SMK Panduan

PANDUAN PAS SMK
VERSI 1.6.0

TAHUN 2012
Oleh: M. Syahril F. dan Exada Aprila F.

PANDUAN PAS SMK 2012

DAFTAR ISI

BAB 1 INSTALLASI PAS SMK .............................................................................................................3
1.1 Persiapan Installasi .............................................................................................................................................. 3
A. Persiapan Hardware ......................................................................................................................................... 3
B. Persiapan Software ........................................................................................................................................... 3
C. Installasi PAS SMK ............................................................................................................................................. 4
BAB 2 PENGENALAN DAN PENGOPERASIAN ............................................................................ 11
2.1 Menjalankan modul PAS SMK....................................................................................................................... 11
BAB 3 PERSIAPAN PENGENTRIAN DATA .................................................................................. 17
3.1 Mengenal Jenis dan Karakter Data ............................................................................................................ 17
3.2 Methode Pengisian Data ................................................................................................................................. 18
3.3 Penyiapan Data Awal ....................................................................................................................................... 19
BAB 4 ENTRI DATA IDENTITAS SEKOLAH ................................................................................ 20
4.1 Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah.............................................................................. 24
4.2 Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Sekolah .................................................................................................. 26
4.3 Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah ............................................................................................................. 28
4.4 Sub Modul (2.7) Lokasi Peta ...................................................................................................... 33
BAB 5 ENTRI DATA GURU DAN PEGAWAI ................................................................................. 38
BAB 6 ENTRI DATA SISWA ............................................................................................................ 54
BAB 7 ENTRI DATA KESISWAAN ................................................................................................. 58
BAB 8 PERUBAHAN ROMBEL (KENAIKAN KELAS) ................................................................. 60

Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Halaman 2 dari 62
Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah


BAB 1
INSTALLASI PAS SMK
APLIKASI PAS-SMK

1.1. PERSIAPAN INSTALASI

A. Persiapan Hardware
Pada dasarnya PAS bisa dijalankan hanya dengan spesifikasi komputer yang minimum, tapi
tentunya semakin tinggi spesifikasi dari komputer yang dipakai akan semakin baik. Apabila
Sekolah bermaksud akan menginstall PAS dalam jaringan LAN maupun Intranet di Sekolah
maka spesifikasi komputer yang akan difungsikan sebagai server juga harus menunjang.
Di bawah ini contoh spesifikasi komputer server untuk Jaringan LAN :
- Processor : Intel Pentium IV
- Harddisk : 80 GB
- RAM (Memory) : 1 GB
- CD Room Drive

B. Persiapan Software

Installer PAS SMK dan Untuk menjalankan aplikasi PAS SMK diperlukan beberapa
perangkat lunak yaitu Sistem Operasi Windows XP, atau 7.



C. Installasi PAS SMK

 Jalankan Setup Installer PAS SMK.

 Home installer PAS SMK, Klik Lanjut untuk melanjutkan.



 Pada Informasi terdapat informasi seputar perubahan yang dilakukan.

 Klik Rambah untuk memilih disk drive yang akan di install, untuk default pada
C:PAS SMK



 Rambah Disk drive

 Default direktori installasi, klik Lanjut
 Pastikan Untuk kapasitas Harddisk melebihi dari yang di anjurkan.



 Apabila sebelumnya sudah pernah install maka akan tampil seperti dibawah ini.
Uninstall/hapus folder PAS SMK terlebih dahulu, atau Klik yes

 Membuat shortcut di start menu, Lanjut



 Membuat shortcut di desktop, Lanjut

 Persiapan selesai, klik install.



 Proses installasi sedang berjalan

 Tunggu sampai Finalisasi Selesai.



 Pilih restart dan klik selesai, maka pc akan restart, PAS SMK dan SI INTEGRATOR
siap digunakan.

 Shortcut pada desktop

Shortcut Panduan PAS SMK

Shortcut PAKET APLIKASI
SEKOLAH SMK

Shortcut SI Integrator
SMK



BAB 2
PENGENALAN DAN PENGOPERASIAN
APLIKASI PAS-SMK

2.1 Menjalankan Modul PAS SMK

Untuk membuka modul Aplikasi PAS SMK bukalah Shortcut PAS SMK di desktop atau
terlebih dahulu buka browser (Mozilla, Opera, dll) Lalu pada address bar ketikan url
berikut :
http ://localhost:5773/passmk, sehingga muncul page login.

Nama User

Password

(Gbr. Page login aplikasi PAS SMK)
Utamanya aplikasi PAS SMK ini mempunyai 5 level user akses yaitu admin, kurikulum,
kesiswaan, tu, dan guru. Yang dimana masing-masing level mempunyai hak akses
yang berbeda. Untuk login ke aplikasi masukan username dan password lalu klik
tombol “Masuk ke aplikasi”



Adapun default username dan password yang telah disediakan adalah :

Username Password
usersmk rahasia

Jika sukses login, selanjutnya pilih Tahun Ajaran dan Semeseter sesuai yang
diinginkan atau yang berlaku lalu klik tombol “OK”.

