ERP-Systeme gewinnbringend einsetzen, Einführungsprojekte erfolgreich gestalten, Geschäftsprozesse optimieren und mit der Software unterstützen, Erfolgsfaktoren bei der Software-Auswahl, Lieferanten und Kunden einbinden

1. ERP Systeme in KMUs profitabel einsetzen
…. so hat es bei uns funktioniert!
Toni Steinmann
Herzlich willkommen

2. • Holzwerk Spezialitäten AG
• Ausgangslage Projekt
• Ziele Projekt („musts“)
• Umsetzung
• Erkenntnisse
• Beurteilung
Inhalt der Präsentation

3. • 1976 Bauwerk Tischabdeckungen
• 2004 Gründung der Holzwerk Spezialitäten
AG und Umzug nach Montlingen
• 2010 Kauf durch 2 private Investoren
Geschichte

4. Foto
Mitarbeiter
Facts & Figures
• „kompetent individuell“
• Losgrösse 1
• 36 Holzarten
• 30 Mitarbeitende, 2 Lehrlinge (EBA)
• über 400 Jahre „Holzwerk-Erfahrung“
• 90% ausgebildete Holzfachspezialisten
• 1500 B2B – Kunden (Schweiz, Europa)
• Produktionsfläche: 2‘600 m2

5. Anwendungen
Küche/Küchenbau:
• Küchenabdeckungen
• Fronten
• Bartheken, Barwinkel
• Tische / Ansetztische

6. Anwendungen
Boden:
• Treppentritte
• Treppenkanten
• Spezialparkett
• Intarsien
• Lüftungsgitter

7. Anwendungen
Schreiner/Möbelbau (Gewerbe/Industrie):
• Massivholz-, Mehrschichtplatten
• Platten massiv abgesperrt, Hirnholzkante
• Tische (komplett oder als Halbfabrikat)
• Fronten (roh oder komplett bearbeitet)
• Bar-Theken

8. • IT – Infrastruktur
• Auftragsabwicklung teilweise händisch
• Produktionsplanung manuell/eigendynamisch
• Zeiterfassung Insellösung
• CRM Excel (falls überhaupt)
• Führungskennzahlen manuell
• Schnittstellen in andere Softwarelösungen
so ist und bleibt es umständlich !
Ausgangslage Projekt (2010)

9. • Investition war unumgänglich (zeitlich, materiell)
• Tagesgeschäft muss weiterlaufen
• keine/kaum interne Kapazitäten (Analyse)
• fehlendes Fachwissen (Analyse, Konzept)
• Kosten tief/überschaubar halten
Für KMUs (vermutlich) ziemlich typisch
Rahmenbedingungen

10. • Durchgängige Lösung („ERP“, 1 Software)
• Pflichtenheft erfüllen
• Umstellung per 1.1.2012
• Mehrsprachigkeit (d/f im Minimum)
• Kosten und Zeitplan einhalten
• Analysephase mit/durch Team FHS (PPR3)
• Umsetzung in Phasen (I und II)
Nichts Spezielles (Ausnahme Team FHS) !
Ziele Projekt (musts)

11. • Durchgängige Auftragsabwicklung
• CRM
• Zeiterfassung Mitarbeitende
• Logistik (Zoll-, Versandpapiere, Etiketten etc.)
• Auswertungen/Cockpit/Kennzahlen
• Schnittstellen zu Sage (FIBU, Lohn)
• Basics
Phase I

12. • Dynamische Produktionsplanung
• Auslastung Kapazitäten (Schlüsselanlagen)
• Arbeitsfortschritt (Statusübersicht der Aufträge)
• Zeiterfassung Aufträge
• jetzt machen wir einen echten Schritt
vorwärts
Phase II

13. • Von eigenen und fremden Erfahrungen profitieren
• Entscheidvorbereitung
• Vorabklärungen telefonisch durch TS
• Briefing von Anbietern/Interessenten durch TS
• Präsentationen durch Anbieter (breites Gremium)
• Firmenbesuche (Lerneffekt, Akzeptanz fördern)
• Verbindliche Offerten (Zeit/Termine, Kosten,
Lieferumfang)
zuerst denken (lohnt sich immer)
Umsetzung (1)
(teilweise parallel)

