Албан хэрэгцээнд

1. АЛБАН ХААГЧДАД
ЗОРИУЛСАН ЗОРИУЛСАН
ГАРЫН АВЛАГА
(Албан хэрэгцээнд)
9/10/2020
МӨРӨН СУМЫН ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАРТ

2. АРХИВ, АЛБАН ХЭРЭГ
ХӨТЛӨЛТ
9/10/2020
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

3. Нэг: ТӨРИЙН АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН ЗААВАР
БОЛОН БАРИМТ БИЧГИЙН СТАНДАРТЫН ТУХАЙ ҮНДСЭН
ОЙЛГОЛТУУД
Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврыг мөрдүүлж
хэрэглэхийн ач холбогдол
 Албан бичгийн агуулга бүтэц, хэв загварыг ижилтгэх
 Баримт бичигтэй ажиллах ажлын арга хэлбэрийг
боловсронгуй болгох
 Албан хэрэг хөтлөгдөж буй баримт бичгийн эмх цэгц,
хадгалалт ашиглалтыг сайжруулах
 Төрийн албан хаагчдын албан бичиг боловсруулалтын
түвшинг дээшлүүлэх
9/10/2020
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

4. 1.1 БАРИМТ БИЧГИЙН НЭР ТӨРӨЛ
Нийт 29 нэр төрлийн баримт үүснэ.
(Баримт бичгийн стандарт-2011)
 Захирамжлалын
 Зохион байгуулалтын
 Мэдээлэл, лавлагааны
9/10/2020
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

5. ЗАХИРАМЖЛАЛЫН БАРИМТ БИЧИГ
Байгууллага, албан тушаалтнаас хууль
тогтоомжид заасан эрх хэмжээний
хүрээнд удирдлагын үндсэн чиг үүргээ
хэрэгжүүлэх зорилгоор батлан гаргасан
баримт бичгийг хэлнэ.
Захирамжлалын баримт бичиг нь дагаж
мөрдөх, заавал биелүүлэх шинжийг
өөртөө агуулна.
9/10/2020
ЗАХИРАМЖЛАЛЫН
БАРИМТ БИЧИГТ:
• Зарлиг
• Захирамж
• Шийдвэр
• Тогтоол
• Албан даалгавар
• Албан шаардлага
• Тушаал
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

6. ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТЫН БАРИМТ
БИЧИГ
Байгууллага, албан тушаалтнаас үйл
ажиллагааны тодорхой зорилтыг
хэрэгжүүлэх, бусад байгууллагатай
харилцах явцад үүсэж, хөтлөгдөж буй
бичгийг хэлнэ.
Зохион байгуулалтын баримт бичиг нь
байгууллагын үйл ажиллагааны хэм
хэмжээг тогтоох зохицуулах, журамлах
өөртөө агуулна.
9/10/2020
ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТЫН
БАРИМТ БИЧИГ
• Албан бичиг
• Акт
• Гэрээ
• Дүгнэлт
• Заавар
• Дүрэм
• Журам
• Тайлан
• Зөвлөмж
• Илгээлт
• Хөтөлбөр
• Удирдамж
• Төлөвлөгөө
• Төсөл
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

7. МЭДЭЭЛЭЛ ЛАВЛАГААНИЙ
БАРИМТ БИЧИГ
• Мэдэгдэл
• Санал
• Илтгэх хуудас
• Тодорхой хуудас
• Мэдээлэл
• Танилцуулга
9/10/2020
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

8. Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага
Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар
• Албан бичгийн бүртгэлийн дугаарыг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд “№” гэсэн
тэмдэг, захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд “Дугаар” гэсэн үгийн дараа
гараар бичнэ. 1-9 хүртэлх нэг оронтой тоог 01,02 гэсэн байдлаар хоёр оронтой болгож
бичнэ.
• Албан бичгийн бүртгэлийн дугаар нь зохион байгуулалтын нэгжийн индекс, бүртгэлийн
дугаараас бүрдэнэ.
• №02/106
• Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж нь индексжээгүй тохиолдолд зөвхөн
бүртгэлийн дугаарыг бичнэ.
• № 106
• Зарим нэр төрлийн захирамжлалын баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарыг дараах
байдлаар бичнэ. Дугаар А/103, Б/58
• Хамтарсан Захирамжлалын баримт бичигт – Дугаар А-15/А-63
• Албан бичигт- № 106/151
9/10/2020
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

9. Хариутай бичгийн огноо, дугаар
Хариу өгөх албан бичгийн огноо, дугаар хэвлэмэл хуудсанд
заасан тэмдэглэгээнд араб тоогоор, хар буюу хөх өнгийн бэхээр,
гараар бичнэ.
танай 2009.04.21-ний 01/106-т
Баримт бичгийн нууцын зэрэглэлийн тухай тэмдэглэл
Нууцад хамаарах мэдээлэл агуулсан баримт бичгийн хуудасны
баруун дээд өнцөгт, дээд захаас 10мм, баруун захаас 15мм зай
авч, нууцын зэрэглэлийн тухай тэмдэглэгээ хийнэ. 9/10/2020
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

10. БАРИМТ БИЧГИЙН ОГНОО
Захирамжлалын баримт бичигт:
2012 оны 03 сарын 25 өдөр
Гэрээ, санхүү, хяналт шалгалтын холбогдолтой баримт
бичигт:
2012 оны 03 дугаар сарын 25
Албан бичгийн огноог он, сар, өдөр, гэсэн дарааллаар
дараах байдлаар гарааг бичнэ.
2012.03.05
1-9 хүртэл тоог 2 оронтой тоогоор бичнэ.
9/10/2020
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

11. БАТАЛСАН ТУХАЙ ТЭМДЭГЛЭЛ
Баримт бичгийг албан тушаалтан баталж
байгаа бол баталсан тухай тэмдэглэлийг
баримт бичгийн эхний хуудасны баруун дээд
өнцөгт том үсгээр бичнэ.
“БАТЛАВ” бүрдэлд албан тушаал, гарын
үсгийн тайлал, огноо орно.
9/10/2020
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

12. 9/10/2020
Тэргүү
 Тэргүүг баримт бичгийн
агуулгыг товч, хураангуй
илэрхийлсэн нэг өгүүлбэрт
багтааж, үеэр таслахгүй,
жижиг үсгээ бичнэ.
 Тэргүүг бичвэрээс мөр
хоорондын зайг 2.0-оор,
Гарын үсгийг бичвэрээс мөр
хоорондын зайг 3.0-5.0-аар
авч бичнэ.
 Баримт бичигт хэд хэдэн
асуудал тусгагдсан байвал
тэргүүг ерөнхий байдлаар
бичнэ.
 А5 хэвлэмэл хуудсанд
бичигдсэн албан бичигт
тэргүү бичихгүй.
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

13. 9/10/2020
БИЧВЭР
Хэлбэр:
1. Текстэн буюу бичвэр
2. Хүснэгтэн гэсэн 2 хэлбэртэй байна.
 Баримт бичгийн утга санааг бүрэн зөв илэрхийлсэн байх
 Товч тодорхой, ойлгомжтой, логик дэс дараалалтай байх
 Үг үсгийн болон хэл найруулгын алдаагүй байх
 Баримт бичгийг зохион үйлдэхэд бичвэр боловсруулах Word программын 6.0-гаас
дээш хувилбарыг ашиглан Arial 10, 11, 12, Times New Roman 11, 12,14, хэмжээтэй
үсэг хэрэглэдэг.
 Баримт бичгийн бичвэрийг А4 хэвлэмэл хуудсанд бичихдээ мөр хоорондын зайг 1,0-
1,5-аар, А5 хэвлэмэл хуудсанд бичвэрийн мөр хоорондын зай 1-ээр авч бичнэ
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