(Gbr. pemilihan “Masa Ajaran”)
Setelah berhasil login, Anda akan berada pada page home dari aplikasi PAS SMK.
Header Identitas Menu utama aplikasi
Sekolah PAS SMK

Panel Kiri Panel Kanan
Content Isi Aplikasi PAS SMK

(Gbr. page home aplikasi PAS SMK)



Keterangan :
 Header Identitas Sekolah, terdiri dari logo, nama dan alamat sekolah. Informasi
yang terlapat pada layout Header Indentitas Sekolah disesuaikan dengan data
indentitas sekolah yang terisi.
 Menu utama aplikasi PAS, PAS SMK terdiri dari 3 menu utama yaitu Menu,
Pengaturan dan Akun. Untuk membuka Sub Menu klik pada Menu Utama :

(Gbr Preview Sub Menu Aplikasi PAS SMK)

 Manipulasi Data 1
Untuk melakukan manipulasi data yang terdiri dari Tambah data, Edit data, dan
Hapus data. Caranya adalah dijabarkan sebagai berikut :
o Tambah data, Untuk mengisi data. Klik icon tambah data, kemudian
form input akan menjadi kosong. Entrikan data pada form yang tersedia,
pastikan semua field berwarna merah telah terisi data, kemudian Klik
icon simpan data untuk melakukan penyimpanan field ke database.
o Edit data, pada form yang fieldnya telah terisi data. Ubah field-field
tersebut dengan data-data yang sesuai pastikan field berwarna merah
tetap terisi. Setelah itu Klik icon simpan edit.
o Hapus data, pada form yang fieldnya telah terisi data, klik tombol hapus
data. Muncul dialog pesan sukses dihapus.



(Gbr. Konfirm sukses hapus data)
 Manipulasi Data 2
Manipulasi Data tipe ke dua, ini berlaku pada frame bawah.

Frame Atas

Frame Bawah

Rumus umum dan contohnya sebagai berikut :
o Tambah data, Untuk mengisi data. Klik icon tambah data, kemudian
akan muncul dialog isi form. Entrikan data pada form yang tersedia,
pastikan semua field berwarna merah telah terisi data, kemudian Klik
tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan field ke database.



( Contoh Form Dialog )

o Edit data, pada list form diframe bawah. Klik link [Edit]/[Lihat], akan
muncul dialog form dengan form yang fieldnya telah terisi data. Ubah
field-field tersebut dengan data-data yang sesuai pastikan field berwarna
merah tetap terisi. Setelah itu Klik tombol Simpan untuk melakukan
pengeditan .

(Contoh Datalist Form)

o Hapus data, pada list form diframe bawah. Klik link [Hapus] untuk
melakukan penghapusan data. Muncul dialog pesan sukses dihapus.



 Toolbar Aplikasi PAS SMK
Agar proses mengisi data berjalan lancer, pelajari menu toolbar aplikasi PAS
SMK :

 First, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke awal posisi.

 Previous, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi
ke record sebelumnya.

 Next, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke
record selanjutnya.

 Last, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke posisi akhir.

 Refresh, icon , berfungsi untuk merefresh data agar diload secara benar.

 Tambah Data, icon , berfungsi untuk mengosongkan form
agar kemudian form tersebut fieldnya diisi.

 Simpan Data, Icon , berfungsi untuk menyimpan data ke
database dari form field yang terisi.

 Edit Simpan, Icon , berfungsi untuk menyimpan data yang
diedit pada record yang aktif.

 Hapus Data, Icon , berfungsi untuk menghapus data pada
record yang aktif.

 Find, Icon , berfungsi mempercepat pencarian data berdasarkan criteria
yang diinginkan.



BAB 3
PERSIAPAN PENGENTRIAN DATA
APLIKASI PAS-SMK

3.1 Mengenal Jenis dan Karakter Data
Secara garis besar data-data di dalam PAS teridiri dari tiga jenis yaitu :

 Data Referensi
Data Referensi dalam system ini adalah data-data yang akan mendukung data
master. Data Referensi merupakan data yang dinamis dayang dapat diubah atau
diganti. Yang termasuk Data Referensi adalah Data Administrasi Sekolah,
Referensi Tingkat Sekolah, Referensi Periodikal.

Data Referensi karakter pengisiannya dapat bolah-bali, artinya ketika kita
sedang berada ditengah atau diakhir sebuah Tahun Ajaran kemudian data
referensi yang kita butuhkan belum tersedia maka kita dapat kembali ke menu
awal referensi untuk menambahkan. Dalam membangun Database PAS, Data
Referensi inilah yang pertama kali harus diisikan.

 Data Master
Data Master adalah Data pokok didialam system ini. Data Master terdiri dari
Data Kepegawaian, Data Kesiswaan, Data Kurikulum.

Data Master karakter pengisiannya harus runut, artinya harus sudah ada data
acuannya (data Referensinya sudah diisi). Maka Data master ini urutan
pengisiannya setelah Data Referensi selesai diisikan.

 Data Transaksional



Data Transaksional adalah data pencatatan transaksi akademik yang berjalan
ketika PAS sudah operasional. Data Transaksional mengacu pada Data Master
dan Data Referensi. Data Transaksional meliputi Data perpindahan siswa, Data
perilaku Siswa, Data Pembayaran Siswa, Data Nilai Siswa, dll.

