SlideShare una empresa de Scribd logo

Tule hyvä hankinta

•
•
Into Seinäjoki Oy
Into Seinäjoki Oy

Treenipaketti julkisen ja yksityisen sektorin kunnon kohottamiseen. Tavoitteena hyvät julkiset hankinnat.

Empresariales
1 de 51
Descargar para leer sin conexión
TULE HYVÄ HANKINTA TREENIPAKETTI JULKISEN JA YKSITYISEN SEKTORIN KUNNON KOHOTTAMISEEN!
TULE HYVÄ HANKINTA Into Seinäjoki Oy | www.intoseinajoki.fi Tiedekatu 2, 60320, Seinäjoki Puh. 020 124 4000 TREENIPAKETTI JULKISEN JA YKSITYISEN SEKTORIN KUNNON KOHOTTAMISEEN!
4 5 TULE HYVÄ HANKINTA ELOKUUSSA 2016 | SEINÄJOKI ”Tule hyvä hankinta” - materiaali on laadittu Into Seinäjoki Oy:n koordinoiman Julkiset hankinnat innovatiivisen yritystoiminnan edistäjänä – hankkeen osana. Hankkeessa ovat mukana Seinäjoen kaupunkiseudun kunnista Seinäjoki, Ilmajoki, Kurikka, Lapua ja Kuortane. Hankkeen tavoitteena on parantaa Seinäjoen kaupunkiseudun pk-yritysten osaamista julkisista hankinnoista, aktivoida yrityksissä uusia tapoja osallistua julkisiin tarjouskilpailuihin ja tuottaa uusia tuote- ja palveluratkaisuja sekä sitä kautta rohkaista yrityksiä yhteistyöhön ja kasvuun uusilla markkinoilla. Lisäksi tavoitteena on kehittää Seinäjoen kaupunkiseudun kuntien hankintamenettelyjä siten, että ne tukevat alueen elinkeinoelämän ja aluetalouden kasvua. Materiaalin sisältö on laadittu hankkeen aikana havaittujen tarpeiden, järjestettyjen valmennuspäivien sekä vastaanotettujen palautteiden pohjalta. Tässä hankintaohjeessa ei käydä läpi hankintalainsäädännön kokonaisuudistuksen valmisteluun liittyviä työ- ja elinkeinoministeriön valmisteluryhmän mietintöjä. Huomioitavaa on kumminkin, että osa uusien direktiivien määräyksistä tulee sovellettavaksi jo 18. 4. 2016 alkaen. Tässä materiaalissa käydään pääpiirteittäin läpi julkisten tarjouskilpailujen hankinta- prosessit sekä hankintayksikön että tarjoajan näkökulmista. Hankintaprosessien tarkasteluissa syvennytään ns. perinteisiin tarjouskilpailujen prosesseihin ja menette- lyihin. Tarkasteluissa avataan tärkeimmiltä osilta pienhankinnat, kansallisen kynnys- arvon ylittävät hankinnat sekä EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat. Esimerkit ja kuvatut hankintaprosessit soveltuvat lähtökohtaisesti kaikkiin tavara- ja palveluhankintoihin sekä rakennusurakoihin. Tässä materiaalissa käydään tarkemmin läpi pienhankinnat sekä kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat ja molempia koskettavat menettelyt. ESIPUHE Sen sijaan EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat ja niitä koskettavat menettelyt käydään vain pääpiirteittäin. Tässä materiaalissa ei käydä jokaista julkisen tarjouskilpailun yksityiskohtaa läpi systemaattisesti, vaan tarkoituksena on, että lukija ymmärtää, millä menetelmillä tarjouspyyntö ja tarjous tulee laatia, jotta varmistetaan tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus. Eli ”varmistetahan, notta tarjouspyynnöt on selekehiä ja tarjoukset priimaa!”. Tämä hankintaohje on laadittu ajankohtaisten säännösten sekä hyväksi todettujen menetelmien avulla ja mm. Hankintojen kilpailuttaminen ja sopimusehdot –teokseen on viitattu useimmissa kohdissa. Lukija voi halutessaan perehtyä hankinta-asioihin syvällisemmin tarkastelemalla lähtei- tä. Kohdeyleisöä koskettanevat eniten kappaleet 3. Hankintaprosessi, 3.11. Tarjousten tarkastus ja 4. Usein kysyttyä. Kyseisissä kappaleissa käydään pääpiirteittäin läpi kaikki olennaisimmat seikat, joita perinteisiin hankintaprosesseihin sisältyy. ”Tule hyvä hankinta” – materiaalissa annetut ohjeet ovat kirjoittajan omia näkemyksiä ja sovellettaessa mahdollisia materiaalissa annettuja viittauksia lakiin tai oikeustapauksiin soveltajan tulee tutustua voimassaolevaan lakiin tai oikeustapausten alkuperäisiin teksteihin osoitteessa finlex.fi. Antti Savola Asiantuntija, julkiset hankinnat Into Seinäjoki Oy
TULE HYVÄ HANKINTA 6 7 Esipuhe...............................................................................................................4 1. HANKINTALAIN TARKOITUS.............................................................8 1.1. Mikä on julkinen hankinta ja hankintayksikkö?.................................8 1.2. Mitä hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan?........................ 10 1.3. Miksi hankinnat pitää kilpailuttaa?...................................................... 10 1.4. Mihin hankintojen kilpailuttamista koskevaa sääntelyä sovelletaan?.......................................................... 11 1.5. Voiko hankintalakia kiertää?.................................................................. 11 2. HANKINTOJEN KYNNYSARVOT.................................................... 13 2.1. Pienhankinnat................................................................................................13 2.1.1. Yleiset periaatteet................................................................... 13 2.1.2. Pienhankinnat suorahankintana........................................ 14 2.1.3. Pienhankintojen tarjouskilpailu......................................... 14 2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat.................................. 15 2.2.1. Yleiset periaatteet................................................................... 15 2.2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouskilpailu.................................................. 19 2.3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat....................................................19 3. HANKINTAPROSESSI.......................................................................... 22 3.1. Markkinointi ja markkinaseuranta........................................................24 3.2. Suunnittelu......................................................................................................24 3.3. Ennakkoilmoitus...........................................................................................24 3.3.1. Tietopyyntö................................................................................ 25 3.3.2. Tekninen vuoropuhelu........................................................... 27 3.3.3. Markkinavuoropuhelu........................................................... 28 3.4. Menettelyvalinta..........................................................................................28 3.4.1. Avoin menettely........................................................................ 29 3.4.2. Rajoitettu menettely............................................................... 29 3.4.3. Neuvottelumenettely............................................................. 30 3.4.4. Kilpailullinen neuvottelumenettely.................................. 32 3.4.5. Puitejärjestely........................................................................... 34 3.4.6. Suunnittelukilpailu.................................................................. 34 3.4.7. Dynaaminen hankintajärjestelmä..................................... 35 3.4.8. Sähköinen huutokauppa........................................................ 35 3.4.9. Suorahankinta........................................................................... 35 3.4.10. Menettelyiden vertailu ja eri vaiheet................................. 36 3.5. Hankintailmoitus......................................................................................... 37 SISÄLLYS 3.6. Tarjouspyyntö............................................................................................... 37 3.7. Lisätietokysymykset ja vastaukset...................................................... 38 3.8. Tarjousten jättäminen............................................................................... 38 3.9. Tarjousten avaustilaisuus......................................................................... 39 3.10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus........................................................... 41 3.11. Tarjousten tarkastus ja muutamia esimerkkejä.............................. 42 3.12. Täsmennyspyyntö ja vastaukset........................................................... 47 3.13. Tarjousten vertailu ja perustelu............................................................ 49 3.14. Tarjoajan ja tarjousten vertailuperusteiden erottaminen.......... 51 3.15. Hankintapäätös ja ilmoittaminen......................................................... 52 3.16. Valitus- ja oikaisumenettelyt ja niiden käsittelyajat..................... 53 3.17. Hankintaoikaisun suhde markkinaoikeuskäsittelyyn.................. 55 3.18. Sopiminen ja sopimuskausi..................................................................... 57 3.19. Jälki-ilmoitus................................................................................................. 58 4. USEIN KYSYTTYÄ.................................................................................59 4.1. CPV-koodit.................................................................................................... 59 4.2. Kotimaisuus vs. suomalaisuus / paikallisuus / työllistämisen hyödyntäminen............................................................ 60 4.3. Kohteeseen tutustuminen – pakollista vai ei?................................. 60 4.4. Hankintojen yhdistämis- ja pilkkomiskielto..................................... 60 4.5. Jälki-ilmoitus................................................................................................. 63 4.6. Hankintaprosessien vaiheiden kestot................................................ 64 4.7. Vuoropuhelu................................................................................................. 64 4.8. Poikkeuksellisen alhainen tarjoushinta............................................. 67 4.9. Hankintayksikön aikaisemmat kokemukset tarjoajasta.............. 68 4.10. Hankintayksikköön on tullut vain yksi hyväksytyksi katsottu tarjous....................................................... 68 4.11. Mistä saa tarjouksen liitteiksi vaadittavat asiakirjat?.................. 69 4.12. Saako tavaramerkkiin viitata tarjouspyynnössä?........................... 70 4.13. Miten kahdesta tasavertaisesta tarjouksesta valitaan voittaja?............................................................... 71 4.14. Mitä eroa on tarjoajan soveltuvuudella, ehdottomilla vaatimuksilla ja pisteytysvertailulla?....................... 71 4.15. Miten laatia tarjoukselle toimivat vertailu- ja pisteytyskriteerit?................................................................ 74 5. HANKINTASANASTOA......................................................................79 6. HYÖDYLLISIÄ LINKKEJÄ...................................................................90 7. LÄHTEET..................................................................................................92
8 9 TULE HYVÄ HANKINTA 1. HANKINTALAIN TARKOITUS 1.1. Mikä on julkinen hankinta ja hankintayksikkö? Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista sekä rakennus- urakoiden teettämistä julkisilla varoilla. Hankinnalla tarkoitetaan sellaisen kirjallisen hankintasopimuksen tekemistä, jossa ostajana on hankintayksikkö ja myyjänä yritys tai muu toimittaja ja jossa sovitaan tavaroiden hankinnasta, palvelun suorittamisesta tai urakan teettämisestä taloudellista vastiketta vastaan. Hankintayksiköitä eli julkisia ostajia ovat useimmiten valtion ja kuntien viranomaiset, kuntayhtymät, kuntien liikelaitokset ja ns. julkisoikeudelliset laitokset. Julkisoikeudellisia laitoksia voivat olla esimerkiksi kuntien omistamat osakeyhtiöt, joiden ensisijaisena ta- voitteena ei ole liikevoiton tuottaminen omistajille. Tällaiset julkisoikeudelliset laitokset ovat yleensä viranomaisten valvonnassa tai viranomaisten rahoittamia, ja niillä on yleisen edun mukaisia tehtäviä. Hankintayksiköitä ovat myös kirkon viranomaiset ja eräissä tapauksissa myös julkista tukea saavat tai erityisoikeuden nojalla toimivat yksittäiset yritykset. Hankinnan sisällöstä on lukuisia poikkeuksia, jotka johtuvat hankinnan luonteesta. Myös hankintayksikön määrittelystä on poikkeuksia. [1] Hankintalaki asettaa hankintayksikölle velvollisuuden toteuttaa julkinen hankinta- prosessi hankintalain säännösten mukaisesti. Julkiseen hankintaprosessiin osallistuvan tarjoajan on muistettava, että säilyttääkseen mahdollisuutensa menestyä tarjousten vertailussa sen on jätettävä julkisessa hankintaprosessissa tarjouspyynnön mukai- nen tarjous. Tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäminen on ehdoton vaatimus. Hankintalain 46 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen [2] [3]. • Hankintalain 2 §:n mukainen hankinta on tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla tekemistä. Käsite on laaja ja monentyyppiset julkiset hankinnat kuuluvat määritelmään piiriin. Juridinen muoto ei ratkaise asiaa, esimerkiksi osamaksukauppa, leasing-kauppa ja erityyppiset optiosopimukset kuuluvat hankintakäsitteen piiriin [2] [3]. • Hankintayksiköitä ovat lain 2 §:n 1 momentin perusteella valtion ja kuntien viran- omaiset sekä evankelisluterilaiset ja ortodoksiset seurakunnat, oikeushenkilöt, jotka kuuluvat julkishallintoon sekä yhteisöt, joiden toimialaan kuuluu vesihuolto, energia huolto, liikenne tai teletoiminta asetuksella tarkemmin säädetyssä laajuudessa. Samoin valtion liikelaitokset, joita tarkoitetaan niistä erikseen annetuissa säännöksissä, ovat julkishankintayksiköitä. Edelleen julkishankintayksikkö on mikä tahansa hankinnan tekijä, jota edellä mainittu varsinainen hankintayksikkö tukee yli puolella hankinnan arvosta [2] [3]. Hankintalaki 2 §:n mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpai- luolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. • Tasapuolisuus- / yhdenvertaisuusperiaate Tarjouspyyntöä ei saa laatia siten, että hankinnan kohteen määrittely asettaa tarjoajat epätasa-arvoiseen asemaan. Näin ollen markkinavuoropuhelu ei saa johtaa siihen, että tarjouspyyntö ”speksataan” yhdelle tarjoajalle. • Syrjimättömyysperiaate Syrjimätön kohtelu edellyttää, että eri paikkakunnilta olevia ehdokkaita tai tarjoajia kohdellaan samalla tavoin kuin esimerkiksi oman kunnan yrityksiä. Syrjimättömyys periaatteen on tulkittu tarkoittavan, että hankinnalle asetetut vaatimukset eivät saa olla paikallisia, tiettyä aluetta suosivia tai syrjiviä. • Avoimuusperiaate Avoimuus lisää kilpailua ja hintakilpailua. Markkinoilla on parempi tieto halutuista palveluista ja hinnoista. Avoimuus lisää myös luottamusta hankintojen kunnolliseen hoitoon.
10 11 TULE HYVÄ HANKINTA • Suhteellisuusperiaate Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyn vaatimukset ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavaan päämäärään. Näin ollen esimerkiksi tarjoajien kelpoisuus ehtojen asettamisessa on huomioitava hankinnan luonne ja arvo. 1.2. Mitä hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan? Hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan menettelyä, jossa hankintayksikkö ilmoittaa hankintalain edellyttämällä tavalla julkisesti tulevasta tavaran, palvelun tai urakan hankinnasta. Ilmoituksessa ja sitä tarkentavassa tarjouspyynnössä kerrotaan, mitä hankitaan ja millä perusteella tarjous valitaan. Kilpailuttamiseksi ei riitä se, että tarjouspyyntö lähetetään suoraan useammalle hankinta- yksikön valitsemalle tarjoajalle (Huom! Pienhankintoja ei kosketa hankintalaki, jolloin hankinta- yksikkö voi tehdä pienhankintoja itse laatimillaan ohjeistuksilla ottaen kuitenkin huomioon tasapuolisuuden sekä syrjimättömyyden ja kilpailutuslainsäädännön. Kts. 2.1. Pienhankinnat). Hankinnassa voidaan käyttää useita vaihtoehtoisia menettelyjä. Myös hankinnan arvo, luonne ja hankinnan kohde vaikuttavat valittavaan menettelyyn. [1] Tarjouskilpailun tarjoajiksi hyväksyttävien yritysten ja näiden tekemien tarjousten valinta- perusteet on ilmoitettava ennakolta, ja tarjouksista on valittava paras käyttäen vain niitä valinta- perusteita, joista on ilmoitettu ennakolta. Mikäli hankintamenettelyssä on toimittu virheelli- sesti, tarjoajalla on oikeus tehdä valitus menettelystä. [1] 1.3. Miksi hankinnat pitää kilpailuttaa? Suomessa julkisilla varoilla ostetaan vuosittain tuotteita, palveluita ja urakoita noin 35 miljardilla eurolla. Hankinnoista ilmoitetaan avoimesti, jotta mahdollisimman monella yrityksellä olisi tasa- vertainen mahdollisuus kilpailla hankinnoista. Oman kunnan tai suomalaisen yritysten suosimi- nen on kiellettyä (Huom! ”Paikallista” ei saa suosia, mutta ”paikallisuutta” voidaan hyödyntää, esim. toimitusketjun pituuden tai vaikkapa paikallistuntemuksen osalta Kts. 4. Usein kysyttyä). [1] 1.4. Mihin hankintojen kilpailuttamista koskevaa sääntelyä sovelletaan? Julkiset hankinnat on kilpailutettava hankintalaissa (laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348) ja tiettyjen sektoreiden osalta erityisalojen hankintalaissa (laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista 30.3.2007/349) ja niiden nojalla annetussa asetuksessa julkisista hankinnoista (614/2007) säädettyjen menettelyiden mukaisesti. Molempia lakeja ja asetusta on uudistettu erityisesti oikeusturvamenettelyiden osalta lailla hankintalain (321/2010) ja erityisalojen hankintalain (322/2010) muuttamisesta. [2] Hankinnoissa noudatettavasta muusta lainsäädännöstä keskeisiä ovat hallintolaki (434/2003), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja kielilaki (423/2003). [1] Loppuvuodesta 2016 on tarkoitus ottaa käyttöön uusi hankintalainsäädäntö. Huom! Työ- ja elinkeinoministeriön tiedotteen mukaan hankintadirektiivin ehdottomia ja riittävän tarkkoja ja selkeitä määräyksiä on tullut noudattaa jo 18.4.2016 alkaen. Tämä koskee myös erityisalojen hankintadirektiivin ja konsessiodirektiivin määräyksiä. Velvoite noudattaa uusien hankintadirektiivien säädöksiä koskee hankintamenettelyitä, jotka on aloitettu 18. 4. 2016 jälkeen. [1] Hankintamenettely alkaa lähtökohtaisesti hankinta- ilmoituksen julkaisemisella. Sopimusmuutoksia koskevia hankintadirektiivien säädöksiä on tullut soveltaa 18. 4. 2016 jälkeen tehtäviin sopimusmuutoksiin, vaikka sopimukseen johtanut hankintamenettely olisikin alkanut ennen kyseistä ajankohtaa. [4] Hankintalaki kattaa vain osan hankintaprosessista. Hankintalain velvoitteet ovat menet- telytapasäännöksiä, eli ne koskevat vain itse kilpailuttamisprosessia, eivät esimerkiksi sitä, pitäisikö kunnan tai muun viranomaisen ulkoistaa palvelujen tuotanto. Hankintayksiköt voivat itse päättää omasta organisaatiostaan ja siitä, tuottavatko ne palvelut itse omana työnä vai ostetaanko palvelut kunnan oman organisaation ulko- puolelta. Hankintalaki säätelee vain ulkopuoliselta toimittajalta tai palveluntuottajilta ostamista. Hankintalaki ei ota kantaa hankinnan sisältöön tai ehtoihin. Hankintayksikkö voi vapaasti määritellä omat hankintatarpeensa ja sen, mitä se haluaa hankkia.
12 13 TULE HYVÄ HANKINTA Hankintayksikkö voi näin ollen itse päättää palvelujen laatutasosta, hinnan merkityksestä valinnassa, eri käyttäjäryhmien näkemysten huomioimisesta, ympäristönäkökohdista tai vaikkapa sosiaalisten näkökohtien huomioimisesta. Tuotteelle tai palvelulle asetettavilla vaatimuksilla ei saa kuitenkaan pyrkiä suosimaan tai syrjimään jotakin tarjoajaa. Hankinta- yksiköllä ei ole velvollisuutta ostaa tuotetta tai palvelua pelkästään halvimman hinnan perusteella. Hankintalaissa ei säädetä myöskään hankintasopimuksen toteuttamiseen ja valvontaan liittyvistä seikoista. Suomen hankintalainsäädäntö pohjautuu seuraaviin EU:n direktiiveihin: hankinta- direktiivi (2004/18/EY), 1. valvontadirektiivi tai oikeusturvadirektiivi (665/1989/EY), erityisalojen hankintadirektiivi (2004/17/EY) ja 2.valvontadirektiivi tai oikeusturva- direktiivi (92/13/ETY). Tarkemmat tiedot löytyvät luetellussa järjestyksessä EU:n virallista lehdistä. 1.5. Voiko hankintalakia kiertää? Hankintalain mukaisia velvoitteita ei voi välttää esimerkiksi jakamalla hankinta pienem- piin osiin, toteuttamalla palveluhankinta urakkana, korvaamalla uudisrakentaminen tai laaja muutosrakentaminen pitkäaikaisen vuokrasopimuksen muodossa tai muun sopimuskokonaisuuden, kuten kiinteistökaupan osana (Huom! Hankinta voidaan jakaa osiin, mutta jokainen osakokonaisuus tulee kilpailuttaa kokonaisurakan kynnysarvon mukaisesti. Kts. 4. Usein kysyttyä). [1] 2. HANKINTOJEN KYNNYSARVOT 2.1. Pienhankinnat Pienhankintojen tarjouskilpailu käydään pääpiirteittäin läpi kappaleessa 3. Hankinta- prosessi. Alla olevissa kappaleissa käydään muutamia lainsäädännöllisiä seikkoja tarkemmin läpi, pienhankinnoista. 2.1.1. Yleiset periaatteet Kansallisten kynnysarvojen alle jäävät hankinnat eli ns. pienhankinnat eivät kuulu hankintalain soveltamisalaan, mutta pienhankintoihin tulee kuitenkin soveltaa EU:n perussopimuksen yleisiä periaatteita, kuten syrjimättömyyttä, suhteellisuutta ja avoimuutta. Näihin hankintoihin voidaan soveltaa hankintayksikön omia ohjeita ja määräyksiä. Eri hankintayksiköt ovat antaneet runsaasti omia hankintaohjeita, jotka ovat luettavissa hankintayksiköiden verkkosivuilla. Yksi laajimmista ohjeista on valtio- varainministeriön julkaisema Valtion hankintakäsikirja (VM 48/2010), jossa on ohjeita mm. valtion pienhankintojen kilpailuttamisesta. Pienhankintoihin voi liittyä myös muun lainsäädännön mukaisia velvoitteita, esimerkiksi säännöksiä ja määräyksiä valtion määrärahojen käytöstä. Myös Suomen kuntaliitto on antanut ohjeita pienhankinnoista seuraavissa julkaisuissa: Suuntaviivoja pienhankintojen suunnitteluun ja ohjeistamiseen sekä Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat osana hankintaohjeiden laadintaa (Kun- taliitto 2007). Vaikka hankintalakia ei sovelleta pienhankintoihin, voidaan vuoden 2010 hankintalakiuudistuksen jälkeen hankintaoikaisu tehdä myös kynnysarvot alittavasta hankinnasta. [1] Pienhankinnat voidaan tehdä yksinkertaistettuja menettelyjä noudattaen. Koska hankintalakia tai sen menettelytapoja ei sovelleta, hankinnoista ei ole pakko ilmoittaa julkisesti eikä pienhankinnoista voi valittaa markkinaoikeuteen, mutta pienhankintojen hankintapäätöksestä voi tehdä oikaisuvaatimuksen hankintayksikölle kuntalain mukai- sesti. Mikäli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintapäätökseen liitet- tävä ohje oikaisuvaatimuksen tekemiseksi (mahdollisuus hakea päätökseen muutosta hankintayksiköltä, kuntalain mukaisesti) [1]
14 15 TULE HYVÄ HANKINTA Pienhankinnat voidaan tehdä hankintayksikön valinnan mukaan joko tarjouskilpailulla tai suorahankintana. Varsinkin lähellä kansallisen kynnysarvon rajaa olevista hankinnoista on suositeltavaa ilmoittaa vapaaehtoisella ilmoituksella HILMAssa, hankintayksikön verkkosivuilla tai muualla tai muuten pyytää riittävästi tarjouksia halutuilta toimittajilta (esim. 3 – 5 tarjouspyyntöä). Pienhankinnoissa tarjouskilpailun valintaperusteena käytetään useimmiten halvinta hin- taa. Kokonaistaloudellista edullisuutta on suositeltavaa käyttää esimerkiksi silloin, kun tuotteissa tai palveluissa on hintaan vaikuttavia laatueroja tai laadulla on merkitystä. [1] 2.1.2. Pienhankinnat suorahankintana Pienhankintoja voidaan toteuttaa myös suorahankintana, mutta silloin käyttöperusteet tulee määritellä riittävän yksiselitteisesti ja tarkasti. Käyttöperusteita voivat olla esimer- kiksi seuraavat seikat [1]: • Hankinta on arvoltaan vähäinen • Hankinnalla on hankintayksiköstä riippumaton kiire • Hankintayksikkö tuntee hyvin alan tuotteet ja tarjonnan • Vastaava tuotetta on hankittu lähiaikoina ja hintataso on selvillä • Tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn • Muita toimittajia ei ole tiedossa • Hankinta tehdään avoimesta sähköisestä kauppapaikasta 2.1.3. Pienhankintojen tarjouskilpailu Tarjouspyyntö lähetetään ja tarjoukset pyydetään valituilta toimittajilta yleensä sähkö- postitse tai kirjeitse. Arvoltaan vähäisissä hankinnoissa hinta- ja toimitusaikatietoja voi- daan selvittää myös suullisesti. Saadut tiedot on syytä kirjata tai pyytää vahvistamaan esimerkiksi sähköpostitse. Ainakin arvokkaiden pienhankintojen kilpailuttamisprosessissa on hyvä noudattaa soveltuvin osin samoja periaatteita kuin kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Tarjoukset tulee avata vasta tarjousten jättöajan jälkeen, ja avaamisesta kannattaa laatia avauspöytäkirja, johon voidaan laatia myös yksinkertaistettu vertailu (useimmiten pelkkä hintavertailu). Henkilö, jolla on oikeus hyväksyä hankinta, yleensä hyväksyy sen merkitsemällä hyväksymisensä tarjousten avaus- ja vertailupöytäkirjaan tai allekir- joittamalla erillisen tilauksen, jos hankinnasta ei tehdä varsinaista hankintapäätöstä. Mikäli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintapäätökseen liitettävä ohje oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. [1] Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös pienhankinnoissa. Eli, pienhankinnoissa voidaan myös soveltaa esimerkiksi ennakko- kyselyä tai HILMAssa ilmoittamista. 2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat 2.2.1. Yleiset periaatteet Hankintalakia tulee soveltaa kansallisiin hankintoihin. Kansallisissa hankinnoissa ei riitä, että tarjouspyyntö lähetetään ”riittävälle määrälle” hankintayksikön valitsemia tarjoajia. Lähtökohtaisesti kaikissa kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on aina julkaistava hankintailmoitus suomalaisessa HILMA-tietojärjestelmässä. Kilpailuttamismenettelyt ovat kuitenkin kevyempiä verrattuna EU-kynnysarvon ylittävis- sä hankinnoissa käytettäviin menettelyihin. Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halu- tessaan soveltaa EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös kansallisissa hankinnoissa [1].
16 17 TULE HYVÄ HANKINTA Hankinnat on kilpailutettava, mikäli niiden arvonlisäveroton arvo ylittää kansallisen kynnysarvon, alla olevan taulukon mukaisesti: Ilmoitusvelvoite koskee myös puitejärjestelyjä ja suunnittelukilpailua sekä ulkoasia- hallinnon toteuttamia kehitysyhteistyöhankkeita. Kehitysyhteistyöhankkeissa voidaan käyttää kansallista ilmoituslomaketta. Suorahankinnasta ei ole pakko julkaista ilmoitusta. Mahdollisten valitusten ja niistä aiheutuvien seuraamusten varalta se on kuitenkin suositeltavaa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Markkinaoikeus on oikeuskäytännöissään vahvistanut, että hankintailmoituksen tekeminen on myös kansallisissa hankinnoissa ehdoton muotovaatimus ja ilmoituksen julkaiseminen huomioidaan viran puolesta, vaikka valittava ei siihen olisi puuttunut- kaan. Ellei ilmoitusta ole julkaistu, tarjouskilpailu on järjestettävä uudelleen. Hankintayksikön on siten hankintaa suunnitellessaan huolellisesti ja objektiivisesti arvioitava hankinnan arvo esimerkiksi tiedustelemalla laitetoimittajilta alustavia hinta- tietoja tai muuten selvittämällä alan hintatasoa. Mikäli saaduista tarjouksista ilmenee, että nämä ylittävät arvioidun hintatason, hankintayksikön tulee keskeyttää menettely ja aloitta hankinta alusta. [1] TAULUKKO 1: KANSALLISET KYNNYSARVOT [5] TAULUKKO 2: HANKINTAILMOITUKSEN SISÄLTÖ [1] KANSALLISIA HANKINTAMENETTELYJÄ VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA KANSALLISESSA HANKINTAILMOITUKSESSA ON PAKOLLISENA TIETONA MAINITTAVA kansalliset kynnysarvot (hankintalain 15 §) Tavara- ja palveluhankinnat 30 000 € Käyttöoikeussopimukset 30 000 € SOTE-palvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana 100 000 € Rakennusurakat 150 000 € Käyttöoikeusurakat 150 000 € Suunnittelukilpailut 30 000 € Hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedot (esim. yhteyshenkilö, jolta saa lisätietoa) Hankintayksikön hankinnalle antama nimi (toimii hakuotsikkona) Hankinnan hintahaarukka tai ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa tai tieto siitä, ylittyykö kansallinen kynnysarvo (tieto kerätään tilastotarkoituksiin, eikä sitä julkaista, jos hankintayksikkö ei halua) Hankintayksikön luonne (vaihtoehtoina valtion viranomainen, kunta tai kuntayhtymä, valtion liikelaitos, kirkko ja muu, kuten hankintarengas; nämä tiedot kerätään tilastointia varten eivätkä ne näy julkaistussa ilmoituksessa) Hankintayksiköllä on oikeus lähettää avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö ja muissa menettelyissä tieto vireillä olevasta hankinnasta (esimerkiksi kopio hankintailmoituk- sesta) suoraan soveliaiksi arvioimilleen toimittajille. Ilmoitusta ei saa julkaista muualla eikä vastaavia tietoja tai tarjouspyyntöä saa antaa toimittajille ennen kuin hankinta- ilmoitus on julkaistu HILMA-tietojärjestelmässä. [1] Kansallisissa hankinnoissa on käytössä ainoastaan hankintailmoitus. Sitä käytetään aloittamaan kaikki muut hankintamenettelyt, mutta ei suorahankintaa. Suunnitte- lukilpailuja varten tehtävissä ilmoituksissa käytetään EU:n kynnysarvot ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja lomakkeita. Kansallisten hankintojen ilmoittamisille ei ole säädettyjä määräaikoja. Kansallisissa hankinnoissa ehdokkaille on varattava hankinnan laajuus ja laatu huomioon ottaen kohtuullinen aika tarjousten tekemiseen. Tarjousajan pituutta harkittaessa tulee ottaa huomioon kilpailumahdollisuuksien hyväksikäytön ja tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimukset [6].
18 19 TULE HYVÄ HANKINTA Hankintalaji (tavarat, palvelut, SOTE-palvelut, työvoimahallinnon koulutuspalvelut, rakennusurakka, käyttöoikeusurakka, suunnittelukilpailu tai palveluiden käyttöoikeussopimus) Tarjouksen valintaperuste (joko halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus; jos se on kokonaistaloudellinen edullisuus, viitataan joko tarjousasiakirjoissa esitettäviin vertailuperusteisiin tai lomakkeessa lueteltaviin perusteisiin) Hankinnan sisältöä kuvaava CPV-koodi (päänimikkeistötasolla eli CPV-koodin ylin taso kahden ensimmäisen numeron tarkkuudella) Hankintamenettely (avoin, rajoitettu tai neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely, suunnittelukilpailu, puitejärjestely, muu menettely) Tieto siitä, että ehdokkaalle tai tarjoajalle asetetaan kelpoisuusehtoja, heidän määräänsä rajataan tai heiltä vaaditaan selvityksiä (tarkentavia tietoja voi olla tarjousasiakirjoissa) Osatarjousten tai vaihtoehtoisten tarjousten hyväksyminen; se, varataanko hankinta työkeskuksille tai vastaaville Määräaika, johon mennessä tarjoukset tai osallistumishakemukset on viimeistään toimitettava hankintayksikölle; määräajan on oltava kohtuullinen Muut tiedot Ilmoituslomakkeessa on lisäksi muita tietoja sisältäviä kohtia ja vapaakenttiä, joiden täyttäminen on hankintayksiön harkinnassa. Esimerkiksi aluekoodin käyttäminen on suositeltavaa, koska se helpottaa yritysten tiedonhakua. Samoin on suositeltavaa ilmoittaa, käytetäänkö hankintalain 53 ja 54 §:n mukaisia poissulkuperusteita. Hankintailmoitukseen voidaan liittää myös muita asiakirjoja (esim. tarjouspyyntö) tai linkkiyhteys niihin. Kansallisessa hankintailmoituksessa on linkitettynä kattavat täyttö- ohjeet sekä linkitys mm. CPV-koodeihin. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa CPV-koodien käyttäminen on pakollista (kts. hankinta-asetuksen 7 §). 2.2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouskilpailu Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouskilpailu käydään pääpiirteittäin läpi kappaleessa 3. Hankintaprosessi. 2.3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallisten ja EU-hankintojen kilpailuttaminen tapahtuu lähtökohtaisesti samoin perustein, mutta EU-hankinnoissa on joidenkin menettelyjen osilta tiukemmat vaati- mukset. Määräajat, hankintamenettelyt, hankintailmoituksen sisältö, tarjouspyynnön sisältö, tarjoajien valinta, tarjouksen valintaperuste sekä odotusaika poikkeavat jonkin verran kansallisten hankintojen kilpailuttamisesta. Neuvottelumenettelyn ja suorahankinnan käyttöala on tiukemmin säännelty EU- hankinnoissa. EU-hankinnasta ilmoitetaan EU:n laajuisesti, kun tavarahankinta, han- kintalain liitteen A mukainen palveluhankinta, rakennusurakka, käyttöoikeusurakka tai suunnittelukilpailu ylittää EU-kynnysarvon. Kun hankinnasta on tehty sopimus tai hankinta on keskeytetty, on siitä vielä tehtävä jälki-ilmoitus. Jälki-ilmoitusvelvollisuus koskee myös hankintalain liitteen B mukaisia palveluhankintoja. Kun hankintailmoitus on tehty EU-laajuisena, jälki-ilmoitusvelvollisuudesta muistu- tetaan TED-tietokannasta (Tenders Electronic Daily) automaattisesti lähetettävällä sähköpostiviestillä. EU-ilmoituksissa käytetään Euroopan komission asetuksilla 1564/2005/EY ja 1150/2009/EY vahvistamia vakiolomakkeita. Näistä vakiolomakkeista HILMAssa täytetään ennakkoilmoitus, EU-hankintailmoitus, EU-hankintailmoitus/eri- tyisalat, jälki-ilmoitus, jälki-ilmoitus/erityisalat, suorahankintaa koskeva ilmoitus sekä dynaamista hankintajärjestelmää koskeva lyhennetty ilmoitus. HILMAsta ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistaviksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED-tietokannassa. Ilmoitukset tulee tehdä HILMAssa ennen klo 12.00:ta, jotta ne ehtivät EUVL:n julkaisutoimistoon saman päivän aikana. Ilmoitukset julkaistaan HILMAssa vasta sen jälkeen kun ne on toimitettu julkaistavaksi EU-laajuisesti. [7]