14. 9/10/2020
 Хоёр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоёрдугаар
хуудаснаас эхлэн араб тоогоор дугаарлана. Дугаарыг хуудасны
дээд захаас 10мм зайд голлуулан байрлуулна.
 Шаардлагатай тохиолдолд баримт бичгийн хуудас бүрийг
баталгаажуулна. /хуудас бүрт гарын үсгээ зурах, эсвэл
байгууллагын тэмдэгээр/
 Хоёр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоёрдугаар
хуудаснаас эхлэн араб тоогоор дугаарлана. Дугаарыг хуудасны
дээд захаас 10мм зайд голлуулан байруулна.
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

15. 9/10/2020
ХАВСРАЛТЫН ТУХАЙ ТЭМДЭГЛЭЛ
 Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдсан бол бичвэрийн төгсгөлд сул мөр
орхиод:
Хавсралт 5 хуудастай, 2 хувь
 Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдаагүй бол хавсралтын нэр, хуудасны тоо,
хувийн тоог дараах байдлаар бичнэ.
Хавсралт: Архивын ерөнхий газрын 2010 оны 03 сарын 05-ны өдрийн
№1/09 дүгээр албан бичиг, хавсралтын хамт бүгд 5 хуудас
 Захирамжийн баримт бичиг хавсралттай бол эхний хуудасны баруун дээд
өнцөгт:
Хууль зүй, дотоод хэргийн сайдын
2010 оны 03 сарын 05-ны өдрийн
9 дүгээр тушаалын хавсралт
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

16. 9/10/2020
ГАРЫН ҮСЭГ
Гарын үсгийн бүрдэлд гарын үсэг
зурж буй хүний
 Албан тушаалын нэр
 Гарын үсэг
 Гарын үсгийн тайлал орно
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

17. 9/10/2020
ГАРЫН ҮСЭГ
• Ижил албан тушаалын хэд хэдэн хүн гарын үсэг зурах тохиолдолд
хэвлэмэл хуудас хэрэглэхгүй
• Байгууллагын даргын эзгүйд орлож буй албан тушаалтны болон үүрэг
гүйцэтгэгчийн албан тушаалын нэрийг албан бичигт бичнэ
• Захирамжлалын баримт бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна
• Төлөвлөгөө, тайлан, удирдамж, танилцуулга зэрэг мэдээлэл
лавлагааны баримт бичигт зохион байгуулалтын нэгжийн болон албан
тушаалын нэр, боловсруулсан ажилтны нэр, гарын үсэг байна.
БОЛОВСРУУЛСАН:
МЭРГЭЖЛИЙН УДИРДЛАГЫН
ХЭЛТСИЙН МЭРГЭЖИЛТЭН гарын үсэг Д.БАТЖАРГАЛ
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

18. 9/10/2020
ГАРЫН ҮСЭГ (Үргэжлэл)
• Байгууллагын даргыг үүрэг гүйцэтгэгч түр орлож байгаа тохиолдолд албан тушаал,
гарын үсэг, гарын үсгийн тайллыг үүрэг гүйцэтгэгч буюу албан ёсоор орлож байгаа
албан тушаалтны нэрээр бичнэ.
• Нэг байгууллагаас боловсруулан гаргаж буй баримт бичигт хэд хэдэн албан тушаалтан
гарын үсэг зурах тохиолдолд албан тушаалын эрэмбээр дарааллуулж, том үсгээр
бичнэ. Жишээ нь:
ДАРГА гарын үсэг О.БАТМӨНХ
ЕРӨНХИЙ НЯ-БО гарын үсэг Б.АНХБАЯР
• Гадаад байгууллагад илгээх албан бичигт гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, албан
тушаалын нэр гэсэн дарааллаар бичнэ. Жишээ нь:
Гарын үсэг
D.ULZIIBAATAR
GENERAL DIRECTOR
Баримт бичигт эрх бүхий албан тушаалтныг орлож, “ыг” гэсэн тийн ялгалын үг
хэрэглэж гарын үсэг зурахгүй
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