Data Transaksional karakter pengisiannya juga harus runut, artinya sudah ada
acuan data Referensinya dan juga Data Masternya. Misalnya untuk dapat mengisi
Data Nilai Siswa, maka data Referensi Hari Belajar, Jadwal Pelajaran, Penugasan
Guru Mengajar sudah harus diisi, kemudian Data Master berupa Data Guru dan
Data Siswa juga harus sudah diisi. Jadi Data Transaksional dapat diisi setelah
Data Referensi dan Data Master sudah diisi.

Catatan :
Urutan pengisian Database PAS adalah mengisi Data Referensi dilanjutkan Data
Master kemudian Data Transaksional. Pelanggaran terhadap urutan pengisian
data seperti yang dijelaskan diatas dapat menyebabkan Kesalahan Operasional,
sehingga system tidak berjalan/ error.

3.2 Methode Pengisian Data
Secara teknis pengisian dta ke dalam Database PAS SMK dapat digolongkan kedalam
tiga cara :
1. Entri Manual
Data di entri satu persatu langsung ke aplikasi. Dengan cara ini dibutuhkan
waktu yang cukup lama.

2. Impor Data
Data dimasukan ke dalam Database melalui fasilitas impor data. Dengan fasilitas
ini proses memasukan data menjadi lebih cepat.



3. Gabungan Entri Manual dan Impor Data
Sebagian data dientri manual sebagian lagi di impor. Data juga memanfaatkan
jaringan LAN (Local Area Network) jika PAS sudah diinstall dalam jaringan yang
terdiri dari Server dan beberapa Client. Beberapa computer Client dapat
mengentri data secara bersamaan dengen syarat bekerja pada tahap yang sama.
Contohnya ketika mengisi data siswa dapat bagi tugas. Missal Client 1 mengentri
data siswa X 1, Client 2 mengentri data siswa X 2 dan seterusnya. Tidak
dibenarkan jika beberapa computer Client bekerja bersamaan tetapi
mengerjakan modul yang berlainan, contoh Client 1 mengentri data referensi
kemudian client 2 mengentri data siswa. Hal ini akan menyebabkan kesalahan
operasional karena data yang masuk ke dalam Database tidak sesuai dengan
uturan pengentrian data.

3.3 Penyiapan Data Awal
Data-data awal sebaiknya sudah diatur sedemikian rupa disesuaikan dengan yang
dikehendaki, contohnya data kepegawaian sudah diurutkan dari Kepala Sekolah
kemudian diteruskan Guru berdasarkan golongannya, kemudian data-data siswa
sudah dibagi dan dikelompokkan berdasarkan rombelnya dan seterusnya. Apabila
ada data-data yang kurang lengkap atau datanya belum tersedia maka segera
dilengkapi, misalnya data alamat atau tanggal lahir yang belum lengkap, golongan
darah yang belum ada, dll. Pengaturan data diawal ini dilakukan sebab jika data
sudah masuk ke dalam database pengaturannya akan lebih sulit.

Data yang besar seperti data kepegawaian dan data kesiswaan akan sangat
membantu jika tersedia data digital (excel), jadi dapat memanfaatkan fasilitas impor
data (akan dibahas lebih lanjut di impor data).



BAB 4
ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR SEKOLAH
APLIKASI PAS-SMK

Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Sekolah.
1. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.1) Umum > (1.1.1.7)
Bidang Studi Keahlian

Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK

Keterangan :
Untuk memanipulasi Data, Buka Bab 2 > Manipulasi Data
1 Untuk melakukan Tambah, Edit, Hapus Data.

Program Studi Keahlian
Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK. Untuk
melakukan penambahan atau mengedit data, pada frame atas klik link Lihat.
Secara otomatis frame bawah akan menyesuaikan datanya.



Keterangan :

Kompetensi Keahlian

Modul ini berhubungan dengan rombel dan kejuruan sekolah SMK

Keterangan :


4. (1) Referensi > (1.1) Referensi Tingkat Nasional > (1.1.2) Administrasi
Sekolah > (1.1.2.8) Jenis Ruangan
Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Ruangan Sekolah .

Keterangan :

Sekolah > (1.1.2.10) Perlengkapan Sekolah
Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Perlengkapan
Sekolah/ Tab Perlengkapan KBM.



Keterangan :

Untuk menentukan perlengkapan Sekolah/Perlengkapan KBM bisa dibedakan
dengan cara menceklist checkbox KBM.

Sekolah > (1.1.2.11) Jenis Buku Pegangan
Modul ini berhubungan dengan Modul Fasilitas Sekolah > Tab Buku Sekolah.

Keterangan :



ENTRI DATA ADMINISTRASI SEKOLAH
APLIKASI PAS-SMK

Berikut akan diuraikan urutan/alur pengisian data dalam membangaun Database
PAS. Pengisian Data dimulai dari data Administrasi Sekolah, silahkan dibuka modul
PAS no. (02) Administrasi Sekolah. Klik modul (02). Administrasi Sekolah dibawah
sub menu utama. Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi
Sekolah.

