(case beacon-technologie en app voor vinden vrije werkplek en collega's bij gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk) Toen op 1 januari 2014 de gemeentelijke samenwerking tussen Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk (BAR-samenwerking) van start ging, werd op de drie gemeentehuizen een flexwerkconcept in gebruik genomen. Al snel dienden zich al twee problemen aan: medewerkers hadden geen zicht op de beschikbare werkplekken en het was lastig om een collega te vinden. De oplossing werd gevonden in de toepassing van beacon-technologie en de introductie van een app: BARConnect, voor het gemakkelijk vinden van een vrije werkplek cq van collega's. Het traject kende tal van uitdagingen, niet alleen op gebied van de technologie en privacy, maar ook op gebied van facility management en het meenemen van de organisatie. De sprekers nemen u mee in het doorlopen traject en besteden aandacht aan onder meer de volgende vragen: Waarom is voor de beacon-technologie gekozen, hoe werkt deze in de praktijk en wat zijn de plus- en minpunten? Hoe bepaal je - samen met de organisatie - de functionaliteit van de app? Welke privacy-aspecten kwamen aan het licht en hoe is daarmee omgegaan? Welke facilitaire aspecten bracht de introductie van het systeem met zich mee (stickers op bureaus, bevestiging en nummering beacons, aanpassing plattegronden)? Hoe neem je de organisatie mee in de verandering, zodat alle medewerkers ook werkelijk de app gaan gebruiken? Is er een business case te maken van de ingebruikname van BARConnect en zo ja, hoe ziet die er uit? Welke toepassingen zijn in de nabije toekomst mogelijk nu de technologie in gebruik is (o.a. Veiligheid/BHV, signalering dat gast in hal is gearriveerd, meten werkplekbezetting e.d.)

1. BARconnect
Caroline de Ruysscher & Cedrik Felter
www.facto.nl/opleidingen

2. BARconnect

3. Wat is de
BAR-organisatie?
• Gemeenschappelijke Regeling
Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk
• Gestart per 1 januari 2014
• 800 medewerkers (2014)
BARconnect

4. BAR-organisatie
en Het Nieuwe
Werken
• Medio 2014 start HNW in Barendrecht /Ridderkerk
• Albrandswaard huisvesting bestuur en regieschil
• Zeer beperkt budget implementatie HNW
• Bestaande gebouwen niet geschikt
• Geen budget voor werkplekkensysteem
BARconnect

5. BAR-organisatie
2014-nu
• Groei aantal medewerkers
• Vrijgespeelde ruimten weer in gebruik genomen
• Groei locaties i.v.m. wijkteams
• Veel klachten rond HNW gerelateerd aan gedrag
BARconnect

6. De opdracht van
de directie om
2 vragen te
beantwoorden
• Waar kan ik een leeg bureau vinden?
• Waar kan ik mijn collega vinden?
• Eerste aanleiding voor deze twee vragen was
onrust in organisatie
• Bevestiging hiervan: medewerker
tevredenheidsonderzoek
BARconnect

7. Lessons-learned BARconnect versie 1
• Versie 1 100% beacon georiënteerd/GPS
• Telefoon teveel belast; halverwege dag leeg
• Teveel bezig met randzaken, kernvraag niet
opgelost
• Teveel mensen erbij betrokken:
product werkte niet – gaf negatief effect
• Partner te klein
Eerst nadenken,
dan pas beginnen
In kleine stapjes
vooruit
BARconnect

8. BARconnect versie 2
• Begonnen vanuit technische haalbaarheid
• Gebruik via mobiel - Apple & Android
• Inhoud/scope beperkt houden:
focus houden op de
2 basis vragen
Eerst nadenken,
dan pas beginnen
In kleine stapjes
vooruit
BARconnect

9. • Ondernemingsraad vanaf start bij proces
betrokken
• Focus op privacy aspecten
van de medewerker
Wil je wel/niet op
persoonsnaam gevonden
kunnen worden?
Eerst nadenken,
dan pas beginnen
In kleine stapjes
vooruit
BARconnect

10. • Toekomstvastheid: mogelijkheid uit te bouwen
• Samenwerking met (grotere)partners/op basis van
co-creatie
Eerst nadenken,
dan pas beginnen
In kleine stapjes
vooruit
BARconnect

