Presentatie 'Business case TU Delft' - Wob Rombouts (TU Delft) - Seminar E-procurement & E-invoicing, 1 juli 2010

1. Business case E-Procurement TU Delft Seminar E-Procurement & E-Invoicing TU Delft - 1 juli 2010

3. TU Delft in feiten en cijfers (1) Circa 20.000 mensen in 50 gebouwen met 400.000 m2 bruto vloeroppervlak 16. 250 studenten, waarvan 2.235 buitenlands 4.700 fte medewerkers, waarvan 2750 wetenschappers en 1.950 ondersteuners (ratio 1,4 : 1) 350 secretaresses Centraal werkgeverschap – decentraal gedetacheerd 950 fte centraal in SSC, 700 fte decentraal in organisatie

8. Inkoop aan de TU Delft (3) 100.000 facturen 30.000 personeelsdeclaraties 15.000 inkooporders (maar hoeveel onbekend???) 7.500 reisaanvragen 11.000 actieve leveranciers 18.000 crediteuren 100 mutaties in leveranciersbestand p/w

11. Business Case IP (2) VOOR Resultaten door IP NA Onbekende routing facturen Audit trail door volgen scan Veel kopieën, interne post en zoekgeraakte facturen 80% minder papier 0% post en facturen kwijt Geen zicht op gebruik van bevoegdheden en aanwezigheid functiescheiding Centraal beheerde en goedgekeurde autorisatietabel (maar wel enorm groot!) 5.000 medewerkers 1.800 clients 42 fte SSC-F&C (zelf+inhuur) 32 fte SSC-F&C (-/- 25%!) Gemiddeld 35 dagen doorlooptijd van ontvangst tot betaling van factuur 26 dagen (minder distributie en controle werk) en kan nog minder!

13. start SSC start Invoice Processing start Purchase Mgt. Q start situation Realised Q Start SSC 2006 start IP 2007 start PM 2011 Verwachte kwaliteit Start kwaliteit Gerealiseerde kwaliteit Business Case IP (4)

16. Project Basware PM (1) Fase 0: Project Initiatie Document o.b.v. Business Case en projectorganisatie t.b.v. Projectboard GO (jan 2010) Fase 1: Functionaliteiten en processen inrichten m.b.v. workshops met management en werkvloer GO (mei 2010) Fase 2: Inrichten systeem, invoeren data, OTAP NO GO/ GO (dec 2010) Fase 3: Pilots (directie, “nat lab”, “droog lab”) NO GO / GO (april 2011) Fase 4: Implementatie TU-breed Project en Business Case evaluatie (2013)

17. Project Basware PM (2) Directies Decentrale F&C Klankbordgroep Audit Manager Decanen Team Suppliers Teams ICT/Ricoh Projectteam Team SSC/BaaN Team AO/IB Team Bestellen Projectboard College van Bestuur Projectmanager Projectsupport

21. Verandermanagement aanpak