1. Convenant eFactureren
7 april 2009
CONVENANT VAN SAMENWERKING TUSSEN OVERHEID EN
MARKT TER BEVORDERING VAN HET ELEKTRONISCH
FACTUREREN AAN DE OVERHEID
Ondergetekenden,
1. De Staatssecretaris van Economische Zaken, handelend als
bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der
Nederlanden, hierna te noemen: EZ;
2. De Staatssecretaris van Financiën, handelend als bestuursorgaan en
als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden;
3. De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
handelend als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de
Staat der Nederlanden;
4. De Manifestgroep, het informele samenwerkingsverband van elf
uitvoeringsorganisaties;
5. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten;
gezamenlijk aangeduid als quot;overheidspartijenquot;
en
6. De Vereniging VNO-NCW;
7. De Koninklijke Vereniging MKB-Nederland;
8. De Vereniging ICT~Office;
gezamenlijk aangeduid als quot;marktpartijenquot;,
1

2. Convenant eFactureren
7 april 2009
Overwegende dat:
• elektronisch factureren (verder te noemen: e-Factureren) tot
aanzienlijke besparingen leidt ten opzichte van papiermatig
factureren, en voorts leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering en
dienstverlening;
• e-Factureren, enkele initiatieven daargelaten, in Nederland nog niet
breed van de grond komt, met name e-Factureren aan de overheid;
• overheidspartijen en marktpartijen het van belang achten dat e-
Factureren wordt gestimuleerd en zich in dit kader bereid verklaren
zich in te zetten voor een betekenisvolle groei van e-Factureren aan
de overheid;
• EZ in de begrotingsstaten voor het jaar 2008 en 2009 de introductie
van e-Factureren bij de overheid heeft aangekondigd;
• het project e-Factureren bij EZ is ingericht met als doelstelling dat
leveranciers indien zij facturen indienen bij overheden de
factuurinformatie elektronisch overdragen. Daarbij wordt ernaar
gestreefd om in 2010 minimaal 10% van het totale aantal facturen
aan de overheid elektronisch te hebben ontvangen en elektronisch
te hebben verwerkt;
• samenwerking tussen factuurverzenders en factuurontvangers
nodig is om dit doel te bereiken;
• de overheid op grond van advies van het College Standaardisatie
als uitgangspunt voor het indienen van e-facturen bij de overheid
vooralsnog heeft gekozen voor UBL 2.0 met het oog op de
overgang ervan in de wereld-/UN/CEFACT-standaard;
• overheidsorganisaties in ieder geval in staat zullen zijn om e-
facturen op basis van het uitwisselingsformaat UBL 2.0 te
ontvangen en te verwerken;
• doch dit onverlet laat dat de marktsector zelf in vrijheid, naast UBL
2.0 respectievelijk UN/CEFACT, voor andere
uitwisselingsformaten kan kiezen voor het onderling factureren en
2

3. Convenant eFactureren
7 april 2009
de overheid ook e-facturen in een aantal van deze
uitwisselingsformaten zal kunnen ontvangen;
Komen het volgende overeen:
Definities
Artikel 1
a. e-Factureren (elektronisch factureren): het elektronisch verzenden, ontvangen
en verwerken van facturen, ter vervanging van papiermatig factureren.
b. UBL 2.0: Universal Business Language versie 2.0, door de Organization for
the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) geratificeerde
standaard voor het elektronisch inkoopproces en elektronisch factureren.
c. UN/CEFACT uitwisselingsformaat: een universeel uitwisselingsformaat voor
Trade, waaronder e-factureren, dat wordt ontwikkeld door het United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business.
Doelen
Artikel 2
Het doel van het convenant is om door middel van inspanningen van
overheidspartijen en marktpartijen te bereiken dat in 2010 e-facturen minimaal
10% van het totale aantal facturen aan de overheid uitmaken.
Verplichtingen
Artikel 3
Overheidspartijen dragen er zorg voor dat e-facturen op basis van het
3

4. Convenant eFactureren
7 april 2009
uitwisselingsformaat UBL 2.0 en op basis van een aantal andere in de marktsector
toegepaste uitwisselingsformaten kunnen worden ontvangen en verwerkt. De
keuze voor andere uitwisselingsformaten zal in overleg tussen individuele
overheidspartijen en partijen in de markt worden vastgesteld. Daarbij zal voor alle
vastgestelde uitwisselingsformaten worden bepaald met welk moment van ingang
en voor welke minimale termijn zij door marktpartijen kunnen worden gebruikt.
Overheidspartijen zullen er voorts naar vermogen voor zorgen dat zij op het
vroegst mogelijke tijdstip e-facturen in (een daartoe beschikbaar gestelde
werkbare en door het College Standaardisatie aanvaarde versie van) het
UN/CEFACT-uitwisselingsformaat kunnen ontvangen en verwerken.
Marktpartijen zullen verzoeken van overheidspartijen voor het gebruik van het
UBL 2.0-uitwisselingsformaat respectievelijk het UN/CEFACT-
uitwisselingsformaat, welwillend en naar vermogen bezien. Daarbij wordt de
keuze van het te hanteren uitwisselingsformaat mede bepaald door het moment
waarop het verzoek wordt gedaan in relatie tot het moment waarop c.q. de
tijdspanne waarin de desbetreffende overheidspartij in staat is het UBL 2.0-
uitwisselingsformaat respectievelijk het UN/CEFACT-uitwisselingsformaat te
gebruiken.
Artikel 4
Marktpartijen spannen zich in om de mogelijkheid van e-Factureren aan de
overheid en de daarmee te behalen voordelen onder de aandacht van hun leden te
brengen en ook overigens het belang van e-Factureren uit te dragen.
Begeleidingsgroep, Communicatie & Evaluatie
Artikel 5
1. Ten behoeve van de goede uitvoering van dit convenant wordt gedurende de
looptijd van dit convenant een periodiek overleg gehouden onder de naam
Begeleidingsgroep Convenant e-Factureren, waaraan vertegenwoordigers van
overheidspartijen en marktpartijen kunnen deelnemen.
4