(Gbr. Tampilan Sub Modul 02 Administrasi Sekolah)

4.1 Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah
Klik pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah, akan ditampilkan
data-data Identitas Sekolah. Bagi Sekolah yang sudah terdaftar, maka data
Identitas Sekolah otomatis sudah terisi, tinggal melengkapi dan/atau
mengkoreksi data-data yang ada disesuaikan dengan data di Sekolah.

Sedangkan bagi sekolah yang belum terdaftar, maka data Sekolah masih kosong
dan harus mulai dengan mengisikan data Identitas Sekolah yang baru.



Kolom Tab

(Gbr. Form Pembentukan Identitas Sekolah)

Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, entrikan data-
data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field dengan tulisan
berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk melakukan
penyimpanan.

Sedangkan untuk data sekolah dengan kondisi field telah terisi, ubahlah data-
data yang terisi yang ditidak sesuai, kemudian klik tombol Edit SImpan untuk
mengubah dan menyimpan data tersebut.

4.1.1 SK Negeri / SK Swasta
Setelah data sekolah terisi, teruskan pengisian data mengenai SK Negeri / SK
Swasta yang berada di kolom bawah atau kolom tab. Klik salah satu tab SK
Negeri/SK Swasta (disesuaikan dengan SK sekolah) lalu klik tombol Tambah
Data.



(Gbr. Pembentukan Identitas Sekolah >> SK Negeri)

(Gbr. Pembentukan Identitas Sekolah >> SK Swasta)

Entrikan data yang sesuai pada dialog form yang muncul, setelah itu klik tombol
Simpan.

4.2 Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah
Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah, pada sub modul ini sekolah
diminta untuk mengisikan data mengenai kegiatan sekolah dan saldo awal
sekolah. Tidak difungsikan untuk melakukan perubahan Identitas Sekolah,
karena sudah terkordinir pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah.



4.2.1 Kegiatan Sekolah
Diisi dengan agenda kegiatan yang diselenggarakan oleh Sekolah yang
bersifat terbuka baik untuk sekolah lai atau masayarakat umum.
Misalnya penyelenggaraan Praktek Kerja Industri , Seminar Terbuka,
Perlombaan Olahraga, Workshop, dll. Caranya : klik tab Kegiatan
Sekolah lalu klik tambah data.

(Gbr. Pemeliharaan Identitas Sekolah >> Kegiatan Sekolah)

Entrikan kegiatan sekolah pada dialog form yang muncul setelah itu klik
tombol Simpan.

(Gbr. List hasil input kegiatan sekolah)
4.2.2 Saldo Awal Sekolah
Diisi dengan data saldo awal keuangan sekolah pada awal Tahun Ajaran
berjalan, (Jika PAS diinstall pada Tahun Ajaran 2011/2012, maka yang
diisikan adalah saldo awal pada bulan juli 2011). Saldo Awal ini hanya



perlu sekali mengisi, karena saldo awal untuk Tahun Ajaran selanjutnya
secara system akan terisi dengan sendirinya dengan fungsi dari Tutup
Anggaran.

(Gbr. Saldo Awal Sekolah)
4.2.3 Rekening Bank Sekolah
Diisi dengan data Rekening Bank Sekolah. Diisi mulai dari Nama Bank, No
Rekening dan Atas Nama.

(Gbr. Rekening Bank Sekolah)

4.3 Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah
Klik pada Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah. Fasilitas Sekolah yang dimaksud
adalah seluruh sarana dan prasarana yang dimilik Sekolah. Terdiri dari Properti
Sekolah, Perlengkapan Sekolah, Perlengkapan KBM, Ruangan Sekolah,
Pemakaian Listrik, Buku, Alat Pendidikan.

Catatan :
Di Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah terdapat beberapa tab mengenai
point fasilitas sekolah yang harus diisi. Cara mengisi point-point tersebut
adalah : Klik tab yang fieldnya ingin diisi, sebagai contoh tab Properti
Sekolah lalu klik tombol tambah data. Akan muncul dialog form isi.



(Gbr. Fasilitas Sekolah >> Properti Sekolah)

Isi field yang tersedia terutama field dengan warna text merah setelah itu
klik tombol Simpan. Untuk mengubah data, pada datalist klik link Edit
lalu akan muncul dialog form isi, ubahlah dengan data yang sesuai lalu
klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.

(Gbr. Datalist Tab Properti Sekolah)

Sedangkan untuk menghapusnya cukup dengan mengklik link Hapus
pada datalist tersebut. Cara ini berlaku untuk semua tab.

4.3.1 Properti Sekolah
Diisi dengan data penggunaan lahan sekolah, seperti penggunaan lahan
untuk bangunan sekolah, halaman/taman, lapangan olah raga dan
lainnya.



(Gbr. Datalist Tab Properti Sekolah)
4.3.2 Perlengkapan Sekolah
Diisi dengan data sarana/perlengkapan sekolah secara umum.

(Gbr. Datalist Tab Perlengkapan Sekolah)

4.3.3 Perlengkapan KBM
Diisi data sarana/perlengkapan untuk kegiatan belajar mengajar.
Terdapat perbedaan dimana perlengkapan akan digolongkan menjadi 2
yaitu perlengkapan sekolah dan perlengkapan KBM. Untuk
membedakannya dapat dicontohkan : computer di ruang TU adalah
perlengkapan sekolah sedangkan computer di Lab. Komputer adalah
perlengkapan KBM. Meja Guru di ruang guru adalah perlengkapan
sekolah sedangkan Meja Guru di Kelas adalah perlengkapan KBM.



