Raport lunar proiect Maibine pentru fiecare ID 135066

2. A1. Managementul proiectului (L 1-18) – a constat in alcatuirea echipei de management si
a echipei de implementare. In perioada de raportare a fost derulat procesul de organizare
si planificare a activitatilor. Pentru aceasta au fost derulate 7 intalniri de lucru cu echipa
de implementare, corespondenta e-mail si telefonica permanenta.
Aceasta activitate a fost coordonata de catre managerul de proiect.
A1.1. Alcatuirea echipei de management si a echipei de implementare. (L1)
Activitatea a fost coordonata de managerul de proiect si a constat in semnarea contractelor
de munca, prezentarea si semnarea fiselor de post si a altor documente aferente dosarului
de personal conform legislatiei in vigoare precum si planificarea calendarului de activitati
si a sarcinilor si responsabilitatilor fiecarui membru din echipa de implementare.
A fost organizata sedinta de constituire a echipei de proiect, respectiv echipa de
management si echipa de implementare si au fost completate dosarele de personal.
Rezultatul este consemnat in procesul verbal de constituire a echipei de implementare si
minuta nr 1 din data de 01.07.2014.
RAPORT LUNAR NR 1 2

3. A1.2. Organizare metodologica - (L1-6).
In luna iulie, in cadrul acestei activitati, au fost identificate activitatile procedurabile din
proiect. Avand in vedere existenta la nivel de beneficiar a unor regulamente si proceduri
elaborate in cadrul unor proiecte a caror implementare era inceputa, a fost stabilit ca acestea sa
fie adaptate si personalizate specificului proiectului Mai bine pentru fiecare.
Au fost organizate sedinte comune ale expertilor din cadrul proiectelor APSG finantate in
cadrul axei 5.1 in vederea elaborarii procedurilor de informare si consiliere si a procedurii de
mediere si stabilirea formularisticii care va fi utilizata in lucrul cu persoanele care face din
grupul tinta.
Au fost adaptate si personalizate proiectului procedura de comunicare, procedura de achizitii,
procedura managementului financiar, procedura de formare profesionala A fost elaborat de
catre consilierul antreprenoriat draftul procedurii pentru activitatea de consiliere și instruire
in antreprenoriat.
RAPORT LUNAR NR 1 3

4. A1.3. Infiintarea Job – clubului. (L 2-3) Conform Calendarului de Activitati, deschiderea Job Club-
ului este planificata incepand cu luna 2, respectiv august 2014. Luna Iulie a fost insa alocata
derularii procedurii de achizitie pentru inchirierea unui spatiu. Datorita faptului ca nu a fost primita
nici o oferta, procedura va fi reluata in luna august.
A1.4. Organizare administrativa generala (L1-18).– In perioada de raportare a fost organizat biroul
de implementare al partenerului 1 – SC Paidea SRL, incepand inca din 01.07.2014. Reprezentantul
legal Corina Dobrota, a emis decizia nr 1/01.07.2014 de alocare a spatiului in cladirea din str
Ecaterina Teodoroiu, nr 92, camera 6, pentru care exista deja un contract de inchiriere incheiat in
data de 05.08.2011. Au fost facute demersuri pentru inchirierea spatiului de implementare al
beneficiarului si asigurarea unui minim de echipamente IT pentru inceperea activitatii.
RAPORT LUNAR NR 1 4

5. A1.5. Monitorizarea (L1-18)– Este o activitate continua ce se desfasoara pana la
finalizarea proiectului. Pe parcursul perioadei de raportare, in cadrul intalnirilor de
planificare saptamanale a fost alocat timp pentru monitorizarea procesului de
implementare a activitatilor aflate in derulare si verificarea stadiului de indeplinire a
responsabilitatilor trasate. A fost realizat un tabel de monitorizare cu accent pe
rezultatele ce trebuie atinse in prima luna de implementare.
A1.6. Activitati suport in procesul de implementare (L1-18). acopera domeniile:
financiar, contabil, juridic; expertiza contabila, resurse umane, secretariat, recrutarea
expertilor pe T.S si a expertilor pe T.L., recrutare lectori. Plata premiilor adresate
grupului tinta etc.
Au fost verificate si organizate dosarele de personal atat pentru expertii angajati ai
beneficiarului cat si pentru partener.
Echipa de management a mentinut permanenta comunicare cu OIRPOSDRU Sud -
Vest Oltenia, Craiova pentru activitati specifice implementarii proiectului.
RAPORT LUNAR NR 1 5

