Het In Proces Regie Concept is een innovatief sturing hulp middel voor technisch onderhoud aan gebouw gebonden installaties. Het InPRC is gepatenteerd. Meer info via info@cleaningworks.nl

1. In Proces Regie Concept
Een innovatieve aanpak van organisatie en beheer
van technisch onderhoud

2. Opdrachtgever - Technisch Medewerker - Technisch Dienstverlener

3. In Proces Regie Concept (InPRC)
 Het ontstaan van het InPRC
 Huidige situatie in verhouding opdrachtgever en opdrachtnemer
 De oplossingen van InPRC
 De positie en rol van de technisch medewerker
 Hoe werkt het
 Resultaten, 'datamining', 'benchmarking' en rapportages
 Voordelen voor Opdrachtnemers
 Voordelen voor Opdrachtgevers
 Reactie & afsluiting
Agenda

4. In Proces Regie Concept (InPRC)
 In Proces Regie Concept: transparantie voor opdrachtgevers van technisch
onderhoud
 Het ontstaan van het InPRC. Inkoop en facilitymanagement vroeg zich af: wat
krijgen we nu eigenlijk geleverd, behalve facturen, kwaliteit rapportages, klachten
en herstel acties op basis van door ons geconstateerde defecten. Zij vroegen het
de leverancier, echter deze kon ook niet meer produceren dan facturen,
kwaliteitsrapporten en niet aan systeem gerelateerde urenlijsten. Dienstverlening
kent kennelijk een ‘black box’ en partijen lijken niet te weten wat er nu feitelijk aan
diensten wordt geleverd
Ontstaan van InPRC

5. In Proces Regie Concept (InPRC)
 Opdrachtgevers weten niet wat zij geleverd krijgen
 Opdrachtnemer weten niet wat zij leveren
 Wat maximaal geleverd wordt zijn facturen, kwaliteit rapporten, urenlijsten
 Wat, waar, wanneer en hoe wordt gewerkt is niet bekend
 Op basis van klachten en audits wordt correctief opgetreden
 Evaluatie vindt plaats op basis van aannames, klachten, incidenten,
verstandhouding opdrachtgever– opdrachtnemer
Huidige situatie in verhouding opdrachtgever en opdrachtnemer

6. In Proces Regie Concept (InPRC)
Aanleiding, problematiek huidige technische dienstverlening
 Geen grip op daadwerkelijke tijdsbesteding
 Geen stabiele grip op kwaliteit
 Matige motivatie en betrokkenheid technisch medewerker
Introductie InPRC (vanuit de visie van opdrachtgevers)
De invloed van het InPRC
 Sturingsmechanisme voor (regie-) organisaties en techniek leveranciers
 Maakt technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief meetbaar
 Technisch medewerker wordt centrale schakel in kwaliteitsproces

7. In Proces Regie Concept (InPRC)
Oplossingen problematiek huidige onderhoudsdienstverlening
 Grip op daadwerkelijke tijdsbesteding
 Stabiele grip op kwaliteit
 Verhoging motivatie en betrokkenheid onderhoudsmedewerker
Introductie InPRC (vanuit de visie van technisch dienstverlener)
Wat is de invloed van InPRC op de technisch dienstverlener?
 Sturingsmechanisme, weten wat waar, wanneer en op elk tijdstip
 Maakt technisch onderhoud kwantitatief en kwalitatief inzichtelijk
 Rechtstreekse arbeidsuren (en reistijd) registratie
 Technisch medewerker wordt centrale schakel in kwaliteitsproces

8. In Proces Regie Concept (InPRC)
De centrale rol van de onderhoudsmedewerker
 Elk service punt in het gebouw krijgt een unieke barcode
 Het startpunt is een computer met internet (op het werkadres of thuis)
 Monteur registreert zich op de computer met ‘scanner’ en naam/personeelnummer
 Monteur meldt zich met scanner aan op te onderhouden installatie
 Kiest onderhoudsprogramma, voert uit en registreert afwijkingen
 Meldt zich af op de ruimte door aanmelding op de volgende installatie
 Na afloop van contracttijd meldt de monteur zich af op de computer
 Alle data wordt doorgezet naar opdrachtgever, opdrachtnemer en centrale database
Hoe werkt InPRC

9. In Proces Regie Concept (InPRC)
Resultaten en bijvangst
 Er wordt geappelleerd aan de kennis en inzicht van de monteur
 Monteur bepaalt met de ‘scanner’ keuze uit onderhoud programma’s
 Bijvangst: monteur registreert afwijkingen in ruimtes
 Verstoringen worden direct onder de aandacht gebracht van partijen
 Eigen ‘benchmarking’ en ‘data mining’ van prestaties
Meer InPRC