(Gbr. Perlengkapan Kegiatan Belajar Mengajar “KBM”)

4.3.4 Ruangan Sekolah
Data Ruangan Sekolah WAJIB UNTUK DIISI, utamanya ruangan
teori/kelas untuk seluruh rombel di sekolah. Prioritaskan mengisi data
ruangan yang dipakai sebagai ruang teori/kelas untuk seluruh rombel
dahulu baru jenis ruang yang lain. Data Ruang Teori/Kelas untuk seluruh
rombel akan dipakai sebagai data acuan ketika membuat rombel siswa.

(Gbr. Ruangan Sekolah)

Tab ini berhubungan dengan pembentukan rombel yang membutuhkan
kelas sebagai referensi utamanya.

4.3.5 Pemakaian Listrik
Diisi data mengenai teknis pemakaian listrik di Sekolah.



(Gbr. Pemakaian Listrik)

Hanya dapat diisi satu record karena berkaitan dengan Sub Modul (2.4.1)
cetak LISM Individu Sekolah bagian F Pemakaian Listrik hanya tersedia
satu pilihan sumber listrik .

4.3.6 Buku Sekolah
Diisi data mengenai koleksi Buku yang dimiliki sekolah.

(Gbr. Buku Sekolah)

4.3.7 Alat Pendidikan
Diisi data mengenai alat-alat pendidikan yang belum dimiliki oleh
sekolah

(Gbr. Alat Pendidikan).



4.4 Sub Modul (2.7) Lokasi Peta
Klik pada Sub Modul (2.7) Lokasi Peta Sekolah. Modul ini terintegrasi dengan
API dari googlemap. Sehingga untuk dapat menunjuk pada peta, computer
harus terkoneksi dengan internet. Namun jika tidak terkoneksi maka bisa diisi
pada textbox koordinat X dan koordinat Y.

Pada tahap ini, proses pengisian modul (02). Administrasi Sekolah menjadi
acuan pada output PAS berupa cetak E-formulir Identitas Sekolah di Sub Modul
(2.4) Formulir Sekolah (Rombongan Belajar menyusul). dan Output berupa data
grafik yang diperuntukan fasilitas sekolah.



(Gbr. Modul 02 Administrasi Sekolah beserta sub modulnya)

(Gbr. Contoh Hasil Cetak LISM)



(Gbr. Macam-macam Grafik Fasilitas Sekolah)



BAB 5
ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR DATA PEGAWAI
APLIKASI PAS-SMK

Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Data Pegawai.
Kepegawian

Mulai dari modul (1.1.3.12) Fakultas , (1.1.3.13) Organisasi, (1.1.3.14)
Kesejahteraan, (1.1.3.15) Jenis Beasiswa, (1.1.3.16) Portofolio, (1.1.3.17) Bahasa
Keahlian, (1.1.3.18) Penyelenggara Bahasa, (1.1.3.19) Jenis Tunjangan.

Dimana modul-modul diatas akan berhubungan dengan Administrasi Kepegawaian.

ENTRI DATA KEPEGAWAIAN
APLIKASI PAS-SMK

Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian, buka modul PAS (03). Administrasi
Kepegawaian.

(Gbr. Menu Sub Modul “03” Administrasi Kepegawaian)

Pegawai terdiri dari Guru (termasuk Kepala Sekolah) dan Tenaga Administrasi.
Aturlah data Kepegawaian terlebih dahulu, data disusun Kepala Sekolah yang
pertama baru guru yang lain. Demikian juga data Tenaga Administrasi, Kepala TU



yang pertama dientri. Pengaturan ini dimaksudkan agar cetak PAS untuk data
kepegawain sudah urut sesuai dengan yang dikehendaki.

Pengisian data kepegawaian ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara :
a. Entri Manual
b. Impor Data
c. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Catatan :
Mengenai penjelasan atau maksud dari 3 cara diatas silahkan kembali baca BAB 3.

Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam
database PAS disesuaikan dengan kondisi di sekolah.
 Entri Manual Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal
1. Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru
Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.1) Data awal guru. Cara
pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru,
entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field
dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk
melakukan penyimpanan.

Sedangkan untuk melakukan pengeditan dengan kondisi field telah terisi, ubahlah
data-data yang terisi yang tidak sesuai, kemudian klik tombol Edit Simpan untuk

Entrikan Biodata Kepala Sekolah terlebih dahulu bari biodata Guru yang lain sesuai
urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data
lagi jika ingin menambahkan data baru.



(Gbr. Biodata Guru)

Setelah mengisi biodata utama, selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata
Guru yaitu Data Keluarga, Data Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat
Jabatan, Penataran dan Riwayat Mengajar.

a. Keluarga
Untuk mengisi data Keluarga. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik
tab Keluarga dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan
data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field
dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia.
Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.

Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist tab keluarga klik link edit, muncul
dialog form dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang
sesuai klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.

Untuk menghapus data, pada datalist tab keluarga kolom aksi klik link Hapus.



