EIM360 La Gouvernance des espaces collaboratifs : Libérer l'information utile pour en exploiter la puissance
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Support de l'EIM360 de Sollan du 11 février dernier, avec les éditeurs EMC, Nuxeo et OpenText. Vous souhaitez encourager la collaboration pour accélérer vos prises de décisions? Améliorer la réactivité, la productivité et l'efficacité de votre entreprise tout en conservant la maîtrise de votre information? Les outils collaboratifs n'échappent pas à la gouvernance de l'information ! Explosion du volume de données ou Big Data, nouvelles exigences métiers, l'information de votre entreprise doit circuler librement et rapidement. Les salariés souhaitent collaborer, partager leurs documents, échanger facilement améliorant de fait la productivité globale et la connaissance de l'entreprise. En témoigne l'engouement pour les outils collaboratifs et les réseaux sociaux d'entreprise (RSE). Le succès des ces outils dépend de la mise en place de règles associées. Sans ces règles, les risques sont grands : désordre, doublons de contenus, multiplication des espaces non utilisés, perte de cohérence, abandon de l'outil, etc. Quelles règles appliquer à la création et à la gestion des communautés en gestion documentaire? Quels schémas d'organisation mettre en place pour assurer le succès des espaces collaboratifs? Sollan vous propose un éclairage sur les capacités de gouvernance qu'apportent les outils collaboratifs, de réseaux sociaux d'entreprise (RSE) couplés aux fonctions de gestion documentaire.
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EIM360 La Gouvernance des espaces collaboratifs : Libérer l'information utile pour en exploiter la puissance
- 1. Gouvernance des espaces collaboratifs Libérer l’information utile pour mieux en exploiter la puissance Avec les éditeurs EMC Nuxeo et Opentext Thomas DECHILLY CTO Sollan 11/02/2014
- 2. Le spécialiste de l’ECM *Enterprise Content Management Thomas DECHILLY CTO Sollan 11/02/2014
- 3. Sommaire Présentation de Sollan EIM 360 by Sollan • Les domaines de l’EIM • Continuité des pratiques et des accès à l’information • Urbanisation Gouvernance des espaces collaboratifs • Principaux enjeux • Orientations du marché EIM • Organisation de l’entreprise • Positionnement: EMC Syncplicity, NUXEO, OPENTEXT • Conclusion 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 3
- 4. Présentation A propos de Sollan Société franco-anglaise fondée en 2001 • Une expertise fonctionnelle et technique éprouvée Présente en France, Bénélux, Royaume-Uni, Espagne et Pologne • Plus de 150 références clients en Europe Des services étudiés pour vous accompagner dans tous vos projets ECM • Dématérialisation, Production documentaire, Collaboratif, RSE, GED, DAM, CMS, Intranet, Moteurs de recherche, BPM, Case Management 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 4
- 5. Présentation Trois activités Conseils, audits, expertise fonctionnelle et technique Intégration de solutions, développements spécifiques Edition de solutions logicielles ECM Expertise, Neutralité, Expérience Expertise fonctionnelle et technique VCM - SME 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 5
- 6. Présentation Spécialiste de l’informatique documentaire Création de valeur via la structuration de contenu : structure the unstructured 17/02/2014 Expertise fonctionnelle et technique sur l'ensemble de la chaîne documentaire Accompagnement de vos prises de décision en amont et lors de la mise en œuvre de vos projets d'ECM © SOLLAN - Structure the unstructured 6
- 7. Références 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 7
- 8. Compétences Facilitateur d’ECM Technologies et partenaires 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 8
- 9. Les domaines de l’EIM Différentes gammes de solutions: • • • • • • • • • • • • 17/02/2014 Messagerie électronique Gestion Electronique des Documents (GED) Gestion de contenus (Content Management Systems, Web CMS) Portail intranet ou extranet Moteurs de recherche transversaux Systèmes d’archivage numériques Dématérialisation Outils permettant la collaboration synchrone ou asynchrone Gestion des processus documentaires ou métiers (BPM) Systèmes de veille numérique Intranets, extranets sociaux, Réseaux sociaux d’entreprise Gestion et capitalisation des connaissances de l’entreprise Réintroduction des usages provenant des applications Web Grand Public (Web 2.0) Nouveaux acteurs (ex: logiciel libre, SAAS, …) et nouvelles offres… © SOLLAN - Structure the unstructured 9
- 10. Continuité des pratiques et des accès à l’information Dans le cas d’un nouveau besoin • Ne pas « juxtaposer » la nouvelle solution aux solutions existantes • Assurer la continuité des pratiques avec les applications existantes Gain de productivité en intégrant les fonctions de la gestion de l’information (IM) Eviter une discontinuité des pratiques et des accès à l’information • Centraliser les accès aux applications et informations • Et/ou permettre l’accès aux applications tierces et informations associées depuis chaque application 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 10
- 11. Urbanisation Mise en place d’une démarche « d’urbanisation » Chaque fonctionnalité liée à la gestion de l’information doit pouvoir être mobilisée comme un service par les autres applications L’annuaire d’entreprise (identités et groupes applicatifs): une application et un référentiel essentiel pour cette démarche d’urbanisation Définir les périmètres applicatifs de chaque solution en évitant les zones de recouvrement 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 11