5. Convenant eFactureren
7 april 2009
2. De partijen zorgen er voor dat de deelnemers aan de Begeleidingsgroep
bevoegd zijn namens de partij die zij vertegenwoordigen akkoord te gaan met
besluiten die worden genomen ter uitvoering van dit convenant. Dergelijke
besluiten kunnen uitsluitend genomen worden indien alle deelnemers aan de
Begeleidingsgroep aan de besluitvorming hebben meegedaan en instemmen.
3. De Begeleidingsgroep bepaalt de frequentie van het te voeren overleg en de
daarbij te volgen werkwijze.
4. De Begeleidingsgroep wordt voorgezeten door de Ambassadeur Elektronisch
Factureren namens EZ.
5. In het secretariaat van de Begeleidingsgroep wordt door EZ voorzien.
Artikel 6
Overheidspartijen en marktpartijen dragen zorg voor uitvoering van de evaluatie
van het convenant. De voorzitter van de Begeleidingsgroep stelt hiertoe tijdig een
plan van aanpak voor uitvoering van de evaluatie op en legt dit ter instemming
voor aan de deelnemers aan de Begeleidingsgroep. Zij bepalen mede aan de hand
van de uitkomst of de looptijd van het convenant wordt verlengd. De evaluatie
geschiedt tijdig voor afloop van het convenant.
Overige bepalingen
Artikel 7
1. Nieuwe partijen kunnen tot het convenant toetreden. Een toetredende partij
dient de verplichtingen die voor haar uit het convenant voortvloeien, zonder
voorbehoud te aanvaarden.
2. Een partij maakt haar verzoek tot toetreding schriftelijk bekend aan de
voorzitter van de Begeleidingsgroep. Deze stelt alle deelnemers in kennis van het
verzoek.
3. Zodra voorzitter van de Begeleidingsgroep de instemming op het verzoek tot
toetreding en de kennisgeving daarvan van alle deelnemers heeft ontvangen en
bevestigd aan de toetredende partij, treedt de toetredende partij tot het convenant
toe door ondertekening van dit convenant.
5

6. Convenant eFactureren
7 april 2009
Artikel 8
1. Indien onvoorziene omstandigheden opkomen die van dien aard zijn dat dit
convenant op grond van de eisen van redelijkheid en billijkheid behoort te worden
gewijzigd, treden overheidspartijen en marktpartijen hierover in overleg.
2. Overheidspartijen en marktpartijen treden in overleg binnen acht weken nadat
een van hen de wens daartoe aan de voorzitter van de Begeleidingsgroep heeft
medegedeeld.
3. Indien niet uiterlijk binnen acht weken na het overleg tot overeenstemming
wordt gekomen, kan elke overheids- of marktpartij het convenant schriftelijk
opzeggen.
Artikel 9
1. Dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.
2. Overheidspartijen en marktpartijen spannen zich in om geschillen in verband
met dit convenant of afspraken die daarmee samenhangen, in onderling overleg op
te lossen.
Artikel 10
1. Elke overheids- of marktpartij kan dit convenant opzeggen indien een zodanige
verandering van omstandigheden is opgetreden dat dit convenant voor die
overheids- of marktpartij volgens de eisen van redelijkheid en billijkheid behoort
te eindigen. Opzegging geschiedt door een schriftelijke mededeling onder opgaaf
van redenen aan de voorzitter van de Begeleidingsgroep, die vervolgens de
overige deelnemers informeert.
2. Wanneer een overheids- of marktpartij het convenant opzegt, blijft het
convenant voor de overige overheids- en marktpartijen in stand voor zover de
inhoud en de strekking ervan zich daartegen niet verzetten.
Artikel 11
Elk van de overheids- en marktpartijen draagt de eigen kosten die de uitvoering
van dit convenant met zich brengen.
Artikel 12
6

7. Convenant eFactureren
7 april 2009
1. Dit convenant is gesloten voor een periode tot en met 31 december 2010. Het
treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening door de overheids- en
marktpartijen.
2. De looptijd van dit convenant kan met een overeen te komen periode worden
verlengd indien alle overheids- en marktpartijen daarmee vóór afloop van de
actuele looptijd schriftelijk hebben ingestemd.
Artikel 13
Binnen vier weken na ondertekening van dit convenant wordt de tekst daarvan
gepubliceerd in de Staatscourant.
Aldus overeengekomen en in achtvoud getekend,
1. De Staatssecretaris van Economische Zaken,
Drs. F. Heemskerk
Getekend op
2. De Staatssecretaris van Financiën,
Mr. Drs. J.C. de Jager
Getekend op
3. De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
Mw. drs. A.Th.B. Bijleveld-Schouten
Getekend op
4. De Voorzitter van de Manifestgroep,
Drs. J.G. Hakkenberg
Getekend op
5. De Voorzitter van Bestuur van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten,
7

8. Convenant eFactureren
7 april 2009
Mw. A. Jorritsma-Lebbink
Getekend op
6. De Voorzitter van de Vereniging VNO-NCW,
Mr. B.E.M. Wientjes
Getekend op
7. De Voorzitter van de Koninklijke Vereniging MKB-Nederland,
Drs. L.M.L.H.A. Hermans
Getekend op
8. De Voorzitter van ICT~Office,
Drs. H. Broeders
Getekend op
8