(Gbr. Keluarga Data Awal Guru)

b. Pendidikan Formal
Diisikan dengan riwayat pendidikan mulai dari pendidikan dasar sampai
pendidikan terakhir. Untuk mengisi data pendidikan formal. Caranya masuk ke
modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Pendidikan Formal dibawah, lalu Klik
tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul dialog form
dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah. entrikan data-
data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk

Sedangkan untuk mengubahnya, pada datalist klik link edit, muncul dialog form
dengan field telah terisi data, ubah data yang muncul dengan data yang sesuai klik
tombol Simpan untuk menyimpannya kembali.

Untuk menghapus data, pada datalist kolom aksi klik link Hapus.

(Gbr. Pendidikan Formal Data Awal Guru)



c. Riwayat Pangkat
Diisikan dengan riwayat pangkat guru, minimal diisikan pangkat terakhir. Untuk
mengisi data riwayat pangkat. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru.
Klik tab Riwayat Pangkat dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai
menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri
terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang
telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.


(Gbr. Riwayat Pangkat Data Awal Guru)
Setelah Riwayat Pangkat Guru diisi, maka Buku Induk Register Pegawai (3.3.2)
Identitas Guru dapat ditampilkan.



(Gbr. Buku Induk Register Pegawai)

Catatan :
Apabila Riwayat Pangkat belum diisi maka Sub Modul (3.3.2) Identitas Guru Tidak
dapat tampil.

d. Riwayat Jabatan
Minimal diisi dengan Riwayat Jabatan terakhir. Untuk mengisi data riwayat jabatan.
Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab Riwayat Jabatan dibawah,
lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru, muncul
dialog form dengan field yang harus dientri terutama field dengan text merah.
entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Klik tombol Simpan
untuk melakukan penyimpanan.




(Gbr. Riwayat Jabatan Data Awal Guru)

Jika Riwayat Jabatan Guru sudah diisi, maka Guru tersebut akan masuk dalam
Daftar Guru di (3.3.1) Daftar Guru.

(Gbr. Daftar Guru)

Catatan :
Daftar Riwayat Jabatan WAJIB untuk diisi, Guru yang riwayat jabatannya belum
diisi keberadaannya belum diakui oleh PAS SMK. Cetak Daftar Guru di Sub Modul
(3.3.1) Daftar Guru tidak tampil.

Untuk riwayat jabatan Kepala Sekolah, Jabatan Pegawai harus dipilih Kepala
Sekolah. Penetapan riwayat jabatan Kepala Sekolah berkaitan dengan
ditampilkannya identitas Kepala Sekolah di beberapa cetak laporan PAS, contohnya
di cetak LISM individu Sekolah (2.4) Cetak LISM.



e. Penataran
Diisi dengan data penataran yang pernah diikuti oleh Guru/Kepala Sekolah. Untuk
mengisi data penataran. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab
Penataran dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan
data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri terutama field
dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia.
Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.


(Gbr. Penataran Data Awal Guru)

f. Riwayat Mengajar
Diisi data riwayat mengajar dari Guru yang bersangkutan. Untuk mengisi data
Riwayat Mengajar. Caranya masuk ke modul (3.1.1) Data awal guru. Klik tab
Riwayat Mengajar dibawah, lalu Klik tombol Tambah Data untuk mulai
menambahkan data baru, muncul dialog form dengan field yang harus dientri
terutama field dengan text merah. entrikan data-data yang sesuai pada field yang
telah tersedia. Klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan.




(Gbr. Riwayat Mengajar Data Awal Guru)

Catatan :
Data-data Guru akan menjadi input untuk Sub Modul (1.3.1.5) Rombel, (1.3.2.1)
Penugasan Guru Mengajar, (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Juga data acuan untuk
laporan PAS : Cetak LISM (2.4), (2.4.2) Individu Guru, (2.5) Cetak Profil Sekolah),
(6.3.4) Cetak Rapot dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul
(3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.

2. Sub Modul (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi
Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan data awal >> (3.1.2) Data Awal Tenaga
Administrasi. Cara pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai
menambahkan data baru, entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah
tersedia. Terutama field dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik
tombol Simpan Data untuk melakukan penyimpanan.


Entrikan terlebih dahulu Biodata Kepala TU baru biodata Tenaga Administrasi yang
lain sesuai urutan yang sudah dibuat. Setelah proses penyimpanan berhasil klik
Tambah Data lagi jika ingin menambahkan data baru.



(Gbr. Biodata Tenaga Administrasi)

Untuk pengisian data di sub modul Keluarga, Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat,
Riwayat Jabatan dan Penataran untuk Tenaga Administrasi tata caranya sama
dengan pengisian di Data Awal Guru.

Catatan :
Data Tenaga Administrasi akan menjadi data acuan untuk laporan PAS : Cetak LISM
Sub Modul (2.4) Cetak LISM, (2.5) Cetak Profil Guru, dan macam-macam laporan
kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.