20 21 TULE HYVÄ HANKINTA valtion keskushallinto- viranomainen muut hankinta- viranomaiset Tavara- ja palveluhankinnat 135 000 € 209 000 € Rakennusurakat 5 225 000 € 5 225 000 € Käyttöoikeusurakat 5 225 000 € 5 225 000 € Suunnittelukilpailut 135 000 € 209 000 € menettelytapa ei ennakkoilmoitusta ennakkoilmoitus julkaistu ilmoitus tehty sähköisesti ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 ilmoitus postitse ilmoitus tehty sähköisesti ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 ilmoitus postitse Avoin menettely (tavarat, palvelut, rakennusurakat) Tarjousaika 45 pv* 40 pv* 52 pv* 22 pv* 22 pv* 22 pv* Rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely Osallistumishakemuksen jättäminen 30 pv* 30 pv* 37 pv* 30 pv* 30 pv* 37 pv* Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 40 pv** 35 pv** 40 pv** 22 pv** 22 pv** 22 pv** Nopeutettu rajoitettu tai neuvottelumenettely Osallistumishakemuksen jättäminen 10 pv* 10 pv* 15 pv* 10 pv* 10 pv* 15 pv* Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 10 pv* 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** Käyttöoikeusurakat Osallistumishakemuksen jättäminen 45 pv* - 52 pv* - - - Aliurakoiden osallistumishakemukset - - 37 pv* - - - Tarjousaika - - 40 pv** - - - Jälki-ilmoitus - - 48 pv*** - - 48 pv*** valtion keskushallinto- viranomainen muut hankinta- viranomaiset Tavara- ja palveluhankinnat 418 000 € - Rakennusurakat 5 225 000 € 5 225 000 € Suunnittelukilpailut 418 000 € - TAULUKKO 3: EU-KYNNYSARVOT KYNNYSARVOT [5] TAULUKKO 4: EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVIEN HANKINTOJEN VÄHIMMÄISMÄÄRÄAIKATAULUKKO [7] EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVIEN HANKINTOJEN HANKINTAMENETTELYJÄ VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVIEN HANKINTOJEN HANKINTAMENETTELYJÄ VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA eu-kynnysarvot (hankintalain 16 §) eu-kynnysarvot (hankintalain 16 §) eu-kynnysarvot (erityisalojen hankintalain 12 §) Ennakkoilmoitus tehdään sähköisesti HILMAssa. * Hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä ** Tarjouspyynnön lähettämispäivästä *** Hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn syntymisestä 1 Hankintalain 38 §:ssä säädetään tarjousasiakirjojen sähköisestä saatavilla olosta ja sähköisestä ilmoittamisesta. llmoitus tehdään sähköisesti sekä tarjouspyyntöasiakirjat ja liiteasiakirjat ovat sähköisesti ja täydellisesti saatavilla sekä ilmoituksessa on mainittu internetosoite ko. asiakirjoihin.
22 23 TULE HYVÄ HANKINTA 3. HANKINTAPROSESSI Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös pienhankinnoissa. Eli, pien- hankinnoissa voidaan myös soveltaa esimerkiksi ennakkokyselyä tai HILMAssa ilmoittamista tms. Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa myös EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös kansallisissa hankinnoissa. Monesti on todettukin, että esimerkiksi pienhankinnoissa sovelletut kansallisten hankintojen menettelyt ovat tuottaneet hyviä tuloksia hankintaprosessin edetessä. Seuraavissa kappaleissa kuvataan perinteinen, hyväksi todettu hankintaprosessi. Lähtökohtaisesti kyseistä hankintaprosessia voidaan soveltaa niin pienhankinnoissa, kansallisissa hankinnoissa kuin myös EU-hankinnoissa. Toki tulee huomioida, että pien- hankinnoissa hankintayksiköllä ei ole mitään velvoitetta soveltaa kaikkia alla mainittuja prosesseja, mutta niiden hyödyntäminen saattaa tehostaa ja jopa selkeyttää kilpailu- tusta. Toiseksi tulee huomioida, että EU-hankinnoissa on joidenkin menettelyjen osilta tiukemmat vaatimukset, kuin kansallisissa hankinnoissa. Seuraavalla sivulla taulukossa 4 on käsitelty eri hankintaprosessien vaiheita (vaiheet avataan tarkemmin seuraavissa kappaleissa). Listassa on tuotu esille myös, mitkä vaiheet eivät ole pakollisia tai missä voidaan käyttää hankintayksikön omia menettelytapoja. On hyvä huomioida, että vaikka kohdat 1 ja 2 eivät ole käytännössä missään hankinnassa pakollisia, on vaiheiden hyödyntäminen suositeltavaa. Kohdat 1 – 4 toteutetaan ennen varsinaisen tarjouskilpailun alkua, kohdat 5 – 13 ovat varsinainen tarjouskilpailu ja koh- dat 14 – 17 ovat varsinaisen tarjouskilpailun jälkeen toteutettavat vaiheet. eu-hankinta EU-hankintadirektiivit kansallinen hankinta Hankintalaki pienhankinta EU:n perussopimuksen yleiset periaatteet 1. Markkinaseuranta Markkinaseuranta Markkinaseuranta 2. Suunnittelu Suunnittelu Suunnittelu 3. Ennakkoilmoitus (Ennakkoilmoitus) ¹ (Ennakkoilmoitus) ¹ 4. Menettelyvalinta Menettelyvalinta (Menettelyvalinta) ¹ 5. Hankintailmoitus Hankintailmoitus (Hankintailmoitus) ¹ 6. Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö 7. Lisätietokysymykset ja vastaukset Lisätietokysymykset ja vastaukset Lisätietokysymykset ja vastaukset 8. Tarjousten jättäminen Tarjousten jättäminen Tarjousten jättäminen 9. Tarjousten avaustilaisuus Tarjousten avaustilaisuus Tarjousten avaustilaisuus 10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus Tarjoajien soveltuvuustarkastus Tarjoajien soveltuvuustarkastus 11. Tarjousten tarkastus Tarjousten tarkastus Tarjousten tarkastus 12. Täsmennyspyyntö ja vastaukset Täsmennyspyyntö ja vastaukset Täsmennyspyyntö ja vastaukset 13. Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten vertailu ja perustelu 14. Hankintapäätös ja ilmoittaminen Hankintapäätös ja ilmoittaminen Hankintapäätös ja ilmoittaminen 15. Valitusaika / odotusaika Valitusaika / odotusaika (Valitusaika / odotusaika) 2 16. Sopiminen ja sopimuskausi Sopiminen ja sopimuskausi Sopiminen ja sopimuskausi 17. Jälki-ilmoitus (Jälki-ilmoitus) ¹ (Jälki-ilmoitus) ¹ TAULUKKO 5: HANKINTAPROSESSIEN VAIHEET ¹ Ei pakollinen 2 Hankintayksikön omat menettelytavat
24 25 TULE HYVÄ HANKINTA 3.1. Markkinointi ja markkinaseuranta Markkinaseuranta voidaan toteuttaa täysin vapaasti hankintayksikön ja mahdollisten tarjoajien välillä. Mitä tehokkaammin markkinaseuranta on toteutettu, sitä paremmin suunnittelu voidaan toteuttaa, markkinat huomioon ottaen. 3.2. Suunnittelu Koko tarjouskilpailun eteneminen on paljolti kiinni tarjouskilpailun ensimmäisistä vaiheista. Jos ensimmäiset vaiheet on toteutettu ja suunniteltu hyviä menetelmiä ja käytäntöjä hyödyntäen, on tarjouskilpailun myöhemmät vaiheet helpompi toteuttaa. 3.3. Ennakkoilmoitus Yksi todella hyväksi todettu menettely kilpailutuksen aloittamiselle on julkaista esim. hankintayksikön kotisivuilla tai hankinnan suuruudesta riippuen HILMAssa ”Ennakko- ilmoitus – Tietopyyntö / Tekninen vuoropuhelu / Kutsu markkinavuoropuheluun”. Ennakko- ilmoitus tulee tehdä kaikissa EU-hankinnoissa, mutta se ei ole pakollinen kansallisissa hankinnoissa tai pienhankinnoissa (Huom! Ennakkoilmoitusta voidaan kuitenkin hyö- dyntää sekä kansallisissa hankinnoissa että pienhankinnoissa). Ennakkoilmoitus ei sido hankintayksikköä eikä tarjoajia mihinkään ja koska varsinaista tarjouskilpailua ei ole tässä vaiheessa aloitettu, on kaikki vuoropuhelu hankintayksikön ja mahdollisten tarjoajien kesken mahdollista toteuttaa täysin avoimesti. Tässäkin on kuitenkin hyvä tiedostaa, etteivät ennakkoilmoituksen aikana käydyt keskustelut aseta ketään mahdollisista tarjoajista erityisasemaan. Ennakkoilmoituksen avulla voidaan vähentää toimittajariippuvuutta ja saada aikaan tietoja uusista toteu- tusvaihtoehdoista sekä hankkijan rahoitusmahdollisuuksiin ja aikatauluihin sopivista ratkaisuista. Jo tehtyä tarjouspyyntöä ei yleensä saa enää muuttaa, joten vaihtoehdot tulisi selvittää ennakolta. Vaihtoehtoisten tarjousten pyytäminen on mahdollista, mutta käytännössä niiden vertaileminen voi olla työlästä ja vaikeaa. Mikäli kyseessä on mittava hanke, on jo suunnitteluvaiheessa syytä arvioida myös tarve ennakkoilmoituksen julkaisemiseen HILMAssa. Ennakkoilmoituksella voidaan myöhemmin lyhentää tarjousaikaa. Ennakko- ilmoituksessa on suositeltavinta käyttää yleisiä ja kaikille avoimia tiedotustapoja. Suositeltavin menettely on ilmoittaa tulevasta hankinnasta jo ennen mahdollisen HILMAssa tehtävän ennakkoilmoituksen julkaisemista esimerkiksi hankintayksikön verkkosivuilla. 3.3.1. Tietopyyntö Ennakkoilmoituksen tietopyynnöllä tai markkinoiden kartoituksella, ennakkotieduste- lulla tai informaatiokyselyllä (RFI) tarkoitetaan sitä, että hankintayksikkö selvittää ennen tarjouskilpailun aloittamista tarjoajien määrää ja toimituskykyä, markkinoilla olevia tuotteita ja niiden ominaisuuksia, ratkaisuvaihtoehtoja tai palvelun toteutus- tapoja. Myös eri ratkaisuvaihtoehtojen kustannustasoa voidaan selvittää. Tietopyyn- nössä voidaan kuvata esimerkiksi hankinnan tavoitteet, hankintayksikön halukkuus vaihtoehtoisiin ratkaisuihin, laatutaso ja muut tavoitellut tekniset ominaisuudet, toivottu kustannustaso, hankinnan aikataulu ym. yleiset seikat. Syrjimättömyyden ja tasapuolisuuden varmistamiseksi yrityksille suunnattavat tietopyynnöt on syytä tehdä kirjallisesti ja mahdollisimman laajasti. Hankintayksikkö ei saa tässä vaiheessa käydä mitään varsinaista tarjouskeskusteluja tai neuvotella hankinnasta yksityiskohtaisesti yritysten kanssa. Kahdenkeskisiä kes- kusteluja mahdollisten tarjoajien kanssa on hyvä välttää muutoinkin, koska keskuste- luissa toimittaja saattaisi saada asiasta enemmän tietoa kuin muut tai toimittaja voisi vaikuttaa suunnittelun hankinnan sisältöön itselleen edullisella tavalla. Jos keskusteluja ei voida välttää, niitä olisi joka tapauksessa käytävä mahdollisimman usean yrityksen kanssa ja mieluiten niin, että keskustelujen sisältö dokumentoidaan. Tavarahankinnoissa voidaan pyytää myös näytteitä ja palvelukohteissa voidaan tehdä
26 27 TULE HYVÄ HANKINTA tutustumiskäyntejä, jos tällä ei vaaranneta tarjoajien tasavertaista kohtelua. Tieto- pyyntö on erityisen tärkeä ja suositeltavaa silloin, kun hankitaan uusia, innovatiivisia tuotteita tai palveluratkaisuja. Tietopyyntö voi pääpiirteittäin olla esim. seuraavanlainen: Pienhankinnoissa voidaan hyödyntää myös tietopyyntöä, ja yksi hyväksi todettu menet- telytapa on toimittaa tietopyyntö esimerkiksi sähköisesti niille halutuille toimittajil- le (3 – 5), joita lähestyttäisiin myös varsinaisella tarjouspyynnöllä. Pienhankinnoissa voidaan myös hyödyntää menettelytapaa, jossa ennakkoilmoituksen mukaisesti toimitetaan ns. luonnosehdotuspyyntö. Jos esimerkiksi tuleva pienhankinta on vaikkapa työtilojen suunnittelua tms., voidaan ennen varsinaisia tarjouspyyntöjä toimittaa luon- nosehdotuspyyntö, jossa avataan pääpiirteittäin tuleva hankinta. Luonnosehdotuspyynnön pääperiaatteena on siis pyytää halutuilta toimittajilta ehdo- tuksia esim. ed. mainitun työtilan ratkaisuista ja valita jatkoon esim. 2 – 3 parasta, joille toimitetaan varsinainen tarjouspyyntö (Huom! Jatkoonpääsyseikka on hyvä mainita luonnosehdotuspyynnössä selvästi). Luonnosehdotelma ja esimerkiksi tietopyyntö ovat teknisiltä ja muodollisilta seikoilta tarkasteltuina tarjouspyynnön kaltaisia, mutta eivät niin yksityiskohtaisia. 3.3.2. Tekninen vuoropuhelu Ennakkoilmoituksen teknisessä vuoropuhelussa hankintayksikkö julkaisee luonnos- version tarjouspyynnöstään kommentoitavaksi. Tällä vältetään tulkinnanvaraisuuksia, ja hankintayksikkö voi ennen varsinaisen tarjousajan alkamista selventää ja täydentää tarjouspyyntöään. Joskus hankintayksikkö on saattanut julkaista teknisen vuoropuhelun sijaan ”budjettitiedusteluksi” merkittyjä yksityiskohtaisia ja täysin tarjouspyynnön muotoon laadittuja asiakirjoja, joissa on pyydetty ilmoittamaan sitovasti mm. tuotteen tarkka hinta. ”Budjettitiedustelut” on pyydetty palauttamaan samaan tapaan kuin tarjouksetkin eli määräaikaan mennessä ja suljetussa kirjeessä. Hankintayksikön toteuttama ”budjetti- tiedustelu” ei kuitenkaan saa olla sellainen, että tarjoaja voisi sekoittaa sen varsinai- seen tarjouspyyntöön. 1. Millaisilla menetelmillä mielestänne saavutetaan tulevalla hankinnalla toteutettavat tavoitteet? 2. Hankinnan sisällöksi on suunniteltu seuraavia kokonaisuuksia: XXX. Mitä mieltä olette ehdotuksesta? 3. Kuvatkaa yrityksenne kokemusta kyseessä olevien palvelujen tuottamisesta. Pyydämme ilmoittamaan montako referenssiä/millaisia referenssejä teillä on hankinnan kohdetta vastaavien palvelujen tuottamisesta. 4. Tarjousten arviointikriteereiksi on suunniteltu: A) LAATU (työsuunnitelma 30 % ja osaaminen 40 %) ja B) HINTA (30 %). Onko kriteerit mielestänne sopivassa suhteessa? 5. Millaisella hinnoittelumallilla tarjoatte palveluita? Mikä olisi paras hinnoittelumalli tälle hankinnalle? 6. Mikä on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta? 7. Millaisilla sopimusehdoilla tarjoatte palveluita? Voitte liittää oheen sopimusmallin. 8. Pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä tehtäessä kannattaisi huomioida. 9. Onko jotain, mitä haluaisitte kysyä meiltä? 10. Millaiset kannustimet/sanktiot palvelun tuottamiseen olisi tarkoituksenmukaista liittää? TAULUKKO 6: ENNAKKOILMOITUKSEN TIETOPYYNTÖESIMERKKI HANKINTAA KOSKEVAT KYSYMYKSET PYYDÄMME TEILTÄ NÄKEMYKSIÄNNE SEURAAVISTA ASIOISTA:
28 29 TULE HYVÄ HANKINTA 3.3.3. Markkinavuoropuhelu Markkinavuoropuhelu on käytännössä tiedotustilaisuus, joka voi olla suositeltavaa esimerkiksi silloin, kun palveluhankintoja kilpailutetaan ensimmäisen kerran. Pienten yritysten edustajat ovat toivoneet myös, että hankintayksikkö järjestäisi erityisen tar- jouspyynnön ”läpilukutilaisuuden”, jotta niillä pienyrittäjillä, joilla on kaikkein vähiten osaamista, olisi mahdollisuus ymmärtää hankintayksikön tarpeet ja hankinnan ehdot. Tätä tavoitetta voidaan hyvin edistää avoimella tiedotustilaisuudella. [1] 3.4. Menettelyvalinta Eri hankintamenettelyiden keskeinen sisältö on kuvattu seuraavassa. Kaikista hankin- noista on lisäksi tehtävä hankintapäätös sekä päätös tarjoajien ja ehdokkaiden hylkää- misestä. Tarjouskilpailun hävinneille tarjoajille sekä menettelyn aiemmassa vaiheessa hylätyille ehdokkaille ja tarjoajille on annettava tiedoksi päätös, ja siihen on liitettävä valitusosoite. Tässä käydyt kuvaukset avaavat vain pääpiirteittäin eri hankintamenette- lyitä. Tarkemmat sisällöt löytyvät lähteiden osoittamista tiedoista. Erityismainintana voisi tässä nostaa esille neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn. Kyseisiä menettelyitä hyödynnetään Keski-Euroopassa ja Iso- Britanniassa huomattavasti enemmän kuin Suomessa. Yleisesti ottaen tähän ei liene muuta syytä, kuin se, että neuvottelumenettelyitä ei ole totuttu käyttämään Suomessa kovinkaan paljon, ja niiden hyödyntäminen vaatii kaikin puolin enemmän tarkkuutta ja osaamista. Monet hankintoihin perehtyneet juristit ovatkin todenneet esimerkiksi ennakko- ilmoituksen eri vaiheiden tuottavan samat hyödyt kuin neuvottelumenettelyjen. [1] 3.4.1. Avoin menettely Hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja kaikki halukkaat toimit- tajat voivat tehdä tarjouksen (5 §). Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla joko hankinta- yksiköltä tai sähköisesti, ilmoituksessa mainitussa osoitteessa. Tarjousten sisällöstä ei voi neuvotella tarjoajien kanssa. Hankintayksikkö tarkistaa ensin kaikkien tarjoajien kelpoisuuden eli sen, täyttävätkö ne tarjoajille asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjous- ten vertailuun hyväksytään vain vähimmäisehdot täyttävät tarjoajat. Muut hylätään. Tarjouksista valitaan paras sen mukaan, mitä tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Yleensä va- litaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin vertailuperusteet on painotettava ja tarvittaessa ilmoitettava pisteytysperusteet. [1] 3.4.2. Rajoitettu menettely Hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua hankintaan, mutta ainoastaan hankinta- yksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen (5 §). Hankintayksikkö valitsee varsinaiseen tarjouskilpailuun ilmoittamansa vähimmäis- tai enimmäismäärän parhaita tarjoajia. Perusteena valinnassa voivat olla esimerkiksi vähimmäiskriteerit ja lisäpisteitä antavat kriteerit. Hankintayksikkö lähettää varsinaisen tarjouspyynnön ainoastaan tarjoajiksi valitsemil- leen toimittajille. Tarjousten sisällöstä ei voi neuvotella tarjoajien kanssa. Tarjouksista valitaan paras sen mukaan, mitä tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Yleensä valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin vertailuperusteet on painotettava ja tarvittaessa ilmoitettava pisteytysperusteet. [1]
30 31 TULE HYVÄ HANKINTA 3.4.3. Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyä saa käyttää vain erityisillä perusteilla. Hankinnasta julkaistaan ilmoitus. Toimittajat lähettävät osallistumishakemuksen ja hankintayksikkö valitsee menettelyyn ilmoittamiensa perusteiden mukaan parhaat tarjoajat. Tämän jälkeen hankintayksikkö lähettää valitsemilleen tarjoajille neuvottelukutsun ja aloittaa neu- vottelut hankinnan sisällöstä ja ehdoista kaikkien tarjoajaksi hyväksyttyjen kanssa. Neuvotteluja hankinnan sisällöstä ja ehdoista voidaan käydä vapaasti yhdessä tai useammassa vaiheessa. Tarjoajien määrää voidaan vähentää myös vaiheittain. Neuvotteluvaiheen päätyttyä pyydetään lopulliset tarjoukset ja niistä valitaan paras. Neuvottelumenettely voi olla myös jatkovaihe aiemmalle kilpailutukselle. Hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelut aloitetaan aiemman rajoitetun tai avoimen menettelyn jälkeisenä vaiheena ja jos tietyt edellytykset täyttyvät. [1] Edellä mainittu tarkoittaa siis tilannetta, jossa tarjouskilpailu aloitetaan esimerkiksi avoimella menettelyllä ja vastaanotetut tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoi- sia (tämä voi johtua esimerkiksi epäselvästä tarjouspyynnöstä tai todella erikoisesta ja uudenlaisesta hankinnasta, joka pitää sisällään laaja kustannusarvioita tai elinkaari- suunnittelua). Tällaisessa tilanteessa voidaan siirtyä suoraan neuvottelumenettelyyn. Vaihtoehtoisesti tarjouskilpailu voidaan aloittaa myös suoraan neuvottelumenette- lyllä, mutta tässä tilanteessa hankinnan tulee olla sisällöltään sellainen, että voidaan yksiselitteisesti todeta neuvottelumenettelyn olevan luontevin tapa edetä (esim. edellä mainittu todella erikoinen tai uudenlainen hankinta, joka pitää sisällään laaja kustan- nusarvioita tai elinkaarisuunnittelua). [1] Neuvottelumenettely on hankintayksikön kannalta kaikkein joustavin ja muodoltaan vähiten säännelty menettely, jossa hankintayksikkö saa määritellä hankinnan lopullisen sisällön ja valintaehdot tarjoajien kanssa käytävissä neuvotteluissa. Tarjoajien kannalta menettely on vähiten avoin, koska menettelyyn otetaan mukaan vain pieni määrä tarjoajia eikä kaikista hankinnan ehdoista ilmoiteta ennakolta. Tästä syystä menettelyn käyttö on rajattu tiukasti vain poikkeuksellisen vaativiin hankintoihin ja erityistilanteisiin. Esimerkiksi elinkaarihankkeet tai tilanteet, jossa kaikki tarjoukset ovat olleet merkittävän puutteellisia. [1] [2] Kilpailullinen neuvottelumenettely on vuoden 2007 hankintalakiuudistuksessa käyttöön otettu, neuvottelumenettelyn ja rajoitetun menettelyn väliin tuleva joustavampi han- kintamenettely. Sen käyttö edellyttää jonkinasteista poikkeuksellisuutta, mutta käyttö- edellytykset eivät kuitenkaan ole yhtä tiukat kuin neuvottelumenettelyssä. Neuvottelu- menettelyn käytön edellytyksistä on säädetty EU:n kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta hankintalain 25 §:ssä (kansallisissa hankinnoissa 66 §:ssä). Neuvottelumenettelyyn siirtyminen on mahdollista ensinnäkin, jos edeltävässä avoimena, rajoitettuna tai kilpai- lullisena neuvottelumenettelynä toteutetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja. Tämä edellyttää sitä, että kaikki tarjouskilpailussa vastaanotetut tarjoukset on tarkastettu ja että niissä on puutteita, jotka voidaan katsoa tarjouspyynnön vastaisuuksiksi. Mikäli joissakin tarjouksissa on puutteita, jotka eivät ole tarjouksen hylkäämiseen velvoittavia, hankintayksiköllä ei ole oikeutta siirtyä neuvottelumenettelyyn. [1] [2] Neuvottelumenettelyyn siirtymisestä on pääsääntöisesti julkaistava uusi hankintailmoitus. Ilmoitusvelvoitteesta voidaan poiketa tilanteessa, jossa neuvotteluihin otetaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät asetetut soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja jotka ovat tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. [1] [2] Neuvottelumenettelyihin voidaan siirtyä edellä mainitulla tavalla tai sitten neuvotte- lumenettely voidaan ottaa hankinnan alkuperäiseksi menettelyksi edellyttäen, että hankinnan kohde sitä vaatii: esimerkiksi hankinnan sisältöä ja kustannusvaikutuksia on erityisen vaikea arvioida ennakolta. Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä myös rakennushankkeissa, jotka tehdään tutki- musta, kehittämistä ja kokeilua varten ja joilla ei tavoitella taloudellista hyötyä. [1] [2] Neuvottelujen jälkeen hankintayksikkö pystyy laatimaan lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella se pyytää tarjouksia. Edellä käytyjen osioiden perusteella voidaan todeta, että tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi ei poikkea neuvottelu-
32 33 TULE HYVÄ HANKINTA menettelyn loppuvaiheessa millään tavoin perinteisten (avoimen ja rajoitetun) menet- telyiden arvioinneista. Tarjoajien on tiedettävä, mitkä ovat lopullisessa tarjouspyynnössä tarjouksille asetet- tavat vaatimukset. Vaatimukset eivät saa poiketa tarjoajien väillä toisistaan tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikön kannattaa kiinnittää erityistä huomiota tiedon tasapuoliseen jakamiseen tarjoajien välillä. [1] [2] 3.4.4. Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullista neuvottelumenettelyä saa käyttää monimutkaisessa hankinnassa. Hankinnasta julkaistaan hankintailmoitus tai sen lisäksi myös hankinnan sisältöä koskeva hankekuvaus tai alustava tarjouspyyntö. Tarjoajat lähettävät osallistumis- hakemukset. Hankintayksikkö valitsee menettelyyn ilmoittamiensa perusteiden mukaan parhaat tarjoajat ja lähettää näille neuvottelukutsun tai tarjouspyynnön. Neuvottelut hankinnan sisällöstä ja eri ratkaisuvaihtoehdoista aloitetaan kaikkien valittujen tarjoajien kanssa. Tarjoajien määrää voidaan karsia vaiheittain. Kun keskus- telut todetaan päättyneiksi, kukin tarjoaja tekee lopullisen tarjouksen omasta ratkaisu- vaihtoehdostaan, ellei muuta ole etukäteen ilmoitettu tai sovittu. Tarjouksista valitaan paras sen mukaan, mitä on ilmoitettu kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailupe- rusteeksi. [1] Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen tarjoajien kanssa ratkaisuehdotuksista, joihin pohjautuvaan tarjous- pyyntöön tarjoajat voivat lopulta jättää tarjouksen. Kilpailullisella neuvottelumenet- telyllä voidaan aiempaa joustavammin toteuttaa hankintoja, joissa hankinnan moni- mutkaisuuden vuoksi on vaikeaa tai epätarkoituksenmukaista laatia tarjouspyyntö ennakolta. [1] [2] Menettely mahdollistaa hankinnan toteuttamiseen liittyvien neuvottelujen käymisen ennen tarjousten pyytämistä. Menettelyllä pyritään helpottamaan monimutkaisten hankintojen tekemistä ja mahdollistamaan uusien ja erityisesti innovatiivisten ratkaisu- jen huomioiminen hankintojen toteuttamisessa. Kilpailullista neuvottelumenettelyä käytetään tyypillisesti hankintamenettelynä esim. elinkaarimallilla toteutettavissa PPP-hankkeissa ja vaativissa tietojärjestelmähank- keissa. Kilpailullinen neuvottelumenettelyn käytön edellytyksenä on, että tarjousten valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. [1] [2] Neuvottelumenettely vs. kilpailullinen neuvottelumenettely Pääpiirteissään siis kahta edellä mainittua hankintamenettelyä voidaan käyttää hankin- noissa, jotka ovat erityisen vaativia ja sisällöltään ja kustannuksiltaan todella vaikeita arvioitavia etukäteen. Kilpailullinen neuvottelumenettely asettuu ns. neuvottelume- nettelyn ja rajoitetun menettelyn väliin ja sitä voidaan pitää molempia joustavampana hankintamenettelynä. [1] [2] [8] Useimmissa tapauksissa kilpailullista neuvottelumenettelyä verrataan hankintamenet- telyn valintatilanteessa neuvottelumenettelyyn. Selkeää ohjetta näiden menettelyjen keskinäisestä paremmuudesta ei ole. Keskeinen ero neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn välillä on ainakin se, että kilpailullinen neuvottelumenettely on selkeästi kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa etsitään haluttu ratkaisumalli tai mallit ja toisessa vaiheessa pyydetään näihin ratkaisumalleihin perustuvat tarjoukset. Neuvottelumenettelyssä tarjouksia saatetaan pyytää suhteessa aikaisemmassa vaiheessa kuin kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä. [1] [2] [8]
34 35 TULE HYVÄ HANKINTA 3.4.5. Puitejärjestely Puitejärjestelyllä tarkoitetaan määritelmän mukaan yhden tai useamman hankinta- yksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Puitejärjestely on kaksivaiheinen menettely, jonka ensimmäisessä vaiheessa tarjoajat hyväksytään puitejärjestelyyn käyttämällä ensin esimerkiksi rajoitettua menettelyä. Toisessa vaiheessa (ns. minikilpailutus) eli varsinaisessa hankinnassa puitejärjestelyyn hyväksytyille lähetetään tarkennettu tarjouspyyntö ja tarjoajat antavat tarkennetun tarjouksensa. Minikilpailutuksessa annetaan kirjalliset tarjoukset. Paras valitaan ilmoitettujen perusteiden mukaan. Jos hankinnan sisältö ja ehdot on jo ensimmäisessä vaiheessa lyöty sitovasti lukkoon, erillistä minikilpailutusta ei tarvita, vaan tuote tai palvelu tilataan suoraan etusijajärjestyksen tai muiden määräytymis- ehtojen mukaisesti. Puitejärjestely voidaan tehdä myös yhden tarjoajan kanssa. [1] 3.4.6. Suunnittelukilpailu Suunnittelukilpailusta julkaistaan hankintailmoitus. Suunnittelukilpailuun voivat osallistua kaikki halukkaat suunnittelijat tai se voi olla myös kaksivaiheinen menettely siten, että kilpailuun voivat osallistua vain ennalta valitut suunnittelijat. Suunnittelijoiden valinnassa voidaan käyttää esimerkiksi rajoitettua menettelyä. Suunnittelukilpailun voittajan valitsee puolueeton tuomaristo. Kilpailuun osallistujille voidaan maksaa rahapalkintoja. Suunnittelukilpailulla tarkoitetaan hankintalain 5 §:n 16 kohdan mukaan menettelyä, jolla hankintayksikkö voi hankkia esimerkiksi kaavoitukseen, kaupunkisuunnitteluun, arkkitehtuuriin, tekniseen suunnitteluun tai tietojenkäsittelyyn liittyvän suunnitelman. Erona muihin menettelyihin on se, että kilpailun tuomaristo valitsee suunnittelukilpai- lun voittajan. Kilpailussa voidaan antaa myös palkintoja. Suunnittelukilpailun käyt- täminen mahdollistaa sen, että voittajan kanssa voidaan myöhemmin tehdä suoraan sopimus suunnittelutyöstä. [1] 3.4.7. Dynaaminen hankintajärjestelmä Dynaaminen hankintajärjestelmä on kaksivaiheinen tarjoajien ja tarjousten valinta- menettely, johon voidaan ottaa uusia tarjoajia koko ajan ja joka on sallittu vain sähköisin välinein erityistä ohjelmaa käyttämällä. Ohjelman käyttöön liittyy ehtoja [1] 3.4.8. Sähköinen huutokauppa Sähköinen huutokauppa on kaksivaiheinen menettely tavanomaisten tavaroiden ostamiseksi. Huutokauppaan voidaan valita vain rajallinen määrä tarjoajia. Menettely edellyttää erityistä sähköistä huutokauppaohjelmaa. Tarjouksia saa tehdä vain tietyn ajan kuluessa tai tietty määrä. Tarjousten valinta on automatisoitu. 3.4.9. Suorahankinta Suorahankinnan käyttömahdollisuudet ovat hyvin rajalliset. Menettelyssä ei ole pakko julkaista hankintailmoitusta. Tarjouspyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti yhdelle tai useammalle yritykselle. Kaikista tarjoajalle ja tarjoukselle asetettavista ehdoista voidaan vapaasti neuvotella. Tarjous voidaan valita vapaasti. Syrjiviä ehtoja ei kuitenkaan saa asettaa. Suositeltavaa on kuitenkin käyttää kirjallisia tarjouspyyntöjä ja kirjallisia tarjouksia. Suorahankinnan yhtenä perusteena voi olla esimerkiksi hankintayksiköstä johtumaton välitön kiire toteuttaa hankinta, mutta tässä tulee huomioida, että jos välitön kiire johtuu vain ja ainoastaan hankintayksikön puutteellisesta tietämyksestä markkinoiden tarjonnan suhteen, ei perustetta voida katsoa hankintayksiköstä johtumattomaksi välittömäksi kiireeksi. [1]
36 37 TULE HYVÄ HANKINTA 3.4.10. Menettelyiden vertailu ja eri vaiheet TAULUKKO 7: HANKINTAPROSESSEISSA ENITEN KÄYTETYT MENETTELYT JA NIIDEN VAIHEET [9] avoin menettely rajoitettu menettely neuvottelu menettely kilpailullinen neuvottelumenettely HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus Tarjouspyynnön lähettäminen (jos ei sähköisesti saatavilla) Osallistumishake- musten vastaanotto Osallistumishake- musten vastaanotto Osallistumishake- musten vastaanotto Tarjousten vastaanotto ja avaus Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjous- pyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjoajien valinta objektiivisilla ja syrjimättömillä kriteereillä Tarjoajien valinta objektiivisilla ja syrjimättömillä kriteereillä Tarjoajien valinta objektiivisilla ja syrjimättömillä kriteereillä Tarjousten vertailu Tarjouspyynnön lähettäminen (jos ei sähköisesti saatavilla) Neuvottelukutsun lähettäminen valituille tarjoajille Neuvottelukutsun lähettäminen valituille tarjoajille Hankintapäätös ja sen tiedoksianto Tarjousten vastaanotto ja avaus Neuvottelut Neuvottelut Sopimuksen teko Tarjouksen tarjous- pyynnön mukaisuud- en tarkistaminen Mahdollinen tarjoajien karsinta Mahdollinen tarjoajien karsinta - Tarjousten vertailu Neuvottelut Neuvottelut - Hankintapäätös ja sen tiedoksianto Lopullinen tarjouspyyntö Mahdollinen päätös hankinnan ratkaisu- vaihtoehdosta / vaihtoehdoista - Sopimuksen teko Tarjousten vastaanotto ja avaus Lopullinen tarjouspyyntö - - Tarjouksen tarjous- pyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vastaanotto ja avaus - - Tarjousten vertailu Tarjouksen tarjous- pyynnön mukaisuuden tarkistaminen - - Mahdolliset tarkennukset Tarjousten vertailu - - Hankintapäätös ja sen tiedoksianto Mahdolliset tarkennukset - - Sopimuksen teko Hankintapäätös ja sen tiedoksianto - - - Sopimuksen teko 3.5. Hankintailmoitus Kun tarjoaja tarkastaa tarjouksensa tarjouspyynnön mukaisuutta, sen on syytä katsoa myös hankintailmoituksen sisältö. Jos tarjouspyynnön ja hankintailmoituksen sisältö poikkeavat toisistaan, noudatetaan hankintailmoituksen sisältöä. Ennakkoilmoitus ei taas sido hankintayksikköä mihinkään. Vaikka ennakkoilmoituksessa olisikin kuvattu tulevaa hankinnan kohdetta yksiselitteisestikin, mutta kuvaus puuttuu hankintailmoi- tuksesta tai varsinaisesta tarjouspyynnöstä, ei tarjousta voida hylätä, jos tarjoaja ei ole tarjonnut ennakkoilmoituksen mukaista kohdetta. • Esim. MAO: 426/10, sairaalapaineilmakeskus (100 k€). Ennakkoilmoitus: ”Öljyvapaa kompressori”; hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eivät sisältäneet mitään mainintaa öljyvapaasta kompressorista, jolloin hylättyä tarjousta ei olisi tullut hylätä, huolimatta siitä, että ko. tarjous ei sisältänyt öljyvapaata kompressoria. 3.6. Tarjouspyyntö Tarjouspyynnön laatimistapoja on varmasti yhtä monta kuin niiden tekijöitä. EU- hankintojen tarjouspyynnön sisältöä koskevan hankintalain 41 §:n mukaan tarjous- pyynnössä tai soveltuvin osin hankintailmoituksessa on oltava seuraavat [2]: 1. Hankinnan kohteen kuvaus 2. Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen 3. Määräaika tarjousten tekemiselle 4. Osoite, johon tarjoukset on toimitettava 5. Kieli, tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava 6. Kelpoisuutta koskevat vaatimukset sekä luettelo toimitettavista asiakirjoista 7. Tarjouksen valintaperuste sekä, mikäli valintaperusteena on kokonais- taloudellinen edullisuus, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus tai kohtuullinen vaihteluväli tai poikkeuksellisesti vertailuperusteiden tärkeysjärjestys 8. Tarjouksen voimassaoloaika 9. Muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjouksen tekemisessä