14. • Entscheid
• Kriterien/Methodik
• Superuser einbeziehen (Identifikation)
Aus 7 wurden 2
Entscheid: Triviso
Umsetzung (2)
(teilweise parallel)

15. • Analyse/Unterlagen aufbereiten durch Team FHS
• Einschulung/Briefing Team FHS (2 Tage)
• Prozesse dokumentieren (IST, SOLL)
• Datenmodellierung
• Struktur Kostenstellen
• System bereitstellen
• Konfigurieren (Triviso)
• Stammdaten aufbereiten/erfassen (Holzwerk)
Die späteren Benutzer unbedingt involvieren
Umsetzung (3)
(teilweise parallel)

16. • Stammdaten testen
• Parallelbetrieb
• Umstellung per Stichdatum
• Periodische Anpassungen/Optimierungen
Täglich viele Details zu entscheiden
Umsetzung (4)
(teilweise parallel)

17. • System zu 100% nutzen
• Projekt-MA müssen branchenkundig sein
• Softwareanbieter
• interne MA
• Branchensoftware (fast) zwingend/zu empfehlen
• vorkonfiguriert
• rasch operativ
• von Branchenkennern entwickelt
Mit Fachwissen Neues schaffen
Erfahrungen/Beobachtungen

18. • Zeitliche Umsetzung
• Staffelung/Phasen
• ausreichend Vorlauf
• enges Zeitmanagement
• nicht während der Hauptsaison
• Ausreichend personelle Ressourcen bereitstellen
• Superuser
• externe Unterstützung (Studentin, zeitlich befristet)
• Tests/Schulungen (vorgängig, Tagesgeschäft)
Planung und Durchsetzung ist (fast) alles
Erkenntnisse (1)

19. • Hardware/Infrastruktur rechtzeitig bereit
• Anfängliche Bedenken ernst nehmen
• Anpassungen
• während Startphase (sehr) sinnvoll
• anschliessend einfrieren
• ACHTUNG: Appetit kommt mit dem Essen
• Dokumentation aktuell halten
auch das ist wichtig
Erkenntnisse (2)

20. Unbedingt beachten
• zuerst denken (lassen) – dann programmieren
• Superuser frühzeitig involvieren
• Interne Akzeptanz ist zentral
• Mut zur Lücke resp. zu Abstrichen
• enge, straffe Führung
Mit Updates ist es so eine Sache ….
Projekt ist Chefsache
Erkenntnisse (3)

21. • Schnittstellen vorgängig austesten (es lohnt sich)
• Schulung/Einführung
• vorgängig
• Schulungsunterlagen
• Zeitbedarf/-aufwand
• Angewöhnung
• Führungskennzahlen (eigene vs. „fremde“)
• Vorsicht mit der Übernahme „alter“ Daten
• Adressenstamm
Mehraufwand wird sich lohnen
Erkenntnisse (4)

22. Wo stehen wir heute ?
• hohe zeitliche Einsparungen (Ausnahme AVOR)
• Durchgängigkeit der Daten ist sichergestellt
• hoher Lerneffekt im Tagesgeschäft
• Projekt-MA Triviso war sehr engagiert/hilfreich
• Nachkalkulationen
• wichtig und interessant
• korrekt erfassen/stempeln unabdingbar
Das System entwickelt sich und lebt
Beurteilung (1)

23. • Aufwand/Ertrag der externen Unterstützung
• Team FHS
• Erfassung/Bereinigung Stammdaten (Fleissarbeit)
• Abklärungen Hardware (Fachwissen)
• Glück gehabt mit FHS-Team (2 echte Cracks)
….. und dem Coach
Ziele wären alleine nicht erreicht worden
Beurteilung (2)

24. Entscheid war richtig!
…. möglicherweise „weltweit“ das erste IT-Projekt,
das im Zeit- und Kostenbudget abgeschlossen
werden konnte…..
Beurteilung (3)

25. Nehmen Sie für Ihr Projekt Mass mit
• Kompetenz und
• Individualität
Besten Dank für die Aufmerksamkeit.
Wie weiter ?