Artikel mengenai alternatif penyusunan SOP , apakah menggunakan SDM Internal ataupun menggunakan Jasa Konsultan SOP yang berpengalaman. Visit Our Website http://excelogic.info/ Email : admin@excelogic.info

1. Penyusunan SOP Perusahaan : SDM
Internal vs Konsultan
Source : http://bit.ly/1QmAeRy

2. © PT Inti Logika Cipta | 2015 1
[ARTIKEL]
Penyusunan SOP Perusahaan : SDM Internal vs
Konsultan
Link Artikel
Beberapa klien Excelogic seringkali meminta review atau redesign Standard Operating
Procedure, Working Instructions serta form di Perusahaan mereka. Menurut kami
penyusunan SOP Perusahaan dapat dilakukan menggunakan SDM Internal di Perusahaan,
meskipun banyak Perusahaan juga membutuhkan jasa Konsultan Manajemen (dalam hal ini
Konsultan SOP) untuk membantu pembuatan SOP. Kami mencoba secara singkat
melakukan perbandingan kedua hal tersebut pada artikel ini.
Sumber : http://bit.ly/1Qf1Vuj
PENDAHULUAN
Standar Operating Procedure (atau
selanjutnya disingkat dengan SOP)
menurut
situs divestopedia.com merupakan
proses dokumentasi yag dilakukan
perusahaan untuk memastikanbahwa
jasa dan/atau produk dihasilkan
dengan konsisten setiap saat.
SOP juga menunjukkan bahwa suatu
perusahaan mengontrol setiap proses
yang terjadi dalam perusahaan.
Menurut businessdictionary, SOP
merupakan prosedur tertulis yang
digunakan terus-menerus dengan
spesifikasi yang telah ditentukan yang
ditujukan untuk mencapai hasil yang
diinginkan.
Sedangkan SOP menurut Tjipto
Atmoko, SOP merupakan
suatu pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai
dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
berdasarkan indikator teknis,
administratif, dan prosedural sesuai tata
kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
pada unit kerja yang bersangkutan.

3. © PT Inti Logika Cipta | 2015 2
Contoh SOP di atas merupakan SOP
untuk persiapan audit internal di sebuah
perusahaan. Dapat diperhatikan bahwa
setiap proses yang harus dilakukan
dalam internal audit dijelaskan secara
terperinci dan tersusun dari awal proses
hingga akhir proses.
SOP dibuat untuk para pelaksana
pekerjaan agar dapat melakukan proses
yang sama sehingga dapat
menghasilkan hasil yang sama.
SOP akan berbeda untuk tiap
pekerjaan, baik itu pekerjaan yang
dilakukan sendiri dengan pekerjaan
yang dilakukan secara tim dan untuk
pengawas pekerjaan (supervisor)
PEMAPARAN
Keberadaan SOP adalah untuk
memastikan pekerjaan dilakukan
dengan proses yang sama, dengan
asumsi tersebut maka suatu pekerjaan
diasumsikan akan memberikan output
yang sama.
Berdasarkan hal tersebut maka sistem
manajemen kualitas (seperti ISO 9001,
14001, dsb) mensyaratkan SOP dengan
pertimbangan bahwa suatu sistem yang
diatur dengan prosedur akan
menghasilkan output sesuai standard.
SOP sebaiknya sudah ada sebelum
suatu pekerjaan dilakukan. Sehingga
SOP dapat berguna untuk memberikan
panduan pekerjaan, apabila memang
ada gap antara SOP yang ditentukan
dengan praktik lapangan, maka tentu
Perusahaan diharuskan melakukan
revisi atas SOP tersebut.
Revisi dari SOP dapat dilakukan setiap
saat jika terdaat perubahan langkah
kerja yang diakibatkan adanya mesin
baru, peralatan baru, tambahan
pekerja, lokasi pekerjaan yang berbeda,
dan apapun yang mempengaruhi
lingkungan kerja.
Berikut adalah beberapa tujuan utama
dalam pembuatan SOP di perusahaan.
1. Memastikan setiap tahap dalam
setiap aspek dalam operasional,
termasuk quality control,
procurement, K3 dan semua
eksekusi yang terjadi di lapangan
berjalan secara sistematis dan
terstandarisasi
2. Memperjelas alur tugas, wewenang,
dan tangguung jawab dari setiap
pegawai perusahaan
3. Menjadi pedoman bagi pelaksana,
menjadi alat komunikasi dan
pengawasan serta menjadikan
pekerjaan diselesaikan secara
konsisten
4. Membuat setiap karyawan akan
lebih memiliki percaya diri dalam
bekerja dan tahu apa yang harus
dicapai dalam pekerjaan

