O documento discute a organização e manutenção de arquivos. Ele explica o que é um arquivo e os tipos de arquivos, incluindo arquivos ativos, inativos, correntes, intermediários e permanentes. Também discute os tipos de classificação de arquivos e as vantagens e desvantagens dos arquivos em papel e digitais. Finalmente, define gestão de documentos.

1. Módulo 8 – Arquivo: organização
e manutenção

2. Módulo 8 – Arquivo: organização e manutenção
ARQUIVO – é o conjunto de documentos produzidos por uma instituição no
decurso da sua actividade. Um arquivo deve ser conservado integralmente e
nunca separado, dividido ou organizado segundo critérios que não os da sua
organização original. O arquivo é a unidade de informação que recolhe, trata,
conserva e divulga os documentos.
Arquivar é uma forma de conservar por ordem, toda a correspondência ou
documentação que faça parte de uma empresa ou indivíduo. O arquivo é uma
forma de protecção contra a deterioração, destruição ou perda de
documentos, facilitando ao mesmo tempo a consulta e localização de
documentos.
ORGANIZAÇÃO:
O arquivo necessita de estar bem organizado, em condições de segurança,
precisão, simplicidade, flexibilidade e facilidade de acesso, pois pode ser
necessário consultá-lo com rapidez. Um arquivo bem organizado é uma
vantagem, pois economiza tempo, auxilia a tomada de decisões, é eficiente e
reduz os erros.

3. Módulo 8 – Arquivo: organização e manutenção
TIPOS DE ARQUIVO:
Arquivo Activo – mantém arquivados os papéis em uso, para consultas ou
referências constantes e actuais, ou que se encontrem em fase de conclusão.
Este arquivo é sempre acessível;
Arquivo Inactivo – Contém os papéis que são menos usados e deve ser
organizado de maneira que possa ser consultado facilmente;
Arquivo Corrente – garante a eficácia e a facilidade na classificação dos
documentos;
Arquivo Intermediário - o arquivo intermediário é consultado com pouca
frequência e a sua permanência é transitória.
Arquivo Permanente – a função do arquivo permanente é reunir e facilitar a
consulta de documentos oficiais de uso não corrente. Não é arquivado
definitivamente.
Também existem arquivos públicos, que pertencem a órgãos governamentais,
federais, estatais e municipais.
O arquivo público é o conjunto de documentos acumulados no decorrer das
funções executivas, legislativas e judiciais do poder público, ou de entidades
privadas encarregadas de serviços públicos.

4. Módulo 8 – Arquivo: organização e manutenção
TIPOS DE CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS:
Classificação Alfabética;
Classificação Numérica;
Classificação Alfanumérica;
Classificação Cronológica;
Classificação Geográfica;
Classificação Ideológica ou Temática;
Classificação Decimal;
Classificação Decimal Universal (CDU);
Classificação Automática;
Cromático.
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVO:
Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna possível dispor
de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a
facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.

5. Módulo 8 – Arquivo: organização e manutenção
ARQUIVO EM PAPEL:
VANTAGENS:
• É importante preservar o documento original;
• Segurança;
• Elimina a barreira do não domínio das TIC;
• Os documentos são autenticados e podem fazer prova do
parecer de alguém;
• Fácil de manusear e consultar se for bem organizado;
• Fácil/simples.
DESVANTAGENS:
• Durabilidade;
• Difícil de transportar;
• Não é “amigo do ambiente”;
• Ocupa muito espaço físico;
• Custos elevados com espaço e armazenamento;
• Sujeito a roubo;
• Custo mais elevado;
• Existe a possibilidade de falsificação de documentos;

6. Módulo 8 – Arquivo: organização e manutenção
ARQUIVO EM FORMATO DIGITAL:
VANTAGENS:
• Não gasta papel;
• Não ocupa tanto espaço;
• É mais rápido;
• Facilita a partilha e envio de documentos;
• Custos menos elevados;
• Eficácia e eficiência;
• Acesso mais fácil;
• Facilidade de consulta à distância;
• Facilidade de mobilidade.
DESVANTAGENS:
• Não é totalmente seguro;
• Pode diminuir postos de trabalho;
• Custo do material informático;
• Custos de manutenção do material;
• Necessidade de dominar as novas tecnologias;
• Possibilidade de falhas na rede, tornando difícil a utilização dos
sistemas.

7. Módulo 8 – Arquivo: organização e manutenção
GESTÃO DE DOCUMENTOS:
A gestão de documentos é fundamental e engloba um conjunto de procedimentos e
operações técnicas, sobre as actividades de produção, avaliação e arquivo de
documentos, importantes na tomada de decisões. Assegura a eficiência na produção,
manutenção e destino de documentos, eliminando os documentos sem valor
administrativo ou científico. Utiliza técnicas avançadas de gestão da informação e
contribui para a preservação de documentos históricos e científicos.