38 39 TULE HYVÄ HANKINTA Tarjouspyynnön voi laatia esimerkiksi niin, että varsinaisessa tarjouspyyntöasiakirjassa on kuvattu vain hankintamenettelyä koskevat asiat. Tavanomaista on, että tarjous- pyynnössä kuvataan hankintaprosessin eteneminen aikajärjestyksessä [2]: • Tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen vastaanotetaan kirjalliset lisäkysymykset tarjouspyynnöstä. Tämän jälkeen hankintayksikkö vastaa kirjallisiin lisäkysymyksiin, ja vastauksista tulee osa tarjouspyyntöaineistoa. • Tarjoukset avataan avaustilaisuudessa. • Määräajassa saapuneet tarjoukset otetaan tarkempaan käsittelyyn. Myöhässä saapuneet tarjoukset on hylättävä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimuksen vuoksi. • Tarjoajien soveltuvuus tarkastetaan. Tämän jälkeen arvioidaan soveltuvien tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuutta. • HUOM! Hankintayksikön kannattaa pyytää tarjoajaa ilmoittamaan kaikki edellytetyt tiedot yhdellä lomakkeella. 3.7. Lisätietokysymykset ja vastaukset Tarjouspyynnön julkaisun jälkeen, ennen tarjousten jättämistä, tarjoajilla on mahdol- lisuus ja oikeus esittää lisätietokysymyksiä. Hankintayksikön antamista vastauksista tulee osa tarjouspyyntöaineistoa ja vastaukset lisätietokysymyksiin ovat julkisia. Vastaukset lisätietokysymyksiin julkaistaan anonyymisti. 3.8. Tarjousten jättäminen Annetun tarjouksen tulee sekä tekniseltä että asiasisällöltään olla tarkasti tarjouspyyn- nön mukainen. Tarjoukset ovat hinnan ja muiden ehtojen osalta lopullisia sekä hankinta- yksikön että tarjoajan näkökulmasta. Kaikkien pyydettyjen selvitysten ja liitteiden on oltava mukana sekä kirjallisessa että mahdollisessa sähköisessä muodossa annetussa tarjouksessa. Pyydettyjä tarjouslomakkeita on syytä käyttää. Kaikki vaaditut tiedot on ilmoitettava siinä muodossa kuin tarjouspyynnössä edellytetään. Kaikkien sopimus- ehtojen on oltava pyydetyn mukaisia. Tarjoajien soveltuvuustarkastuksessa ja tarjousten vertailu ja perusteet -kappaleissa avataan tarkemmin tarjousten sisällöllisiä (sekä teknisiä että muodollisia) seikkoja. Perusnyrkkisääntönä on hyvä muistaa, että tarjouksen tulee vastata jokaiseen tarjous- pyynnössä edellytettyyn kohtaan. Tässä tulee erityisesti tiedostaa, mitkä ovat muodollisia ja mitkä teknisiä ja ehdottomia seikkoja. 3.9. Tarjousten avaustilaisuus Hankintalaissa ei säädetä erikseen tarjousten vastaanottamisesta tai avaamisesta. Kaikkia tehtyjä tarjouksia ja tarjoajia on kuitenkin kohdeltava tasapuolisesti ja luotta- muksellisesti eivätkä tarjouksen käsittelyyn ja päätöksentekoon osallistuvat henkilöt saa olla esteellisiä. Tarjoukset on syytä käsitellä niin hyvissä ajoin, että hankintapäätös voidaan toimittaa tarjoajille tarjouksen voimassaoloaikana. [1] Tarjoukset avataan yleensä erillisessä avaustilanteessa, jonka ei ole tarpeen olla julkinen. Poikkeuksellisesti tilaisuus voi olla julkinen, jos sitä edellytetään esimerkiksi hankkeen rahoitusta koskevassa tukipäätöksessä. Kirjalliset tarjoukset on säilytettävä avaamattomina avaustilaisuuteen saakka. Vastaanotettuun kuoreen merkitään yleensä tarjouksen saapumisaika ja asiakirjat vastaanottaneen henkilön nimi. Myös sähköisesti toimitetut tarjoukset on säilytettävä luotettavalla tavalla. [1] Avaustilaisuus pidetään luonnollisesti vasta tarjousajan päätyttyä. Kuoria avaamassa on yleensä vähintään kaksi henkilöä. Tarjouksiin merkitään yleensä numero, päivämäärä ja tarjouksen avaajan nimikirjoitus kuorten avaamisjärjestyksessä. Myöhästynyttä tarjousta ei ole syytä avata, vaan se on palautettava lähettäjälle. Myöhästyneeksi katsotaan myös sellainen tarjous, joka on saapunut jättöajan jälkeen, mutta ennen tarjousten avaustilaisuutta. Tarjoaja kantaa vastuun siitä, että tarjous on
40 41 TULE HYVÄ HANKINTA perillä ajoissa. Tarjousten avaamisesta laaditaan avauspöytäkirja, jonka allekirjoittavat tarjousten avaajat. Pöytäkirjaan merkitään yleensä aika, paikka, avaajien nimet, tarjousten jättämistä varten annetun määräajan päättymishetki, tarjousten juokseva numero ja tarjousten tekijöiden nimet. [1] Jos hankintayksikkö on hankintailmoituksen ohella lähettänyt avoimessa menettelyssä tarjouspyynnön suoraan myös joillekin valitsemilleen yrityksille, joilta ei kuitenkaan ole saatu tarjousta, on myös tällaiset seikat hyvä merkitä pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan on syytä merkitä myös tarjousten myöhästyminen sekä kaikkien tarjousten saapumisaika sekä ne muut seikat, jotka mahdollisesti ovat tarpeen tarjousasiakirjain yksilöimiseksi. Jos tarjous on toimitettu yhdessä kuoressa, tarjouksissa olevat hinnat merkitään avauspöytäkirjaan tai erilliseen taulukkoon. [1] Tarjousten käsittely voidaan aloittaa heti avauksen jälkeen. Mikäli tarjoukset on toimitettu avoimessa menettelyssä ns. kahden kuoren tai kolmen kuoren menettelyn mukaisesti, ensin avataan tarjoajan kelpoisuuden arviointia koskevat tiedot sisältävä kuori. Jatkoon valitaan vain ne, joihin ei ole sovellettava poissulkuperiaatteita ja jotka täyttävät muut tarjoajille asetetut ehdot. Varsinaisen tarjouksen tiedot sisältävät kuoret avataan vain niiltä tarjoajilta, jotka on hyväksytty tarjoajiksi. Kolmen kuoren menetelmässä vielä tarjoushintakin on omassa kuoressaan. Niiden tarjousten hintakuorta ei avata, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja. Suunnittelua sisältävien asiantuntijapalveluiden hankinnassa voidaan käyttää jopa ns. viiden kuoren menetelmää, jolloin projektisuunnitelmaa, henkilöstöä, projektin johtoa, yritystä sekä hintaa koskevat tiedot ovat kukin omassa kuoressaan. Tämän mallin käyttö on kuitenkin käytännössä hyvin monimutkaista, joten sen käyttö on harvinaista. [1] Lähtökohtaisesti tarjousten avaustilaisuus etenee edellä mainitun mukaisesti huoli- matta siitä, onko kyseessä yhden, kahden tai vaikka viiden kuoren menetelmä. Eli, ensin tarjousten avaustilaisuus, sitten tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen ja tämän jälkeen vasta tarjousten vertailu. 3.10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus Soveltuvuuden arvioinnilla hankintayksikkö voi selvittää ehdokkaiden ja tarjoajien eli tavarantoimittajien, palveluntuottajien tai urakoitsijoiden soveltuvuuden eli kyvyn toteuttaa hankinta. Tämä tapahtuu EU-hankinnoissa esittämällä hankintailmoituksessa ehdokkaiden tai tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suori- tuskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua ilmaisevia valmiuksia. Kansallisessa avoimessa menettelyssä voi mahdollisista vaatimuksista ja niiden todentamiseksi vaadittavista asiakirjoista ilmoittaa hankintailmoituksessa tai vasta tarjouspyynnössä. Hankintayksikön on ennen tarjousvertailuun ryhtymistä arvioitava, täyttävätkö ehdokkaat ja tarjoajat niille asetetut taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät ennalta ilmoitetut vähimmäisvaatimukset. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäis- vaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. [1] Oikeuskäytännöissä on todettu, että jos esimerkiksi soveltuvuuden edellytyksenä tarjoajaa on pyydetty toimittamaan todistus lakisääteisistä veroista tai sosiaalimak- suista tai vaikka ilmoittamaan y-tunnus, ja tarjoaja on tämän liitteen tai tiedon jättänyt toimittamatta, on hankintayksiköllä oikeus pyytää sitä jälkikäteen. Hankintayksiköllä on oikeus, mutta ei velvollisuutta sulkea kyseinen tarjoaja ulos tarjouskilpailusta. Tässä tulee tiedostaa, mitä tarkoitetaan hankintayksikön tai tarjoajan velvollisuuksilla ja oikeuksilla; ne ovat kaksi eri asiaa ja lainsäädäntö suhtautuu niihin eri tavalla. Eli tarjoajaa ei tule hylätä, jos tarjoaja on jättänyt toimittamatta jonkin soveltuvuuden arviointiin liittyvän liitteen tai tiedon. Kyseinen tarjoaja voidaan kuitenkin sulkea pois tarjouskilpailusta. Normaalisti hankintayksikkö pyytää jälkikäteen tarjoajaa toimitta- maan puuttuneen soveltuvuuden arviointiin liittyvän liitteen tai tiedon. [1]
42 43 TULE HYVÄ HANKINTA Markkinaoikeudessa esiintyy usein väitteitä tarjouksen tarjouspyynnön vastaisuudesta koskien puutteita, jotka liittyvät tarjoajan soveltuvuuden arviointiin. Hankintayksiköllä on oikeus, mutta ei velvollisuutta, sulkea tarjous kilpailun ulkopuolelle, mikäli tarjouksesta puuttuu tarjoajan soveltuvuutta koskevia liitteitä. Tällaisten liitteiden puuttuminen ei kuitenkaan tee tarjousta tarjouspyynnön vastaiseksi, koska liitteiden puuttuminen ei lainkaan liity tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin, eli kyse ei ole tarjouksen sisältöön ja vertailukelpoisuuteen vaikuttavasta seikasta. [1] 3.11. Tarjousten tarkastus ja muutamia esimerkkejä Tarjousten tarkastuksessa käydään läpi tarjouspyynnössä edellytetyt (edellytetyt asiat määritellään yleensä ehdottomiksi vaatimuksiksi) asiat ja tarkistetaan, onko tarjous tarjouspyynnön mukainen. Yleensä tarjousten tarkastuksessa käydään läpi hankinnan kohteen kuvaamiseen liittyvät seikat, tuotteen sisällön määrittely, kokonaishinta, sopimusehdot sekä laatuvertailuun vaikuttavat vertailuperusteet. Kaikissa edellä mainituissa kohdissa on ensisijaisen tärkeää, että hankintayksikkö on kuvannut tarjouspyynnössään edellytetyt asiat riittävän tarkasti. Esimerkiksi hankinnan kohde (vaikkapa tavoiteltava tila sekä nykytila) tulee kuvata niin selkeästi, että sekä vanhat sopimuskumppanit että mahdolliset uudet sopimus- kumppanit saavan samansisältöisen tiedon hankintayksikön tarpeista. [1] Tuotteen sisällön määrittelyssä on huomioitava samat seikat kuin edellä mainitussa kohdassa. Lisäksi hankintayksikön tulee huomioida, että esimerkiksi tavaramerkkiin viitattaessa tulee aina lisätä sanamuoto ”tai vastaava”. Myös johonkin EN-koodiin viitat- taessa tulee aina lisätä sanamuoto ”tai vastaava”. Kaikki edellä mainitut seikat on syytä pitää mielessä tarjouspyyntöä laadittaessa, jotta mahdollisilta näkemyseroilta vältytään tuotteen sisällön määrittelyssä. Oikeus- käytännöissä on myös tilanteita, joissa on voitu viitata suoraan tuotemerkkiin ilman ”tai vastaava” mainintaa, mutta kyseiset tilanteet ovat harvinaisia (esim. liikelahjojen hankinnassa on jossain tilanteissa voitu toimia näin). [1] Hankintayksiköllä on täysi oikeus edellyttää, ettei mitään lisähintoja hyväksytä. Eli, jos hankintayksikkö mainitsee tarjouspyynnössään ”lisiä ei hyväksytä”, tällöin tarjoajan tulee huomioida, ettei esimerkiksi asennuskustannuksia, huoltokustannuksia tms. voida laskuttaa. Hankintayksikön tulee kiinnittää eritystä huomiota siihen, että vaikka hinta olisi edellytetty jossakin tietyssä muodossa, mutta tarjoaja antaakin hinnan eri muodossa, ei tarjousta tule vielä tässä vaiheessa hylätä. Jos tarjouksen tiedoista on saatavissa hinta edellytetyssä muodossa, on tarjoajan tarjous hyväksyttävä hintatietojen osalta. Tämmöinen tilanne saattaa syntyä, jos hankintayksikkö esimerkiksi edellyttää kertomaan hinnan arvonlisäverottomana, mutta tarjoaja antaakin hinnan arvonlisäverollisena. Annetusta tiedosta on laskettavissa edellytetty tieto, joten tarjous on hintatiedon osalta hyväksyttävä. [1] Toinen melko tavanomainen tilanne on, että hankintayksikkö edellyttää tarjoajia ilmoit- tamaan esimerkiksi palvelumaksun muodossa 30 * palvelumaksu (€/vrk) ja tarjoaja ilmoittaakin palvelumaksun muodossa €/kk. Tarjous ei ole tarjouspyynnön vastainen, jos tarjoajan täsmennyksen jälkeen vertailuhinta ei ole muuttunut. Esimerkiksi mikäli tarjoajan ilmoittama palvelumaksun vertailuhinta on 30 €/kk ja täsmennyksen jälkeen 1 €/vrk, ei vertailuhinta ole muuttunut. Tässä tulee huomioida, että lähtökohtaisesti hankintayksikkö voi ko. tilanteessa tiedustella tarjoajalta hinnan muodostumista, mutta tarjouksen varsinainen sisältö ei saa muuttua tarjoajan antamassa täsmennyksessä, eli hinnan arvo ei saa muuttua.
44 45 TULE HYVÄ HANKINTA Edellä mainitun kaltainen tilanne saattaa syntyä myös sopimusehdoista. Hankinta- yksikkö edellyttää yleensä tarjoajaa laatimaan tarjouksen hankintayksikön omien sopimusehtojen mukaisesti. Jos tarjoaja kuitenkin sisällyttää tarjoukseensa omat sopimusehtonsa, ei tämä ole lähtökohtaisesti kiellettyä, kunhan tarjoajan ja hankinta- yksikön sopimusehdot ovat yhtenevät. [1] Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset ovat aina lopullisia eikä niistä voi neuvotella, ellei hankintayksikkö ole erikseen tarjouspyynnössä maininnut neuvotteluvarasta. Lähtökohtaisesti hankintayksiköllä on täysi oikeus määritellä tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset ja tarjoajan tulee niitä noudattaa. Hankintayksikön tulee kuitenkin huomioida hankinnan kohde ja kohteen laajuus ja suhteuttaa ehdottomat vaatimukset niiden mukaisesti. Perinteisimmät ongelmat ovat hankinnalle asetettujen vähimmäisvaatimusten puutteellisuudessa. Tämmöinen tilanne saattaa syntyä, kun esimerkiksi hankintayksikön laitteelle asettama vähimmäisteho ei täyty, tai laitteessa ei ole hankintayksikön tarjouspyynnössä edellyttämää ominaisuut- ta. Mikäli tehon on esimerkiksi määritelty olevan ”yli 1000”, tasan 1000 ei riitä tarjous- pyynnön vaatimusten täyttämiseksi. [1] Myös tarjoajan tarjouksessa olevat varaumat ovat kiellettyjä: esim. ”varaamme oikeuden sitoa hinnan elinkaarikustannusindeksiin tai valuuttamuunnoksiin” on kiellettyä. Oikeus- käytännöstä löytyy myös tapauksia, joissa tarjouksessa mainittu ”varauma” ei ole johtanut tarjouksen hylkäämiseen. Huom! Tämmöiset tilanteet ovat melko harvinaisia, mutta esim. MAO: 209/06 ja 209/10, lento-operaattoripalvelut lääkintä- ja pelastushelikoptereille - tapauksessa, mark- kinaoikeus katsoi, että valittajan tarjouksen mukaan hankintayksiköllä on velvollisuus neuvotella valittajan kanssa kustannustason muuttuessa, mutta valittajalla ei kuitenkaan ole oikeutta hinnankorotuksiin, jollei hankintayksikkö niitä erikseen hyväksy. Eli tarjoaja saa esittää tarjouksessaan ”varauman”, mutta tällöin tarjoajan tulee mainita tarjoukses- saan, että ellei hankintayksikkö erikseen hyväksy ”varaumaa”, ei tarjoajalla ole oikeutta toimia ”varauman” mukaisesti. [2] Joskus tarjouksissa saattaa myös olla keskenään ristiriidassa olevia tietoja. Esimerkik- si tarjoajat sisällyttävät tarjoukseensa yleisluonteisia tulkintaohjeita, joilla pyritään välttämään mahdollisia ristiriitatilanteita. Esimerkki: hankintana lumiaura ja tarjous- pyynnön vaatimuksissa on maininta, että auran leveyden tulee olla vähintään 2 m ja tarjouksessa on lukema 1,9 m ja tarjouksen liitteessä on lukema 1,8 m ja tarjouksessa on lisäksi maininta ”tuotteet tarjotaan niillä ominaisuuksilla ja kokoonpanoissa, joita tarjous- pyynnössä edellytetään”. Tämmöisessä tilanteessa viimeisin maininta ei poista ristiriitaa, vaan tarjous on hylättävä. [2] Jos edellä mainitussa tilanteessa olisi ollut vain yksi ristiriita - tarjouksessa ja tarjouk- sen liitteessä esim. lukema 1,9 metriä sekä maininta ”tuotteet tarjotaan niillä ominaisuuk- silla ja kokoonpanoissa, joita tarjouspyynnössä edellytetään” - olisi hankintayksikkö voinut tiedustella tarjoajalta virheellistä lukemaa tarjouksessa ja tarjouksen liitteessä ja tarjous olisi voitu suurella todennäköisyydellä hyväksyä. Tarjouspyynnössä saattaa esiintyä myös vaatimuksia, joiden toteen näyttämisen täytyy tapahtua vasta ennen tuotteen toimittamista tilaajalle. Ei siis hankintapäätöksen tai sopimuksen aikana. Tarjoajalla ei siis tarvitse olla vaadittua ”asiaa” tarjouksen jättämis- hetkellä, vaan riittää kunhan mahdollisen sopimuskauden aikana vaaditut ”asiat” ovat voimassa. Huom! Tässä ei ole kyse ”varaumasta”. Eli hankintayksikön tulee siis myös huomioida, että tarjouspyynnössä vaadittujen edellytysten ei tarvitse olla olemassa tarjousta tehtäessä, vaan riittävää on niiden täyttyminen hankintasopimusta tehtäessä.
46 47 TULE HYVÄ HANKINTA Hankintayksikön ja myös tarjoajan tulee huomioida, että vaikka tarjouksessa olisi puutteita, niin kaikki puutteet eivät johda tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouspyynnön vastaisten puutteiden tulee johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Hankintayksikön tulee kiinnittää erityistä huomiota seuraaviin seikkoihin hankintaa laatiessaan: • Hankinnan kohteen kuvaaminen • Tuotteen sisällön määrittely • Hinnan määrittely • Sopimusehtojen määrittely • Laatuvertailuun vaikuttavien vertailuperusteiden määrittely Jokaisen määritellyn edellytyksen ja ehdottoman vaatimuksen, tarjouksen vertailuun vaikuttavan vaatimuksen tai hankinnan kohteen kuvauksen tulee olla niin yksiselittei- nen, että määrittely vastaa jokaiseen tarjoajan esittämään miksi-kysymykseen ja tar- vittaessa myös miten/missä/milloin -kysymyksiin. Määriteltyjen edellytysten laatimista helpottaa ennakkoilmoituksen toteuttaminen ennen varsinaisen tarjouskilpailupro- sessin aloittamista. Tarjousten tarkastuksessa on hyvä huomioida, hyväksyykö hankintayksikkö myös rinnakkaiset ja vaihtoehtoiset tarjoukset. Vaihtoehtoinen tarjous muuttaa jotain hankinnan kohdetta kuvaavaa teknistä rat- kaisua tai muuta hankinnan ehtoa; on siis ”vaihtoehtoinen ratkaisu” hankintayksikön haluamalle kohteelle. Rinnakkaisessa tarjouksessa sama tarjoaja esittää useita täysin tarjouspyynnön ehtojen mukaisia ja toisistaan riippumattomia tarjouksia. Kunkin rinnakkaisen tarjouksen on siten itsessään täytettävä kaikki asetetut hankintaehdot ja niitä kohdellaan tarjousvertailussa samalla tavalla kuin erillisten tarjoajien tekemiä tarjouksia. Toimittajalla voi olla useita tuotteita tai palveluvaihtoehtojen toteutusmal- leja, esim. erilaisia asiantuntijaryhmiä. Tarjousten tarkastuksessa on myös hyvä huomioida, hyväksyykö hankintayksikkö osatarjoukset. Tässä tullaan monesti siihen, saako hankintayksikkö jakaa hankinnan osiin. Hankintala- ki ja direktiivit eivät kiellä hankintojen jakamista osiin, mutta jaetut osakokonaisuudet tulee kilpailuttaa osakokonaisuuksien yhteenlasketun arvon mukaisesti. Esimerkki. Hankintayksikkö on hankkimassa sairaalan hoivaosastolle lakanoita, tyy- nyliinoja, peittoja, tyynyjä ja sänkyjä. Hankintayksikkö voi kilpailuttaa kaikki samalla tarjouskilpailulomakkeella ja mainita, että tarjoajat voivat tarjota kaikkia kohteita tai vain osaa tai vain yhtä. Hankintayksikön tulee kuitenkin huomioida kyseisessä kilpai- lutuksessa koko hankinnan (lakanat, tyynyliinat, peitot, tyynyt ja sängyt) ennakoitu yhteenlaskettu arvo jokaisen yksittäisen hankittavan kohteen kohdalla. Tästä aiheesta löytyy lisäinfoa kappaleesta 4. Usein kysyttyä. Laatuvertailuun vaikuttavat seikat avataan tarkemmin seuraavissa kappaleissa. 3.12. Täsmennyspyyntö ja vastaukset Oikeuskäytännössä on todettu, että ”hankintayksikkö ei voi tarjousten jättämiselle asetetun määräajan jälkeen sallia tarjoajan täsmentää tarjoustaan, ellei tarjouksen epäselvyys tai puutteellisuus ole johtunut tarjouspyynnön epäselvyydestä. Tällöinkään tarjouksen täsmentäminen ei saa johtaa tarjouksen sisällön muuttamiseen. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteen vuoksi hankintayksikkö ei voi myöskään korjata havaitsemiaan tarjouksen sisältöön vaikuttavia virheitä.” Riippumatta siitä, tarkistetaanko tarjousta hankintayksikön vai tarjoajan aloitteesta, voi muutos vaarantaa tasapuolisuuden. [1] Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta pyytää tarjoajaa täydentämään puutteellista tarjoustaan, jos tarjouksesta puuttuu kokonaan jokin tieto (esim. laitteen teknisestä ominaisuudesta). Hankintayksiköllä ei ole edes oikeutta itse selvittää puutteellisia tietoja, vaikka tietojen saaminen (esim. yrityksen valmistamien tuotteiden tarkemmat kuvaukset) olisi helppoa vaikkapa tarjoajan verkkosivuilta.
48 49 TULE HYVÄ HANKINTA Vain tarjouksessa olevat tai sen perusteella yksiselitteisesti pääteltävissä olevat tiedot (esim. kokonaishinta yksikköhintojen mukaisesti tai tarjouksen perusteellakin pääteltä- vissä oleva ilmeinen asiavirhe) voidaan huomioida. Jos täsmennyksiä pyydetään, on pyyntö lähetettävä kaikille vastaavan virheen tehneille tarjoajille sen jälkeen, kun kaikki saapuneet tarjoukset on tarkastettu. Täsmennyskeho- tus on kohdistettava kaikkiin havaittuihin epätarkkuuksiin ja vasta vastausten jälkeen on arvioitava, onko seikka esimerkiksi sellainen, että se johtaa tarjoajan hylkäämiseen lisäselvityksistä huolimatta. [1] Jo annettua tarjousta ja siinä olevaa seikkaa voidaan näin ollen täsmentää hankinta- yksikön pyynnöstä, jos pyyntö ei vaaranna tarjoajien tasapuolista kohtelua. Tarjoaja voi myös itse ottaa yhteyttä hankintayksikköön, jos se huomaa tarjouksessa jonkin jo tarjouksenkin perusteella ilmeisen laskuvirheen tai muun teknisen virheen, jonka korjaaminen ei samalla anna mahdollisuutta tarjouksen parantamiseen. Tarjoajan on oltava huolellinen, sillä se ei voi myöhemmin myöskään korottaa tarjous- hintaa virheellisesti tehdyn kustannuslaskelman vuoksi, koska annettu tarjous pää- sääntöisesti sitoo myös tällaisessa tapauksessa. [1] Lain perusteluissa selostetaan oikeuskäytäntöä, jonka mukaan tasapuolisen kohtelun ei katsottu vaarantuneen tarjouksen ja hintatietojen voimassaoloa sekä sellaisia teknisiä yksityiskohtia koskevien tarjouksen puutteiden vuoksi, joiden johdosta hankintayksikkö oli pyytänyt tarjoajia täsmentämään tarjouksiaan. Saattaakseen tarjoukset yhteismital- lisiksi hankintayksikkö voi ottaa yhteyttä tarjoajaan täydennysten ja selvitysten saami- seksi. Tarjousten vertailukelpoiseksi saattaminen ei saa kuitenkaan tarkoittaa sitä, että jollekin tarjoajalle annetaan mahdollisuus parantaa tarjoustaan. [1] 3.13. Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten tarkistamisen jälkeen vertailuun voidaan ottaa vain sellaiset tarjoukset, jotka täyttävät kaikki tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset ja ovat muutoinkin tarjouspyynnön ehtojen mukaisia. Tarjousten vertailu tehdään ainoastaan ennalta ilmoitettujen perusteiden mukaisesti. Oikeuskäytännössä on lukuisissa ratkaisuissa todettu, että ”hankintapäätöksessä tulee myös ilmetä se, miten tarjouksia on verrattu ja millä perusteella hankintayksikkö on valinnut voittaneen tarjoajan”. Tarjousvertailussa noudatetaan seuraavia pääperiaatteita: Jos ratkaisuperusteeksi on ilmoitettu kokonaistaloudellinen edullisuus, tarjouksista ei saa vertailla pelkästään hin- toja, vaan kaikki ilmoitetut kriteerit on huomioitava. Vastaavasti jos vertailuperusteena on halvin hinta, vertailussa ei saa huomioida tarjousten muita ominaisuuksia. [1] Kaikki tarjouspyynnössä vaaditut vertailuperusteet on tarkistettava samalla tavalla kaikista tarjouksista ja niitä on vertailtava juuri ilmoitetulla tavalla. Jokaista kelpoi- suusvaatimukset täyttävää tarjousta tulee siten vertailla jokaisella kriteerillä. Ilmoitet- tua kriteeriä ei saa jättää soveltamatta, muuttaa ilmoitusta, lisätä uusia kriteerejä tai vaihtaa ilmoitettua tärkeysjärjestystä, painotusta taikka pisteytystä. Hankintayksikkö ei saa huomioida vertailussa mitään sellaisia perusteita, joita se ei ole yksilöinyt hankintailmoituksessa tai tarjousasiakirjoissa, eikä ilmoitettuja painotuksia saa muuttaa. [1] Hankintayksikkö ei saa esimerkiksi muuttaa eri perusteiden laskentatapaa tai painoar- voja siitä, mitä on etukäteen ilmoitettu. Hankintayksikkö voi huomata vasta saaduista tarjouksista jonkin seikan, joka sen olisi pitänyt ottaa huomioon ja tarjouspyynnössä. Tällaista olennaistakaan seikkaa ei kuitenkaan saa ottaa vertailussa huomioon, vaan tarvittaessa tarjouspyyntöä on täydennettävä tai merkittävän muutoksen ollessa kyseessä aloitettava alusta koko menettely. Jos valintaperusteena on esim. kokonais- taloudellisesti edullisin tarjous ja hankintayksikkö on voinut pitää kahta tarjousta laadultaan samanarvoisina, voi hankintayksikkö valita tässä tilanteessa halvemman tarjouksen. [1]
50 51 TULE HYVÄ HANKINTA Hankintayksikön on otettava huomioon vain sellaiset seikat, jotka ilmenevät kirjallisesta tarjouksesta. Julkisuudessa ilmenneitä tai muuten yleisessä tiedossa olevia seikkoja tarjoajasta ei voi huomioida. Esimerkiksi yrityksen internetsivuilta saatuja lisätietoja ei saa huomioida. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa materiaalia tai tietoja, joita ei ole pyydetty, ei näitä saa huomioida myöskään poissulkuperusteena. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, ettei hankintayksikkö omasta aloitteestaan tee selvityksiä yrityksestä. Hankintayksikkö voi kuitenkin tarkistaa esimerkiksi yrityksen luottotiedot tai muita vastaavia seikkoja. Tästä on kuitenkin selvyyden vuoksi syytä mainita asiakirjoissa. Tarjousten vertailu voi olla pelkästään sanallinen. Vertailuksi ei kuitenkaan riitä pelkkä tarjouksen sisällön yleinen kuvailu tai toteamus siitä, että tarjous vastaa parhaiten hankintayksikön vaatimuksia. Useimmiten vertailussa käytetään pisteytystä, jolloin annetut pisteet ja piste-erot on perusteltava myös sanallisesti. Jos jostakin laatuteki- jästä voidaan antaa pisteitä asteikoilla 1 – 3, perusteluihin on kirjattava selostus siitä, miksi tarjoukselle on annettu esimerkiksi 2 pistettä. [1] Tarjouspyynnönvertailukriteerittuleemuotoillasiten,ettämahdollisettarjoajatvoivat käytännössäpisteyttääomantarjouksensa(ts.arvioidaomantarjouksensapisteytyksen). Jokainen vertailukriteeri tulee myös avata niin yksiselitteisesti, että mahdollisilta epäselvyyksiltä vältytään. Esimerkiksi kaupungin vedenpuhdistamon tutkimuslaboratorioon hankittavien mitta- laitteiden tarkkuuden vertailuperusteiden määrittelemiseksi ei riitä, että ”resoluutioltaan tarkin mittalaite saa enimmäispistemäärän”. Suositeltavaa on käyttää ennemminkin muotoa ”resoluutioltaan pienin mittalaite saa enimmäispistemäärän”. Tarkin mittalaite ei anna riittävän tarkkaa tietoa vertailuperusteista, mutta resoluutioltaan pienin antaa riittävän tarkan tiedon vertailuperusteista. Jos tarjouksille on annettu toisistaan poikkeavia pisteitä, on vertailusta ilmettävä selvästi, mihin tarjousten piste-erot perustuvat. Pelkkä tarjousten pisteytys ei siten riitä päätöksen perusteluksi. Puutteellista perustelua ei voida korjata täydentämällä perusteluja vasta valitusmenettelyn yhteydessä. Hankintapäätöksen perusteluilla ei voi myöskään täydentää puutteellista tarjous- pyyntöä. Hankintayksikkö saa asettaa vertailuperusteet haluamallaan tavalla, mutta perusteluiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen, mitata tarjouksen edullisuutta ja olla objektiivisia. Laatupisteet voidaan antaa hyvinkin yksityiskohtaisesti jonkin matemaat- tisen kaavan, pisteytysmallin tai muun hankintayksikön päättämän teknisen laskenta- kaavan mukaan. [1] Tarjousten vertailussa pisteet voivat mennä myös tasan. Markkinaoikeus on todennut, että käytettäessä valintakriteerinä tärkeysjärjestystä on valittava tarjous, joka on saanut tärkeysjärjestyksessä ensimmäisestä arviointikriteeristä eniten pisteitä. Pisteiden men- nessä tasan muissa tapauksissa hankintayksiköllä on vapaus valita mieleisensä tarjoaja. Näissä tilanteissa ratkaisevaksi tekijäksi voi muodostua jokin muukin seikka, joka voi liittyä esimerkiksi sopimusehtoihin, hankintayksikön noudattamiin eettisiin sääntöihin taikka ns. sosiaalisiin kriteereihin. [1] 3.14. Tarjoajan ja tarjousten vertailuperusteiden erottaminen Aikaisemmissa kappaleissa käytiin läpi tarjoajien soveltuvuustarkastus sekä tarjousten vertailu ja perusteet. Mainituissa kohdissa on ensisijaisen tärkeää huomioida kaksi seikkaa. [1] 1. Tarjouksen vertailuperusteina ei tule pääsääntöisesti käyttää sellaisia perusteita, jotka liittyvät ehdokkaiden tai tarjoajien ominaisuuksiin. Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden arviointi on tehtävä hankintalain 52 §:n mukaisesti jo ennen varsinaisten tarjousten arvioimista, ja se tulee selkeästi erottaa tarjousten arvioinnista.
52 53 TULE HYVÄ HANKINTA 2. Hankintalain 72 §:n mukaan palveluhankinnoissa tai rakennusurakoissa, joissa palveluntarjoamisesta tai rakennustyöstä vastaavien henkilöiden asian- tuntemuksella, ammattitaidolla tai pätevyydellä on erityinen merkitys, vertailuperusteina voidaan käyttää myös hankinnan toteuttamisessa tarvittavaa tarjoajien kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ylittävää laadunhallintaa, pätevyyttä, kokemusta ja ammattitaitoa. Näistä seikoista voidaan antaa vertailuvaiheessa lisäpisteitä. Eli, tarjoajien soveltuvuuden edellytyksinä mainitut vaatimukset eivät saa olla tarjousten vertailuperusteina, ellei palveluntarjoamisesta tai rakennustyöstä vastaavien henki- löiden asiantuntemuksella, ammattitaidolla tai pätevyydellä ole erityistä merkitystä. Tällainen erityinen merkitys voi tulla kyseeseen esim. vaativissa suunnittelutyökilpailu- tuksissa. 3.15. Hankintapäätös ja ilmoittaminen Hankintalain 73 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjouskilpailun ratkaisuista kirjallinen päätös. Hankintayksikön tulee perustella päätöksensä kirjallisesti. Päätöksen yhteydessä tulee olla myös valitusosoitus markkinaoikeudelle sekä hankintaoikaisua koskeva oikaisuohje. Hankintayksikkö voi tehdä tarjoajien asemaan vaikuttavia ratkaisuja myös tarjouskil- pailun aikana. Mikäli se menettelee näin, sen tulee tehdä kirjallinen päätös myös näistä ratkaisuistaan. Tällaiset hankintayksikön ratkaisut voivat koskea esimerkiksi ehdokkai- den tai tarjoajien soveltuvuutta taikka tarjousten tarjouspyynnönmukaisuutta. [1] Neuvottelumenettelyissä hankintayksikkö voi vaiheittain arvioida tarjousten kilpai- lukykyisyyttä ja tehdä tarjousvertailuja, joilla se jättää valitsematta tarjouksia jatko- neuvotteluihin. Jatkoneuvotteluihin pääsevistä tarjoajista tulee myös tehdä kirjallinen perusteltu päätös. Hankintayksikön tulee hankintapäätöksessään tai sen liiteasiakirjoissa selvittää ratkaisuunsa vaikuttaneet seikat sellaisella tarkkuudella, että ehdokas tai tarjoaja voi arvioida, onko hankintayksikkö toiminut hankintalain mukaisesti. [1] Ratkaisuun vaikuttaneet seikat tulee myös esittää sillä tarkkuudella, että tarjoajalle käy ilmi oman tarjouksensa sijoittuminen tarjouskilpailussa suhteessa muihin tarjouksiin. Jos hankinnassa on noudatettava hankintalain 77 §:ssä säädettyä EU-hankintoja koskevaa 21 päivän odotusaikaa, hankintapäätöksestä tai sen liiteasiakirjoista on käytävä ilmi, minkä ajan kuluttua hankintasopimus voidaan tehdä. 3.16. Valitus- ja oikaisumenettelyt ja niiden käsittelyajat Hankintayksikön tulee liittää hankintamenettelyssä tekemäänsä päätökseen valitus- osoitus, jossa selostetaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Valitusosoituksessa tulee olla myös hankintayksikön yhteystieto, johon hankintayksikön päätöksen muutosta hakeva taho voi ilmoittaa tekevänsä valituksen markkinaoikeudelle. Hankintalain seuraamusjärjestelmän uudistamisen yhteydessä hankintalakiin palau- tettiin takaisin menettely, jossa markkinaoikeudelle valituksen tekevän tahon tulee ilmoittaa myös hankintayksikölle aikeestaan tehdä valitus. Valitusosoituksen ohessa hankintayksikön tulee liittää päätökseensä myös oikaisuohje, jossa selostetaan, kuinka ehdokas tai tarjoaja voi tehdä hankintaoikaisun hankintayksikölle itselleen. [1] Valittaminen markkinaoikeuteen on mahdollista, mikäli hankinnan arvo ylittää hankin- talain 15 §:n kynnysarvot (eli kun kyseessä on kansallinen hankinta tai EU-hankinta). Pienhankinnoista ei voi valittaa markkinaoikeuteen, mutta pienhankintojen hankinta- päätöksestä voi tehdä oikaisuvaatimuksen hankintayksikölle. Mikäli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintapäätökseen liitettävä ohje oikaisuvaatimuksen tekemiseksi (mahdollisuus hakea päätökseen muutosta hankintayksiköltä, kuntalain mukaisesti). [1] Hankintalain 77 §:n mukaan hankintayksikkö voi tehdä hankintasopimuksen EU-kyn- nysarvon ylittävissä hankinnassa aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi hankintayksikön päätöksen ja valitusosoituksen markkinaoikeudelle.
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta
Tule hyvä hankinta

