Devido a nossa cultura indisciplinada, quando pensamos em implantar um sistema Lean Manufacturing este conceito vem a ajudar no gerenciamento da implantação, vale dar uma lida pois temos divergências de interpretação.

1. Obeya
(Obeya Room – War Room - Sala de Guerra)
Obeya em japonês significa simplesmente "grande sala". Na Toyota tornou-se uma
das principais ferramentas de gerenciamento de projeto, usado especialmente no
desenvolvimento de produtos, para melhorar a comunicação eficaz e atempada.
Um conceito similar ao tradicional "salas de guerra", uma obeya conterá gráficos
altamente visuais e gráficos alusivos e cronograma do programa, marcos e
progresso até o momento e contramedidas para sincronismo existente ou problemas
técnicos.
Os líderes do projeto terão todas as pessoas envolvidas no projeto reunidas em uma
mesma sala tratando do mesmo assunto, tudo devidamente sincronizado com o
cronograma do projeto, o qual é periodicamente revisado.
O objetivo é garantir o sucesso do projeto e encurtar o ciclo do nosso PDCA
(planejar-fazer-check-act).
Se pesquisarmos um pouco mais, veremos este termo sendo utilizado também em
empresas que adota o conceito para gestão de projetos, onde profissionais de todas
as áreas envolvidas no mesmo são de fato deslocado de seu departamento e
alocados em um mesmo local para atuar focado no projeto em questão, esta é um
pratica de empresas multinacionais mais enraizadas nas empresas Francesas e
Americanas, já visto também em empresas Brasileiras.
Avançando um pouco mais, temos empresas em que a interpretação para Obeya é
realmente a tradução do termo Japonês para o Português, onde as áreas técnicas
estão todas alocadas em uma grande sala separadas apenas por Box ou ilhas
separadas apenas pelo espaço visível sem paredes, no máximo divisórias baixas e
sem portas e todas os profissionais muito próximos. Em alguns casos em uma
estação de trabalho existe uma pessoa da Qualidade, uma pessoa do Processo,
uma pessoa do Produto, uma pessoa da Logística e normalmente esta ilha atua em
um determinado produto ou processo.
Temos também o conceito aplicado do que chamo de forma correta pois estive no
Japão e Corea, visitei várias empresas e o conceito em sua essência é muito mais
visto realmente como uma ‘Sala de Guerra” e usado para tratar projetos de grande
impacto para a empresa, nesta sala são colocados em gestão a vista todas as
entradas, todo acompanhamento e todas as saídas deste projeto. Os profissionais
são membros de outros departamentos que estão envolvidos neste projeto e o Líder
do mesmo define quem e o que faz o que, com data, agenda de reuniões e um
cronograma realmente seguido, lá isso realmente funciona devido a cultura focada
em disciplina e rigor, típico dos asiáticos.
Em empresas ocidentais, a aplicação deste conceito não é tão simples e seus
resultados podem ser questionados, infelizmente costumamos a não ter as mesmas
prioridades departamentais em um mesmo projeto, isso é típico de nossa cultura.

2. Quando as paredes físicas entre os departamentos são a barreira entre a condição
atual e a condição alvo dentro de uma transformação como Lean Manufacturing ou
um novo projeto de grande transformação, o caso é bastante claro, os paradigmas e
as prioridades nunca serão as mesmas entre os departamentos. Por outro lado,
quando estamos falando sobre a remoção de paredes dentro de escritórios ou
barreiras departamentais, seja para as funções transacionais e suporte de uma
empresa de fabricação ou uma operação de indústria de serviços, no caso muitas
vezes mexemos com nossa cultura e isso geralmente cria muita restrição pessoal ou
individual para um verdadeiro trabalho em equipe. Precisamos então encontrar
alguma forma de criar um verdadeiro motivo para forçar o trabalho em equipe e é
neste momento que o conceito "Obeya" viabiliza uma forma mais direta para busca
de resultado, as vezes isso gera sacrifícios departamentais muito grande mas muitas
vezes isso é necessário, logo projetos de grande impacto devem contemplar estas
dificuldades e o Obeya pode ser uma solução menos traumática do que descobrir no
futuro que teve um projeto fracassado por falta do espírito de equipe muito comum
em nossa cultura. Para isso, segue abaixo 5 bons motivos para se criar uma Obeya
e mais 5 bons motivos para não se criar uma Obeya e que a decisão caberá sempre
ao gestor da empresa ponderar sobre os benefícios ou não desta aplicação deste
conceito.
Vantagens:
1. Reduzido espaço de tempo na tomada de decisões pois todos os envolvidos se
encontram no mesmo local todos os dias ou semana por um determinado tempo
conforme cronograma de reuniões estabelecido pelo líder do projeto e as decisões
tomas geram de imediato ações as pessoas.
2. Menos reuniões necessárias frente à disponibilidade de cada departamento o que
normalmente sempre é motivo de litígio e agenda e assim mais tempo pode ser
gasto com o foco das atividades, temos então uma comunicação fluindo mais
rapidamente. Mais progresso é feito em uma Obeya do que de dentro de uma sala
de reunião tradicional, devido à informação exibida lá e o fato de que é uma área de
trabalho para uma equipe multifuncional.
3. Reduzido custo de valor não agregado com reuniões e duvidas durante o projeto,
decorrentes de falhas na comunicação. Isto acontece porque os requisitos dos
clientes são mal definidos, mal comunicados através das barreiras funcionais ou
departamentais porque a decisão é feitas atrás de barreiras departamentais. O
Obeya coloca a melhor informação sobre a parede para que todos vejam. Ele coloca
as pessoas de diferentes funções na sala para enfrentar e resolver todo problema de
comunicação, resolução de problemas e discussões sobre a necessidade de
investimento ou planejamento, isso melhora o desempenho da equipe e prazos.
4. Limpamos a selva de e-mails, pois temos todos juntos e isso é uma maneira de
recuperar a perda de produtividade devido ao custo de gerenciamento via e-mail.
Até então, tudo o que precisamos fazer é olhar para nosso colega na nossa Obeya
ou mesmo caminhar alguns passos para ter uma conversa e esclarecer nossas
dúvidas, pois sem estarmos na Obeya com um mesmo objetivo, isso exige
documentação imediata e comunicação com os outros, talvez responder a todos,
isso é perda de tempo.