19. 9/10/2020
УДИРДЛАГЫН ЗААЛТ
А4 хэвлэмэл хуудсанд
“харилцагчийн нэр, хаяг”
бүрдлийн дор
А5 хэвлэмэл хуудсанд
бичвэрийн сул зайд гарааг
бичигдэнэ.
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

20. 9/10/2020
Захирамжлалын баримт бичиг
“Тушаал” хэрхэн үйлдэх бэ?
Тушаалын бичвэр:
 Тэмдэглэх
 Захирамжлах гэсэн 2 хэсгээс бүрдэнэ
1. Уг баримт бичгийг зохиож бүрдүүлсэн үндэслэл,
авах арга хэмжээний зорилт, шаардлагын тухай
бичнэ. Хэрвээ тушаал гаргах үндэслэл ямар нэг
хууль тогтоомж, дээд газрын шийдвэртэй
холбоотой бол тэмдэглэх хэсэгт уг эрх зүйн
актын нэр, огноо гарчиг дугаарыг зааж өгнө.
2. Тушаалын захирамжлах хэсэгт авах арга хэмжээ,
хариуцах эзэн, гүйцэтгэх хугацааг тогтоосон
заалтууд орно.
Захирамжлах хэсгийн заалт бүрийг араб 1,2 гэх
мэт тоогоор дугаарлана.
Тушаалын хавсралтыг баталгаажуулж
байгууллагын тамга дарна.
1. Тэмдэглэх
2. Захирамжлах
Тушаалын
заалт
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

21. 9/10/2020
Хуралдааны тэмдэглэл хөтлөх
Байгууллагаас зохион байгуулж байгаа
бүх төрлийн хурал, зөвлөгөөн, ажил хэргийн
уулзалтанд хуралдааны тэмдэглэл хөтлөнө.
Хурлын тэмдэглэлийг холбогдох ажилтан
гараар тэмдэглэлийг холбогдох ажилтан
гараар тэмдэглэн авах бөгөөл түүнийг
стандартын бүрдлийн дагуу компьютерт
шивж хурлын дарга, нарийн бичгийн дарга
гарын үсэг зурж тэмдгээр баталгаажуулсны
дараа хүчин төгөлдөр болно.
ХЭЛЭЛЦСЭН НЬ:
СОНССОН НЬ
ШИЙДВЭРЛЭСЭН НЬ: гэсэн дараалалтай
бичнэ.
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

22. 9/10/2020
АНХААРАХ
 Оноосон нэрийг товчлохгүй бичнэ. Жнь: АЕГ
гэж товчлохгүй. “Архивын ерөнхий газар” гэж
бичнэ
 Эхний үсгийг томоор бичнэ
 Албан бичиг 2 хүртэлх хуудастай байж болно
 Хар өнгийн бэхээр бичнэ
 А4 албан бичигт очих газрын нэрийн ард өгөх
оршихийн тийн ялгал бичнэ. Жнь: Архивын
тасагт
 Гарчигнаас доош 2 еnter зай авч бичвэр бичнэ
 Мөр хоорондын зай 1,1мм байна
 Найруулга маш сайн байна
 А5 албан бичгийн мөр хоорондын зай 1.0
байна
 Хүснэгтэн мэдээлэл үсгийн фондыг Bold
болгохыг хориглоно.
 Хүснэгтэнд дугаар өгөх бөгөөд хуудасны бүрт
хүснэтийн дугаарыг бичиж өгнө.
Бичгийн цаасны стандарт:
80дээш нягтралшилтай цаасан дээр
бичигдэнэ. 70, 75 гр–ийн нягтралшилтай
цаас авахыг хориглоно.
А4-Цаасны хэмжээ:
Босоо-297х210,
Хөндлөн: 220х297
А3- цаасны хэмжээ: 297х400
1кг баримт = 200 ш А4 цаас
Босоо цаасны бичвэрийн стандарт:
Дээд, доод тал-20 мм
Баруун тал-15мм
Зүүн тал-30мм
Хэвтээ цаасны бичвэрийн стандарт:
Дээд тал-30 мм
Доод тал-15мм
Баруун, зүүн тал-20мм
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