Recomendados

Comunicação seinajoki
Comunicação seinajokiComunicação seinajoki
Comunicação seinajokiUniversidade de Coimbra
 
Apila library
Apila libraryApila library
Apila librarysandroporto
 
Principle of architecture
Principle of architecturePrinciple of architecture
Principle of architectureManish Jain Luhadia
 
Kanta-asiakasjärjestelmät ja kuluttajat
Kanta-asiakasjärjestelmät ja kuluttajatKanta-asiakasjärjestelmät ja kuluttajat
Kanta-asiakasjärjestelmät ja kuluttajatPalkansaajien tutkimuslaitos
 
JB lehti 02 2014 (in Finnish)
JB lehti 02 2014 (in Finnish)JB lehti 02 2014 (in Finnish)
JB lehti 02 2014 (in Finnish)Eversheds Attorneys Ltd. | Eversheds Asianajotoimisto Oy
 
Portfolio ja analyysi FINNAIR
Portfolio ja analyysi FINNAIRPortfolio ja analyysi FINNAIR
Portfolio ja analyysi FINNAIRArto Ratilainen
 
Ruokapalveluhankinnat ja lainsäädäntö
Ruokapalveluhankinnat ja lainsäädäntöRuokapalveluhankinnat ja lainsäädäntö
Ruokapalveluhankinnat ja lainsäädäntöTHL
 
Työtä julkisilla hankinnoilla -koulutus
Työtä julkisilla hankinnoilla -koulutusTyötä julkisilla hankinnoilla -koulutus
Työtä julkisilla hankinnoilla -koulutusTHL
 

Recomendados

Comunicação seinajoki
Comunicação seinajokiComunicação seinajoki
Comunicação seinajokiUniversidade de Coimbra
 
Apila library
Apila libraryApila library
Apila librarysandroporto
 
Principle of architecture
Principle of architecturePrinciple of architecture
Principle of architectureManish Jain Luhadia
 
Kanta-asiakasjärjestelmät ja kuluttajat
Kanta-asiakasjärjestelmät ja kuluttajatKanta-asiakasjärjestelmät ja kuluttajat
Kanta-asiakasjärjestelmät ja kuluttajatPalkansaajien tutkimuslaitos
 
JB lehti 02 2014 (in Finnish)
JB lehti 02 2014 (in Finnish)JB lehti 02 2014 (in Finnish)
JB lehti 02 2014 (in Finnish)Eversheds Attorneys Ltd. | Eversheds Asianajotoimisto Oy
 
Portfolio ja analyysi FINNAIR
Portfolio ja analyysi FINNAIRPortfolio ja analyysi FINNAIR
Portfolio ja analyysi FINNAIRArto Ratilainen
 
Ruokapalveluhankinnat ja lainsäädäntö
Ruokapalveluhankinnat ja lainsäädäntöRuokapalveluhankinnat ja lainsäädäntö
Ruokapalveluhankinnat ja lainsäädäntöTHL
 
Työtä julkisilla hankinnoilla -koulutus
Työtä julkisilla hankinnoilla -koulutusTyötä julkisilla hankinnoilla -koulutus
Työtä julkisilla hankinnoilla -koulutusTHL
 
Isa Maria Bergman KEINO
Isa Maria Bergman KEINOIsa Maria Bergman KEINO
Isa Maria Bergman KEINOTiina Talala
 
Trader Tour 2016 -esitykset
Trader Tour 2016 -esityksetTrader Tour 2016 -esitykset
Trader Tour 2016 -esityksetNordnet Suomi
 
Digitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineisto
Digitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineistoDigitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineisto
Digitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineistoTekes Programmes and Campaigns
 
Sosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - Jyväskylä
Sosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - JyväskyläSosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - Jyväskylä
Sosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - JyväskyläRiitta-Maija Hämäläinen
 
Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017
Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017
Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017Perttu Tolvanen
 
Suomi yritysten toimintaympäristönä
Suomi yritysten toimintaympäristönäSuomi yritysten toimintaympäristönä
Suomi yritysten toimintaympäristönäSuomen Ammattiliittojen Keskusjärjestö SAK
 
Five stages_of_the_entrepreneurial_process
Five stages_of_the_entrepreneurial_process Five stages_of_the_entrepreneurial_process
Five stages_of_the_entrepreneurial_processJatindra Malik
 
Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...
Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...
Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...VTT Technical Research Centre of Finland Ltd
 
Alikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnat
Alikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnatAlikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnat
Alikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnatHenri Laine
 
Cooperation&Innovation
Cooperation&InnovationCooperation&Innovation
Cooperation&InnovationEray Aydin
 
Oriola-KD: vuosikertomus 2016
Oriola-KD: vuosikertomus 2016Oriola-KD: vuosikertomus 2016
Oriola-KD: vuosikertomus 2016Oriola-KD Corporation
 
Kauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajia
Kauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajiaKauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajia
Kauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajiaK2HEL
 
Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020
Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020
Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020Proof Advisory
 
20080818 Iir Kuluttajatrendit
20080818 Iir Kuluttajatrendit20080818 Iir Kuluttajatrendit
20080818 Iir KuluttajatrenditSami Viitamäki
 
Naannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptx
Naannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptxNaannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptx
Naannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptxmiadjafar463
 
Kuluttajien luottamus markkinoihin ja kasvu
Kuluttajien luottamus markkinoihin ja kasvuKuluttajien luottamus markkinoihin ja kasvu
Kuluttajien luottamus markkinoihin ja kasvuKilpailu- ja kuluttajavirasto (Finnish Competition and Consumer Authority)
 
Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...
Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...
Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...Finanssivalvonta
 
Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?
Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?
Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?Finanssivalvonta
 
FA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimia
FA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimiaFA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimia
FA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimiaFinanssiala ry - Finance Finland
 
JB lehti 01 2014 (in Finnish)
JB lehti 01 2014 (in Finnish)JB lehti 01 2014 (in Finnish)
JB lehti 01 2014 (in Finnish)Eversheds Attorneys Ltd. | Eversheds Asianajotoimisto Oy
 

Más contenido relacionado

Similar a Tule hyvä hankinta

Isa Maria Bergman KEINO
Isa Maria Bergman KEINOIsa Maria Bergman KEINO
Isa Maria Bergman KEINOTiina Talala
 
Trader Tour 2016 -esitykset
Trader Tour 2016 -esityksetTrader Tour 2016 -esitykset
Trader Tour 2016 -esityksetNordnet Suomi
 
Digitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineisto
Digitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineistoDigitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineisto
Digitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineistoTekes Programmes and Campaigns
 
Sosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - Jyväskylä
Sosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - JyväskyläSosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - Jyväskylä
Sosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - JyväskyläRiitta-Maija Hämäläinen
 
Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017
Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017
Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017Perttu Tolvanen
 
Five stages_of_the_entrepreneurial_process
Five stages_of_the_entrepreneurial_process Five stages_of_the_entrepreneurial_process
Five stages_of_the_entrepreneurial_processJatindra Malik
 
Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...
Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...
Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...VTT Technical Research Centre of Finland Ltd
 
Alikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnat
Alikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnatAlikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnat
Alikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnatHenri Laine
 
Cooperation&Innovation
Cooperation&InnovationCooperation&Innovation
Cooperation&InnovationEray Aydin
 
Kauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajia
Kauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajiaKauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajia
Kauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajiaK2HEL
 
Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020
Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020
Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020Proof Advisory
 
20080818 Iir Kuluttajatrendit
20080818 Iir Kuluttajatrendit20080818 Iir Kuluttajatrendit
20080818 Iir KuluttajatrenditSami Viitamäki
 
Naannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptx
Naannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptxNaannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptx
Naannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptxmiadjafar463
 
Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...
Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...
Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...Finanssivalvonta
 
Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?
Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?
Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?Finanssivalvonta
 
FA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimia
FA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimiaFA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimia
FA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimiaFinanssiala ry - Finance Finland
 

Similar a Tule hyvä hankinta (20)

Isa Maria Bergman KEINO
Isa Maria Bergman KEINOIsa Maria Bergman KEINO
Isa Maria Bergman KEINO
 
Trader Tour 2016 -esitykset
Trader Tour 2016 -esityksetTrader Tour 2016 -esitykset
Trader Tour 2016 -esitykset
 
Digitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineisto
Digitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineistoDigitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineisto
Digitaalisen alustatalouden tiekartasto -esitysaineisto
 
Sosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - Jyväskylä
Sosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - JyväskyläSosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - Jyväskylä
Sosiaaliset näkökulmat julkisissa hankinnoissa - Jyväskylä
 
Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017
Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017
Verkkokauppajärjestelmät Suomessa 2017
 
Suomi yritysten toimintaympäristönä
Suomi yritysten toimintaympäristönäSuomi yritysten toimintaympäristönä
Suomi yritysten toimintaympäristönä
 
Five stages_of_the_entrepreneurial_process
Five stages_of_the_entrepreneurial_process Five stages_of_the_entrepreneurial_process
Five stages_of_the_entrepreneurial_process
 
Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...
Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...
Luo uudet markkinat! Neljä näkökulmaa kestävän liiketoiminnan kehittämiseen –...
 
Alikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnat
Alikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnatAlikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnat
Alikäytetty Myyntikanava: Tavoitteena kansainvaliset hankinnat
 
Cooperation&Innovation
Cooperation&InnovationCooperation&Innovation
Cooperation&Innovation
 
Oriola-KD: vuosikertomus 2016
Oriola-KD: vuosikertomus 2016Oriola-KD: vuosikertomus 2016
Oriola-KD: vuosikertomus 2016
 
Kauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajia
Kauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajiaKauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajia
Kauppakamari kouluttaa julkisen sektorin osaajia
 
Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020
Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020
Kaupallistamisen Tila 2019 ja 2020
 
20080818 Iir Kuluttajatrendit
20080818 Iir Kuluttajatrendit20080818 Iir Kuluttajatrendit
20080818 Iir Kuluttajatrendit
 
Naannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptx
Naannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptxNaannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptx
Naannoo Oromiyaa Odiitii Taaksii (IS) kumsa.pptx
 
Kuluttajien luottamus markkinoihin ja kasvu
Kuluttajien luottamus markkinoihin ja kasvuKuluttajien luottamus markkinoihin ja kasvu
Kuluttajien luottamus markkinoihin ja kasvu
 
Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...
Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...
Rahamuseon yleisoluento 10.3.2020: Digitalisaatio ja peruspankkipalvelut murr...
 
Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?
Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?
Miten regulaatio mahdollistaa innovaation?
 
FA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimia
FA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimiaFA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimia
FA - ilmastonmuutoksen hillintään tarvitaan aktiivisia toimia
 
JB lehti 01 2014 (in Finnish)
JB lehti 01 2014 (in Finnish)JB lehti 01 2014 (in Finnish)
JB lehti 01 2014 (in Finnish)
 