3. 5. Eliminamos gargalos de recursos visíveis, quando as pessoas cooperam e
passam a utilizar os mesmos recursos isso reduz custos, evitando a contratação
extra, horas extra, atrasos no projeto e assim por diante.
Desvantagens:
1. Quando optamos por aplicar o conceito no gerenciamento de projeto com grande
impacto e alocamos profissionais de vários departamentos, estes ficam desfalcados
e as atividades de sua responsabilidade ficam comprometidas gerando a
necessidade de hora extra para compensar.
2. Quando optamos por aplicar o conceito no gerenciamento de projeto com grande
impacto e alocamos profissionais de vários departamentos em regime de Part Time,
geramos um conflito gerencial pois as prioridades de um departamento nem sempre
são as mesmas do Líder no Projeto.
3. Quando aptamos por aplicar o conceito no gerenciamento de projetos com grande
impacto, as pessoas deverão estar de fato cientes de suas responsabilidades e o
Lider do Projeto deve ter Responsabilidade e Autoridade para responder pelo
projeto, de nada adianta definir um líder e não lhe dar condições de gerenciar a
equipe.
4. Muitas vezes a aplicação do conceito no gerenciamento de projeto com grande
impacto devido a sucessos alcançados, gera uma constância na formação destes
times e assim a essência das funções departamentais perdem força e geramos
perda de comando e muitos outros problemas devido ao dia a dia da empresa que
precisa ser mantida.
5. A aplicação do conceito somente de Sala Grande onde temos todas as áreas
técnicas muito próximas, ajuda, mas as barreiras departamentais em nossa cultura
não muda simplesmente tirando-se as paredes, continuarão os envios de e-mail
mesmo sabendo que a pessoa está a menos de 5 metros de distância uma das
outras, isso é tipo de nossa cultura.
O Obeya é muito mais do que simplesmente uma grande sala aberta. Deve ser
deliberadamente concebida como um centro de comunicação para o status de
trabalho diário, bem como o andamento de projetos envolvendo equipes
multifuncionais, clientes e fornecedores. Isto é especialmente importante hoje
quando mais equipes trabalham virtualmente e entre linguagem e cultura de
indisciplina como a nossa.
Precisamos então capacitar as pessoas para fazer perguntas sobre a forma de
trabalhar, como: Será que podemos realmente fazer isso? Por que permitir que os
clientes façam essas mudanças disruptivas? Não temos um padrão para isso? Qual
tarefa é prioridade? E Será que alguém precisa de ajuda com alguma coisa?
Um dos principais conceitos para construir em seu projeto Obeya incluem deixar os
problemas visíveis, definir claramente o trabalho e as responsabilidades do líder,
verificar os efeitos visuais e status do projeto, ter o envolvimento total na resolução

4. de problemas, perguntar por 5 vezes, considerar sempre o cliente interno e externo,
manter o fluxo de trabalho tanto quanto possível.
Ao projetar sua Obeya, devemos sempre partir do pressuposto que a mesma deve
estar em um local de fácil acesso, de fácil visibilidade e próxima de onde é exigido
mais esforço pois assim todos se monitoram da disciplina em suas atividades.
Exemplo Obeya Projetos de Grande Impacto
Exemplo Obeya Projetos de Grande Impacto
Créditos do texto a:
Por: Jose Donizetti Moraes - 07/06/2013