1. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Datenerhebung im Kontext
des universitären Controllings und
im politischen Kontext der Universität
DBV-
Managementkommission
Dr. Thomas Bürger, Michael Golsch München, 26. Juni 2007
1

2. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Drei Fragen:
Wofür Zahlen?
Dr. Thomas Bürger
Welche Zahlen? Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Umgang mit Zahlen?
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
2

3. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
3

4. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
4

5. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
5

6. Welche Zahlen?
SLUB – eine Spinne im Netz
Ministerium
Verbund Kuratorium
Freundes-
gesellschaften Projektpartner
Nutzergruppen TU-Leitung
(Fakultäten, Rechenzentrum
Institutionen) SLUB Media Design Center
Kooperationspartner
(Verbände, Bibliotheken) Bibliothekskommission
Presse Direktorenkonferenz
Öffentlichkeit
Gremien DFG Verbände
Drittmittelgeber
6

7. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Politik Dresden
1992 Verfassung des Freistaates Sachsen:
Kultur und Bildung als Staatsziele
1996 Gesetz über die SLUB
2007 Große Koalition uneins über
Hochschulgesetz
(Personalautonomie, Studiengebühren)
Dr. Thomas Bürger
Universität Michael Golsch
TU ist Voll-Universität mit 35.000 Studierenden Datenerhebung im
Seit 2006 Herausbildung von Profillinien und Kontext des Controlling
Exzellenzclustern
Bibliothek
Stärkung durch Konzentration
Reduktion der Stellen von 403 auf 280 in 8 Abt. DBV-
Reduktion der Standorte auf 6 Managementkommission
München, 26. Juni 2007
7

8. 8

9. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Kennzahlen-Erhebung
täglich 3
wöchentlich 6
Dr. Thomas Bürger
monatlich 51 Michael Golsch
Datenerhebung im
quartalsweise 48 Kontext des Controlling
halbjährlich 3
jährlich 7
DBV-
Managementkommission
zusätzlich Nutzerumfragen München, 26. Juni 2007
9

10. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
10

11. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Umgang mit Zahlen Dresden
Ziel:
ergebnisorientierte Selbststeuerung
analog zur gleichnamigen Studie der
TU Dresden und des CHE
Dr. Thomas Bürger
3-Säulen-Programm: Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Aufgabenorientierung
DBV-
Leistungsorientierung Innovationsorientierung Managementkommission
München, 26. Juni 2007
11

12. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Übergeordnete Ziele (3 x W)
Wirtschaftlichkeit
Dr. Thomas Bürger
Wirkungsgrad Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Wettbewerbsfähigkeit
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
12

13. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Aktuelle Rahmenbedingungen
Eigenbewirtschaftung von Einnahmen
Dr. Thomas Bürger
Leistungsentgelt noch ungeregelt Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Einstellungsstopp, sehr schmaler
Korridor für Neueinstellungen
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
13

14. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ziele
Globalhaushalt
Dr. Thomas Bürger
Gebührenfreiheit Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Outputorientierte Betriebssteuerung
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
14

15. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Was Zahlen (noch) nicht sagen
Wertschöpfung / Wirtschaftlichkeit von
Kultur- und Bildungsarbeit Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Intrinsische Werte kultureller und Datenerhebung im
Kontext des Controlling
wissenschaftlicher Überlieferung
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
15

16. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
16

17. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Reporting als Dreh- und Angelpunkt
des Controlling = Gestaltung
Ausgangssituation Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Ansatz ► Reporting Datenerhebung im
Kontext des Controlling
► Commitment und Kontrakte
► Strukturen
DBV-
Ergebnisse Managementkommission
München, 26. Juni 2007
17

18. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ausgangssituation
150.000
Zugang: Bücher,
Zeitschriften (Bde.)
100.000
2004 64.547
50.000
2005 85.850 Dr. Thomas Bürger
2004 2005 2006
0 Michael Golsch
2006 145.936 Datenerhebung im
Kontext des Controlling
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
18

19. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ausgangssituation
150.000
Zugang: Bücher,
Zeitschriften (Bde.)
100.000
2004 64.547
50.000
2005 85.850 Dr. Thomas Bürger
2004 2005 2006
0 Michael Golsch
2006 145.936 Datenerhebung im
Kontext des Controlling
450
400 Personalabbau
350 (Stellenplan)
300
250
2003 – 2006: - 11 %
200
150
100 DBV-
50 Managementkommission
0 Altersdurchschnitt
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 München, 26. Juni 2007
SLUB 403 373 346 345 332 323 305 290 48,5 Jahre
19

20. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ausgangssituation
Quantitäten
Personal
Dr. Thomas Bürger
Durchlaufzeit Durchschnitt 2006: Michael Golsch
Datenerhebung im
78 Kalendertage
Kontext des Controlling
Strukturen Ineffizienzen:
Org., Prozesse
Technologien Ineffizienzen
DBV-
Managementkommission
Qualitäten • Freihand vs. Mag. München, 26. Juni 2007
• Ausbau LBS 20

21. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte
21

22. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte
Reporting Commitment Strukturen
Mengen TU Dresden Organisation
Zeiten Kuratorium Prozesse
Geld SLUB
22

23. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte
Reporting Commitment Strukturen
Mengen TU Dresden Organisation
Zeiten Kuratorium Prozesse
Geld SLUB
ELZ
Kostenstellen
23

24. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“
Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
24

25. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“
Datenbank
Open source:
Postgresql Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Perl (open source)
Datenerhebung im
Apache (open source)
Kontext des Controlling
teamweise für jede Monografie:
Eingangs- und Ausgangszeit,
Berechnung der Bearbeitungsdauer
DBV-
per Report: teamweise wöchentlich (montags) Managementkommission
Mengen (Eingang vs. Ausgang, Differenz) München, 26. Juni 2007
Durchlaufzeit in Kalendertagen
25

26. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“
Beispiel: Team Ingenieurwiss./ Wiwi – bearb. Medien
Team Zugang Zugang Abgang Dauer
Neuzug. Änderg.
Dr. Thomas Bürger
Januar 788 7 3.404 36 Michael Golsch
Februar 2.032 4 1.561 7 Datenerhebung im
Kontext des Controlling
März 1.894 68 2.147 13
April 1.570 2 1.250 21
Mai 2.880 152 2.719 20
Juni* 1.401 527 2.047 15
DBV-
Managementkommission
Summe 10.565 760 13.128 Durchschnitt: München, 26. Juni 2007
15,33
* Stand: 25. Juni 2007 26

27. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ansatz: Kostenstellenrechnung
HIS Kontenstandsliste
2x wöchentlich aktualisiert,
permanent im Intranet
Dr. Thomas Bürger
HIS Mittelabfluss nach Teams Michael Golsch
Datenerhebung im
2x täglich aktualisiert,
Kontext des Controlling
permanent im Intranet
LIBERO, Mittelabfluss + Bestellquote
Excel alternierend 14tägig
a) aggregiert: Monogr. / LBS
b) nach Kostenstellen DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
27

28. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte
Reporting Commitment Strukturen
Mengen TU Dresden Organisation
Zeiten Kuratorium Prozesse
Geld SLUB
ELZ
Kostenstellen
28

29. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte
Reporting Commitment Strukturen
Mengen TU Dresden Organisation
Zeiten Kuratorium Prozesse
Geld SLUB
ELZ
Kostenstellen Etatverteilung
6 Wochen GG
29

30. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ansatz: Commitment und Kontrakte
nach außen: TU Dresden, Kuratorium der SLUB
Etatverteilung, univ. Mono: 1,476 Tsd. €
print Dr. Thomas Bürger
LBS: 246 Tsd. €
Michael Golsch
+ 225 Tsd. € ZS: 2,394 Tsd. € Datenerhebung im
Kontext des Controlling
LB Mono: 356 Tsd. €
Samml.: 197 Tsd. €
Monografienetat: 2,303 Tsd. €
DBV-
Managementkommission
Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang München, 26. Juni 2007
30

31. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ansatz: Commitment und Kontrakte
nach innen: SLUB
Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang
Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Durchsatz, Umsatz monatl. 9.300 Bde. Datenerhebung im
Kontext des Controlling
wöchentl. 50.000 €
Kontinuität „Eingang = Ausgang!“
Orientierung an HIS „ bis zu 30 Min. pro Bd.“
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
31

32. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte
Reporting Commitment Strukturen
Mengen TU Dresden Organisation
Zeiten Kuratorium Prozesse
Geld SLUB
ELZ
Kostenstellen Etatverteilung
6 Wochen GG
32

33. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte
Reporting Commitment Strukturen
Mengen TU Dresden Organisation
Zeiten Kuratorium Prozesse
Geld SLUB Integrierter
ELZ
G-Gang,
Kostenstellen Etatverteilung
Teamstruktur
6 Wochen GG
33

34. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
Ansatz: Strukturen
Organisation
integrierter Geschäftsgang
Dr. Thomas Bürger
7 Fachteams:
Michael Golsch
Ing.-wiss./Wiwi, Math./Naturwiss,
Datenerhebung im
Sprachen, Soz.-Kulturwiss., SSG (DFG),
Kontext des Controlling
Recht, Medizin
Prozesse, Technologien
neue Verfahren: Signaturschilddruck
DBV-
bestehende Verfahren: Managementkommission
München, 26. Juni 2007
Optimierung auf der Mikroebene
34

35. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ergebnisse
35

36. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ergebnisse
80
60
40
20
0
07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06
36

37. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ergebnisse
80
60
40
20
0
07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06
Commitment neu: in 2007 unter 25 Tage, in 2008 max. 22 Tage
2006 2007
Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Febr. März Apr. Mai Juni
7.533 9.913 8.437 9.032 10.989 8.249 13.356 10.285 9.324 8.291 10.169 8.282 59.707
37

38. Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden
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Kontakt:
Dr. Thomas Bürger
buerger@slub-dresden.de Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
golsch@slub-dresden.de
DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007
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