23.  Албан хэрэг хөтлөлт, баримт бичгийн стандарт холбогдох
хууль тогтоомжийг судлах, мөрдлөгө болгон ажиллах
 Байгууллагын архивт баримт шилжүүлэх ажлыг архив,
албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтан зохион
байгуулах үүрэгтэй.
 Баримт шилжүүлэх үйл ажиллагаанд байгууллагын
архивын ажилтан хяналт тавьж, арга зүйгээр хангаж
ажиллах үүрэгтэй.
 Төрийн албан хаагчид ххнж-д тусгагдсан баримт бичгийг
архив зүйн дагуу эмхлэн цэгцэлж, байгууллагын архивт
шилжүүлэх үүрэгтэй.
БАЙГУУЛЛАГЫН АЛБАН ХААГЧДЫН ҮҮРЭГ
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

24. 9/10/2020
Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт боловсруулахад тавигдах
шаардлага:
• Агуулга бүрдлийн хувьд хэргийн гарчигт нийцсэн баримтыг нэг хэрэгт
оруулна.
• Хадгалах хугацаагаар ангилж төрөлжүүлнэ. /байнга түрээр тус тусад нь/
• Ноорог болон хуулбар хувийг оруулахгүй
• Нэг оны, шийдвэрлэж дууссан баримтыг хэрэгт авна
• Хэргийн дотор баримтыг сар өдөр, бүртгэлийн дугаар, ач холбогдол,
агуулга, уялдаа холбоог харгалзан дараалуулан байрлуулна.
• Хавсралт баримтыг үндсэн баримт бичигтэй хамт нэг хэрэгт авна
• Байнга хадгалах ХН данс бүртгэл үйлдэх /лавлах/
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

25. Хэргийн
индекс
Хэргийн агуулга, гарчиг
Хадгалах
хугацаа
Хариуцах эзэн Тайлбар
14/1
Засгийн газар, Аймаг сумын ЗДҮАХ-ийн төлөвлөгөө ҮЖ85 байнга
З.Соёлмаа
Б.Мөрөнчимэг
14/2
Засгийн газар, аймаг сумын нийгэм эдийн засгийн
үндсэн чиглэлийн хяналтын хэрэгжилтийн тайлан
ҮЖ-85
байнга З.Соёлмаа
О.Пүрэвдорж
14/3
Хяналт шалгалтын ажлын удирдамж, түүний биелэлт,
албан шаардлага, акт, дүгнэлт, шалгалтын тэмдэглэл
ҮЖ-41
байнга З.Соёлмаа
Архивт
14/4
Мөрөн хотын Хог хаягдлын менежментийг
сайжруулах нь төсөлтөй холбоотой материалууд
ҮЖ-101
байнга З.Соёлмаа
Архивт
14/5
Хог хаягдалтай холбоотой нийтийг хамарсан ажлын
төлөвлөгөө, тэдгээрийн хэрэгжилт, ажлын даалгавар,
техникийн тодорхойлолтууд, тайлан
ҮЖ-101
байнга жилд З Соёлмаа
Архивт
БАТЛАВ
МӨРӨН СУМЫН ЗДТГ-ЫН
ДАРГА Г.НЭРГҮЙ
БАТЛАВ
БАЙГУУЛЛАГЫН ДЭРГЭДЭХ ББНШК-ЫН
...............ОНЫ .......-Р САРЫН ........-НЫ ӨДРИЙН
.........-Р ХУРЛААР ХЯНАН ХЭЛЭЛЦЭВ.
МӨРӨН СУМЫН ЗДТГ-ЫН БАЙГАЛЬ ОРЧНЫ БОДЛОГО ХАРИУЦСАН
МЭРГЭЖИЛТЭН З.СОЁЛМААГИЙН ХӨТЛӨХ ХЭРГИЙН НЭРИЙН
ЖАГСААЛТ
20.... онд хөтлөгдсөн хэргээс:
Байнга хадгалах хэргийн тоо:________________________
70 жил хадгалах хэргийн тоо: ________________________
Түр хадгалах хэргийн тоо: ________________________
1. 14/02 гэдэг нь 14 бол алба,
нэгжийн индексийн дугаар, 02
баримтын дугаар
хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн жагсаалтын
дугаар, хадгалах хугацаа
ХХНЖ-ыг байгууллагын дэргэдэх
ББНШК-ын хурлаар хэлэлцүүлж
оны эхэнд байгууллагын даргаар
батлуулна
Тайлбарт зохих тэмдэглэл хийнэ.
Байгууллага дээрээ байнга хадгалах,
тусгай төрөл гм
Хэргүүдийг байнга түрээр
ангилж, нэгдсэн дүн тоо гаргана.