- 12. Gouvernance des Espaces Collaboratifs Contexte et principaux enjeux Contexte • Collaboration: plus de 60% des usages concernent l’échange de fichiers/documents • Emergence des fonctionnalités « Drive » grand-public • Emergence des fonctionnalités « Social Business » • Réseaux sociaux, groupes, suivis et notifications Enjeux • Assurer la simplicité des activités collaboratives tout en assurant la gouvernance propre aux règles de l’entreprise 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 12
- 13. Gouvernance des Espaces Collaboratifs Quelles sont les problématiques de gouvernance? Gérer le cycle de vie des espaces collaboratifs Réglementer les usages des espaces de stockage • Quotas, types de contenus… Sécuriser les accès et les informations • par rapport aux populations internes qui évoluent • Collaborateurs • Groupes métiers • mais également par rapport aux populations externes lors d’usages en contexte « d’entreprise étendue » • Multiplication des points d’accès (mobilité), BYOD Fiabiliser les espaces de stockages • • • • Stockage « on premise » et/ou « Cloud » Sauvegardes Traçabilité des échanges Synchronisation sur les devices mobiles Compatibilité avec les réglementations applicables (ex: US/Europe) 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 13
- 14. Gouvernance des Espaces Collaboratifs Les principales réponses des solutions EIM Adosser les usages collaboratifs liés à l’utilisation des fonctionnalités Drive/RSE aux solutions éprouvées de l’ECM • Synchronisation aux annuaires de l’entreprise, • Mécanismes permettant de déléguer la gestion des groupes et des droits, • Ajout de métadonnées et règles métiers associées, • Gestion des versions, • Gestion des contenus supprimés (durée de conservation et traçabilité), • Gestion des quotas éventuellement par typologie documentaire, • Mécanismes de chiffrement des documents, Nouvelles fonctionnalités spécifiques: « Drive » et « RSE » • Liens sécurisés et temporaires vers les fichiers partagés et suivi de l’activité du lien, • Gestion du parc de mobiles/devices autorisés, • Règles préférées de partage et de synchronisation, • Gestion des droits dans le double contexte Publication RSE / ECM • Couplage aux réseaux sociaux externes (continuité) 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 14
- 15. Gouvernance des Espaces Collaboratifs Mise en place de règles de gouvernance Homogénéiser les annuaires internes • Informations concernant les collaborateurs • Informations concernant l’organisation Mise en place d’une politique de gestion des utilisateurs externes • Comptes unifiés • Gestion des durées d’accès • Groupes par défaut, typologies d’espaces Mise en place du schéma et des outils facilitant la délégation de la gestion des groupes applicatifs • • • • • • Annuaire commun / synchronisation entre les applications Règles de nommage Règles d’ouverture par défaut (partage des contenus) Typologies d’espaces et d’activités Cycle de vie des espaces Responsabilités sur l’animation des espaces Mise en place d’un plan de gestion de la confidentialité 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 15
- 16. EMC SYNCPLICITY
- 17. & Remplacer Partager des les outils Les utilisateurs les fichiers et aiment grand-public diffuser aux utilisateurs nomades Sauvegarder Envoyer en L’informatiquedocuments ses toute sécurité est rassurée temps réel en de gros fichiers et en disposer et en continu remplacer FTP
- 18. Comment ? Fluidité de l’utilisation Securité & gestion Choix du stockage
- 19. SYNCHRO & ACCÈS AUX DOCUMENTS SANS ACTION Enregistrez votre fichier dans n’importe quel dossier, il est alors synchronisé et devient accessible depuis n’importe où MANUELLE WINDOWS PHONE MS SURFACE ANDROID WINDOWS/MAC À L’INTÉRIEUR OU À L’EXTÉRIEUR DU FIREWALL IPAD IPHONE
- 20. Utilisateur Appareil Dossier Fichier SSO AD/SAML Authentification à 2 facteurs Règles de partage avec l’extérieur Chiffrement de bout-en-bout Intégration MDM Effacement de dossier Règles des liens partagés Règles d’accès Droits de partage d’un dossier Règles IRM Provisioning des utilisateurs Gestion utilisateurs/groupes Quotas de stockage Effacement de compte Mot de passe d’administration et restrictions d’accès Effacement d’appareil Restrictions des types de fichiers Règles de synchronisation des mobiles Règles de conservation Installeur silencieux Propriété de vos données
- 21. 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 21
- 22. 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 22
- 23. Présentation - L’automatisation de la gestion de contenu facilité Module Automation: des règles métiers à partir de briques techniques: Move, Delete, Set ACL, Publish … par drag’n drop pour une mise-à-jour facilité, et un contrôle précis. Ex: validation des espaces de collaboration a posteriori, désactivation automatique après un an 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 23
- 24. Présentation – Adopter les pratiques de la generation Y Nuxeo Drive: partage simplifié et structuré de documents via poste bureautique et postes mobiles. Easy share: partage de documents par liens uniques et à durée de vie limité 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 24
- 25. Gouvernance des Espaces Collaboratifs
- 26. Vue Générale Interfaces Utilisateurs Espaces Collaboratifs Gouvernance de l’information Cloud Sharing
- 27. Espaces Collaboratifs OpenText Tempo Social