 Entri Manual Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk
 Sub Modul (3.2.1) Guru Aktif
Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Guru. Tanda Checklist
menandakan Guru Aktif, Apabila ada Guru yang pension atau pindah maka status
keaktifannya yang di-non aktifkan. Caranya : klik menu (03) Administrasi
Kepegawaian >> Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk >> (3.2.1) Guru Aktif.
Hilangkan tanda checklist di kolom Aktif pada record Guru yang
pension/pindah, klik pada checkbox, setelah tanda checklist hilang >> klik
tombol Edit Simpan.



Jadi Guru yang pensiun atau pindah data-datanya masih tetap tersimpan / ada di
sub modul (3.1.1) Data Awal Guru, tetapi sudah tidak lagi akrif di system. Hal ini
ditandai dengan hilangnya data guru yang pensiun/pindah data daftar guru di
sub modul (3.1.1) Daftar Guru Aktif.

(Gbr. Guru Aktif)

 Sub Modul (3.1.2) Tenaga Administrasi Aktif
Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Tenaga Administrasi. Tata cara
menon-aktifkan Tenaga Administrasi sama dengan menon-aktifkan Guru seperti
yang sudah dijelaskan diatas.

 Entri Manual Sub Modul (3.1.2) Guru Portofolio atau (3.1.4) Staff Portofolio
 Sub Modul (3.1.2)/(3.1.4) , dibedakan berdasarkan fungsi guru dan staff.



Isi tab mulai dari tab Karya Tulis, Pengembangan Profesi, Penghargaan,
Kesejahteraan dan Pelindungan, Beasiswa, Penulisan Buku, Studi Banding,
Diklat, Tes Bahasa, Info Tunjangan.

 Sub Modul (3.3.8) Pegawai Pensiun
Pegawai yang status keaktifannya di non aktifkan, datanya akan masuk di sub
modul (3.3.8) Pegawai Pensiun

Catatan :
Data Guru yang tersimpan di dalam database PAS tidak dapat dihapus Perlakuan
Guru yang pensiun atau pindah statusnya di nonaktifkan. Guru dengan status
non aktif, data-datanya tetap ada Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru. Tetapi di
hapus dari daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru.

 Sub Modul (3.4.1) Kebutuhan Guru
Berfungsi mencatat kebutuhan Guru per mata pelajaran. Caranya : klik Sub
Modul (3.4) Data Lain >> (3.4.1) Kebutuhan Guru >> klik tombol Tambah Data,
isi field yang tersedia dengan data yang sesuai. Setelah selesai mengisi klik
tombol Simpan Data.



(Gbr. Kebutuhan Guru)

Data yang diisikan di Sub Modul ini menjadi input Cetak Laporan Kepegawaian
di Sub Modul (3.3.7) Kebutuhan Guru

(Gbr. Laporan Kebutuhan Guru)

Output data kepegawaian dapat dilihat di Sub Modul (3.3) Cetak Laporan
Kepegawaian. Adapun beberapa laporan kepegawaian seperti berikut :



(Gbr. Sub Modul Cetak Laporan Kepegawain)



(Gbr. Macam-macam laporan kepegawaian)



BAB 6
ENTRI DATA UNTUK CETAK E-FOURMULIR DATA SISWA
APLIKASI PAS-SMK

Tahap demi tahap entri data untuk mencetak E-Formulir Data Siswa.
 Sub Modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat
Sub Modul ini berisi data SMA/SMK se-Kabupaten/Kota setempat. Data Sekolah
setingkat diperlukan sebagai data referensi ketika ada siswa yang pindah ke
SMA/SMK lain. Salah satu data yang dibutuhkan adalah record SMA/SMK tujuan
bagi siswa yang akan pindah dan record asal SMA/SMk bagi siswa pindahan.

Entrikan data sekolah setingkat yang se-kabupaten/kota setempat. Dengan cara
Klik tombol Tambah Data, isikan data pada field yang tersedia yang muncul
pada dialog form, pastikan field dengan warna merah terisi, klik tombol Simpan
untuk melakukan penyimpanan. Untuk mengedit data pada datalist klik link Edit
lalu ubahlah data yang muncul di field dialog yang muncul, klik tombol Simpan
untuk menyimpannya kembali. Sedangkan, untuk menghapus data didatalist klik
link Hapus.

(Gbr. Sekolah Setingkat)



Sub Modul ini berhubungan dengan biodata siswa pindahan di Sub Modul (5.2.1)
Data Siswa >> Data Pindah Sekolah.
 Sub Modul (1.2.3.3) Penyakit
Diisi dengan macam-macam penyakit yang diderita oleh siswa. Data penyakit
adalah acuan data Riwayat sakit dari siswa sebagai kelengkapan Biodata Siswa.

(Gbr. Penyakit)

Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Riwayat Sakit.

 Sub Modul (1.2.3.4) Hobi
Diisi dengan macam-macam jenis hobi dari siswa. Hobi siswa digolongkan
kedalam beberapa kelompok yaitu : Seni, Olah Raga, dan Organisasi. Cara
pengisian : klik link Lihat pada kelompok hoby yang diinginkan. Lalu pada tab
Referensi Hoby : Jenis Hoby klik tombol Tambah Data, isikan data pada field
yang tersedia yang muncul pada dialog form, pastikan field dengan warna merah
terisi, klik tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Untuk mengedit data
pada datalist klik link Edit lalu ubahlah data yang muncul di field dialog yang
muncul, klik tombol Simpan untuk menyimpannya kembali. Sedangkan, untuk
menghapus data didatalist klik link Hapus.