26. 2019.12.13 архивч О.Алтантариа
Хөвсгөл аймгийн Архивын тасаг
Хөмрөг № 17
Данс №
ХН №
Ажилчдын Нийгмийн даатгалын
тайлан
Санхүүгийн алба
Мөрөн сумын Засаг даргын Тамгын газар
Эхэлсэн огноо: 2018.01.01
Дууссан огноо: 2018.01.30
Хуудасны тоо: 45
Хадгалах хугацааны жагсаалт
зүйлийн дугаар: ҮЖ-140 70 жил
1
2
3
4
5
6

27. 9/10/2020
ДОТООД ТОВЬЁГ ҮЙЛДЭХ
Олон нэр төрлийн баримт
бичгийг нэг хэрэгт оруулах бол
дотоод товьёг үйлдэнэ.
Дотоод товьёг үйлдсэн
ажилтан баталгаажуулан гарын
үсэг зурна.
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

28. 9/10/2020
Хадгаламжийн нэгжийг
үдэхдээ төгсөлд нь баталгааны
хуудсыг хавсаргаж үднэ.
Баталгааны хуудсанд
хадгаламжийн нэгжийн үндсэн
ба нэмэгт хуудасны тоог тоо,
үсгээр бичнэ.
БАТАЛГААНЫ ХУУДАС
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

29. 9/10/2020
ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖИД ТАВИГДАХ ШААРДЛАГА
ХХНЖ-ын дагуу дараах шаардлагыг хангасан баримтыг архивт хүлээж
авна. Үүнд:
1. Хадгаламжийн нэгжийн нүүр гарчгийг бүрэн тодорхойлон бичсэн байх.
Байнга хадгалах баримтын нүүр гарчгийг дармал, жижиг томоор бичих, хазгай
бичиг, томоор бичхийг хориглоно. Нүүр гарчигт:
a) Төрийн архивын нэр
b) Байгууллагын нэр
c) Зохион байгуулалтын нэгжийн нэр
d) Архивын шифр
e) Баримтын гарчиг
f) Хугацааг бүрэн бичих
g) Хуудасны тоо
h) Хадгалах хугацааг бүрэн бичих
2. Баримтын эхэнд “ Баримт ашиглалтын хуудас” оруулж үдэх
3. Баримтад “Дотоод товъёг” бөглөж оруулах. “Товъёог” гэдэг үгийн “о” үсэг гээгддэг болсон.
Товъёг гэж бичнэ. (Дотоод товъёг хоосон хийж үдэхгүй. Байнга хадгалах баримт, Малын А данс, ирсэн явуулсан
бичиг ...гм)
4. Баримтын хуудсыг заавал харандаагаар дугаарлана. (Дугаарлахдаа дээд захаас 10 мм
зайд дугаарлана. Хуудасны тоонд дотоод товъёг, баримт ашиглалтын хуудас, баталгааны хуудсыг
оруулж тоолохгүй)
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

