministratieCRM
Student
Management
(SIS)HR
Subisidie
management
Reporting Oracle Integration
Cloud (PaaS)Oracle SaaS
PaaS + IaaS inbegrepen
Mogelijkheden Onderwijs Instelling met integratie andere ecosystemen
en bedrijfsvoering
Payroll
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

18. De weg naar de Cloud|
Modulair op te bouwen
Schaalbaar in eigen tempo en Geïntegreerd
18
Fase 2: Project
Management
ENKEL
PROCESS
Fase 1: Planning
BUSINESS
FUNCTIE
Fase 3: Bestel tot Betaalproces
BUSINESS
PROCESS
Fase X: ERP, HR afdeling, SIS,
CRM systeem
COMPLETE
TRANSFORMATIE
3de partij
Integratie (API’s en data automatisch inladen)
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

19. SURF ICT| Welke voordelen heeft BCU behaald met Oracle
Cloud voor ERP, HR en Planning in 9 maanden?
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

20. University of Derby van E-Business Suite ERP naar Cloud
in 7 maanden
20
Drivers voor verandering:
• Hogere efficientie bedrijfsvoering,
• Basis bedrijfsvoering beter op orde
• Adoptie van Moderne Best Practices
• Gebruik makend van SaaS model en
continue innovatie voor studenten en medewerkers
(AI, Blockchain & Chatbots)

21. “ERP and HR need to be a system that
functions flawlessly (base in order, flexible
and innovative) so that time and effort can be
put into things that make the difference for
employees and students.”
21
Eddy Osbourne, Programme Lead University of Durnham
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

22. 22
University of Durnham goes for world leading in innovation
and international leadership
22Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

23. University of Edinburgh zet medewerkers en studenten voorop met
Service Excellence Programma om de Universiteit de Best Place to
Work te maken
23
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

24. University of Edinburgh gekozen van E-Business Suite
naar Cloud en gaat ERP en HR Cloud in 18 maanden
uitrollen
“We will deliver a
simple and easy to
use service
alongside a modern
user friendly
system in 18
months”
Barry Neilson, Programme
Director University of
Edinburgh
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

25. Innovaties van
Oracle Cloud via
Chatbots en Digitale
Student/Medewerker
Assistentes
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

26. Transformatie Scholen - Powered by Oracle Cloud
(3)
(7)

27. 8 van de top 10 Universiteiten uit de Shanghai Top 100
- Powered by Oracle
(3)
(7)
(2) (1)
(5)
(8)
(6)
(9)

28. Top Scholen - Powered by Oracle

29. Top Scholen - Powered by Oracle

30. O R A
C L E
Top Scholen - Powered by Oracle

31. Thank you
Gift: Free Oracle Autonomous Cloud
voor Studenten, Docenten en Ontwikkelaars
Ga naar:
Ron van den Akker
Account Manager Onderwijs Oracle Nederland
ron.van.den.akker@oracle.com
+31 6 15166733
© 2019 Oracle31
Peter Wemmenhove
Interim Management Onderwijs
Peter.wemmenhove@eur.nl
+31 6 40591015
https://www.oracle.com/nl/cloud/free

33. Appendix
Ron van den Akker
Account Manager Onderwijs Oracle Nederland
ron.van.den.akker@oracle.com
+31 6 15166733
© 2019 Oracle33
Peter Wemmenhove
Interim Management Onderwijs
Peter.wemmenhove@eur.nl
+31 6 40591015

34. Video’s
Oracle Education Cloud
Student Succes met Oracle Student Cloud
Oracle Free Autonom0us Cloud voor
Studenten en Ontwikkelaars
Ron van den Akker
Account Manager Onderwijs Oracle Nederland
ron.van.den.akker@oracle.com
+31 6 15166733
© 2019 Oracle34
Peter Wemmenhove
Interim Management Onderwijs
Peter.wemmenhove@eur.nl
+31 6 40591015

35. Complete Oracle
Student Cloud
Ondersteunt de bedrijfsvoering
en student processen vanuit 1 en
dezelfde applicatie en bron van
waarheid
Ontworpen met de Student
en Medewerker Centraal
Gebouwd in de Cloud en via
login op alle aparaten
beschikbaar
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.

36. Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.
3
Intuitief / Proactief
Self Service Gebruikerservaring
Gemakkelijk aan te passen
workflows
Snel productief door best
practices

37. Hyper personalisatie
Zie wat relevant is voor jou
Systeem vertelt wat de volgende
stap is
Het systeem leert en past aan op
jou als persoon
Copyright © 2019, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.