4. © PT Inti Logika Cipta | 2015 3
Penyusunan SOP dapat dilakukan
dengan SDM internal perusahaan
ataupun eksternal.
Penyusunan SOP oleh internal
perusahaan dapat dilakukan dengan
meminta pendapat dan saran dari pekerja
yang melakukan pekerjaan tersebut yang
kemudian direview oleh internal
perusahaan.
Biasanya dalam pembuatan SOP dengan
menggunakan SDM Internal akan
dipimpin olehmanagement
representative (MR) dari department QA
(Quality Assurance), BI (Business
Improvement), atau department HRD.
Dalam penyusunan SOP dengan
menggunakan SDM internal perusahaan
ada beberapa kelemahan yang dapat
dilihat yakni :
1.Subjektivitas pembuatan SOP yang
menguntungkan satu pihak tertentu
2.Membutuhkan resources yang tidak
sedikit baik dalam hal waktu, tenaga, dan
konsentrasi dari pegawai
3.Jika dikerjakan oleh yang tidak ahli
dalam hal SOP, maka bisa dipastikan
bahwa SOP tersebut tidak dapat
dimengerti dan dipahami oleh semua
pihak di dalam perusahaan,
Sedangkan penyusunan SOP dengan
menggunakan SDM eksternal
perusahaan adalah dengan
menggunakan jasa Konsultan
Manajemen yang mengerti dan
memahami pembuatan SOP dengan baik
seperti Konsultan SOP, Konsultan
ISO atau Konsultan Business Proses.
Penggunaan Konsultan yang datang dari
perspektif eksternal perusahaan bertujuan
untuk meminta saran tentang langkah-
langkah yang tertuang di dalam SOP. Isu
yang mungkin muncul adalah
ketidakmampuan Konsultan SOP untuk
mendefinisikan proses bisnis Perusahaan
secara terperinci.
Secara garis besar SOP dapat dibedakan
menjadi 3 bagian besar sesuai dengan
tingkat keterikatannya terhadap proses
pekerjaan yakni.
1. Guidelines/Pedoman. Guidelines atau
pedoman merupakan cara-cara yang
dapat digunakan dalam mencapai
outcome atau hasil yang diinginkan.
2. Operating Instructions/Instruksi
Operasional. Operating instructions atau
instruksi operasional merupakan instruksi
yang harus dilakukan pekerja dalam
melakukan suatu proses pekerjaan dan
pekerja tidak dapat melakukan pekerjaan
tanpa instruksi yang diwajibkan pada
bagian ini. Instruksi operasional biasanya
bertujuan untuk membuat proses
pekerjaan menjadi bebas dari kesalahan
(error free)
3. Mandatory Instructions/Instruksi
Wajib. Mandatory instructions atau
instruksi wajib merupakan instruksi yang
digunakan oleh pekerjaan saat
melakukan proses pekerjaan.
Menggambarkan cara kerja yang paling
efektif dan efisien dalam menjalankan
proses pekerjaan.

5. © PT Inti Logika Cipta | 2015 4
Dalam pembuatan SOP
dengan Konsultan Manajemen
(SOP) akan lebih terarah dan terukur.
Hal ni dipengaruhi oleh pemahaman
serta pengalaman dari konsultan. Salah
satu tools dariKonsultan SOP untuk
melakukan penyusunan serta
implementasi SOP adalah Plan Do Check
Action (PDCA) .
Konsultan SOP biasanya akan
menyarankan metode PDCA dalam
mengimplementasikan SOP. Tahapan
dalam PDCA adalah sebagai berikut.
1. Plan – Pada tahap Plan/Perencanaan
kita menentukan apa jenis SOP yang
ingin dibuat. Dalam hal ini kita membuat
draft SOP yang mungkin masih berbentuk
template akan proses suatu pekerjaan
dalam perusahaan.
2. Do – Tahap kedua merupakan tahap
dimana kita menguji implementasi SOP
yang masih berbentuk draft dan melihat
gap yang ada dalam SOP yang dibuat
dengan pekerjaan di lapangan
3. Check – Tahap ini dikerjakan setelah
kita menelaah gap yang ada di dalam
SOP dan memperbaiki tahapan yang
masih terdapat perbedaan dalam
pengerjaan proses pekerjaan di lapangan.
Ada baiknya jika kita meminta masukan
dari pekerja yang melakukan proses
pekerjaan sehingga lebih mudah saat
diimplementasikan.
4. Action – Tahap akhir ini kita
mengimplementasikan SOP yang telah
diperbaiiki dan telah direvisi dan disetujui
oleh pihak perusahaan
IMPLIKASI
Peran seorang Konsultan Manajemen
(Konsultan SOP) dalam membantu
Perusahaan membuat SOP cukup vital.
Sebagai pihak independen, Konsultan
dapat membuat SOP dengan efektif dan
efisien sehingga bisa menguntungkan
semua pihak, baik pihak manajemen
perusahaan maupun pekerja.
Berikut merupakan tabel perbandingan
penyusunan SOP dalam perusahaan
dalam menggunakan SDM internal dan
dengan menggunakan jasa Konsultan
SOP.
Perbandingan tersebut tidak berlaku
mutlak dan dapat berbeda antara satu
Perusahaan dengan yang lainnya. Lebih
dari sekedar sebuah dokumen, SOP akan
lebih dibutuhkan untuk memberi dampak
operasional secara langsung kepada
Perusahaan seperti tertib pencatatan,
tertib dokumentasi, tertib administrasi dan
tertib prosedur.

6. © PT Inti Logika Cipta | 2015 5
CONTACT US
Follow us :
@excelogic Excelogic
Excelogic Consulting and Training
Excelogic Consulting and Training
Our Office : Beltway Office Park Tower B Lantai 5 Jl. TB Simatupang, No 41 Jakarta 12550
Our Website : www.excelogic.info | Email : admin@excelogic.info | Phone : +62 21 2985 7383
PT INTI LOGIKA CIPTA
CONSULTING & TRAINING
Logistics & Supply Chain | Quality (ISO & OHSAS) | Business Management
Download Excelogic Profile Presentation