11. • Marktontwikkelingen
• Display van gegevens via website
• Koppelvlakken openhouden zoals Outlook
agenda/BAR-plaza
• Gegevens zijn real-time
• Management informatie is altijd volledig anoniem!
Eerst nadenken,
dan pas beginnen
In kleine stapjes
vooruit
BARconnect

12. • Inchecken bij beacon
• Uitchecken kan ook onderweg
• Na uitchecken data anoniem
• Privacy medewerkers
• Beacon werkt niet met Windows mobiel
• Bij niet uitchecken -werkplek vrijgeven
geen ‘handdoekje leggen’!
Aandachtspunten
BARconnect

13. BARconnect
Wat hebben we
in de pilot
gemaakt?

14. BARconnect
Wat hebben we
in de pilot
gemaakt?

15. Wat hebben we
in de pilot
gemaakt?
• Locatie bepalingssysteem op basis van bluetooth
beacons geïmplementeerd op 20 werkplekken
• Locatie bepalingssysteem op basis van WiFi
geïmplementeerd op 1 etage
• App voor Android en Apple gebouwd voor gebruik
via Smartphone
• Web interface gebouwd voor gebruik op de
werkplek via browser
BARconnect

16. Wat hebben we
in de pilot
gemaakt?
• Interface gebouwd voor overzicht scherm bij
aankomst in een gebouw
• Er is gebouwd, getest, aangepast, getest, aangepast,
getest en opgeleverd
BARconnect

17. Inrichting app/
software
• In de cloud
• Beacon werkplek communiceert via bluetooth
• Locatiebepaling tot halve meter nauwkeurig
• Indeling plattegronden in app
• Layout plattegronden
BARconnect

18. Inrichting app/
software
• Coördinaten voor het plaatsen van de ‘stippen’
• Inrichten statusvelden
• Opstellen legenda
BARconnect

19. Na eerste pilot • Akkoord met directie, bestuur en OR
• Pilot ombouwen tot productieomgeving
• Opzet projectteam
• Uitbreiding pilot compleet gebouw
• Uitrol- en beheerplan maken
• Communicatieplan
• Evaluatiemoment met Ondernemingsraad
BARconnect

20. Na eerste pilot Vraagstukken in relatie tot facilitair
• Alle plattegronden geschikt maken voor app
• Toelichting plattegronden in app
• Vaststellen: hoe gaan we beacons bevestigen?
• Bureau stickers: vaststellen kwaliteit/soort sticker
• Beacon nummering in relatie tot werkplek
nummering
• Bevestiging beacons in vergaderkamers
BARconnect

21. Na eerste pilot
BARconnect

22. Waar staan we
vandaag?
• Applicatie tot nu toe uitgerold op
696 werkplekken verdeeld over 6 locaties
• 7e locatie staat gepland in december
• Er kan ingecheckt worden in 70 vergaderruimtes
en op centrale ontmoetingsplekken
• Na zomer terugloop in aantal inchecks
• Onderzoek waarom aantal inchecks terugloopt
• Onder aandacht van managers gebracht
BARconnect

23. Waar staan we
vandaag?
Managementinformatie
BARconnect

24. Waar staan we
vandaag?
Managementinformatie
BARconnect

25. BARconnect

26. Wat vinden de
medewerkers?
Filmpje Saskia
https://www.youtube.com/watch?v=GSPwccr4fz4&feature=youtu.be
BARconnect

27. Wat vinden de
medewerkers?
BARconnect

28. Ideeën voor
uitbreiding
• Onderzoek mogelijkheden BHV
• Uitbreiding management informatie facilitaire
doeleinden
• Koppeling inchecken – gebruik beeldscherm
• Gastaccounts voor leveranciers die gebruik maken
van werkplek voor dag of week
• Kunstzinnige expositie van gebruik data
• Gebruik maken van locatie bepalingssysteem op
basis van WiFi
• Weten dat je bezoek of klant binnen bereik is
BARconnect

29. Ideeën voor
uitbreiding
• Bezoekers die App gebruiken krijgen pop-up met
info over onze dienstverlening
• Nieuwe medewerkers worden door een App
wegwijs gemaakt in de gebouwen
• Waar bevinden zich grote groepen medewerkers
en bezoekers
BARconnect

30. BARconnect