Tule hyvä hankinta

  • 1. TULE HYVÄ HANKINTA TREENIPAKETTI JULKISEN JA YKSITYISEN SEKTORIN KUNNON KOHOTTAMISEEN!
  • 2. TULE HYVÄ HANKINTA Into Seinäjoki Oy | www.intoseinajoki.fi Tiedekatu 2, 60320, Seinäjoki Puh. 020 124 4000 TREENIPAKETTI JULKISEN JA YKSITYISEN SEKTORIN KUNNON KOHOTTAMISEEN!
  • 3. 4 5 TULE HYVÄ HANKINTA ELOKUUSSA 2016 | SEINÄJOKI ”Tule hyvä hankinta” - materiaali on laadittu Into Seinäjoki Oy:n koordinoiman Julkiset hankinnat innovatiivisen yritystoiminnan edistäjänä – hankkeen osana. Hankkeessa ovat mukana Seinäjoen kaupunkiseudun kunnista Seinäjoki, Ilmajoki, Kurikka, Lapua ja Kuortane. Hankkeen tavoitteena on parantaa Seinäjoen kaupunkiseudun pk-yritysten osaamista julkisista hankinnoista, aktivoida yrityksissä uusia tapoja osallistua julkisiin tarjouskilpailuihin ja tuottaa uusia tuote- ja palveluratkaisuja sekä sitä kautta rohkaista yrityksiä yhteistyöhön ja kasvuun uusilla markkinoilla. Lisäksi tavoitteena on kehittää Seinäjoen kaupunkiseudun kuntien hankintamenettelyjä siten, että ne tukevat alueen elinkeinoelämän ja aluetalouden kasvua. Materiaalin sisältö on laadittu hankkeen aikana havaittujen tarpeiden, järjestettyjen valmennuspäivien sekä vastaanotettujen palautteiden pohjalta. Tässä hankintaohjeessa ei käydä läpi hankintalainsäädännön kokonaisuudistuksen valmisteluun liittyviä työ- ja elinkeinoministeriön valmisteluryhmän mietintöjä. Huomioitavaa on kumminkin, että osa uusien direktiivien määräyksistä tulee sovellettavaksi jo 18. 4. 2016 alkaen. Tässä materiaalissa käydään pääpiirteittäin läpi julkisten tarjouskilpailujen hankinta- prosessit sekä hankintayksikön että tarjoajan näkökulmista. Hankintaprosessien tarkasteluissa syvennytään ns. perinteisiin tarjouskilpailujen prosesseihin ja menette- lyihin. Tarkasteluissa avataan tärkeimmiltä osilta pienhankinnat, kansallisen kynnys- arvon ylittävät hankinnat sekä EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat. Esimerkit ja kuvatut hankintaprosessit soveltuvat lähtökohtaisesti kaikkiin tavara- ja palveluhankintoihin sekä rakennusurakoihin. Tässä materiaalissa käydään tarkemmin läpi pienhankinnat sekä kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat ja molempia koskettavat menettelyt. ESIPUHE Sen sijaan EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat ja niitä koskettavat menettelyt käydään vain pääpiirteittäin. Tässä materiaalissa ei käydä jokaista julkisen tarjouskilpailun yksityiskohtaa läpi systemaattisesti, vaan tarkoituksena on, että lukija ymmärtää, millä menetelmillä tarjouspyyntö ja tarjous tulee laatia, jotta varmistetaan tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus. Eli ”varmistetahan, notta tarjouspyynnöt on selekehiä ja tarjoukset priimaa!”. Tämä hankintaohje on laadittu ajankohtaisten säännösten sekä hyväksi todettujen menetelmien avulla ja mm. Hankintojen kilpailuttaminen ja sopimusehdot –teokseen on viitattu useimmissa kohdissa. Lukija voi halutessaan perehtyä hankinta-asioihin syvällisemmin tarkastelemalla lähtei- tä. Kohdeyleisöä koskettanevat eniten kappaleet 3. Hankintaprosessi, 3.11. Tarjousten tarkastus ja 4. Usein kysyttyä. Kyseisissä kappaleissa käydään pääpiirteittäin läpi kaikki olennaisimmat seikat, joita perinteisiin hankintaprosesseihin sisältyy. ”Tule hyvä hankinta” – materiaalissa annetut ohjeet ovat kirjoittajan omia näkemyksiä ja sovellettaessa mahdollisia materiaalissa annettuja viittauksia lakiin tai oikeustapauksiin soveltajan tulee tutustua voimassaolevaan lakiin tai oikeustapausten alkuperäisiin teksteihin osoitteessa finlex.fi. Antti Savola Asiantuntija, julkiset hankinnat Into Seinäjoki Oy
  • 4. TULE HYVÄ HANKINTA 6 7 Esipuhe...............................................................................................................4 1. HANKINTALAIN TARKOITUS.............................................................8 1.1. Mikä on julkinen hankinta ja hankintayksikkö?.................................8 1.2. Mitä hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan?........................ 10 1.3. Miksi hankinnat pitää kilpailuttaa?...................................................... 10 1.4. Mihin hankintojen kilpailuttamista koskevaa sääntelyä sovelletaan?.......................................................... 11 1.5. Voiko hankintalakia kiertää?.................................................................. 11 2. HANKINTOJEN KYNNYSARVOT.................................................... 13 2.1. Pienhankinnat................................................................................................13 2.1.1. Yleiset periaatteet................................................................... 13 2.1.2. Pienhankinnat suorahankintana........................................ 14 2.1.3. Pienhankintojen tarjouskilpailu......................................... 14 2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat.................................. 15 2.2.1. Yleiset periaatteet................................................................... 15 2.2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouskilpailu.................................................. 19 2.3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat....................................................19 3. HANKINTAPROSESSI.......................................................................... 22 3.1. Markkinointi ja markkinaseuranta........................................................24 3.2. Suunnittelu......................................................................................................24 3.3. Ennakkoilmoitus...........................................................................................24 3.3.1. Tietopyyntö................................................................................ 25 3.3.2. Tekninen vuoropuhelu........................................................... 27 3.3.3. Markkinavuoropuhelu........................................................... 28 3.4. Menettelyvalinta..........................................................................................28 3.4.1. Avoin menettely........................................................................ 29 3.4.2. Rajoitettu menettely............................................................... 29 3.4.3. Neuvottelumenettely............................................................. 30 3.4.4. Kilpailullinen neuvottelumenettely.................................. 32 3.4.5. Puitejärjestely........................................................................... 34 3.4.6. Suunnittelukilpailu.................................................................. 34 3.4.7. Dynaaminen hankintajärjestelmä..................................... 35 3.4.8. Sähköinen huutokauppa........................................................ 35 3.4.9. Suorahankinta........................................................................... 35 3.4.10. Menettelyiden vertailu ja eri vaiheet................................. 36 3.5. Hankintailmoitus......................................................................................... 37 SISÄLLYS 3.6. Tarjouspyyntö............................................................................................... 37 3.7. Lisätietokysymykset ja vastaukset...................................................... 38 3.8. Tarjousten jättäminen............................................................................... 38 3.9. Tarjousten avaustilaisuus......................................................................... 39 3.10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus........................................................... 41 3.11. Tarjousten tarkastus ja muutamia esimerkkejä.............................. 42 3.12. Täsmennyspyyntö ja vastaukset........................................................... 47 3.13. Tarjousten vertailu ja perustelu............................................................ 49 3.14. Tarjoajan ja tarjousten vertailuperusteiden erottaminen.......... 51 3.15. Hankintapäätös ja ilmoittaminen......................................................... 52 3.16. Valitus- ja oikaisumenettelyt ja niiden käsittelyajat..................... 53 3.17. Hankintaoikaisun suhde markkinaoikeuskäsittelyyn.................. 55 3.18. Sopiminen ja sopimuskausi..................................................................... 57 3.19. Jälki-ilmoitus................................................................................................. 58 4. USEIN KYSYTTYÄ.................................................................................59 4.1. CPV-koodit.................................................................................................... 59 4.2. Kotimaisuus vs. suomalaisuus / paikallisuus / työllistämisen hyödyntäminen............................................................ 60 4.3. Kohteeseen tutustuminen – pakollista vai ei?................................. 60 4.4. Hankintojen yhdistämis- ja pilkkomiskielto..................................... 60 4.5. Jälki-ilmoitus................................................................................................. 63 4.6. Hankintaprosessien vaiheiden kestot................................................ 64 4.7. Vuoropuhelu................................................................................................. 64 4.8. Poikkeuksellisen alhainen tarjoushinta............................................. 67 4.9. Hankintayksikön aikaisemmat kokemukset tarjoajasta.............. 68 4.10. Hankintayksikköön on tullut vain yksi hyväksytyksi katsottu tarjous....................................................... 68 4.11. Mistä saa tarjouksen liitteiksi vaadittavat asiakirjat?.................. 69 4.12. Saako tavaramerkkiin viitata tarjouspyynnössä?........................... 70 4.13. Miten kahdesta tasavertaisesta tarjouksesta valitaan voittaja?............................................................... 71 4.14. Mitä eroa on tarjoajan soveltuvuudella, ehdottomilla vaatimuksilla ja pisteytysvertailulla?....................... 71 4.15. Miten laatia tarjoukselle toimivat vertailu- ja pisteytyskriteerit?................................................................ 74 5. HANKINTASANASTOA......................................................................79 6. HYÖDYLLISIÄ LINKKEJÄ...................................................................90 7. LÄHTEET..................................................................................................92
  • 5. 8 9 TULE HYVÄ HANKINTA 1. HANKINTALAIN TARKOITUS 1.1. Mikä on julkinen hankinta ja hankintayksikkö? Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista sekä rakennus- urakoiden teettämistä julkisilla varoilla. Hankinnalla tarkoitetaan sellaisen kirjallisen hankintasopimuksen tekemistä, jossa ostajana on hankintayksikkö ja myyjänä yritys tai muu toimittaja ja jossa sovitaan tavaroiden hankinnasta, palvelun suorittamisesta tai urakan teettämisestä taloudellista vastiketta vastaan. Hankintayksiköitä eli julkisia ostajia ovat useimmiten valtion ja kuntien viranomaiset, kuntayhtymät, kuntien liikelaitokset ja ns. julkisoikeudelliset laitokset. Julkisoikeudellisia laitoksia voivat olla esimerkiksi kuntien omistamat osakeyhtiöt, joiden ensisijaisena ta- voitteena ei ole liikevoiton tuottaminen omistajille. Tällaiset julkisoikeudelliset laitokset ovat yleensä viranomaisten valvonnassa tai viranomaisten rahoittamia, ja niillä on yleisen edun mukaisia tehtäviä. Hankintayksiköitä ovat myös kirkon viranomaiset ja eräissä tapauksissa myös julkista tukea saavat tai erityisoikeuden nojalla toimivat yksittäiset yritykset. Hankinnan sisällöstä on lukuisia poikkeuksia, jotka johtuvat hankinnan luonteesta. Myös hankintayksikön määrittelystä on poikkeuksia. [1] Hankintalaki asettaa hankintayksikölle velvollisuuden toteuttaa julkinen hankinta- prosessi hankintalain säännösten mukaisesti. Julkiseen hankintaprosessiin osallistuvan tarjoajan on muistettava, että säilyttääkseen mahdollisuutensa menestyä tarjousten vertailussa sen on jätettävä julkisessa hankintaprosessissa tarjouspyynnön mukai- nen tarjous. Tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäminen on ehdoton vaatimus. Hankintalain 46 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen [2] [3]. • Hankintalain 2 §:n mukainen hankinta on tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla tekemistä. Käsite on laaja ja monentyyppiset julkiset hankinnat kuuluvat määritelmään piiriin. Juridinen muoto ei ratkaise asiaa, esimerkiksi osamaksukauppa, leasing-kauppa ja erityyppiset optiosopimukset kuuluvat hankintakäsitteen piiriin [2] [3]. • Hankintayksiköitä ovat lain 2 §:n 1 momentin perusteella valtion ja kuntien viran- omaiset sekä evankelisluterilaiset ja ortodoksiset seurakunnat, oikeushenkilöt, jotka kuuluvat julkishallintoon sekä yhteisöt, joiden toimialaan kuuluu vesihuolto, energia huolto, liikenne tai teletoiminta asetuksella tarkemmin säädetyssä laajuudessa. Samoin valtion liikelaitokset, joita tarkoitetaan niistä erikseen annetuissa säännöksissä, ovat julkishankintayksiköitä. Edelleen julkishankintayksikkö on mikä tahansa hankinnan tekijä, jota edellä mainittu varsinainen hankintayksikkö tukee yli puolella hankinnan arvosta [2] [3]. Hankintalaki 2 §:n mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpai- luolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. • Tasapuolisuus- / yhdenvertaisuusperiaate Tarjouspyyntöä ei saa laatia siten, että hankinnan kohteen määrittely asettaa tarjoajat epätasa-arvoiseen asemaan. Näin ollen markkinavuoropuhelu ei saa johtaa siihen, että tarjouspyyntö ”speksataan” yhdelle tarjoajalle. • Syrjimättömyysperiaate Syrjimätön kohtelu edellyttää, että eri paikkakunnilta olevia ehdokkaita tai tarjoajia kohdellaan samalla tavoin kuin esimerkiksi oman kunnan yrityksiä. Syrjimättömyys periaatteen on tulkittu tarkoittavan, että hankinnalle asetetut vaatimukset eivät saa olla paikallisia, tiettyä aluetta suosivia tai syrjiviä. • Avoimuusperiaate Avoimuus lisää kilpailua ja hintakilpailua. Markkinoilla on parempi tieto halutuista palveluista ja hinnoista. Avoimuus lisää myös luottamusta hankintojen kunnolliseen hoitoon.
  • 6. 10 11 TULE HYVÄ HANKINTA • Suhteellisuusperiaate Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyn vaatimukset ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavaan päämäärään. Näin ollen esimerkiksi tarjoajien kelpoisuus ehtojen asettamisessa on huomioitava hankinnan luonne ja arvo. 1.2. Mitä hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan? Hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan menettelyä, jossa hankintayksikkö ilmoittaa hankintalain edellyttämällä tavalla julkisesti tulevasta tavaran, palvelun tai urakan hankinnasta. Ilmoituksessa ja sitä tarkentavassa tarjouspyynnössä kerrotaan, mitä hankitaan ja millä perusteella tarjous valitaan. Kilpailuttamiseksi ei riitä se, että tarjouspyyntö lähetetään suoraan useammalle hankinta- yksikön valitsemalle tarjoajalle (Huom! Pienhankintoja ei kosketa hankintalaki, jolloin hankinta- yksikkö voi tehdä pienhankintoja itse laatimillaan ohjeistuksilla ottaen kuitenkin huomioon tasapuolisuuden sekä syrjimättömyyden ja kilpailutuslainsäädännön. Kts. 2.1. Pienhankinnat). Hankinnassa voidaan käyttää useita vaihtoehtoisia menettelyjä. Myös hankinnan arvo, luonne ja hankinnan kohde vaikuttavat valittavaan menettelyyn. [1] Tarjouskilpailun tarjoajiksi hyväksyttävien yritysten ja näiden tekemien tarjousten valinta- perusteet on ilmoitettava ennakolta, ja tarjouksista on valittava paras käyttäen vain niitä valinta- perusteita, joista on ilmoitettu ennakolta. Mikäli hankintamenettelyssä on toimittu virheelli- sesti, tarjoajalla on oikeus tehdä valitus menettelystä. [1] 1.3. Miksi hankinnat pitää kilpailuttaa? Suomessa julkisilla varoilla ostetaan vuosittain tuotteita, palveluita ja urakoita noin 35 miljardilla eurolla. Hankinnoista ilmoitetaan avoimesti, jotta mahdollisimman monella yrityksellä olisi tasa- vertainen mahdollisuus kilpailla hankinnoista. Oman kunnan tai suomalaisen yritysten suosimi- nen on kiellettyä (Huom! ”Paikallista” ei saa suosia, mutta ”paikallisuutta” voidaan hyödyntää, esim. toimitusketjun pituuden tai vaikkapa paikallistuntemuksen osalta Kts. 4. Usein kysyttyä). [1] 1.4. Mihin hankintojen kilpailuttamista koskevaa sääntelyä sovelletaan? Julkiset hankinnat on kilpailutettava hankintalaissa (laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348) ja tiettyjen sektoreiden osalta erityisalojen hankintalaissa (laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista 30.3.2007/349) ja niiden nojalla annetussa asetuksessa julkisista hankinnoista (614/2007) säädettyjen menettelyiden mukaisesti. Molempia lakeja ja asetusta on uudistettu erityisesti oikeusturvamenettelyiden osalta lailla hankintalain (321/2010) ja erityisalojen hankintalain (322/2010) muuttamisesta. [2] Hankinnoissa noudatettavasta muusta lainsäädännöstä keskeisiä ovat hallintolaki (434/2003), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja kielilaki (423/2003). [1] Loppuvuodesta 2016 on tarkoitus ottaa käyttöön uusi hankintalainsäädäntö. Huom! Työ- ja elinkeinoministeriön tiedotteen mukaan hankintadirektiivin ehdottomia ja riittävän tarkkoja ja selkeitä määräyksiä on tullut noudattaa jo 18.4.2016 alkaen. Tämä koskee myös erityisalojen hankintadirektiivin ja konsessiodirektiivin määräyksiä. Velvoite noudattaa uusien hankintadirektiivien säädöksiä koskee hankintamenettelyitä, jotka on aloitettu 18. 4. 2016 jälkeen. [1] Hankintamenettely alkaa lähtökohtaisesti hankinta- ilmoituksen julkaisemisella. Sopimusmuutoksia koskevia hankintadirektiivien säädöksiä on tullut soveltaa 18. 4. 2016 jälkeen tehtäviin sopimusmuutoksiin, vaikka sopimukseen johtanut hankintamenettely olisikin alkanut ennen kyseistä ajankohtaa. [4] Hankintalaki kattaa vain osan hankintaprosessista. Hankintalain velvoitteet ovat menet- telytapasäännöksiä, eli ne koskevat vain itse kilpailuttamisprosessia, eivät esimerkiksi sitä, pitäisikö kunnan tai muun viranomaisen ulkoistaa palvelujen tuotanto. Hankintayksiköt voivat itse päättää omasta organisaatiostaan ja siitä, tuottavatko ne palvelut itse omana työnä vai ostetaanko palvelut kunnan oman organisaation ulko- puolelta. Hankintalaki säätelee vain ulkopuoliselta toimittajalta tai palveluntuottajilta ostamista. Hankintalaki ei ota kantaa hankinnan sisältöön tai ehtoihin. Hankintayksikkö voi vapaasti määritellä omat hankintatarpeensa ja sen, mitä se haluaa hankkia.
  • 7. 12 13 TULE HYVÄ HANKINTA Hankintayksikkö voi näin ollen itse päättää palvelujen laatutasosta, hinnan merkityksestä valinnassa, eri käyttäjäryhmien näkemysten huomioimisesta, ympäristönäkökohdista tai vaikkapa sosiaalisten näkökohtien huomioimisesta. Tuotteelle tai palvelulle asetettavilla vaatimuksilla ei saa kuitenkaan pyrkiä suosimaan tai syrjimään jotakin tarjoajaa. Hankinta- yksiköllä ei ole velvollisuutta ostaa tuotetta tai palvelua pelkästään halvimman hinnan perusteella. Hankintalaissa ei säädetä myöskään hankintasopimuksen toteuttamiseen ja valvontaan liittyvistä seikoista. Suomen hankintalainsäädäntö pohjautuu seuraaviin EU:n direktiiveihin: hankinta- direktiivi (2004/18/EY), 1. valvontadirektiivi tai oikeusturvadirektiivi (665/1989/EY), erityisalojen hankintadirektiivi (2004/17/EY) ja 2.valvontadirektiivi tai oikeusturva- direktiivi (92/13/ETY). Tarkemmat tiedot löytyvät luetellussa järjestyksessä EU:n virallista lehdistä. 1.5. Voiko hankintalakia kiertää? Hankintalain mukaisia velvoitteita ei voi välttää esimerkiksi jakamalla hankinta pienem- piin osiin, toteuttamalla palveluhankinta urakkana, korvaamalla uudisrakentaminen tai laaja muutosrakentaminen pitkäaikaisen vuokrasopimuksen muodossa tai muun sopimuskokonaisuuden, kuten kiinteistökaupan osana (Huom! Hankinta voidaan jakaa osiin, mutta jokainen osakokonaisuus tulee kilpailuttaa kokonaisurakan kynnysarvon mukaisesti. Kts. 4. Usein kysyttyä). [1] 2. HANKINTOJEN KYNNYSARVOT 2.1. Pienhankinnat Pienhankintojen tarjouskilpailu käydään pääpiirteittäin läpi kappaleessa 3. Hankinta- prosessi. Alla olevissa kappaleissa käydään muutamia lainsäädännöllisiä seikkoja tarkemmin läpi, pienhankinnoista. 2.1.1. Yleiset periaatteet Kansallisten kynnysarvojen alle jäävät hankinnat eli ns. pienhankinnat eivät kuulu hankintalain soveltamisalaan, mutta pienhankintoihin tulee kuitenkin soveltaa EU:n perussopimuksen yleisiä periaatteita, kuten syrjimättömyyttä, suhteellisuutta ja avoimuutta. Näihin hankintoihin voidaan soveltaa hankintayksikön omia ohjeita ja määräyksiä. Eri hankintayksiköt ovat antaneet runsaasti omia hankintaohjeita, jotka ovat luettavissa hankintayksiköiden verkkosivuilla. Yksi laajimmista ohjeista on valtio- varainministeriön julkaisema Valtion hankintakäsikirja (VM 48/2010), jossa on ohjeita mm. valtion pienhankintojen kilpailuttamisesta. Pienhankintoihin voi liittyä myös muun lainsäädännön mukaisia velvoitteita, esimerkiksi säännöksiä ja määräyksiä valtion määrärahojen käytöstä. Myös Suomen kuntaliitto on antanut ohjeita pienhankinnoista seuraavissa julkaisuissa: Suuntaviivoja pienhankintojen suunnitteluun ja ohjeistamiseen sekä Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat osana hankintaohjeiden laadintaa (Kun- taliitto 2007). Vaikka hankintalakia ei sovelleta pienhankintoihin, voidaan vuoden 2010 hankintalakiuudistuksen jälkeen hankintaoikaisu tehdä myös kynnysarvot alittavasta hankinnasta. [1] Pienhankinnat voidaan tehdä yksinkertaistettuja menettelyjä noudattaen. Koska hankintalakia tai sen menettelytapoja ei sovelleta, hankinnoista ei ole pakko ilmoittaa julkisesti eikä pienhankinnoista voi valittaa markkinaoikeuteen, mutta pienhankintojen hankintapäätöksestä voi tehdä oikaisuvaatimuksen hankintayksikölle kuntalain mukai- sesti. Mikäli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintapäätökseen liitet- tävä ohje oikaisuvaatimuksen tekemiseksi (mahdollisuus hakea päätökseen muutosta hankintayksiköltä, kuntalain mukaisesti) [1]
  • 8. 14 15 TULE HYVÄ HANKINTA Pienhankinnat voidaan tehdä hankintayksikön valinnan mukaan joko tarjouskilpailulla tai suorahankintana. Varsinkin lähellä kansallisen kynnysarvon rajaa olevista hankinnoista on suositeltavaa ilmoittaa vapaaehtoisella ilmoituksella HILMAssa, hankintayksikön verkkosivuilla tai muualla tai muuten pyytää riittävästi tarjouksia halutuilta toimittajilta (esim. 3 – 5 tarjouspyyntöä). Pienhankinnoissa tarjouskilpailun valintaperusteena käytetään useimmiten halvinta hin- taa. Kokonaistaloudellista edullisuutta on suositeltavaa käyttää esimerkiksi silloin, kun tuotteissa tai palveluissa on hintaan vaikuttavia laatueroja tai laadulla on merkitystä. [1] 2.1.2. Pienhankinnat suorahankintana Pienhankintoja voidaan toteuttaa myös suorahankintana, mutta silloin käyttöperusteet tulee määritellä riittävän yksiselitteisesti ja tarkasti. Käyttöperusteita voivat olla esimer- kiksi seuraavat seikat [1]: • Hankinta on arvoltaan vähäinen • Hankinnalla on hankintayksiköstä riippumaton kiire • Hankintayksikkö tuntee hyvin alan tuotteet ja tarjonnan • Vastaava tuotetta on hankittu lähiaikoina ja hintataso on selvillä • Tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn • Muita toimittajia ei ole tiedossa • Hankinta tehdään avoimesta sähköisestä kauppapaikasta 2.1.3. Pienhankintojen tarjouskilpailu Tarjouspyyntö lähetetään ja tarjoukset pyydetään valituilta toimittajilta yleensä sähkö- postitse tai kirjeitse. Arvoltaan vähäisissä hankinnoissa hinta- ja toimitusaikatietoja voi- daan selvittää myös suullisesti. Saadut tiedot on syytä kirjata tai pyytää vahvistamaan esimerkiksi sähköpostitse. Ainakin arvokkaiden pienhankintojen kilpailuttamisprosessissa on hyvä noudattaa soveltuvin osin samoja periaatteita kuin kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Tarjoukset tulee avata vasta tarjousten jättöajan jälkeen, ja avaamisesta kannattaa laatia avauspöytäkirja, johon voidaan laatia myös yksinkertaistettu vertailu (useimmiten pelkkä hintavertailu). Henkilö, jolla on oikeus hyväksyä hankinta, yleensä hyväksyy sen merkitsemällä hyväksymisensä tarjousten avaus- ja vertailupöytäkirjaan tai allekir- joittamalla erillisen tilauksen, jos hankinnasta ei tehdä varsinaista hankintapäätöstä. Mikäli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintapäätökseen liitettävä ohje oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. [1] Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös pienhankinnoissa. Eli, pienhankinnoissa voidaan myös soveltaa esimerkiksi ennakko- kyselyä tai HILMAssa ilmoittamista. 2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat 2.2.1. Yleiset periaatteet Hankintalakia tulee soveltaa kansallisiin hankintoihin. Kansallisissa hankinnoissa ei riitä, että tarjouspyyntö lähetetään ”riittävälle määrälle” hankintayksikön valitsemia tarjoajia. Lähtökohtaisesti kaikissa kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on aina julkaistava hankintailmoitus suomalaisessa HILMA-tietojärjestelmässä. Kilpailuttamismenettelyt ovat kuitenkin kevyempiä verrattuna EU-kynnysarvon ylittävis- sä hankinnoissa käytettäviin menettelyihin. Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halu- tessaan soveltaa EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös kansallisissa hankinnoissa [1].
  • 9. 16 17 TULE HYVÄ HANKINTA Hankinnat on kilpailutettava, mikäli niiden arvonlisäveroton arvo ylittää kansallisen kynnysarvon, alla olevan taulukon mukaisesti: Ilmoitusvelvoite koskee myös puitejärjestelyjä ja suunnittelukilpailua sekä ulkoasia- hallinnon toteuttamia kehitysyhteistyöhankkeita. Kehitysyhteistyöhankkeissa voidaan käyttää kansallista ilmoituslomaketta. Suorahankinnasta ei ole pakko julkaista ilmoitusta. Mahdollisten valitusten ja niistä aiheutuvien seuraamusten varalta se on kuitenkin suositeltavaa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Markkinaoikeus on oikeuskäytännöissään vahvistanut, että hankintailmoituksen tekeminen on myös kansallisissa hankinnoissa ehdoton muotovaatimus ja ilmoituksen julkaiseminen huomioidaan viran puolesta, vaikka valittava ei siihen olisi puuttunut- kaan. Ellei ilmoitusta ole julkaistu, tarjouskilpailu on järjestettävä uudelleen. Hankintayksikön on siten hankintaa suunnitellessaan huolellisesti ja objektiivisesti arvioitava hankinnan arvo esimerkiksi tiedustelemalla laitetoimittajilta alustavia hinta- tietoja tai muuten selvittämällä alan hintatasoa. Mikäli saaduista tarjouksista ilmenee, että nämä ylittävät arvioidun hintatason, hankintayksikön tulee keskeyttää menettely ja aloitta hankinta alusta. [1] TAULUKKO 1: KANSALLISET KYNNYSARVOT [5] TAULUKKO 2: HANKINTAILMOITUKSEN SISÄLTÖ [1] KANSALLISIA HANKINTAMENETTELYJÄ VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA KANSALLISESSA HANKINTAILMOITUKSESSA ON PAKOLLISENA TIETONA MAINITTAVA kansalliset kynnysarvot (hankintalain 15 §) Tavara- ja palveluhankinnat 30 000 € Käyttöoikeussopimukset 30 000 € SOTE-palvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana 100 000 € Rakennusurakat 150 000 € Käyttöoikeusurakat 150 000 € Suunnittelukilpailut 30 000 € Hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedot (esim. yhteyshenkilö, jolta saa lisätietoa) Hankintayksikön hankinnalle antama nimi (toimii hakuotsikkona) Hankinnan hintahaarukka tai ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa tai tieto siitä, ylittyykö kansallinen kynnysarvo (tieto kerätään tilastotarkoituksiin, eikä sitä julkaista, jos hankintayksikkö ei halua) Hankintayksikön luonne (vaihtoehtoina valtion viranomainen, kunta tai kuntayhtymä, valtion liikelaitos, kirkko ja muu, kuten hankintarengas; nämä tiedot kerätään tilastointia varten eivätkä ne näy julkaistussa ilmoituksessa) Hankintayksiköllä on oikeus lähettää avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö ja muissa menettelyissä tieto vireillä olevasta hankinnasta (esimerkiksi kopio hankintailmoituk- sesta) suoraan soveliaiksi arvioimilleen toimittajille. Ilmoitusta ei saa julkaista muualla eikä vastaavia tietoja tai tarjouspyyntöä saa antaa toimittajille ennen kuin hankinta- ilmoitus on julkaistu HILMA-tietojärjestelmässä. [1] Kansallisissa hankinnoissa on käytössä ainoastaan hankintailmoitus. Sitä käytetään aloittamaan kaikki muut hankintamenettelyt, mutta ei suorahankintaa. Suunnitte- lukilpailuja varten tehtävissä ilmoituksissa käytetään EU:n kynnysarvot ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja lomakkeita. Kansallisten hankintojen ilmoittamisille ei ole säädettyjä määräaikoja. Kansallisissa hankinnoissa ehdokkaille on varattava hankinnan laajuus ja laatu huomioon ottaen kohtuullinen aika tarjousten tekemiseen. Tarjousajan pituutta harkittaessa tulee ottaa huomioon kilpailumahdollisuuksien hyväksikäytön ja tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimukset [6].
  • 10. 18 19 TULE HYVÄ HANKINTA Hankintalaji (tavarat, palvelut, SOTE-palvelut, työvoimahallinnon koulutuspalvelut, rakennusurakka, käyttöoikeusurakka, suunnittelukilpailu tai palveluiden käyttöoikeussopimus) Tarjouksen valintaperuste (joko halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus; jos se on kokonaistaloudellinen edullisuus, viitataan joko tarjousasiakirjoissa esitettäviin vertailuperusteisiin tai lomakkeessa lueteltaviin perusteisiin) Hankinnan sisältöä kuvaava CPV-koodi (päänimikkeistötasolla eli CPV-koodin ylin taso kahden ensimmäisen numeron tarkkuudella) Hankintamenettely (avoin, rajoitettu tai neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely, suunnittelukilpailu, puitejärjestely, muu menettely) Tieto siitä, että ehdokkaalle tai tarjoajalle asetetaan kelpoisuusehtoja, heidän määräänsä rajataan tai heiltä vaaditaan selvityksiä (tarkentavia tietoja voi olla tarjousasiakirjoissa) Osatarjousten tai vaihtoehtoisten tarjousten hyväksyminen; se, varataanko hankinta työkeskuksille tai vastaaville Määräaika, johon mennessä tarjoukset tai osallistumishakemukset on viimeistään toimitettava hankintayksikölle; määräajan on oltava kohtuullinen Muut tiedot Ilmoituslomakkeessa on lisäksi muita tietoja sisältäviä kohtia ja vapaakenttiä, joiden täyttäminen on hankintayksiön harkinnassa. Esimerkiksi aluekoodin käyttäminen on suositeltavaa, koska se helpottaa yritysten tiedonhakua. Samoin on suositeltavaa ilmoittaa, käytetäänkö hankintalain 53 ja 54 §:n mukaisia poissulkuperusteita. Hankintailmoitukseen voidaan liittää myös muita asiakirjoja (esim. tarjouspyyntö) tai linkkiyhteys niihin. Kansallisessa hankintailmoituksessa on linkitettynä kattavat täyttö- ohjeet sekä linkitys mm. CPV-koodeihin. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa CPV-koodien käyttäminen on pakollista (kts. hankinta-asetuksen 7 §). 2.2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouskilpailu Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouskilpailu käydään pääpiirteittäin läpi kappaleessa 3. Hankintaprosessi. 2.3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallisten ja EU-hankintojen kilpailuttaminen tapahtuu lähtökohtaisesti samoin perustein, mutta EU-hankinnoissa on joidenkin menettelyjen osilta tiukemmat vaati- mukset. Määräajat, hankintamenettelyt, hankintailmoituksen sisältö, tarjouspyynnön sisältö, tarjoajien valinta, tarjouksen valintaperuste sekä odotusaika poikkeavat jonkin verran kansallisten hankintojen kilpailuttamisesta. Neuvottelumenettelyn ja suorahankinnan käyttöala on tiukemmin säännelty EU- hankinnoissa. EU-hankinnasta ilmoitetaan EU:n laajuisesti, kun tavarahankinta, han- kintalain liitteen A mukainen palveluhankinta, rakennusurakka, käyttöoikeusurakka tai suunnittelukilpailu ylittää EU-kynnysarvon. Kun hankinnasta on tehty sopimus tai hankinta on keskeytetty, on siitä vielä tehtävä jälki-ilmoitus. Jälki-ilmoitusvelvollisuus koskee myös hankintalain liitteen B mukaisia palveluhankintoja. Kun hankintailmoitus on tehty EU-laajuisena, jälki-ilmoitusvelvollisuudesta muistu- tetaan TED-tietokannasta (Tenders Electronic Daily) automaattisesti lähetettävällä sähköpostiviestillä. EU-ilmoituksissa käytetään Euroopan komission asetuksilla 1564/2005/EY ja 1150/2009/EY vahvistamia vakiolomakkeita. Näistä vakiolomakkeista HILMAssa täytetään ennakkoilmoitus, EU-hankintailmoitus, EU-hankintailmoitus/eri- tyisalat, jälki-ilmoitus, jälki-ilmoitus/erityisalat, suorahankintaa koskeva ilmoitus sekä dynaamista hankintajärjestelmää koskeva lyhennetty ilmoitus. HILMAsta ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistaviksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED-tietokannassa. Ilmoitukset tulee tehdä HILMAssa ennen klo 12.00:ta, jotta ne ehtivät EUVL:n julkaisutoimistoon saman päivän aikana. Ilmoitukset julkaistaan HILMAssa vasta sen jälkeen kun ne on toimitettu julkaistavaksi EU-laajuisesti. [7]
