Nu de Vlaamse Overheid haar leveranciers verplicht om facturen elektronisch te sturen, zijn veel bedrijven gedwongen om hun processen aan te passen. Het is daarbij belangrijk om verder te kijken dan alleen de overheid en te opteren voor één overkoepelend systeem waarmee alle klanten kunnen bediend worden of het nu bedrijven, overheden of particulieren betreft. Stijn Gilissen schetst een breed perspectief met de verschillende mogelijkheden rond facturatie en de link met de betalingsstromen en geeft tips hoe bedrijven dit het best aanpakken.

1. Een brede kijk op e-facturatie
Stijn Gilissen – ING België
Fdseminar Compliance & Tax
Antwerpen – Januari 2017

2. Papier, PDF of elektronisch?
2
Digitale
facturatie
Papieren
facturatie
Elektronische facturatie
Format Gestandaardiseerd Variabel Variabel
Aanmaak Automatisch Semi-automatisch Manueel
Verzending Elektronisch netwerk E-mail Post
Verwerking
Automatisch & digitaal
Manueel; papier &
digitaal
Manueel; papier
Foutrisico Laag Gemiddeld Hoog
Kosten
Bron kostenvergelijking: DAV & KPMG – “Elektronische facturatie – berekening besparing aan
administratieve lasten door gebruik van elektronische facturatie in 2014”
€ 1,20
€ 2,02
€ 4,44
€ 2,27
€ 7,68 € 8,04
Elektronisch Digitaal Papier
Verzenden Ontvangen

3. • Lager foutenpercentage door efficientere verwerking
• Verkorting van de facturatiecyclus
• Lagere verwerkingskosten
• Ecologisch verantwoord
• Hefboom voor meer real-time zicht op facturatie- en betalingsstromen
Voordelen van elektronische facturatie
3

4. Waar staan we nu?
4
Bron: https://overheid.vlaanderen.be/beleid-e-invoicing
Verplicht facturen aan alle
lokale overheden uiterlijk
tegen eind 2020

5. E-facturatie is een trigger om alle facturatie stromen te herbekijken
5
?
E-facturen sturen naar de
Vlaamse overheid…
… is slechts een onderdeel van een
groter geheel aan facturatie-
uitdagingen

6. Aankoop
Facturen
Uw onderneming bevindt zich in een complex facturatie-landschap
6
Uw bedrijf B2C
B2B
B2G
Uitgaande betalingen Binnenkomende betalingen
@
PDF
Verschillende
origine
Verschillende
bedrijfstypen
Verkoop
Facturen
@
PDF

7. De facturatie-stromen moeten passen binnen uw interne processen
77
ERPAP Auto-
mation
E2E controle & efficiency
Accounts
payable
Business
Finance
Management
Accounts
receivable

8. Uw facturatie-strategie richt zich op twee ultieme doelen
8
Nu
Toekomst
Nu
Toekomst
“ik wil dat mijn
verkoopfacturen
correct en snel
betaald worden”
+ Al mijn aankoopfacturen
centraal beheren
+ Mijn facturen efficiënt in mijn
ERP-systeem opnemen
+ De verwerking van facturen
automatiseren
+ Payment runs automatiseren
+ Efficiënt en correct facturen
versturen
+ Zeker zijn dat mijn facturen al
mijn klanten bereiken en op
de juiste plek belanden
+ Reconciliatie verbeteren door
gebruik van PO en / of OGM
“Ik wil controle over
mijn
aankoopfacturen”

9. De specifieke behoeften van uw organisatie bepalen de keuze van het
facturatie-kanaal en -oplossing
9
“Hoe veel
facturen
verstuur en
ontvang ik
jaarlijks?
“Hoe kan ik mijn
aanpak constant
verbeteren en
personaliseren?
”
“Hoe past (e)-
facturatie in
mijn bestaande
bedrijfs-
processen?”
“Hoe koppel ik
mijn rekening-
informatie aan
mijn facturatie-
systeem?”
“Heb ik klanten
of leveranciers
die mij een
bepaald format
opleggen?”
“Welke tool of
platform en
welk kanaal
gebruik ik best
voor mijn
facturatie?”