6. A1.7. Activitati generale de coordonare (managementului de proiect) (L1-18). Activitati
realizate de echipa de management pentru atingerea rezultatelor propuse si a
indicatorilor de program. Coordonarea efectiva a personalului si a activitatilor
(sedinte, intalniri de lucru, comunicari). Raportare AM/OI (CRC/RTF, acte aditionale,
notificari etc). A fost intocmit si transmis graficul cererilor de rambursare, versiunea
01.
RAPORT LUNAR NR 1 6
Tip Raport Data transmiterii
Grafic estimativ privind depunerea cererilor de rambursare Nr.353/09.07.2014 (varianta 1 transmisa la OIRPOSDRU SV Oltenia in
data de10.07.2014),
Planul achizitiilor publice prevazute in cadrul proiectului Nr 370/14.07.2014 depus la CRC 1

7. A2. Achizitii publice Intocmirea dosarelor pentru achizitiile de bunuri si servicii si
organizarea procedurilor specifice cu respectarea prevederilor legale si contractuale in
vigoare. Activitate continua. (S+P1)-L1–L18.
A2.1. Planificarea achizitiilor (L1–2) – In cadrul acestei activitati au fost planificate
achizitiile din proiect – in conformitate cu bugetul precum si procedura de achizitii
stabilita la nivelul organizatiei.
Planul de achizitii – Anexa 10 – a fost actualizata pentru CR 1 cu contractele de achizitii
semnate pana in prezent.
Tot in aceasta etapa expertul de achizitii – impreuna cu ceilalti experti din proiecte au
elaborat procedura de achizitii pe proiectele POSDRU implementate de APSG.
A2.2. Documentare tehnica si Studiu de piata (L1-6). Stabilirea parametrilor tehnici
minimi ce trebuie sa fie regasiti la serviciile, echipamentele si bunurile achizitionate/
subcontractate. Cercetarea pietei in vederea identificarii celor mai bune oferte din punct de
vedere al raportului calitate-pret.
RAPORT LUNAR NR 1 7

8. a) Servicii de contabilitate si expertiza
contabila, CPV 79211000-6 – achizitie directa
- nota privind estimarea valorii contractului de
achizitie;
- nota justificativa privind selectarea
procedurii;
- nota justificativa privind alegerea criteriului
de atribuire;
- decizie numire comisie evaluare atribuire
contract;
- formulare specifice;
- fisa de date a achizitiei;
- caiete de sarcini;
- model contract;
- anunt de participare postat pe site-ul
achizitorului;
- invitatii de participare.
b) Servicii de audit financiar, CPV 79212100-4
- achizitie directa
- nota privind estimarea valorii contractului de
achizitie;
- nota justificativa privind selectarea
procedurii;
- nota justificativa privind alegerea criteriului
de atribuire;
- decizie numire comisie evaluare atribuire
contract;
- formulare specifice;
- fisa de date a achizitiei;
- caiete de sarcini;
- model contract;
- anunt de participare postat pe site-ul
achizitorului;
c) Servicii inchiriere Birou implementare si Job
Club, CPV 70310000-7- achizitie directa
- nota privind estimarea valorii contractului de
achizitie;
- nota justificativa privind selectarea
procedurii;
- nota justificativa privind alegerea criteriului
de atribuire;
- decizie numire comisie evaluare atribuire
contract;
 - formulare specifice;
RAPORT LUNAR NR 1 8
In cadrul acestei activitati au fost elaborate documente premergatoare lansarii procedurii de
achizitie, respectiv expertul de achizitii a intocmit documentaţii de atribuire si
anunturi/invitatii de participare pentru urmatoarele achizitii:

9. A2.3. Realizarea procedurilor de selectie (L1–18), conform legislatiei (licitatie/
achizitie directa). Desfasurarea sedintelor, atribuirea contractelor, receptia produselor
si a serviciilor achizitionate
In luna Iulie s-au derulat sedintele de evaluare a doua proceduri
a) Servicii de contabilitate si expertiza contabila, CPV 79211000-6:
- proces verbal de deschidere a ofertelor primite – a fost primita o singura oferta de la
C.I.E.C. Dan Marius Laurentiu.;
- sedinta de evaluare a ofertelor;
- nota justificativa de atribuire;
- comunicarea rezultatelor .
b) Servicii de audit financiar, CPV 79212100-4 :
- proces verbal de deschidere a ofertelor primite;- au fost primite doua oferte de la SC
ProfesionalAudit Serv SRL si SC Auditserv Proiect SRL
In urma evaluarii ofertelor in data de 31.07.2014, a fost declarata castigatoare oferta
SC ProfesionalAudit Serv SRL .
Nu a fost primita nici o oferta pentru achizitia de Birou implementare si Job Club.
RAPORT LUNAR NR 1 9

10. A 3. Informare si publicitate Promovarea proiectului, a finantatorului si a asistentei financiare
nerambursabile, precum si a activitatilor si rezultatelor obtinute.(S+P1) – L1–L18.
A3.1. Realizare materiale de promovare (L1–2). In perioada de raportare au fost realizate diverse
materiale de promovare a programului si al proiectului. Expertul comunicare a elaborat un anunț
începere proiect pe care l-a publicat pe site-ul asociației http://apsg.eu/category/proiecte/mai-bine-
pentru-fiecare-135066 iar consilierul antreprenoriat a elaborat draftul Brosurii de Informare pentru
Servicii de Antreprenoriat oferite in cadrul proiectului, urmand sa fie imbunatatite si completate cu
partea de design.
A fost realizata macheta documentului cu antet ce va fi utilizat de echipa de proiect.
Expertul de comunicare a realizat macheta semnăturii compuse a organizației și a obtinut din partea
OIR Sud – Vest Oltenia avizărea din punctul de vedere al respectării regulilor de identitate vizuala.
A3.3. Comunicare (L1-18). Realizarea site-ului proiectului (subcontractare). Publicare informatii pe
site-ul partenerilor si pe siteul proiectului, privind implementarea proiectului, achizitii publice si
resursele importante pentru beneficiari.
Anunțurile referitoare la achizițiile publice au fost diseminate prin intermediul paginii web către
potențialii ofertanți. Acestea se pot consulta la adresele: http://apsg.eu/category/proiecte/mai-bine-
pentru-fiecare-135066 respectiv: http://apsg.eu/achizitii-derulare și http://apsg.eu/achitii-finalizate.
RAPORT LUNAR NR 1 10

11. A4. Elaborare materialelor suport in furnizarea masurilor active de ocupare. Autorizare. (S+P1)-L1–
L12
A4.3. Autorizare (L1-12). Intocmirea documentatiei in vederea autorizarii programelor de formare
profesionala; si a autorizarii ca furnizor de formare profesionala si/sau furnizor de servicii
specializate pentru stimularea ocuparii fortei de munca.
In cadrul acestei activitati s-a demarat procesul de elaborare a documentatiilor pentru autorizarea
programelor de formare profesionala.
Responsabilul formare profesionala APSG, a demarat procesul de elaborare a draftului dosarului de
autorizare pentru programul de formare profesionala a adulților Competențe antreprenoriale – curs
de inițiere.
Au avut loc intalniri cu formatorii identificați pentru programul de formare profesionala a adulților
Competențe antreprenoriale – curs de inițiere, în vederea stabilirii documentelor personale necesare
pentru completarea dosarului de autorizare, discutarea planului și programelor de pregătire
specifice programului și semnarea acordului de formare cu formatorii.
Responsabilii formare profesionala ai partenerului au intocmit draftul documentatiei de acreditare
pentru ocupatiile Ingrijitor batrani la domiciliu – nivel 1 si Ospatar nivel 2, ambele cursuri de
calificare.
RAPORT LUNAR NR 1 11

