Effizienz durch papierlose Prozesse

1. ABSENZWORKFLOW
EFFIZIENZ DURCH
PAPIERLOSE PROZESSE

2. AGENDA
Ausgangslage / Rahmenbedingungen
Ziele
Konzept / Ansatz
Demo
Entwicklung
Fragen
20.11.2013
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3. ÜBER UNS
HEINZ SÜESS
BEAT BUCHELI
- Projektleiter bei IOZ AG
- Wirtschaftsinformatiker FA
- Seit 10.2009
- Software Ingenieur bei IOZ AG
- Informatikingenieur FH
- Seit 10.2012
Kontakt:
heinz.sueess@ioz.ch
+41 41 925 84 18
Kontakt:
beat.bucheli@ioz.ch
+41 41 925 84 94
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4. AUSGANGSLAGE
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5. AUSGANGSLAGE
AKTUELLE SITUATION BEIM KUNDEN
-
Alle Absenzmeldungen laufen über Papierformulare
Grosser Aufwand in der Verwaltung (Doppelspurigkeiten)
Daten werden mehrfach erfasst und weiterverarbeitet
Manuelle Eingabe in Lohnsystem (Abacus)
Fehleranfälligkeit im Prozess (Medienbruch)
Fehlende Funktionen:
- Aktuelle Absenzübersicht (manuell geführt)
- Aktuelle Saldoinformationen (nur auf Lohnabrechnung)
- Export und Importfunktionen Abacus (Manuell)
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6. ZIELE
Einfacher und
verständlicher
Workflow!
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7. ZIELE
HAUPTZIELE
-
Reduktion des Arbeitsaufwands um 50%
Papierloser Prozess für Absenzmeldungen
Absenzübersicht für Mitarbeiter und Vorgesetzte
Aktueller Stand der Ferien-/Weiterbildungssaldi
Integration in Exchange und aktuellen Ferienplan
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8. KONZEPT/ANSATZ
KONZEPT «TECHNOLOGIE-MIX»
-
SharePoint 2013 Front-End
Grafische Kalenderdarstellung via DevExpress-Komponenten
Formulare mit InfoPath Technologie
SharePoint 2010 Workflow für die Automatisierung (nicht 2013)
Kalenderformat ICS für Einladungen/Absagen/Aktual.
SharePoint Listen für Konfiguration und Datenaufbewahrung
Batchverarbeitung für Import/Export Schnittstellen
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9. ABSENZWORKFLOW
FUNKTIONSUMFANG UND DEMO
Kurzabsenz  Umwandlung in normale Absenz
Normale Absenz mit Einladungen
Stellvertretungen
Stornierung von bewilligten Absenzen
Übersichten
• Grafisch
• Tabellarisch
• Saldo-Webpart MySite
• Anbindung Lohnsystem
• Export Lohndaten
• Import Saldodaten
•
•
•
•
•
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10. ENTWICKLUNG
HERAUSFORDERUNGEN
- Windows Workflow Foundation 4 (SP2013)
- Limitiertes Set von OOTB Activities
- Aufruf des 2010 Genehmigungsworkflows
- Erweiterbarkeit: Custom Activities oder Webservice Aufrufe
- Deployment der Custom Activities
- Debugging
 nicht eingesetzt
- Genehmigungsworkflow 2010
- Inhaltsgenehmigung
- Aufruf aus dem VS.NET Workflow heraus
- Anderes Verhalten ICS (ICalendar)
- CSOM Caml Queries
- Where <Feld> not equal false nötig statt where <Feld> equals true
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11. ENTWICKLUNG
ShortTermAbs
enceDraft
User: Save
Draft
User: Submit
UMSETZUNGSDETAILS
CancelApproval
AndResubmit
- InfoPath-Form mit mehreren Views
- Zugriff auf User Profile Service
- Zugriff auf SharePoint Liste «Vorgesetzte»
Submitted
WF: Approval
WF: Start Approval
User: Modify
ApprovalPending
Task Outcome: Approved
Task Outcome: Rejected
Approving
Rejecting
WF: Send ICS,
Insert Into Calendar,
Send Approved Mail
WF: Send Rejection Mail
Approved
Rejected
- Workflow mittels Zustandsmaschine
User: Cancel
Canceling
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WF: Delete ICS,
Delete in Calendar,
Send Cancel Mail
Canceled
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12. ENTWICKLUNG
UMSETZUNGSDETAILS
- Nach Genehmigung/Ablehnen: Inhaltsgenehmigung löst
Hauptworkflow aus
- Vorbereiten der darzustellenden Absenzen in separater Liste
- DevExpress-Grid für Monatsübersicht
- Zellen mit HTML-Tabelle zeichnen
- Saldo-Webpart: Anzeige nur auf meiner MySite Seite
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13. FRAGEN
Haben Sie noch Fragen?
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