30. 9/10/2020
5. “Баталгааны хуудас”-ыг заавал баримт бүрдүүлсэн ажилтан гарын
үсэг зурж баталгаажуулан, үдэж хавтаслана.
6. Дээрх бүрдлүүдийг бичиг хэргийн стандартыг баримтлан хэрэг
бүрдүүлнэ.
7. Хадгаламжийн нэгжид албан ёсны бүрэн бүрдэл бүхий зөвхөн эх
баримтыг оруулна.
8. Хадгаламжийн нэгж нь 250 хуудастай, 4см илүүгүй зузаантай байна.
9. Хадгаламжийн нэгжийн хуудас 250-иас илүү гарвал тэдгээрийг хэд
хэдэн боть болгоно. Хэрэв 251 хуудастай байвал 80,70 хуудсаар нь 2
боть болгож үднэ.
10. Багийн Засаг дарга нараас гарч буй малын А дансанд “Дотоод
товъёг” бөглөж үднэ. Товъёгны урд сул цагаан цаас хавчуулж үднэ. Баталгааны хуудасны ар
ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖИД ТАВИГДАХ ШААРДЛАГА
(Үргэлжлэл)
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

31. 9/10/2020
 Баримтыг заавал давуун утсаар үднэ
 Баримтыг зүүн гар талаас 30 мм-ийн зайд авч 3,4 удаа цоолж
үдэх ба нүх хоорондын зай 5,5мм байна. Өрөмний хэмжээ-0,4мм
 Баримтын нүүр гарчигийг бүрэн гүйцэт бөглүүлөх ба архивын
баримтанд нуруу наахгүйг анхаарах
 Баримтын хуудасны дугаарыг баруун дээд өнцөгт дээрээс 10
мм, баруун талаас 15 мм зайд харандаагаар дугаарлана.
 Байнга хадгалах баримт 250 хуудастай байх ба 251 хуудастай
байвал 2 боть болгож үднэ.
ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖИД ТАВИГДАХ ШААРДЛАГА
(Үргэлжлэл)
МӨРӨН СУМЫН
ЗАСАГ ДАРГЫН
ТАМГЫН ГАЗАР

32. 9/10/2020
Хөвсгөл аймгийн архивын тасаг
Хот тохижуулах үйлчилгээний төв
Х№
Д№
ХН№
НОГООН БАЙГУУЛАМЖИЙН
ХЭСГИЙН ЖИЛИЙН
ТӨЛӨВЛӨГӨӨ, ТАЙЛАН
Эхэлсэн: 2017.01.02
Дууссан: 2017.12.30
Хуудасны тоо: 20
Хадгалах хугцаа: ҮЖ-5а-байнга
Дээрээсээ 20мм зай аваад төрийн
архивын нэр бичнэ. Доод талд нь
байгууллагын нэр бичнэ
Зүүн талаас 30мм, дээд талаас
40ммзайд бичих ба дугаарын
харандаагаар бичнэ
Гарчиг: дээд талаас 148 мм зайд яг
голлуулан бичнэ. 2-оос дээш
мөртэй гарчигийг бичих
тохиолдолд эхний мөрний эхэнд 1
tab авна
Баруун доод өнцөгт 20мм зайд
бичих ба албан бичгийн дугаартай
адилхан бичнэ.
Баримтын огноо
бичихдээ амралтын
өдрийг анхаарах
хэрэгтэй. Тоо хороонд
цэг тавина.
Жнь: Эхэлсэн: 2017.01.01
Дууссан: 2017.12.29
Эхэлсэн: 2017.01.02
Дууссан: 2017.12.30

33. 9/10/2020
АНХААРАЛ ТАВЬСАНД
БАЯРЛЛАА