12. A1. Managementul proiectului
A1.1. Echipa proiectului.
1 Proces verbal al sedintei de constituire a echipei, Fise de post -12 echipa implementare si
2 personal administrativ, 14 dosare de personal. Echipa de management - 3 pers: manager
-1, manager financiar -1, expert achizitii -1; Echipa de implementare-9 pers: Expert
comunicare: 1; Consilier informare si consiliere: 2; Consilier antreprenorial: 1; Responsabil
FPC: 3; Expert Medierea muncii: 2.
Personal administrativ partener 1 -2 pers: Secretar: 1; femeie de servici: 1
A1.2. Organizare metodologica (L1-6).
- procedura de informare si consiliere
- procedura de mediere
- procedura de comunicare, procedura de achizitii, procedura managementului financiar,
procedura de formare profesionala adaptate si personalizate proiectului
-draftul procedurii pentru activitatea de consiliere și instruire in antreprenoriat
A1.4. Organizare administrativa generala.
Inchiriere si amenajare spatii: biroul de implementare partener 1 – SC Paidea SRL
Registru evidenta documente
RAPORT LUNAR NR 1 12

13. A1.6. Activitati suport: 1. de secretariat (corespondenta, registratura, arhivare etc), 2. financiar-contabile
(evidente contabile, documente financiare/bancare etc); 3. resurse umane (fise de post, evidenta docum. de
personal, recrutare personal, pontaj, salarizare etc);
8 dosare de personal pentru expertii pe termen lung, angajati ai beneficiarului
4 dosare de personal pentru expertii pe termen lung, angajati ai partenerului.
2 dosare personal pentru personalul administrativ – secretar si femeie servici partener .
A1.7. Activitati generale de coordonare (managementului de proiect)
Activitati realizate de echipa de management pentru atingerea rezultatelor propuse si a indicatorilor de
program. Coordonarea efectiva a personalului si a activitatilor (sedinte, intalniri de lucru, comunicari).
Raportare AM/OI (CRC/RTF, acte aditionale, notificari etc).
-ridicare clauza suspensiva documentatie transmisa la clarificarile solicitate de OIRPOSDRU SV Oltenia
- graficul cererilor de rambursare, versiunea 01.
-participare la seminarul organizat de OIR pentru beneficiari in data de 08.07.2014.
- o prezentare powerpoint a proiectului,
- Minuta sedinta Echipa Intersectorial Locala din 25.07.2014
- tabel cu instructiunile de insuseasca fiecare expert in functie de pozitia ocupata in cadrul proiectului si
responsabilitatile fiecaruia.
- Minutele de sedinta- Minuta1/01.07.2014, Minuta 2/04.07.2014, Minuta 3/07.07.2014, Minuta
4/10.07.2014, Minuta 5/14.07.2014, Minuta 6/25.07.2014, Minuta 7/31.07.2014. – rezultat 7 sedinte de lucru
echipa
- rapoarte de activitate si fise de pontaj experti echipa implementare
- Plan de actiune
- Planul de organizare si desfasurare a programelor FPC in cadrul proiectului.
RAPORT LUNAR NR 1 13

14. A2. Achizitii publice - 3 dosare achizitii
A2.1. Planificarea achizitiilor Intocmirea planului de achizitii-1 plan achizitii
A2.2. Documentare tehnica si Studiu de piata 3 dosare: expertiza contabila, audit financiar; achizitii spatii birou si Job club
A2.3. Realizarea procedurilor de selectie 3 Anunturi site, procese verbale sedinte de analiza si selectie, incheiere contracte-2 ;
A 3. Informare si publicitate.
A3.1. Realizare materiale de promovare
anuntul privind demararea proiectului elaborat
draftul Brosurii de Informare pentru Servicii de Antreprenoriat oferite in cadrul proiectului,
macheta documentului cu antet ce va fi utilizat de echipa de proiect.
macheta semnăturii compuse a organizației avizata de OIR Sud – Vest Oltenia
A3.3. Comunicare
anuntul privind demararea proiectului postat pe site-ul beneficiarului, ce a avut ca si scop promovarea programului si a a proiectului
http://apsg.eu/category/proiecte/mai-bine-pentru-fiecare-135066
A4.3. Autorizare programe de FPC / programe de initiere si perfectionare:
3 drafturi de dosare autorizare –curs initiere competente antreprenoriale, dosar acreditare curs calificare ospatar si cus calificare ingrijitor
batrani la domiciliu
RAPORT LUNAR NR 1 14

15. ASOCIAȚIA PSIHOLOGILOR GORJENI
Str. A.I Cuza nr.1
Tel/fax: 0253213041
E-mail: contact@apsg.eu / nikolemi@yahoo.com
www.apsg.eu
FIU MITREA NICOLETA
MANAGER PROIECT
RAPORT LUNAR NR 1 15