  • 11. 20 21 TULE HYVÄ HANKINTA valtion keskushallinto- viranomainen muut hankinta- viranomaiset Tavara- ja palveluhankinnat 135 000 € 209 000 € Rakennusurakat 5 225 000 € 5 225 000 € Käyttöoikeusurakat 5 225 000 € 5 225 000 € Suunnittelukilpailut 135 000 € 209 000 € menettelytapa ei ennakkoilmoitusta ennakkoilmoitus julkaistu ilmoitus tehty sähköisesti ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 ilmoitus postitse ilmoitus tehty sähköisesti ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1 ilmoitus postitse Avoin menettely (tavarat, palvelut, rakennusurakat) Tarjousaika 45 pv* 40 pv* 52 pv* 22 pv* 22 pv* 22 pv* Rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely Osallistumishakemuksen jättäminen 30 pv* 30 pv* 37 pv* 30 pv* 30 pv* 37 pv* Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 40 pv** 35 pv** 40 pv** 22 pv** 22 pv** 22 pv** Nopeutettu rajoitettu tai neuvottelumenettely Osallistumishakemuksen jättäminen 10 pv* 10 pv* 15 pv* 10 pv* 10 pv* 15 pv* Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 10 pv* 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** Käyttöoikeusurakat Osallistumishakemuksen jättäminen 45 pv* - 52 pv* - - - Aliurakoiden osallistumishakemukset - - 37 pv* - - - Tarjousaika - - 40 pv** - - - Jälki-ilmoitus - - 48 pv*** - - 48 pv*** valtion keskushallinto- viranomainen muut hankinta- viranomaiset Tavara- ja palveluhankinnat 418 000 € - Rakennusurakat 5 225 000 € 5 225 000 € Suunnittelukilpailut 418 000 € - TAULUKKO 3: EU-KYNNYSARVOT KYNNYSARVOT [5] TAULUKKO 4: EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVIEN HANKINTOJEN VÄHIMMÄISMÄÄRÄAIKATAULUKKO [7] EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVIEN HANKINTOJEN HANKINTAMENETTELYJÄ VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVIEN HANKINTOJEN HANKINTAMENETTELYJÄ VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA eu-kynnysarvot (hankintalain 16 §) eu-kynnysarvot (hankintalain 16 §) eu-kynnysarvot (erityisalojen hankintalain 12 §) Ennakkoilmoitus tehdään sähköisesti HILMAssa. * Hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä ** Tarjouspyynnön lähettämispäivästä *** Hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn syntymisestä 1 Hankintalain 38 §:ssä säädetään tarjousasiakirjojen sähköisestä saatavilla olosta ja sähköisestä ilmoittamisesta. llmoitus tehdään sähköisesti sekä tarjouspyyntöasiakirjat ja liiteasiakirjat ovat sähköisesti ja täydellisesti saatavilla sekä ilmoituksessa on mainittu internetosoite ko. asiakirjoihin.
  • 12. 22 23 TULE HYVÄ HANKINTA 3. HANKINTAPROSESSI Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös pienhankinnoissa. Eli, pien- hankinnoissa voidaan myös soveltaa esimerkiksi ennakkokyselyä tai HILMAssa ilmoittamista tms. Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa myös EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös kansallisissa hankinnoissa. Monesti on todettukin, että esimerkiksi pienhankinnoissa sovelletut kansallisten hankintojen menettelyt ovat tuottaneet hyviä tuloksia hankintaprosessin edetessä. Seuraavissa kappaleissa kuvataan perinteinen, hyväksi todettu hankintaprosessi. Lähtökohtaisesti kyseistä hankintaprosessia voidaan soveltaa niin pienhankinnoissa, kansallisissa hankinnoissa kuin myös EU-hankinnoissa. Toki tulee huomioida, että pien- hankinnoissa hankintayksiköllä ei ole mitään velvoitetta soveltaa kaikkia alla mainittuja prosesseja, mutta niiden hyödyntäminen saattaa tehostaa ja jopa selkeyttää kilpailu- tusta. Toiseksi tulee huomioida, että EU-hankinnoissa on joidenkin menettelyjen osilta tiukemmat vaatimukset, kuin kansallisissa hankinnoissa. Seuraavalla sivulla taulukossa 4 on käsitelty eri hankintaprosessien vaiheita (vaiheet avataan tarkemmin seuraavissa kappaleissa). Listassa on tuotu esille myös, mitkä vaiheet eivät ole pakollisia tai missä voidaan käyttää hankintayksikön omia menettelytapoja. On hyvä huomioida, että vaikka kohdat 1 ja 2 eivät ole käytännössä missään hankinnassa pakollisia, on vaiheiden hyödyntäminen suositeltavaa. Kohdat 1 – 4 toteutetaan ennen varsinaisen tarjouskilpailun alkua, kohdat 5 – 13 ovat varsinainen tarjouskilpailu ja koh- dat 14 – 17 ovat varsinaisen tarjouskilpailun jälkeen toteutettavat vaiheet. eu-hankinta EU-hankintadirektiivit kansallinen hankinta Hankintalaki pienhankinta EU:n perussopimuksen yleiset periaatteet 1. Markkinaseuranta Markkinaseuranta Markkinaseuranta 2. Suunnittelu Suunnittelu Suunnittelu 3. Ennakkoilmoitus (Ennakkoilmoitus) ¹ (Ennakkoilmoitus) ¹ 4. Menettelyvalinta Menettelyvalinta (Menettelyvalinta) ¹ 5. Hankintailmoitus Hankintailmoitus (Hankintailmoitus) ¹ 6. Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö 7. Lisätietokysymykset ja vastaukset Lisätietokysymykset ja vastaukset Lisätietokysymykset ja vastaukset 8. Tarjousten jättäminen Tarjousten jättäminen Tarjousten jättäminen 9. Tarjousten avaustilaisuus Tarjousten avaustilaisuus Tarjousten avaustilaisuus 10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus Tarjoajien soveltuvuustarkastus Tarjoajien soveltuvuustarkastus 11. Tarjousten tarkastus Tarjousten tarkastus Tarjousten tarkastus 12. Täsmennyspyyntö ja vastaukset Täsmennyspyyntö ja vastaukset Täsmennyspyyntö ja vastaukset 13. Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten vertailu ja perustelu 14. Hankintapäätös ja ilmoittaminen Hankintapäätös ja ilmoittaminen Hankintapäätös ja ilmoittaminen 15. Valitusaika / odotusaika Valitusaika / odotusaika (Valitusaika / odotusaika) 2 16. Sopiminen ja sopimuskausi Sopiminen ja sopimuskausi Sopiminen ja sopimuskausi 17. Jälki-ilmoitus (Jälki-ilmoitus) ¹ (Jälki-ilmoitus) ¹ TAULUKKO 5: HANKINTAPROSESSIEN VAIHEET ¹ Ei pakollinen 2 Hankintayksikön omat menettelytavat
  • 13. 24 25 TULE HYVÄ HANKINTA 3.1. Markkinointi ja markkinaseuranta Markkinaseuranta voidaan toteuttaa täysin vapaasti hankintayksikön ja mahdollisten tarjoajien välillä. Mitä tehokkaammin markkinaseuranta on toteutettu, sitä paremmin suunnittelu voidaan toteuttaa, markkinat huomioon ottaen. 3.2. Suunnittelu Koko tarjouskilpailun eteneminen on paljolti kiinni tarjouskilpailun ensimmäisistä vaiheista. Jos ensimmäiset vaiheet on toteutettu ja suunniteltu hyviä menetelmiä ja käytäntöjä hyödyntäen, on tarjouskilpailun myöhemmät vaiheet helpompi toteuttaa. 3.3. Ennakkoilmoitus Yksi todella hyväksi todettu menettely kilpailutuksen aloittamiselle on julkaista esim. hankintayksikön kotisivuilla tai hankinnan suuruudesta riippuen HILMAssa ”Ennakko- ilmoitus – Tietopyyntö / Tekninen vuoropuhelu / Kutsu markkinavuoropuheluun”. Ennakko- ilmoitus tulee tehdä kaikissa EU-hankinnoissa, mutta se ei ole pakollinen kansallisissa hankinnoissa tai pienhankinnoissa (Huom! Ennakkoilmoitusta voidaan kuitenkin hyö- dyntää sekä kansallisissa hankinnoissa että pienhankinnoissa). Ennakkoilmoitus ei sido hankintayksikköä eikä tarjoajia mihinkään ja koska varsinaista tarjouskilpailua ei ole tässä vaiheessa aloitettu, on kaikki vuoropuhelu hankintayksikön ja mahdollisten tarjoajien kesken mahdollista toteuttaa täysin avoimesti. Tässäkin on kuitenkin hyvä tiedostaa, etteivät ennakkoilmoituksen aikana käydyt keskustelut aseta ketään mahdollisista tarjoajista erityisasemaan. Ennakkoilmoituksen avulla voidaan vähentää toimittajariippuvuutta ja saada aikaan tietoja uusista toteu- tusvaihtoehdoista sekä hankkijan rahoitusmahdollisuuksiin ja aikatauluihin sopivista ratkaisuista. Jo tehtyä tarjouspyyntöä ei yleensä saa enää muuttaa, joten vaihtoehdot tulisi selvittää ennakolta. Vaihtoehtoisten tarjousten pyytäminen on mahdollista, mutta käytännössä niiden vertaileminen voi olla työlästä ja vaikeaa. Mikäli kyseessä on mittava hanke, on jo suunnitteluvaiheessa syytä arvioida myös tarve ennakkoilmoituksen julkaisemiseen HILMAssa. Ennakkoilmoituksella voidaan myöhemmin lyhentää tarjousaikaa. Ennakko- ilmoituksessa on suositeltavinta käyttää yleisiä ja kaikille avoimia tiedotustapoja. Suositeltavin menettely on ilmoittaa tulevasta hankinnasta jo ennen mahdollisen HILMAssa tehtävän ennakkoilmoituksen julkaisemista esimerkiksi hankintayksikön verkkosivuilla. 3.3.1. Tietopyyntö Ennakkoilmoituksen tietopyynnöllä tai markkinoiden kartoituksella, ennakkotieduste- lulla tai informaatiokyselyllä (RFI) tarkoitetaan sitä, että hankintayksikkö selvittää ennen tarjouskilpailun aloittamista tarjoajien määrää ja toimituskykyä, markkinoilla olevia tuotteita ja niiden ominaisuuksia, ratkaisuvaihtoehtoja tai palvelun toteutus- tapoja. Myös eri ratkaisuvaihtoehtojen kustannustasoa voidaan selvittää. Tietopyyn- nössä voidaan kuvata esimerkiksi hankinnan tavoitteet, hankintayksikön halukkuus vaihtoehtoisiin ratkaisuihin, laatutaso ja muut tavoitellut tekniset ominaisuudet, toivottu kustannustaso, hankinnan aikataulu ym. yleiset seikat. Syrjimättömyyden ja tasapuolisuuden varmistamiseksi yrityksille suunnattavat tietopyynnöt on syytä tehdä kirjallisesti ja mahdollisimman laajasti. Hankintayksikkö ei saa tässä vaiheessa käydä mitään varsinaista tarjouskeskusteluja tai neuvotella hankinnasta yksityiskohtaisesti yritysten kanssa. Kahdenkeskisiä kes- kusteluja mahdollisten tarjoajien kanssa on hyvä välttää muutoinkin, koska keskuste- luissa toimittaja saattaisi saada asiasta enemmän tietoa kuin muut tai toimittaja voisi vaikuttaa suunnittelun hankinnan sisältöön itselleen edullisella tavalla. Jos keskusteluja ei voida välttää, niitä olisi joka tapauksessa käytävä mahdollisimman usean yrityksen kanssa ja mieluiten niin, että keskustelujen sisältö dokumentoidaan. Tavarahankinnoissa voidaan pyytää myös näytteitä ja palvelukohteissa voidaan tehdä
  • 14. 26 27 TULE HYVÄ HANKINTA tutustumiskäyntejä, jos tällä ei vaaranneta tarjoajien tasavertaista kohtelua. Tieto- pyyntö on erityisen tärkeä ja suositeltavaa silloin, kun hankitaan uusia, innovatiivisia tuotteita tai palveluratkaisuja. Tietopyyntö voi pääpiirteittäin olla esim. seuraavanlainen: Pienhankinnoissa voidaan hyödyntää myös tietopyyntöä, ja yksi hyväksi todettu menet- telytapa on toimittaa tietopyyntö esimerkiksi sähköisesti niille halutuille toimittajil- le (3 – 5), joita lähestyttäisiin myös varsinaisella tarjouspyynnöllä. Pienhankinnoissa voidaan myös hyödyntää menettelytapaa, jossa ennakkoilmoituksen mukaisesti toimitetaan ns. luonnosehdotuspyyntö. Jos esimerkiksi tuleva pienhankinta on vaikkapa työtilojen suunnittelua tms., voidaan ennen varsinaisia tarjouspyyntöjä toimittaa luon- nosehdotuspyyntö, jossa avataan pääpiirteittäin tuleva hankinta. Luonnosehdotuspyynnön pääperiaatteena on siis pyytää halutuilta toimittajilta ehdo- tuksia esim. ed. mainitun työtilan ratkaisuista ja valita jatkoon esim. 2 – 3 parasta, joille toimitetaan varsinainen tarjouspyyntö (Huom! Jatkoonpääsyseikka on hyvä mainita luonnosehdotuspyynnössä selvästi). Luonnosehdotelma ja esimerkiksi tietopyyntö ovat teknisiltä ja muodollisilta seikoilta tarkasteltuina tarjouspyynnön kaltaisia, mutta eivät niin yksityiskohtaisia. 3.3.2. Tekninen vuoropuhelu Ennakkoilmoituksen teknisessä vuoropuhelussa hankintayksikkö julkaisee luonnos- version tarjouspyynnöstään kommentoitavaksi. Tällä vältetään tulkinnanvaraisuuksia, ja hankintayksikkö voi ennen varsinaisen tarjousajan alkamista selventää ja täydentää tarjouspyyntöään. Joskus hankintayksikkö on saattanut julkaista teknisen vuoropuhelun sijaan ”budjettitiedusteluksi” merkittyjä yksityiskohtaisia ja täysin tarjouspyynnön muotoon laadittuja asiakirjoja, joissa on pyydetty ilmoittamaan sitovasti mm. tuotteen tarkka hinta. ”Budjettitiedustelut” on pyydetty palauttamaan samaan tapaan kuin tarjouksetkin eli määräaikaan mennessä ja suljetussa kirjeessä. Hankintayksikön toteuttama ”budjetti- tiedustelu” ei kuitenkaan saa olla sellainen, että tarjoaja voisi sekoittaa sen varsinai- seen tarjouspyyntöön. 1. Millaisilla menetelmillä mielestänne saavutetaan tulevalla hankinnalla toteutettavat tavoitteet? 2. Hankinnan sisällöksi on suunniteltu seuraavia kokonaisuuksia: XXX. Mitä mieltä olette ehdotuksesta? 3. Kuvatkaa yrityksenne kokemusta kyseessä olevien palvelujen tuottamisesta. Pyydämme ilmoittamaan montako referenssiä/millaisia referenssejä teillä on hankinnan kohdetta vastaavien palvelujen tuottamisesta. 4. Tarjousten arviointikriteereiksi on suunniteltu: A) LAATU (työsuunnitelma 30 % ja osaaminen 40 %) ja B) HINTA (30 %). Onko kriteerit mielestänne sopivassa suhteessa? 5. Millaisella hinnoittelumallilla tarjoatte palveluita? Mikä olisi paras hinnoittelumalli tälle hankinnalle? 6. Mikä on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta? 7. Millaisilla sopimusehdoilla tarjoatte palveluita? Voitte liittää oheen sopimusmallin. 8. Pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä tehtäessä kannattaisi huomioida. 9. Onko jotain, mitä haluaisitte kysyä meiltä? 10. Millaiset kannustimet/sanktiot palvelun tuottamiseen olisi tarkoituksenmukaista liittää? TAULUKKO 6: ENNAKKOILMOITUKSEN TIETOPYYNTÖESIMERKKI HANKINTAA KOSKEVAT KYSYMYKSET PYYDÄMME TEILTÄ NÄKEMYKSIÄNNE SEURAAVISTA ASIOISTA:
  • 15. 28 29 TULE HYVÄ HANKINTA 3.3.3. Markkinavuoropuhelu Markkinavuoropuhelu on käytännössä tiedotustilaisuus, joka voi olla suositeltavaa esimerkiksi silloin, kun palveluhankintoja kilpailutetaan ensimmäisen kerran. Pienten yritysten edustajat ovat toivoneet myös, että hankintayksikkö järjestäisi erityisen tar- jouspyynnön ”läpilukutilaisuuden”, jotta niillä pienyrittäjillä, joilla on kaikkein vähiten osaamista, olisi mahdollisuus ymmärtää hankintayksikön tarpeet ja hankinnan ehdot. Tätä tavoitetta voidaan hyvin edistää avoimella tiedotustilaisuudella. [1] 3.4. Menettelyvalinta Eri hankintamenettelyiden keskeinen sisältö on kuvattu seuraavassa. Kaikista hankin- noista on lisäksi tehtävä hankintapäätös sekä päätös tarjoajien ja ehdokkaiden hylkää- misestä. Tarjouskilpailun hävinneille tarjoajille sekä menettelyn aiemmassa vaiheessa hylätyille ehdokkaille ja tarjoajille on annettava tiedoksi päätös, ja siihen on liitettävä valitusosoite. Tässä käydyt kuvaukset avaavat vain pääpiirteittäin eri hankintamenette- lyitä. Tarkemmat sisällöt löytyvät lähteiden osoittamista tiedoista. Erityismainintana voisi tässä nostaa esille neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn. Kyseisiä menettelyitä hyödynnetään Keski-Euroopassa ja Iso- Britanniassa huomattavasti enemmän kuin Suomessa. Yleisesti ottaen tähän ei liene muuta syytä, kuin se, että neuvottelumenettelyitä ei ole totuttu käyttämään Suomessa kovinkaan paljon, ja niiden hyödyntäminen vaatii kaikin puolin enemmän tarkkuutta ja osaamista. Monet hankintoihin perehtyneet juristit ovatkin todenneet esimerkiksi ennakko- ilmoituksen eri vaiheiden tuottavan samat hyödyt kuin neuvottelumenettelyjen. [1] 3.4.1. Avoin menettely Hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja kaikki halukkaat toimit- tajat voivat tehdä tarjouksen (5 §). Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla joko hankinta- yksiköltä tai sähköisesti, ilmoituksessa mainitussa osoitteessa. Tarjousten sisällöstä ei voi neuvotella tarjoajien kanssa. Hankintayksikkö tarkistaa ensin kaikkien tarjoajien kelpoisuuden eli sen, täyttävätkö ne tarjoajille asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjous- ten vertailuun hyväksytään vain vähimmäisehdot täyttävät tarjoajat. Muut hylätään. Tarjouksista valitaan paras sen mukaan, mitä tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Yleensä va- litaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin vertailuperusteet on painotettava ja tarvittaessa ilmoitettava pisteytysperusteet. [1] 3.4.2. Rajoitettu menettely Hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua hankintaan, mutta ainoastaan hankinta- yksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen (5 §). Hankintayksikkö valitsee varsinaiseen tarjouskilpailuun ilmoittamansa vähimmäis- tai enimmäismäärän parhaita tarjoajia. Perusteena valinnassa voivat olla esimerkiksi vähimmäiskriteerit ja lisäpisteitä antavat kriteerit. Hankintayksikkö lähettää varsinaisen tarjouspyynnön ainoastaan tarjoajiksi valitsemil- leen toimittajille. Tarjousten sisällöstä ei voi neuvotella tarjoajien kanssa. Tarjouksista valitaan paras sen mukaan, mitä tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Yleensä valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin vertailuperusteet on painotettava ja tarvittaessa ilmoitettava pisteytysperusteet. [1]
  • 16. 30 31 TULE HYVÄ HANKINTA 3.4.3. Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyä saa käyttää vain erityisillä perusteilla. Hankinnasta julkaistaan ilmoitus. Toimittajat lähettävät osallistumishakemuksen ja hankintayksikkö valitsee menettelyyn ilmoittamiensa perusteiden mukaan parhaat tarjoajat. Tämän jälkeen hankintayksikkö lähettää valitsemilleen tarjoajille neuvottelukutsun ja aloittaa neu- vottelut hankinnan sisällöstä ja ehdoista kaikkien tarjoajaksi hyväksyttyjen kanssa. Neuvotteluja hankinnan sisällöstä ja ehdoista voidaan käydä vapaasti yhdessä tai useammassa vaiheessa. Tarjoajien määrää voidaan vähentää myös vaiheittain. Neuvotteluvaiheen päätyttyä pyydetään lopulliset tarjoukset ja niistä valitaan paras. Neuvottelumenettely voi olla myös jatkovaihe aiemmalle kilpailutukselle. Hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelut aloitetaan aiemman rajoitetun tai avoimen menettelyn jälkeisenä vaiheena ja jos tietyt edellytykset täyttyvät. [1] Edellä mainittu tarkoittaa siis tilannetta, jossa tarjouskilpailu aloitetaan esimerkiksi avoimella menettelyllä ja vastaanotetut tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoi- sia (tämä voi johtua esimerkiksi epäselvästä tarjouspyynnöstä tai todella erikoisesta ja uudenlaisesta hankinnasta, joka pitää sisällään laaja kustannusarvioita tai elinkaari- suunnittelua). Tällaisessa tilanteessa voidaan siirtyä suoraan neuvottelumenettelyyn. Vaihtoehtoisesti tarjouskilpailu voidaan aloittaa myös suoraan neuvottelumenette- lyllä, mutta tässä tilanteessa hankinnan tulee olla sisällöltään sellainen, että voidaan yksiselitteisesti todeta neuvottelumenettelyn olevan luontevin tapa edetä (esim. edellä mainittu todella erikoinen tai uudenlainen hankinta, joka pitää sisällään laaja kustan- nusarvioita tai elinkaarisuunnittelua). [1] Neuvottelumenettely on hankintayksikön kannalta kaikkein joustavin ja muodoltaan vähiten säännelty menettely, jossa hankintayksikkö saa määritellä hankinnan lopullisen sisällön ja valintaehdot tarjoajien kanssa käytävissä neuvotteluissa. Tarjoajien kannalta menettely on vähiten avoin, koska menettelyyn otetaan mukaan vain pieni määrä tarjoajia eikä kaikista hankinnan ehdoista ilmoiteta ennakolta. Tästä syystä menettelyn käyttö on rajattu tiukasti vain poikkeuksellisen vaativiin hankintoihin ja erityistilanteisiin. Esimerkiksi elinkaarihankkeet tai tilanteet, jossa kaikki tarjoukset ovat olleet merkittävän puutteellisia. [1] [2] Kilpailullinen neuvottelumenettely on vuoden 2007 hankintalakiuudistuksessa käyttöön otettu, neuvottelumenettelyn ja rajoitetun menettelyn väliin tuleva joustavampi han- kintamenettely. Sen käyttö edellyttää jonkinasteista poikkeuksellisuutta, mutta käyttö- edellytykset eivät kuitenkaan ole yhtä tiukat kuin neuvottelumenettelyssä. Neuvottelu- menettelyn käytön edellytyksistä on säädetty EU:n kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta hankintalain 25 §:ssä (kansallisissa hankinnoissa 66 §:ssä). Neuvottelumenettelyyn siirtyminen on mahdollista ensinnäkin, jos edeltävässä avoimena, rajoitettuna tai kilpai- lullisena neuvottelumenettelynä toteutetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja. Tämä edellyttää sitä, että kaikki tarjouskilpailussa vastaanotetut tarjoukset on tarkastettu ja että niissä on puutteita, jotka voidaan katsoa tarjouspyynnön vastaisuuksiksi. Mikäli joissakin tarjouksissa on puutteita, jotka eivät ole tarjouksen hylkäämiseen velvoittavia, hankintayksiköllä ei ole oikeutta siirtyä neuvottelumenettelyyn. [1] [2] Neuvottelumenettelyyn siirtymisestä on pääsääntöisesti julkaistava uusi hankintailmoitus. Ilmoitusvelvoitteesta voidaan poiketa tilanteessa, jossa neuvotteluihin otetaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät asetetut soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja jotka ovat tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. [1] [2] Neuvottelumenettelyihin voidaan siirtyä edellä mainitulla tavalla tai sitten neuvotte- lumenettely voidaan ottaa hankinnan alkuperäiseksi menettelyksi edellyttäen, että hankinnan kohde sitä vaatii: esimerkiksi hankinnan sisältöä ja kustannusvaikutuksia on erityisen vaikea arvioida ennakolta. Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä myös rakennushankkeissa, jotka tehdään tutki- musta, kehittämistä ja kokeilua varten ja joilla ei tavoitella taloudellista hyötyä. [1] [2] Neuvottelujen jälkeen hankintayksikkö pystyy laatimaan lopullisen tarjouspyynnön, jonka perusteella se pyytää tarjouksia. Edellä käytyjen osioiden perusteella voidaan todeta, että tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi ei poikkea neuvottelu-
  • 17. 32 33 TULE HYVÄ HANKINTA menettelyn loppuvaiheessa millään tavoin perinteisten (avoimen ja rajoitetun) menet- telyiden arvioinneista. Tarjoajien on tiedettävä, mitkä ovat lopullisessa tarjouspyynnössä tarjouksille asetet- tavat vaatimukset. Vaatimukset eivät saa poiketa tarjoajien väillä toisistaan tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikön kannattaa kiinnittää erityistä huomiota tiedon tasapuoliseen jakamiseen tarjoajien välillä. [1] [2] 3.4.4. Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullista neuvottelumenettelyä saa käyttää monimutkaisessa hankinnassa. Hankinnasta julkaistaan hankintailmoitus tai sen lisäksi myös hankinnan sisältöä koskeva hankekuvaus tai alustava tarjouspyyntö. Tarjoajat lähettävät osallistumis- hakemukset. Hankintayksikkö valitsee menettelyyn ilmoittamiensa perusteiden mukaan parhaat tarjoajat ja lähettää näille neuvottelukutsun tai tarjouspyynnön. Neuvottelut hankinnan sisällöstä ja eri ratkaisuvaihtoehdoista aloitetaan kaikkien valittujen tarjoajien kanssa. Tarjoajien määrää voidaan karsia vaiheittain. Kun keskus- telut todetaan päättyneiksi, kukin tarjoaja tekee lopullisen tarjouksen omasta ratkaisu- vaihtoehdostaan, ellei muuta ole etukäteen ilmoitettu tai sovittu. Tarjouksista valitaan paras sen mukaan, mitä on ilmoitettu kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailupe- rusteeksi. [1] Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen tarjoajien kanssa ratkaisuehdotuksista, joihin pohjautuvaan tarjous- pyyntöön tarjoajat voivat lopulta jättää tarjouksen. Kilpailullisella neuvottelumenet- telyllä voidaan aiempaa joustavammin toteuttaa hankintoja, joissa hankinnan moni- mutkaisuuden vuoksi on vaikeaa tai epätarkoituksenmukaista laatia tarjouspyyntö ennakolta. [1] [2] Menettely mahdollistaa hankinnan toteuttamiseen liittyvien neuvottelujen käymisen ennen tarjousten pyytämistä. Menettelyllä pyritään helpottamaan monimutkaisten hankintojen tekemistä ja mahdollistamaan uusien ja erityisesti innovatiivisten ratkaisu- jen huomioiminen hankintojen toteuttamisessa. Kilpailullista neuvottelumenettelyä käytetään tyypillisesti hankintamenettelynä esim. elinkaarimallilla toteutettavissa PPP-hankkeissa ja vaativissa tietojärjestelmähank- keissa. Kilpailullinen neuvottelumenettelyn käytön edellytyksenä on, että tarjousten valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. [1] [2] Neuvottelumenettely vs. kilpailullinen neuvottelumenettely Pääpiirteissään siis kahta edellä mainittua hankintamenettelyä voidaan käyttää hankin- noissa, jotka ovat erityisen vaativia ja sisällöltään ja kustannuksiltaan todella vaikeita arvioitavia etukäteen. Kilpailullinen neuvottelumenettely asettuu ns. neuvottelume- nettelyn ja rajoitetun menettelyn väliin ja sitä voidaan pitää molempia joustavampana hankintamenettelynä. [1] [2] [8] Useimmissa tapauksissa kilpailullista neuvottelumenettelyä verrataan hankintamenet- telyn valintatilanteessa neuvottelumenettelyyn. Selkeää ohjetta näiden menettelyjen keskinäisestä paremmuudesta ei ole. Keskeinen ero neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn välillä on ainakin se, että kilpailullinen neuvottelumenettely on selkeästi kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa etsitään haluttu ratkaisumalli tai mallit ja toisessa vaiheessa pyydetään näihin ratkaisumalleihin perustuvat tarjoukset. Neuvottelumenettelyssä tarjouksia saatetaan pyytää suhteessa aikaisemmassa vaiheessa kuin kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä. [1] [2] [8]
  • 18. 34 35 TULE HYVÄ HANKINTA 3.4.5. Puitejärjestely Puitejärjestelyllä tarkoitetaan määritelmän mukaan yhden tai useamman hankinta- yksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Puitejärjestely on kaksivaiheinen menettely, jonka ensimmäisessä vaiheessa tarjoajat hyväksytään puitejärjestelyyn käyttämällä ensin esimerkiksi rajoitettua menettelyä. Toisessa vaiheessa (ns. minikilpailutus) eli varsinaisessa hankinnassa puitejärjestelyyn hyväksytyille lähetetään tarkennettu tarjouspyyntö ja tarjoajat antavat tarkennetun tarjouksensa. Minikilpailutuksessa annetaan kirjalliset tarjoukset. Paras valitaan ilmoitettujen perusteiden mukaan. Jos hankinnan sisältö ja ehdot on jo ensimmäisessä vaiheessa lyöty sitovasti lukkoon, erillistä minikilpailutusta ei tarvita, vaan tuote tai palvelu tilataan suoraan etusijajärjestyksen tai muiden määräytymis- ehtojen mukaisesti. Puitejärjestely voidaan tehdä myös yhden tarjoajan kanssa. [1] 3.4.6. Suunnittelukilpailu Suunnittelukilpailusta julkaistaan hankintailmoitus. Suunnittelukilpailuun voivat osallistua kaikki halukkaat suunnittelijat tai se voi olla myös kaksivaiheinen menettely siten, että kilpailuun voivat osallistua vain ennalta valitut suunnittelijat. Suunnittelijoiden valinnassa voidaan käyttää esimerkiksi rajoitettua menettelyä. Suunnittelukilpailun voittajan valitsee puolueeton tuomaristo. Kilpailuun osallistujille voidaan maksaa rahapalkintoja. Suunnittelukilpailulla tarkoitetaan hankintalain 5 §:n 16 kohdan mukaan menettelyä, jolla hankintayksikkö voi hankkia esimerkiksi kaavoitukseen, kaupunkisuunnitteluun, arkkitehtuuriin, tekniseen suunnitteluun tai tietojenkäsittelyyn liittyvän suunnitelman. Erona muihin menettelyihin on se, että kilpailun tuomaristo valitsee suunnittelukilpai- lun voittajan. Kilpailussa voidaan antaa myös palkintoja. Suunnittelukilpailun käyt- täminen mahdollistaa sen, että voittajan kanssa voidaan myöhemmin tehdä suoraan sopimus suunnittelutyöstä. [1] 3.4.7. Dynaaminen hankintajärjestelmä Dynaaminen hankintajärjestelmä on kaksivaiheinen tarjoajien ja tarjousten valinta- menettely, johon voidaan ottaa uusia tarjoajia koko ajan ja joka on sallittu vain sähköisin välinein erityistä ohjelmaa käyttämällä. Ohjelman käyttöön liittyy ehtoja [1] 3.4.8. Sähköinen huutokauppa Sähköinen huutokauppa on kaksivaiheinen menettely tavanomaisten tavaroiden ostamiseksi. Huutokauppaan voidaan valita vain rajallinen määrä tarjoajia. Menettely edellyttää erityistä sähköistä huutokauppaohjelmaa. Tarjouksia saa tehdä vain tietyn ajan kuluessa tai tietty määrä. Tarjousten valinta on automatisoitu. 3.4.9. Suorahankinta Suorahankinnan käyttömahdollisuudet ovat hyvin rajalliset. Menettelyssä ei ole pakko julkaista hankintailmoitusta. Tarjouspyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti yhdelle tai useammalle yritykselle. Kaikista tarjoajalle ja tarjoukselle asetettavista ehdoista voidaan vapaasti neuvotella. Tarjous voidaan valita vapaasti. Syrjiviä ehtoja ei kuitenkaan saa asettaa. Suositeltavaa on kuitenkin käyttää kirjallisia tarjouspyyntöjä ja kirjallisia tarjouksia. Suorahankinnan yhtenä perusteena voi olla esimerkiksi hankintayksiköstä johtumaton välitön kiire toteuttaa hankinta, mutta tässä tulee huomioida, että jos välitön kiire johtuu vain ja ainoastaan hankintayksikön puutteellisesta tietämyksestä markkinoiden tarjonnan suhteen, ei perustetta voida katsoa hankintayksiköstä johtumattomaksi välittömäksi kiireeksi. [1]
  • 19. 36 37 TULE HYVÄ HANKINTA 3.4.10. Menettelyiden vertailu ja eri vaiheet TAULUKKO 7: HANKINTAPROSESSEISSA ENITEN KÄYTETYT MENETTELYT JA NIIDEN VAIHEET [9] avoin menettely rajoitettu menettely neuvottelu menettely kilpailullinen neuvottelumenettely HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus Tarjouspyynnön lähettäminen (jos ei sähköisesti saatavilla) Osallistumishake- musten vastaanotto Osallistumishake- musten vastaanotto Osallistumishake- musten vastaanotto Tarjousten vastaanotto ja avaus Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouksen tarjous- pyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjoajien valinta objektiivisilla ja syrjimättömillä kriteereillä Tarjoajien valinta objektiivisilla ja syrjimättömillä kriteereillä Tarjoajien valinta objektiivisilla ja syrjimättömillä kriteereillä Tarjousten vertailu Tarjouspyynnön lähettäminen (jos ei sähköisesti saatavilla) Neuvottelukutsun lähettäminen valituille tarjoajille Neuvottelukutsun lähettäminen valituille tarjoajille Hankintapäätös ja sen tiedoksianto Tarjousten vastaanotto ja avaus Neuvottelut Neuvottelut Sopimuksen teko Tarjouksen tarjous- pyynnön mukaisuud- en tarkistaminen Mahdollinen tarjoajien karsinta Mahdollinen tarjoajien karsinta - Tarjousten vertailu Neuvottelut Neuvottelut - Hankintapäätös ja sen tiedoksianto Lopullinen tarjouspyyntö Mahdollinen päätös hankinnan ratkaisu- vaihtoehdosta / vaihtoehdoista - Sopimuksen teko Tarjousten vastaanotto ja avaus Lopullinen tarjouspyyntö - - Tarjouksen tarjous- pyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vastaanotto ja avaus - - Tarjousten vertailu Tarjouksen tarjous- pyynnön mukaisuuden tarkistaminen - - Mahdolliset tarkennukset Tarjousten vertailu - - Hankintapäätös ja sen tiedoksianto Mahdolliset tarkennukset - - Sopimuksen teko Hankintapäätös ja sen tiedoksianto - - - Sopimuksen teko 3.5. Hankintailmoitus Kun tarjoaja tarkastaa tarjouksensa tarjouspyynnön mukaisuutta, sen on syytä katsoa myös hankintailmoituksen sisältö. Jos tarjouspyynnön ja hankintailmoituksen sisältö poikkeavat toisistaan, noudatetaan hankintailmoituksen sisältöä. Ennakkoilmoitus ei taas sido hankintayksikköä mihinkään. Vaikka ennakkoilmoituksessa olisikin kuvattu tulevaa hankinnan kohdetta yksiselitteisestikin, mutta kuvaus puuttuu hankintailmoi- tuksesta tai varsinaisesta tarjouspyynnöstä, ei tarjousta voida hylätä, jos tarjoaja ei ole tarjonnut ennakkoilmoituksen mukaista kohdetta. • Esim. MAO: 426/10, sairaalapaineilmakeskus (100 k€). Ennakkoilmoitus: ”Öljyvapaa kompressori”; hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eivät sisältäneet mitään mainintaa öljyvapaasta kompressorista, jolloin hylättyä tarjousta ei olisi tullut hylätä, huolimatta siitä, että ko. tarjous ei sisältänyt öljyvapaata kompressoria. 3.6. Tarjouspyyntö Tarjouspyynnön laatimistapoja on varmasti yhtä monta kuin niiden tekijöitä. EU- hankintojen tarjouspyynnön sisältöä koskevan hankintalain 41 §:n mukaan tarjous- pyynnössä tai soveltuvin osin hankintailmoituksessa on oltava seuraavat [2]: 1. Hankinnan kohteen kuvaus 2. Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen 3. Määräaika tarjousten tekemiselle 4. Osoite, johon tarjoukset on toimitettava 5. Kieli, tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava 6. Kelpoisuutta koskevat vaatimukset sekä luettelo toimitettavista asiakirjoista 7. Tarjouksen valintaperuste sekä, mikäli valintaperusteena on kokonais- taloudellinen edullisuus, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus tai kohtuullinen vaihteluväli tai poikkeuksellisesti vertailuperusteiden tärkeysjärjestys 8. Tarjouksen voimassaoloaika 9. Muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjouksen tekemisessä