10. In Proces Regie Concept (InPRC)
De positie van de onderhoudsmedewerker
 Psychologie: Medewerker heeft behoefte aan: competentie (erkenning), autonomie en
(sociale) verbinding. Samenwerking leidt tot sociaal kapitaal. Sociale uitwisseling
(complimenten, zelf taak invullen, ruimte in de taak)
 Eventuele werkdruk issues (nu ongrijpbaar) wordt inzichtelijk gemaakt in InPRC
 ‘Footsoldier’ rol opschalen naar (gewaardeerd) vakman, creativiteit ontwikkelen
 Van uitvoerder van onderhoudswerk naar:
 Vakman die met zijn inzicht bepaalt welk technisch onderhoud hij gaat uitvoeren, zijn kennis
gebruikt om afwijkingen en verstoringen te registreren in de wetenschap dat deze informatie
direct door opdrachtgever en opdrachtnemer wordt ontvangen en actie wordt ondernomen.
Ruimte voor sociale innovatie
Hoe werkt InPRC

11. In Proces Regie Concept (InPRC)
Internet
Centrale Database Server
Scanner
Object met Barcode
Computer Technisch Onderhoud
Computer Beheerder
1
4
3
2
6
5

12. In Proces Regie Concept (InPRC)
Aanvang technisch onderhoud
 Monteur meldt zich met de ‘scanner’ aan op computer in opkomstruimte
 Monteur meldt zich op elke installatie op ‘zijn’ afdeling aan
 Monteur selecteert het programma en voert uit
 Monteur voert bijbehorende werkinstructie uit.
InPRC in de praktijk samengevat
Einde werkzaamheden
 Monteur meldt zich met de ‘scanner’ af bij de bezochte ruimte
 Na einde werk op afdeling, met nog arbeidscontract tijd over, verder met aangegeven
periodiek onderhoud, eveneens gemarkeerd met te scannen barcodes
 Bij einde werktijd de ‘scanner’ aansluiten op de computer waarbij alle data worden
ingelezen en doorgezet naar de database, opdrachtgever en opdrachtnemer

13. In Proces Regie Concept (InPRC)
Assesment technisch onderhoud
 Achteraf
 Steekproefsgewijs
 Real-time
 Schouwing met vertegenwoordiger opdrachtgever
InPRC kwaliteit inspecties

14. In Proces Regie Concept (InPRC)
 Datamining, benchmarken en rapportages
 Naar mate meer gebouwen en meer werkdagen in het InPRC worden geregistreerd ontstaat
gaandeweg een database met:
 Uitgebreide rapportage mogelijkheden
 Betrouwbare data van het technisch onderhoud per installatie
 Medewerker prestaties
 Onderhoudsprogramma prestaties en keuze van onderhoud per ruimte installati

15. In Proces Regie Concept (InPRC)
 Voordelen Opdrachtnemer
 Nieuwe calculaties voor offertes kunnen worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens
in plaats van ‘markt’ normeringen
 Benchmarken: Prestaties vergelijken in vergelijkbare klant gebouwen
 Up to date' rapportages en 'up to date' archivering op klant en project niveau
 Benchmarken: prestaties medewerkers vergelijken ten behoeve van optioneel 'bonus/
beloning systeem' of ‘medewerker van de maand’ systeem
 Resultaten worden met de opdrachtgever worden gedeeld waardoor transparantie ontstaat
en eventueel wantrouwen bij klant verdwijnt
 Einde van imago dat onderhoudsbedrijven verdienen aan hetgeen men niet uitvoert

16. In Proces Regie Concept (InPRC)
 Voordelen Opdrachtgever
 Offertes worden gebaseerd op reële en feitelijke gegevens in plaats van ‘markt’ normeringen
 Bij uur contracten kan inzet arbeidstijd worden vergeleken met contract afspraken
 Bij resultaatcontracten kan de geleverde prestatie worden getoetst aan het contract
 Alle informatie betreffende de uitvoering op locatie, alsmede gesignaleerde afwijkingen en
bijzonderheden, zijn aan het eind van elke werkdag beschikbaar
 'Up to date' rapportages en 'up to date' archivering
 Resultaten worden met de opdrachtgever gedeeld waardoor volledige transparantie ontstaat
 Einde van eventueel wantrouwen en het imago dat onderhoudsbedrijven verdienen aan
hetgeen niet wordt uitgevoerd

17. In Proces Regie Concept (InPRC)
 InPRC server en datacentre
 Op de server van InPRC worden de individuele relatie systemen (onderhoudsbedrijven)
beheerd en worden periodiek ‘updates’ opgeleverd
 Ook kunnen onderhoudsbedrijven aanvullende functies en maatwerk bestellen
 Data bestanden wordt niet aan derden ter beschikking gesteld of commercieel aangewend

18. In Proces Regie Concept (InPRC)
 Voorstel
 InPRC als proef in een praktijk situatie inzetten
 Proefperiode twee maanden
 Monitoring en evaluatie door ‘stakeholders’
 Bij positief resultaat afweging aanschaf licenties

19. In Proces Regie Concept (InPRC)
 Commmercie
 InPRC is in 2007 gepatenteerd voor een periode van 12 jaar
 InPRC wordt exclusief aangeboden door Cleaning Works
 Voor meer informatie svp contact opnemen met Hans Westerveld
 info@cleaningworks.nl

20. Reactie en afsluiting