(Gbr. Hobi)

Apabila Hobi siswa tidak dapat dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi yang
sudah ada, maka dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi Lain-lain. Caranya : klik
link Lihat pada record Lain-lain >> Klik tombol Tambah Data pada tab
dibawahnya >> pada dialog form yang muncul isi semua field >> klik tombol
Simpan untuk menyimpan data.

Sub Modul ini berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >>
Hobi.
 Sub Modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua
Berisi data referensi untuk jenis profesi/pekerjaan orang tua siswa yang
dikelompokkan berdasarkan golongannya. Jenis pekerjaan yang belum ada
dapat ditambahkan di poin Lain-lain.



(Gbr. Pekerjaan Orang Tua)

Cara untuk menambahkannya : klik link Lihat pada record Lain-lain >> Klik
tombol Tambah Data pada tab dibawahnya >> pada dialog form yang muncul isi
semua field >> klik tombol Simpan untuk menyimpan data.

Sub Modul ini berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >>
Data Ayah/Ibu/Wali.

Catatan :
Data mengenai Penyakit, Hobi dan Pekerjaan Orang Tua adalah data pendukung
/ pelengkap Biodata Siswa dan Biodata Calon Siswa.



BAB 7
ENTRI DATA KESISWAAN
APLIKASI PAS-SMK

Selanjutnya pengisian data-data siwa, buka modul PAS (05). Administrasi Siswa dan
Alumni .

(Gbr. Menu Sub Modul “05” Administrasi Siswa dan Alumni)

Modul (05) Administrasi Siswa dan Alumni, mencakup data siswa maupun data
alumni sekolah. Siswa yang aktif, ataupun cuti/putus sekolah.

Pengisian data kesiswaan ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara :
d. Entri Manual
e. Impor Data
f. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Catatan :
Mengenai penjelasan atau maksud dari 3 cara diatas silahkan kembali baca BAB 3.

Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam
database PAS disesuaikan dengan kondisi di sekolah.
 Entri Manual Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal
3. Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru



Klik Sub Modul (5.1) Pembentukan data awal >> (5.1.1) Data awal siswa baru. Cara
pengisiannya Klik tombol Tambah Data untuk mulai menambahkan data baru,
entrikan data-data yang sesuai pada field yang telah tersedia. Terutama field
dengan tulisan berwarna merah maka wajib diisi. Klik tombol Simpan Data untuk


Setelah proses penyimpanan berhasil klik Tambah Data lagi jika ingin
menambahkan data baru.

(Gbr. Biodata SIswa)

Setelah mengisi biodata utama, selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata
Guru yaitu Data Keluarga (Ayah, Ibu, Wali) , Data STTB, Data Hobi Seni, Data Hobi
Olahraga, Data Hobi Organisasi, Data Hobi Lain dan Riwayat Sakit.

Untuk Melakukan transaksional data siswa cuti, siswa pindah sekolah, siswa putus
sekolah berada pada modul (5.2) Pemeliharaan Data Induk > (5.2.1) Data Siswa.



Untuk melihat cetak e-formulir data siswa bisa dilihat pada modul (5.3) Cetak
Laporan Siswa > (5.3.2) Buku Induk Siswa.

Untuk Saat Ini, Panduan Singkat PAS SMK dicukupkan. Perubahan sesuai dengan
pengembangan selanjutnya.



BAB 8
PERUBAHAN ROMBEL
APLIKASI PAS-SMK

Pada Modul Aplikasi PAS SMK “Perubahan Rombel” dapat digunakan juga sebagai
fungsi kenaikan kelas. Berada pada modul PAS – Administrasi Akademik. (6)
Administrasi Akademik >> (6.1) Transaksi Rutin Kesiswaan >> (6.1.5) Penentuan
Kelas Siswa Lama :

(Gbr.91. Modul Penentuan Kelas Siswa Lama)

Ada beberapa syarat, agar modul (6.15) ini berfungsi semestinya, yaitu :
 Siswa mesti tercatat/pada proses penentuan jurusan pada modul (6.1.2)/(6.1.3)
 Sebelumnya siswa mempunyai catatan pada modul (6.1.4)



Jika persyaratan diatas terpenuhi, maka Anda dapat membuka modul (6.1.5) Penentuan
Kelas Siswa Lama.

Saat module (6.1.5) terbuka, pada form filter pilih tingkat dan kompetensi keahlian
yang siswanya ingin dipindahkan rombel. Lalu klik tombol tampilkan diatasnya. Akan
muncul daftar siswa pada form penempatan kelas siswa lama.

Ubah keterangan rombel, pada record yang ingin diubah. Kemudian ceklist record
tersebut atau klik tombol “Berikan Semua Tanda” untuk menceklist All dan klik
tombol Edit Simpan untuk menyimpan perubahan.


SMK Panduan

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (9)

Destacado

Destacado (9)

Similar a SMK Panduan

Similar a SMK Panduan (20)

Más de Fritz Triz

Más de Fritz Triz (15)

SMK Panduan