  • 20. 38 39 TULE HYVÄ HANKINTA Tarjouspyynnön voi laatia esimerkiksi niin, että varsinaisessa tarjouspyyntöasiakirjassa on kuvattu vain hankintamenettelyä koskevat asiat. Tavanomaista on, että tarjous- pyynnössä kuvataan hankintaprosessin eteneminen aikajärjestyksessä [2]: • Tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen vastaanotetaan kirjalliset lisäkysymykset tarjouspyynnöstä. Tämän jälkeen hankintayksikkö vastaa kirjallisiin lisäkysymyksiin, ja vastauksista tulee osa tarjouspyyntöaineistoa. • Tarjoukset avataan avaustilaisuudessa. • Määräajassa saapuneet tarjoukset otetaan tarkempaan käsittelyyn. Myöhässä saapuneet tarjoukset on hylättävä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimuksen vuoksi. • Tarjoajien soveltuvuus tarkastetaan. Tämän jälkeen arvioidaan soveltuvien tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuutta. • HUOM! Hankintayksikön kannattaa pyytää tarjoajaa ilmoittamaan kaikki edellytetyt tiedot yhdellä lomakkeella. 3.7. Lisätietokysymykset ja vastaukset Tarjouspyynnön julkaisun jälkeen, ennen tarjousten jättämistä, tarjoajilla on mahdol- lisuus ja oikeus esittää lisätietokysymyksiä. Hankintayksikön antamista vastauksista tulee osa tarjouspyyntöaineistoa ja vastaukset lisätietokysymyksiin ovat julkisia. Vastaukset lisätietokysymyksiin julkaistaan anonyymisti. 3.8. Tarjousten jättäminen Annetun tarjouksen tulee sekä tekniseltä että asiasisällöltään olla tarkasti tarjouspyyn- nön mukainen. Tarjoukset ovat hinnan ja muiden ehtojen osalta lopullisia sekä hankinta- yksikön että tarjoajan näkökulmasta. Kaikkien pyydettyjen selvitysten ja liitteiden on oltava mukana sekä kirjallisessa että mahdollisessa sähköisessä muodossa annetussa tarjouksessa. Pyydettyjä tarjouslomakkeita on syytä käyttää. Kaikki vaaditut tiedot on ilmoitettava siinä muodossa kuin tarjouspyynnössä edellytetään. Kaikkien sopimus- ehtojen on oltava pyydetyn mukaisia. Tarjoajien soveltuvuustarkastuksessa ja tarjousten vertailu ja perusteet -kappaleissa avataan tarkemmin tarjousten sisällöllisiä (sekä teknisiä että muodollisia) seikkoja. Perusnyrkkisääntönä on hyvä muistaa, että tarjouksen tulee vastata jokaiseen tarjous- pyynnössä edellytettyyn kohtaan. Tässä tulee erityisesti tiedostaa, mitkä ovat muodollisia ja mitkä teknisiä ja ehdottomia seikkoja. 3.9. Tarjousten avaustilaisuus Hankintalaissa ei säädetä erikseen tarjousten vastaanottamisesta tai avaamisesta. Kaikkia tehtyjä tarjouksia ja tarjoajia on kuitenkin kohdeltava tasapuolisesti ja luotta- muksellisesti eivätkä tarjouksen käsittelyyn ja päätöksentekoon osallistuvat henkilöt saa olla esteellisiä. Tarjoukset on syytä käsitellä niin hyvissä ajoin, että hankintapäätös voidaan toimittaa tarjoajille tarjouksen voimassaoloaikana. [1] Tarjoukset avataan yleensä erillisessä avaustilanteessa, jonka ei ole tarpeen olla julkinen. Poikkeuksellisesti tilaisuus voi olla julkinen, jos sitä edellytetään esimerkiksi hankkeen rahoitusta koskevassa tukipäätöksessä. Kirjalliset tarjoukset on säilytettävä avaamattomina avaustilaisuuteen saakka. Vastaanotettuun kuoreen merkitään yleensä tarjouksen saapumisaika ja asiakirjat vastaanottaneen henkilön nimi. Myös sähköisesti toimitetut tarjoukset on säilytettävä luotettavalla tavalla. [1] Avaustilaisuus pidetään luonnollisesti vasta tarjousajan päätyttyä. Kuoria avaamassa on yleensä vähintään kaksi henkilöä. Tarjouksiin merkitään yleensä numero, päivämäärä ja tarjouksen avaajan nimikirjoitus kuorten avaamisjärjestyksessä. Myöhästynyttä tarjousta ei ole syytä avata, vaan se on palautettava lähettäjälle. Myöhästyneeksi katsotaan myös sellainen tarjous, joka on saapunut jättöajan jälkeen, mutta ennen tarjousten avaustilaisuutta. Tarjoaja kantaa vastuun siitä, että tarjous on
  • 21. 40 41 TULE HYVÄ HANKINTA perillä ajoissa. Tarjousten avaamisesta laaditaan avauspöytäkirja, jonka allekirjoittavat tarjousten avaajat. Pöytäkirjaan merkitään yleensä aika, paikka, avaajien nimet, tarjousten jättämistä varten annetun määräajan päättymishetki, tarjousten juokseva numero ja tarjousten tekijöiden nimet. [1] Jos hankintayksikkö on hankintailmoituksen ohella lähettänyt avoimessa menettelyssä tarjouspyynnön suoraan myös joillekin valitsemilleen yrityksille, joilta ei kuitenkaan ole saatu tarjousta, on myös tällaiset seikat hyvä merkitä pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan on syytä merkitä myös tarjousten myöhästyminen sekä kaikkien tarjousten saapumisaika sekä ne muut seikat, jotka mahdollisesti ovat tarpeen tarjousasiakirjain yksilöimiseksi. Jos tarjous on toimitettu yhdessä kuoressa, tarjouksissa olevat hinnat merkitään avauspöytäkirjaan tai erilliseen taulukkoon. [1] Tarjousten käsittely voidaan aloittaa heti avauksen jälkeen. Mikäli tarjoukset on toimitettu avoimessa menettelyssä ns. kahden kuoren tai kolmen kuoren menettelyn mukaisesti, ensin avataan tarjoajan kelpoisuuden arviointia koskevat tiedot sisältävä kuori. Jatkoon valitaan vain ne, joihin ei ole sovellettava poissulkuperiaatteita ja jotka täyttävät muut tarjoajille asetetut ehdot. Varsinaisen tarjouksen tiedot sisältävät kuoret avataan vain niiltä tarjoajilta, jotka on hyväksytty tarjoajiksi. Kolmen kuoren menetelmässä vielä tarjoushintakin on omassa kuoressaan. Niiden tarjousten hintakuorta ei avata, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja. Suunnittelua sisältävien asiantuntijapalveluiden hankinnassa voidaan käyttää jopa ns. viiden kuoren menetelmää, jolloin projektisuunnitelmaa, henkilöstöä, projektin johtoa, yritystä sekä hintaa koskevat tiedot ovat kukin omassa kuoressaan. Tämän mallin käyttö on kuitenkin käytännössä hyvin monimutkaista, joten sen käyttö on harvinaista. [1] Lähtökohtaisesti tarjousten avaustilaisuus etenee edellä mainitun mukaisesti huoli- matta siitä, onko kyseessä yhden, kahden tai vaikka viiden kuoren menetelmä. Eli, ensin tarjousten avaustilaisuus, sitten tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen ja tämän jälkeen vasta tarjousten vertailu. 3.10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus Soveltuvuuden arvioinnilla hankintayksikkö voi selvittää ehdokkaiden ja tarjoajien eli tavarantoimittajien, palveluntuottajien tai urakoitsijoiden soveltuvuuden eli kyvyn toteuttaa hankinta. Tämä tapahtuu EU-hankinnoissa esittämällä hankintailmoituksessa ehdokkaiden tai tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suori- tuskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua ilmaisevia valmiuksia. Kansallisessa avoimessa menettelyssä voi mahdollisista vaatimuksista ja niiden todentamiseksi vaadittavista asiakirjoista ilmoittaa hankintailmoituksessa tai vasta tarjouspyynnössä. Hankintayksikön on ennen tarjousvertailuun ryhtymistä arvioitava, täyttävätkö ehdokkaat ja tarjoajat niille asetetut taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät ennalta ilmoitetut vähimmäisvaatimukset. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäis- vaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. [1] Oikeuskäytännöissä on todettu, että jos esimerkiksi soveltuvuuden edellytyksenä tarjoajaa on pyydetty toimittamaan todistus lakisääteisistä veroista tai sosiaalimak- suista tai vaikka ilmoittamaan y-tunnus, ja tarjoaja on tämän liitteen tai tiedon jättänyt toimittamatta, on hankintayksiköllä oikeus pyytää sitä jälkikäteen. Hankintayksiköllä on oikeus, mutta ei velvollisuutta sulkea kyseinen tarjoaja ulos tarjouskilpailusta. Tässä tulee tiedostaa, mitä tarkoitetaan hankintayksikön tai tarjoajan velvollisuuksilla ja oikeuksilla; ne ovat kaksi eri asiaa ja lainsäädäntö suhtautuu niihin eri tavalla. Eli tarjoajaa ei tule hylätä, jos tarjoaja on jättänyt toimittamatta jonkin soveltuvuuden arviointiin liittyvän liitteen tai tiedon. Kyseinen tarjoaja voidaan kuitenkin sulkea pois tarjouskilpailusta. Normaalisti hankintayksikkö pyytää jälkikäteen tarjoajaa toimitta- maan puuttuneen soveltuvuuden arviointiin liittyvän liitteen tai tiedon. [1]
  • 22. 42 43 TULE HYVÄ HANKINTA Markkinaoikeudessa esiintyy usein väitteitä tarjouksen tarjouspyynnön vastaisuudesta koskien puutteita, jotka liittyvät tarjoajan soveltuvuuden arviointiin. Hankintayksiköllä on oikeus, mutta ei velvollisuutta, sulkea tarjous kilpailun ulkopuolelle, mikäli tarjouksesta puuttuu tarjoajan soveltuvuutta koskevia liitteitä. Tällaisten liitteiden puuttuminen ei kuitenkaan tee tarjousta tarjouspyynnön vastaiseksi, koska liitteiden puuttuminen ei lainkaan liity tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin, eli kyse ei ole tarjouksen sisältöön ja vertailukelpoisuuteen vaikuttavasta seikasta. [1] 3.11. Tarjousten tarkastus ja muutamia esimerkkejä Tarjousten tarkastuksessa käydään läpi tarjouspyynnössä edellytetyt (edellytetyt asiat määritellään yleensä ehdottomiksi vaatimuksiksi) asiat ja tarkistetaan, onko tarjous tarjouspyynnön mukainen. Yleensä tarjousten tarkastuksessa käydään läpi hankinnan kohteen kuvaamiseen liittyvät seikat, tuotteen sisällön määrittely, kokonaishinta, sopimusehdot sekä laatuvertailuun vaikuttavat vertailuperusteet. Kaikissa edellä mainituissa kohdissa on ensisijaisen tärkeää, että hankintayksikkö on kuvannut tarjouspyynnössään edellytetyt asiat riittävän tarkasti. Esimerkiksi hankinnan kohde (vaikkapa tavoiteltava tila sekä nykytila) tulee kuvata niin selkeästi, että sekä vanhat sopimuskumppanit että mahdolliset uudet sopimus- kumppanit saavan samansisältöisen tiedon hankintayksikön tarpeista. [1] Tuotteen sisällön määrittelyssä on huomioitava samat seikat kuin edellä mainitussa kohdassa. Lisäksi hankintayksikön tulee huomioida, että esimerkiksi tavaramerkkiin viitattaessa tulee aina lisätä sanamuoto ”tai vastaava”. Myös johonkin EN-koodiin viitat- taessa tulee aina lisätä sanamuoto ”tai vastaava”. Kaikki edellä mainitut seikat on syytä pitää mielessä tarjouspyyntöä laadittaessa, jotta mahdollisilta näkemyseroilta vältytään tuotteen sisällön määrittelyssä. Oikeus- käytännöissä on myös tilanteita, joissa on voitu viitata suoraan tuotemerkkiin ilman ”tai vastaava” mainintaa, mutta kyseiset tilanteet ovat harvinaisia (esim. liikelahjojen hankinnassa on jossain tilanteissa voitu toimia näin). [1] Hankintayksiköllä on täysi oikeus edellyttää, ettei mitään lisähintoja hyväksytä. Eli, jos hankintayksikkö mainitsee tarjouspyynnössään ”lisiä ei hyväksytä”, tällöin tarjoajan tulee huomioida, ettei esimerkiksi asennuskustannuksia, huoltokustannuksia tms. voida laskuttaa. Hankintayksikön tulee kiinnittää eritystä huomiota siihen, että vaikka hinta olisi edellytetty jossakin tietyssä muodossa, mutta tarjoaja antaakin hinnan eri muodossa, ei tarjousta tule vielä tässä vaiheessa hylätä. Jos tarjouksen tiedoista on saatavissa hinta edellytetyssä muodossa, on tarjoajan tarjous hyväksyttävä hintatietojen osalta. Tämmöinen tilanne saattaa syntyä, jos hankintayksikkö esimerkiksi edellyttää kertomaan hinnan arvonlisäverottomana, mutta tarjoaja antaakin hinnan arvonlisäverollisena. Annetusta tiedosta on laskettavissa edellytetty tieto, joten tarjous on hintatiedon osalta hyväksyttävä. [1] Toinen melko tavanomainen tilanne on, että hankintayksikkö edellyttää tarjoajia ilmoit- tamaan esimerkiksi palvelumaksun muodossa 30 * palvelumaksu (€/vrk) ja tarjoaja ilmoittaakin palvelumaksun muodossa €/kk. Tarjous ei ole tarjouspyynnön vastainen, jos tarjoajan täsmennyksen jälkeen vertailuhinta ei ole muuttunut. Esimerkiksi mikäli tarjoajan ilmoittama palvelumaksun vertailuhinta on 30 €/kk ja täsmennyksen jälkeen 1 €/vrk, ei vertailuhinta ole muuttunut. Tässä tulee huomioida, että lähtökohtaisesti hankintayksikkö voi ko. tilanteessa tiedustella tarjoajalta hinnan muodostumista, mutta tarjouksen varsinainen sisältö ei saa muuttua tarjoajan antamassa täsmennyksessä, eli hinnan arvo ei saa muuttua.
  • 23. 44 45 TULE HYVÄ HANKINTA Edellä mainitun kaltainen tilanne saattaa syntyä myös sopimusehdoista. Hankinta- yksikkö edellyttää yleensä tarjoajaa laatimaan tarjouksen hankintayksikön omien sopimusehtojen mukaisesti. Jos tarjoaja kuitenkin sisällyttää tarjoukseensa omat sopimusehtonsa, ei tämä ole lähtökohtaisesti kiellettyä, kunhan tarjoajan ja hankinta- yksikön sopimusehdot ovat yhtenevät. [1] Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset ovat aina lopullisia eikä niistä voi neuvotella, ellei hankintayksikkö ole erikseen tarjouspyynnössä maininnut neuvotteluvarasta. Lähtökohtaisesti hankintayksiköllä on täysi oikeus määritellä tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset ja tarjoajan tulee niitä noudattaa. Hankintayksikön tulee kuitenkin huomioida hankinnan kohde ja kohteen laajuus ja suhteuttaa ehdottomat vaatimukset niiden mukaisesti. Perinteisimmät ongelmat ovat hankinnalle asetettujen vähimmäisvaatimusten puutteellisuudessa. Tämmöinen tilanne saattaa syntyä, kun esimerkiksi hankintayksikön laitteelle asettama vähimmäisteho ei täyty, tai laitteessa ei ole hankintayksikön tarjouspyynnössä edellyttämää ominaisuut- ta. Mikäli tehon on esimerkiksi määritelty olevan ”yli 1000”, tasan 1000 ei riitä tarjous- pyynnön vaatimusten täyttämiseksi. [1] Myös tarjoajan tarjouksessa olevat varaumat ovat kiellettyjä: esim. ”varaamme oikeuden sitoa hinnan elinkaarikustannusindeksiin tai valuuttamuunnoksiin” on kiellettyä. Oikeus- käytännöstä löytyy myös tapauksia, joissa tarjouksessa mainittu ”varauma” ei ole johtanut tarjouksen hylkäämiseen. Huom! Tämmöiset tilanteet ovat melko harvinaisia, mutta esim. MAO: 209/06 ja 209/10, lento-operaattoripalvelut lääkintä- ja pelastushelikoptereille - tapauksessa, mark- kinaoikeus katsoi, että valittajan tarjouksen mukaan hankintayksiköllä on velvollisuus neuvotella valittajan kanssa kustannustason muuttuessa, mutta valittajalla ei kuitenkaan ole oikeutta hinnankorotuksiin, jollei hankintayksikkö niitä erikseen hyväksy. Eli tarjoaja saa esittää tarjouksessaan ”varauman”, mutta tällöin tarjoajan tulee mainita tarjoukses- saan, että ellei hankintayksikkö erikseen hyväksy ”varaumaa”, ei tarjoajalla ole oikeutta toimia ”varauman” mukaisesti. [2] Joskus tarjouksissa saattaa myös olla keskenään ristiriidassa olevia tietoja. Esimerkik- si tarjoajat sisällyttävät tarjoukseensa yleisluonteisia tulkintaohjeita, joilla pyritään välttämään mahdollisia ristiriitatilanteita. Esimerkki: hankintana lumiaura ja tarjous- pyynnön vaatimuksissa on maininta, että auran leveyden tulee olla vähintään 2 m ja tarjouksessa on lukema 1,9 m ja tarjouksen liitteessä on lukema 1,8 m ja tarjouksessa on lisäksi maininta ”tuotteet tarjotaan niillä ominaisuuksilla ja kokoonpanoissa, joita tarjous- pyynnössä edellytetään”. Tämmöisessä tilanteessa viimeisin maininta ei poista ristiriitaa, vaan tarjous on hylättävä. [2] Jos edellä mainitussa tilanteessa olisi ollut vain yksi ristiriita - tarjouksessa ja tarjouk- sen liitteessä esim. lukema 1,9 metriä sekä maininta ”tuotteet tarjotaan niillä ominaisuuk- silla ja kokoonpanoissa, joita tarjouspyynnössä edellytetään” - olisi hankintayksikkö voinut tiedustella tarjoajalta virheellistä lukemaa tarjouksessa ja tarjouksen liitteessä ja tarjous olisi voitu suurella todennäköisyydellä hyväksyä. Tarjouspyynnössä saattaa esiintyä myös vaatimuksia, joiden toteen näyttämisen täytyy tapahtua vasta ennen tuotteen toimittamista tilaajalle. Ei siis hankintapäätöksen tai sopimuksen aikana. Tarjoajalla ei siis tarvitse olla vaadittua ”asiaa” tarjouksen jättämis- hetkellä, vaan riittää kunhan mahdollisen sopimuskauden aikana vaaditut ”asiat” ovat voimassa. Huom! Tässä ei ole kyse ”varaumasta”. Eli hankintayksikön tulee siis myös huomioida, että tarjouspyynnössä vaadittujen edellytysten ei tarvitse olla olemassa tarjousta tehtäessä, vaan riittävää on niiden täyttyminen hankintasopimusta tehtäessä.
  • 24. 46 47 TULE HYVÄ HANKINTA Hankintayksikön ja myös tarjoajan tulee huomioida, että vaikka tarjouksessa olisi puutteita, niin kaikki puutteet eivät johda tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouspyynnön vastaisten puutteiden tulee johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Hankintayksikön tulee kiinnittää erityistä huomiota seuraaviin seikkoihin hankintaa laatiessaan: • Hankinnan kohteen kuvaaminen • Tuotteen sisällön määrittely • Hinnan määrittely • Sopimusehtojen määrittely • Laatuvertailuun vaikuttavien vertailuperusteiden määrittely Jokaisen määritellyn edellytyksen ja ehdottoman vaatimuksen, tarjouksen vertailuun vaikuttavan vaatimuksen tai hankinnan kohteen kuvauksen tulee olla niin yksiselittei- nen, että määrittely vastaa jokaiseen tarjoajan esittämään miksi-kysymykseen ja tar- vittaessa myös miten/missä/milloin -kysymyksiin. Määriteltyjen edellytysten laatimista helpottaa ennakkoilmoituksen toteuttaminen ennen varsinaisen tarjouskilpailupro- sessin aloittamista. Tarjousten tarkastuksessa on hyvä huomioida, hyväksyykö hankintayksikkö myös rinnakkaiset ja vaihtoehtoiset tarjoukset. Vaihtoehtoinen tarjous muuttaa jotain hankinnan kohdetta kuvaavaa teknistä rat- kaisua tai muuta hankinnan ehtoa; on siis ”vaihtoehtoinen ratkaisu” hankintayksikön haluamalle kohteelle. Rinnakkaisessa tarjouksessa sama tarjoaja esittää useita täysin tarjouspyynnön ehtojen mukaisia ja toisistaan riippumattomia tarjouksia. Kunkin rinnakkaisen tarjouksen on siten itsessään täytettävä kaikki asetetut hankintaehdot ja niitä kohdellaan tarjousvertailussa samalla tavalla kuin erillisten tarjoajien tekemiä tarjouksia. Toimittajalla voi olla useita tuotteita tai palveluvaihtoehtojen toteutusmal- leja, esim. erilaisia asiantuntijaryhmiä. Tarjousten tarkastuksessa on myös hyvä huomioida, hyväksyykö hankintayksikkö osatarjoukset. Tässä tullaan monesti siihen, saako hankintayksikkö jakaa hankinnan osiin. Hankintala- ki ja direktiivit eivät kiellä hankintojen jakamista osiin, mutta jaetut osakokonaisuudet tulee kilpailuttaa osakokonaisuuksien yhteenlasketun arvon mukaisesti. Esimerkki. Hankintayksikkö on hankkimassa sairaalan hoivaosastolle lakanoita, tyy- nyliinoja, peittoja, tyynyjä ja sänkyjä. Hankintayksikkö voi kilpailuttaa kaikki samalla tarjouskilpailulomakkeella ja mainita, että tarjoajat voivat tarjota kaikkia kohteita tai vain osaa tai vain yhtä. Hankintayksikön tulee kuitenkin huomioida kyseisessä kilpai- lutuksessa koko hankinnan (lakanat, tyynyliinat, peitot, tyynyt ja sängyt) ennakoitu yhteenlaskettu arvo jokaisen yksittäisen hankittavan kohteen kohdalla. Tästä aiheesta löytyy lisäinfoa kappaleesta 4. Usein kysyttyä. Laatuvertailuun vaikuttavat seikat avataan tarkemmin seuraavissa kappaleissa. 3.12. Täsmennyspyyntö ja vastaukset Oikeuskäytännössä on todettu, että ”hankintayksikkö ei voi tarjousten jättämiselle asetetun määräajan jälkeen sallia tarjoajan täsmentää tarjoustaan, ellei tarjouksen epäselvyys tai puutteellisuus ole johtunut tarjouspyynnön epäselvyydestä. Tällöinkään tarjouksen täsmentäminen ei saa johtaa tarjouksen sisällön muuttamiseen. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteen vuoksi hankintayksikkö ei voi myöskään korjata havaitsemiaan tarjouksen sisältöön vaikuttavia virheitä.” Riippumatta siitä, tarkistetaanko tarjousta hankintayksikön vai tarjoajan aloitteesta, voi muutos vaarantaa tasapuolisuuden. [1] Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta pyytää tarjoajaa täydentämään puutteellista tarjoustaan, jos tarjouksesta puuttuu kokonaan jokin tieto (esim. laitteen teknisestä ominaisuudesta). Hankintayksiköllä ei ole edes oikeutta itse selvittää puutteellisia tietoja, vaikka tietojen saaminen (esim. yrityksen valmistamien tuotteiden tarkemmat kuvaukset) olisi helppoa vaikkapa tarjoajan verkkosivuilta.
  • 25. 48 49 TULE HYVÄ HANKINTA Vain tarjouksessa olevat tai sen perusteella yksiselitteisesti pääteltävissä olevat tiedot (esim. kokonaishinta yksikköhintojen mukaisesti tai tarjouksen perusteellakin pääteltä- vissä oleva ilmeinen asiavirhe) voidaan huomioida. Jos täsmennyksiä pyydetään, on pyyntö lähetettävä kaikille vastaavan virheen tehneille tarjoajille sen jälkeen, kun kaikki saapuneet tarjoukset on tarkastettu. Täsmennyskeho- tus on kohdistettava kaikkiin havaittuihin epätarkkuuksiin ja vasta vastausten jälkeen on arvioitava, onko seikka esimerkiksi sellainen, että se johtaa tarjoajan hylkäämiseen lisäselvityksistä huolimatta. [1] Jo annettua tarjousta ja siinä olevaa seikkaa voidaan näin ollen täsmentää hankinta- yksikön pyynnöstä, jos pyyntö ei vaaranna tarjoajien tasapuolista kohtelua. Tarjoaja voi myös itse ottaa yhteyttä hankintayksikköön, jos se huomaa tarjouksessa jonkin jo tarjouksenkin perusteella ilmeisen laskuvirheen tai muun teknisen virheen, jonka korjaaminen ei samalla anna mahdollisuutta tarjouksen parantamiseen. Tarjoajan on oltava huolellinen, sillä se ei voi myöhemmin myöskään korottaa tarjous- hintaa virheellisesti tehdyn kustannuslaskelman vuoksi, koska annettu tarjous pää- sääntöisesti sitoo myös tällaisessa tapauksessa. [1] Lain perusteluissa selostetaan oikeuskäytäntöä, jonka mukaan tasapuolisen kohtelun ei katsottu vaarantuneen tarjouksen ja hintatietojen voimassaoloa sekä sellaisia teknisiä yksityiskohtia koskevien tarjouksen puutteiden vuoksi, joiden johdosta hankintayksikkö oli pyytänyt tarjoajia täsmentämään tarjouksiaan. Saattaakseen tarjoukset yhteismital- lisiksi hankintayksikkö voi ottaa yhteyttä tarjoajaan täydennysten ja selvitysten saami- seksi. Tarjousten vertailukelpoiseksi saattaminen ei saa kuitenkaan tarkoittaa sitä, että jollekin tarjoajalle annetaan mahdollisuus parantaa tarjoustaan. [1] 3.13. Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten tarkistamisen jälkeen vertailuun voidaan ottaa vain sellaiset tarjoukset, jotka täyttävät kaikki tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset ja ovat muutoinkin tarjouspyynnön ehtojen mukaisia. Tarjousten vertailu tehdään ainoastaan ennalta ilmoitettujen perusteiden mukaisesti. Oikeuskäytännössä on lukuisissa ratkaisuissa todettu, että ”hankintapäätöksessä tulee myös ilmetä se, miten tarjouksia on verrattu ja millä perusteella hankintayksikkö on valinnut voittaneen tarjoajan”. Tarjousvertailussa noudatetaan seuraavia pääperiaatteita: Jos ratkaisuperusteeksi on ilmoitettu kokonaistaloudellinen edullisuus, tarjouksista ei saa vertailla pelkästään hin- toja, vaan kaikki ilmoitetut kriteerit on huomioitava. Vastaavasti jos vertailuperusteena on halvin hinta, vertailussa ei saa huomioida tarjousten muita ominaisuuksia. [1] Kaikki tarjouspyynnössä vaaditut vertailuperusteet on tarkistettava samalla tavalla kaikista tarjouksista ja niitä on vertailtava juuri ilmoitetulla tavalla. Jokaista kelpoi- suusvaatimukset täyttävää tarjousta tulee siten vertailla jokaisella kriteerillä. Ilmoitet- tua kriteeriä ei saa jättää soveltamatta, muuttaa ilmoitusta, lisätä uusia kriteerejä tai vaihtaa ilmoitettua tärkeysjärjestystä, painotusta taikka pisteytystä. Hankintayksikkö ei saa huomioida vertailussa mitään sellaisia perusteita, joita se ei ole yksilöinyt hankintailmoituksessa tai tarjousasiakirjoissa, eikä ilmoitettuja painotuksia saa muuttaa. [1] Hankintayksikkö ei saa esimerkiksi muuttaa eri perusteiden laskentatapaa tai painoar- voja siitä, mitä on etukäteen ilmoitettu. Hankintayksikkö voi huomata vasta saaduista tarjouksista jonkin seikan, joka sen olisi pitänyt ottaa huomioon ja tarjouspyynnössä. Tällaista olennaistakaan seikkaa ei kuitenkaan saa ottaa vertailussa huomioon, vaan tarvittaessa tarjouspyyntöä on täydennettävä tai merkittävän muutoksen ollessa kyseessä aloitettava alusta koko menettely. Jos valintaperusteena on esim. kokonais- taloudellisesti edullisin tarjous ja hankintayksikkö on voinut pitää kahta tarjousta laadultaan samanarvoisina, voi hankintayksikkö valita tässä tilanteessa halvemman tarjouksen. [1]
  • 26. 50 51 TULE HYVÄ HANKINTA Hankintayksikön on otettava huomioon vain sellaiset seikat, jotka ilmenevät kirjallisesta tarjouksesta. Julkisuudessa ilmenneitä tai muuten yleisessä tiedossa olevia seikkoja tarjoajasta ei voi huomioida. Esimerkiksi yrityksen internetsivuilta saatuja lisätietoja ei saa huomioida. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa materiaalia tai tietoja, joita ei ole pyydetty, ei näitä saa huomioida myöskään poissulkuperusteena. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, ettei hankintayksikkö omasta aloitteestaan tee selvityksiä yrityksestä. Hankintayksikkö voi kuitenkin tarkistaa esimerkiksi yrityksen luottotiedot tai muita vastaavia seikkoja. Tästä on kuitenkin selvyyden vuoksi syytä mainita asiakirjoissa. Tarjousten vertailu voi olla pelkästään sanallinen. Vertailuksi ei kuitenkaan riitä pelkkä tarjouksen sisällön yleinen kuvailu tai toteamus siitä, että tarjous vastaa parhaiten hankintayksikön vaatimuksia. Useimmiten vertailussa käytetään pisteytystä, jolloin annetut pisteet ja piste-erot on perusteltava myös sanallisesti. Jos jostakin laatuteki- jästä voidaan antaa pisteitä asteikoilla 1 – 3, perusteluihin on kirjattava selostus siitä, miksi tarjoukselle on annettu esimerkiksi 2 pistettä. [1] Tarjouspyynnönvertailukriteerittuleemuotoillasiten,ettämahdollisettarjoajatvoivat käytännössäpisteyttääomantarjouksensa(ts.arvioidaomantarjouksensapisteytyksen). Jokainen vertailukriteeri tulee myös avata niin yksiselitteisesti, että mahdollisilta epäselvyyksiltä vältytään. Esimerkiksi kaupungin vedenpuhdistamon tutkimuslaboratorioon hankittavien mitta- laitteiden tarkkuuden vertailuperusteiden määrittelemiseksi ei riitä, että ”resoluutioltaan tarkin mittalaite saa enimmäispistemäärän”. Suositeltavaa on käyttää ennemminkin muotoa ”resoluutioltaan pienin mittalaite saa enimmäispistemäärän”. Tarkin mittalaite ei anna riittävän tarkkaa tietoa vertailuperusteista, mutta resoluutioltaan pienin antaa riittävän tarkan tiedon vertailuperusteista. Jos tarjouksille on annettu toisistaan poikkeavia pisteitä, on vertailusta ilmettävä selvästi, mihin tarjousten piste-erot perustuvat. Pelkkä tarjousten pisteytys ei siten riitä päätöksen perusteluksi. Puutteellista perustelua ei voida korjata täydentämällä perusteluja vasta valitusmenettelyn yhteydessä. Hankintapäätöksen perusteluilla ei voi myöskään täydentää puutteellista tarjous- pyyntöä. Hankintayksikkö saa asettaa vertailuperusteet haluamallaan tavalla, mutta perusteluiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen, mitata tarjouksen edullisuutta ja olla objektiivisia. Laatupisteet voidaan antaa hyvinkin yksityiskohtaisesti jonkin matemaat- tisen kaavan, pisteytysmallin tai muun hankintayksikön päättämän teknisen laskenta- kaavan mukaan. [1] Tarjousten vertailussa pisteet voivat mennä myös tasan. Markkinaoikeus on todennut, että käytettäessä valintakriteerinä tärkeysjärjestystä on valittava tarjous, joka on saanut tärkeysjärjestyksessä ensimmäisestä arviointikriteeristä eniten pisteitä. Pisteiden men- nessä tasan muissa tapauksissa hankintayksiköllä on vapaus valita mieleisensä tarjoaja. Näissä tilanteissa ratkaisevaksi tekijäksi voi muodostua jokin muukin seikka, joka voi liittyä esimerkiksi sopimusehtoihin, hankintayksikön noudattamiin eettisiin sääntöihin taikka ns. sosiaalisiin kriteereihin. [1] 3.14. Tarjoajan ja tarjousten vertailuperusteiden erottaminen Aikaisemmissa kappaleissa käytiin läpi tarjoajien soveltuvuustarkastus sekä tarjousten vertailu ja perusteet. Mainituissa kohdissa on ensisijaisen tärkeää huomioida kaksi seikkaa. [1] 1. Tarjouksen vertailuperusteina ei tule pääsääntöisesti käyttää sellaisia perusteita, jotka liittyvät ehdokkaiden tai tarjoajien ominaisuuksiin. Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden arviointi on tehtävä hankintalain 52 §:n mukaisesti jo ennen varsinaisten tarjousten arvioimista, ja se tulee selkeästi erottaa tarjousten arvioinnista.
  • 27. 52 53 TULE HYVÄ HANKINTA 2. Hankintalain 72 §:n mukaan palveluhankinnoissa tai rakennusurakoissa, joissa palveluntarjoamisesta tai rakennustyöstä vastaavien henkilöiden asian- tuntemuksella, ammattitaidolla tai pätevyydellä on erityinen merkitys, vertailuperusteina voidaan käyttää myös hankinnan toteuttamisessa tarvittavaa tarjoajien kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ylittävää laadunhallintaa, pätevyyttä, kokemusta ja ammattitaitoa. Näistä seikoista voidaan antaa vertailuvaiheessa lisäpisteitä. Eli, tarjoajien soveltuvuuden edellytyksinä mainitut vaatimukset eivät saa olla tarjousten vertailuperusteina, ellei palveluntarjoamisesta tai rakennustyöstä vastaavien henki- löiden asiantuntemuksella, ammattitaidolla tai pätevyydellä ole erityistä merkitystä. Tällainen erityinen merkitys voi tulla kyseeseen esim. vaativissa suunnittelutyökilpailu- tuksissa. 3.15. Hankintapäätös ja ilmoittaminen Hankintalain 73 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjouskilpailun ratkaisuista kirjallinen päätös. Hankintayksikön tulee perustella päätöksensä kirjallisesti. Päätöksen yhteydessä tulee olla myös valitusosoitus markkinaoikeudelle sekä hankintaoikaisua koskeva oikaisuohje. Hankintayksikkö voi tehdä tarjoajien asemaan vaikuttavia ratkaisuja myös tarjouskil- pailun aikana. Mikäli se menettelee näin, sen tulee tehdä kirjallinen päätös myös näistä ratkaisuistaan. Tällaiset hankintayksikön ratkaisut voivat koskea esimerkiksi ehdokkai- den tai tarjoajien soveltuvuutta taikka tarjousten tarjouspyynnönmukaisuutta. [1] Neuvottelumenettelyissä hankintayksikkö voi vaiheittain arvioida tarjousten kilpai- lukykyisyyttä ja tehdä tarjousvertailuja, joilla se jättää valitsematta tarjouksia jatko- neuvotteluihin. Jatkoneuvotteluihin pääsevistä tarjoajista tulee myös tehdä kirjallinen perusteltu päätös. Hankintayksikön tulee hankintapäätöksessään tai sen liiteasiakirjoissa selvittää ratkaisuunsa vaikuttaneet seikat sellaisella tarkkuudella, että ehdokas tai tarjoaja voi arvioida, onko hankintayksikkö toiminut hankintalain mukaisesti. [1] Ratkaisuun vaikuttaneet seikat tulee myös esittää sillä tarkkuudella, että tarjoajalle käy ilmi oman tarjouksensa sijoittuminen tarjouskilpailussa suhteessa muihin tarjouksiin. Jos hankinnassa on noudatettava hankintalain 77 §:ssä säädettyä EU-hankintoja koskevaa 21 päivän odotusaikaa, hankintapäätöksestä tai sen liiteasiakirjoista on käytävä ilmi, minkä ajan kuluttua hankintasopimus voidaan tehdä. 3.16. Valitus- ja oikaisumenettelyt ja niiden käsittelyajat Hankintayksikön tulee liittää hankintamenettelyssä tekemäänsä päätökseen valitus- osoitus, jossa selostetaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Valitusosoituksessa tulee olla myös hankintayksikön yhteystieto, johon hankintayksikön päätöksen muutosta hakeva taho voi ilmoittaa tekevänsä valituksen markkinaoikeudelle. Hankintalain seuraamusjärjestelmän uudistamisen yhteydessä hankintalakiin palau- tettiin takaisin menettely, jossa markkinaoikeudelle valituksen tekevän tahon tulee ilmoittaa myös hankintayksikölle aikeestaan tehdä valitus. Valitusosoituksen ohessa hankintayksikön tulee liittää päätökseensä myös oikaisuohje, jossa selostetaan, kuinka ehdokas tai tarjoaja voi tehdä hankintaoikaisun hankintayksikölle itselleen. [1] Valittaminen markkinaoikeuteen on mahdollista, mikäli hankinnan arvo ylittää hankin- talain 15 §:n kynnysarvot (eli kun kyseessä on kansallinen hankinta tai EU-hankinta). Pienhankinnoista ei voi valittaa markkinaoikeuteen, mutta pienhankintojen hankinta- päätöksestä voi tehdä oikaisuvaatimuksen hankintayksikölle. Mikäli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintapäätökseen liitettävä ohje oikaisuvaatimuksen tekemiseksi (mahdollisuus hakea päätökseen muutosta hankintayksiköltä, kuntalain mukaisesti). [1] Hankintalain 77 §:n mukaan hankintayksikkö voi tehdä hankintasopimuksen EU-kyn- nysarvon ylittävissä hankinnassa aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi hankintayksikön päätöksen ja valitusosoituksen markkinaoikeudelle.