In 2015 heeft Rabobank Alblasserwaard Vijfheerenlanden de cateringdienstverlening aanbesteed aan de hand van Best Value Procurement. De bank gebruikte de methode niet alleen om een expert te selecteren, maar ook om de juiste partner te vinden. Omdat volgens de BVP-theorie de plannen ‘anoniem’ ingediend moeten worden, ging de bank op zoek naar een eigen invulling en werd een aantal contactmomenten toegevoegd aan het proces (dialoogsessie, individueel schouwmoment, mystery visits op referentieprojecten, bedrijfsbezoek bij de dienstverlener en presentatie van het plan). Mede op basis van deze eigen invulling heeft Rabobank het juiste ‘gevoel’ gekregen bij de expert, die uiteindelijk is geselecteerd. In deze sessie delen de sprekers hun ervaringen en besteden ze aandacht aan onder meer de volgende aspecten: Op welke manier heeft Rabobank BVP ingezet om niet alleen de ‘expert’, maar ook de ‘juiste partner’ te vinden? Wat waren daarbij de uitdagingen? Hoe heeft de bank het plafondbedrag bepaald? Welke outputcriteria worden gebruikt (o.a. competenties, klanttevredenheid, budgetbeheersing, MVO, samenwerking, wet- en regelgeving) in haar relatie met de dienstverlener en hoe werken deze in de praktijk? Welke onderdelen zouden de partijen (bank, adviseur en cateraar) nu anders aanpakken als binnenkort weer een aanbesteding catering zou plaatsvinden?

1. Is elke expert ook de beste partner?
Edwin Bodaan, Hanneke Kezer, Tessa de Gruijter
www.facto.nl/opleidingen

2. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Case: Aanbesteding cateringdiensten
Rabobank Alblasserwaard Vijfheerenlanden op
basis van BVP met een persoonlijke twist.

3. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
•Vragen vooraf?
•Voorstelronde
• Rabobank – context
• Redenen uitbesteding cateringvoorziening
• Waarom BVP?
• BVP met een ‘persoonlijke twist’: de afwijkingen
• Gevolgde procedure
• Stand van zaken najaar 2017
• Lessons learned
• Wat heeft het nu opgeleverd?
Onderwerpen:

4. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
• Edwin Bodaan, Service Manager bij Rabobank
• Hanneke Kezer, Manager Sales bij Hutten
• Tessa de Gruijter, Consultant bij FGB Facility Management
Voorstelronde:

5. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
•Visie op samenwerking leveranciers
•Facilitaire organisatie / regiemodel
Rabobank - context:

6. 6
“ Facilitair houdt zich bezig met het besturen en beheersen van de ondersteunende
activiteiten ten behoeve van het primaire proces van de lokale bank.“
Account management
Groen, Afval & MVO
Soft servicesHard services
Huisvesting & IT dienstverlening
Voorzien in gebouw en
terrein
Printing & Scanning
Beveiliging, Veiligheid en
BCM
Onderhoud van gebouw
en terrein
Inrichting & werkplek
Food & Beverage
Vaste & mobiele telefonieBeveiligings- installatie
Diensten & Middelen
Housekeeping
Management Informatie en Facilitair Management Systeem/Intranet
Documentbeheer
& Logistiek
Vaste & mobiele pc’s
Principes
1. De FS organisatie = een
slagvaardige organisatie
waar sprake is van
toegevoegde (klant) waarde,
uniformiteit en
standaardisatie in
dienstverlening;
2. De facilitaire processen zijn
grotendeels uitbesteed;
3. Uitbestede partijen zijn
professionals op hun
werkterrein en werken op
basis van
resultaatverplichting.
www.facto.nl/opleidingen

7. 7
Visie en inrichting FM binnen de
Rabobank Inrichtingsmodel
www.facto.nl/opleidingen

8. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
• Op zoek naar ‘iets anders’
(van traditionele OG-ON-relatie naar partnership én expertrol voor
dienstverlener)
• Betere samenwerking in de keten van leveranciers (geen losse
eilandjes meer)
Redenen uitbesteden cateringdiensten:

9. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
• Expertise van dienstverlener optimaal benutten
• Outputgericht (verhogen van efficiency en verantwoordelijkheid)
• Anders! (Waardevermeerdering door maximale kennis uit de markt te
halen)
• Prijsvergelijking
*Traditionele inkoop schrijft precies voor hoe het moet, met als gevolg kennis en innovatieve
vermogen van de markt onvoldoende of zelfs niet benut
Waarom BVP als methodiek gekozen:

10. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
• Kennismakingsgesprek onderdeel selectie inschrijvers
• Subjectief aspect ‘gevoel’ mee laten wegen bij besluitvorming
• Individueel schouwmoment incl. contact met cateringpersoneel en
lunchgebruikers.
• Voorstellen niet anoniem
• Mystery visits en bedrijfsbezoek
• Presentatie incl. proeverij i.p.v interviews
Aanvullende ingrediënten Partnership, Kwaliteit, Flexibiliteit, Continuïteit en Innovatie kracht.
De persoonlijke twist in de BVP procedure:

11. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
• Longlist, shortlist
• Kennismaking met dienstverleners + uitleg
• Tenderdocument (RFP)
• Voorstellen (RAVA, businessplan)
• Toetsing door Rabo (criteria/scorecard, stakeholders)
• Presentaties door 2 partijen/ mystery visits
• Gunning
• Voorbereiding implementatie + implementatie zelf
De gevolgde procedure:

12. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
• Rol implementatiemanager
• Loslaten door opdrachtgever
• Wie gaat wat doen?
• Leren kennen van elkaar
• Managementinformatie
• Overgang personeel
• Van ‘medewerker’ naar ‘samenwerker’
• Veranderen
Nieuwe dienstverlener …. En dan?

13. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
• Transparantie
• Fouten maken mag
• Ontzorging door dienstverlener
• Elkaar de tijd gunnen
• Communicatie: intern en extern tussen partijen
Stand van zaken najaar 2017:

14. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
• Aandacht voor gevolgen Wet Overgang Onderneming
• Interne communicatie naar eindgebruikers:
• Meer aandacht voor transitie
• Periode gunning tot implementatie: breng wederzijdse
verwachtingen helder in kaart
• Stakeholder-analyse
Stand van zaken najaar 2017:

15. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
• Ontzorging
• Verhoogde klanttevredenheid
• Financiele verbetering en inzicht
• Partnership
Wat heeft het allemaal opgeleverd:

16. Best Value
www.facto.nl/opleidingenwww.facto.nl/opleidingen
Zijn er nog vragen?