10. In detail - Verkoopsfacturatie via de post
10
• 100% bereik
• Lage investering
• Kost
• Fouten en fraude
• Omslachtig
Voordelen Nadelen

11. In detail - Verkoopsfacturatie als PDF via email
11
• Hoog bereik
• Lage kost
• Lage investering
• Fouten en fraude
• Omslachtig
• Risico op verlies of spam folder
Voordelen Nadelen

12. In detail - Verkoopsfacturatie als PDF via een portaal
12
• Middelmatig bereik
• Onmiddelijke betaalmogelijkheid
• Omgeving onder controle
• Hoge onderhoudskost
• Omslachtig
• Wildgroei van platformen
Voordelen Nadelen

13. In detail - Verkoopsfacturatie via netwerken (e-facturatie)
13
• Complexer door beperkter bereik want geen alles-omvattend network
Consumenten Kleine bedrijven Grote bedrijven Multinationals
Overheid

14. In detail – Het connecteren op netwerken voor verkoopsfacturatie
14
Directe
connectie
• Volledige controle
• Minimale transactiekost
• Beperking risico op fraude en fouten
• Hoge ontwikkelings- en
onderhoudskost
• Complex
Voordelen Nadelen

15. In detail – Het connecteren op netwerken voor verkoopsfacturatie
15
Via service
providers
Lagere volumes Hogere volumes
• Complexiteit wordt door Service
Provider gedragen
• Geen invloed van wildgroei aan
netwerken
• Mogelijk hoge abonnements- of
transactiekost
• Mogelijk minder controle over
facturatiestromen
Voordelen Nadelen

16. In detail – Het verwerken van post en PDF binnen de
aankoopfacturatie
16
ERP / Accounting
• Verwerking van eender welke niet
elektronische factuurstromen
• Bestaande processen
• Kostprijs
• Risico op fouten en fraude
Voordelen Nadelen

17. In detail – Het connecteren op netwerken voor de aankoopfacturatie
17
Directe
connectie
• Volledige controle
• Minimale transactiekost
• Beperking risico op fraude en fouten
Voordelen Nadelen
• Hoge ontwikkelings- en
onderhoudskost
• Complex

18. In detail – Het connecteren op netwerken voor de aankoopfacturatie
18
Via service
providers
• Complexiteit wordt door Service
Provider gedragen
• Geen invloed van wildgroei aan
netwerken
• Mogelijk hoge abonnements- of
transactiekost
• Mogelijk minder controle over
facturatiestromen
Voordelen Nadelen

19. De uitdaging is om uw inkomende en uitgaande factuur-stromen
efficiënt te integreren in uw bedrijfsvoering
ERPAP Auto-
mation
E2E controle & efficiency
Accounts
payable
Business
Finance
Management
Accounts
receivable

20. Het belangrijkste is zorgvuldig uw individuele aanpak te bepalen
20
Factuurvolume
Complexiteit
Hoog
Laag
Laag Hoog
Complete oplossing met veel
functionaliteit en integratie
• Veel kanalen en hoge factuur-
volumes, zowel inkomend als uitgaand
• Grote verscheidenheid aan afnemers
en leveranciers
• Integratie met uw bestaande
systemen en processen
Specifieke oplossing voor uw niche
• Een passende oplossing voor uw
specifieke noden
• Een leverancier die uw industrie
kent en functionaliteit op maat
biedt
• Maatwerk en support mogelijk om
tegemoet te komen aan uw wensen
Simpele oplossing voor occasioneel
gebruik
• Flexibele oplossing met lage vaste
kosten en betalen naar gebruik
• Gemakkelijk in gebruik
• Gemakkelijk te upgraden en
eventueel te stoppen
Efficiënte oplossing gericht op
standaardisatie en automatisering
• Hoge volumes over weinig kanalen
• Weinig leveranciers of juist weinig (tot
één) afnemers
• Veel dezelfde facturen dus winst te
boeken met standaardisatie
• Maatwerk loont de inspanning
ING Invoice
Solutions