- 28. Cloud Sharing OpenText Tempo Box
- 29. Gouvernance des Informations OpenText Content Suite Platform
- 30. Conclusion Simplicité des usages: « Drive » et « Social Business » Règles de gouvernance portées par les solutions ECM Règles d’urbanisation et de gouvernance portées par l’entreprise 17/02/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 30
- 31. SOLLAN France 54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com Tél : +33 (0)1 48 51 15 40 Fax : +33 (0)1 48 51 15 48 @ : contact@sollan.com Sollan France
Notas del editor
- Syncplicity by EMC was designed to address these issues in the enterprise:Replace Consumer tools like Dropbox. Enterprise IT is struggling with users putting work files in the public cloud because those users want an easy way to access their files on all their devices and collaborate with users inside and outside the organization. Syncplicity satisfies those requirements with an amazing end-user experience while giving IT the security, administration, and storage control and flexibility they need. File Distribution to a Mobile Workforce. Business users need an easy way to push content to all the mobile devices used by distributed work teams (e.g., marketing materials, sales tools, product information, etc.). Syncplicity makes that simple and secure. FTP Replacement (Send Large Files). Syncplicity makes it easy for users to securely send large files and create shared folders with users inside and outside the organization. All with no file size limits and no need for IT intervention and support. Real-time Desktop Backup and Continuous Availability. Syncplicity can be configured to continuously sync any and all end-user folders on a computer. As a result, files are protected immediately upon being changed (not at intervals) and if a device is destroyed, lost, or stolen, users can remain productive with our complex desktop restoration, either on a mobile device or a loaner computer with no loss of data. [BUILD]And Syncplicity was designed to do it in a way that users love, and IT trusts.
- File Sync and Sharing represents a unique challenge to enterprises. One one hand, it is far more secure than consumer services. But if users don’t adopt it and IT can’t deploy it at scale, the benefits are lost. So Syncplicity is making major investments across three key pillars of functionality:A frictionless user experience that users love and drives adoption. Strong IT controls and management features that allow them to secure corporate data by being as restrictive or permissive as they want.Flexibility and control over the storage layer so organizations can meet or exceed requirements for corporate or industry compliance, or data residency.
- We make it so simple for users that there are “no extra steps”.Syncplicity can be configured to sync any folder on a user’s computer. That means…The user just “Saves” and a file is synced to Syncplicity and is then pushed from there seamlessly to all their devices, both inside and outside your firewall. And if they saved the file in a shared folder, all the people with access to that folder get the new file as well. It’s that simple. There is no need to drag-and-drop files to a special folder or upload them to the web first. There is no need for IT to pre-configure collaboration “spaces” because users can organize files the way they want. And when users access files from their mobile devices they are using native Syncplicity apps that are tuned to leverage the power of each platform. This “frictionless” user experience is the difference between people really using the system, or continuing to go around IT.
- Sample security features include:At the user level:Single sign on with active directory or any SAML-based authentication methodAutomatic provisioning and de-provisioning from Active DirectoryUser and group management to set user profiles and automatic sharesStorage quotas by groupAbility to set policies to determine what happens when user accounts are deletedAbility to set password complexity policies and access policies for admin accounts (for example, requiring admins to only access the system from inside the firewall)At the device level:Optional 2-factor device authentication via certificatesMDM integration that offers secure containers and policy control and moreAbility to restrict whether devices can access files if they are off the corporate networkRemote wipe policies for what happens when a device is removed from an accountPolicies that control whether mobile devices can sync depending on battery life, whether they are on a data plan versus wifi, etcA windows silent installer that makes it easy to deploy to users at scaleAt the folder level:The ability to restrict sharing of folders to external usersPolicies that control what happens to folder contents when a folder is un-sharedAbility to share folders with read only or read-write permissionsAt the file level: Syncplicity encrypts files in transit, at rest in our storage layer, and at rest on mobile devicesAbility to set policies for shared links, including restricting links to specific recipients, requiring passwords, and setting link expiration datesAbility for users to protect files that are shared via Secure Links even when movedAbility to set file type restrictions to prevent certain content from being syncedAbility to set retention policies foe deleted files and file historyAbility for IT to access files from users who have left the organization– the enterprise owns the data