This document contains an agenda for discussing the state of university laboratories, benefits of Microsoft Virtual Labs, scenarios for using Virtual Labs in classrooms and for student/researcher self-service, and a demonstration. It also lists contacts at Microsoft for questions and highlights recent features added to Virtual Labs by the Microsoft product team, including cost tracking, shared public IP addresses between VMs, environment templates, automatic VM shutdown, attaching additional disks, and setting VM expiration dates.
13. Product group added features ….
https://blogs.msdn.microsoft.com/devtestlab/2016/06/21/keep-your-cost-on-track/
https://azure.microsoft.com/en-us/updates/azure-devtest-labs-share-
public-ip-address-between-lab-vms/
14. Product team added features ….
https://blogs.msdn.microsoft.com/devtestlab/2016/11/16/connect-2016-news-for-
azure-devtest-labs-azure-resource-manager-template-based-environments-vm-auto-
shutdown-and-more/
https://azure.microsoft.com/en-us/updates/azure-devtest-labs-attach-additional-data-
disk-to-your-lab-vm/
https://blogs.msdn.microsoft.com/devtestlab/2016/09/21/set-expiration-date-for-
vms-in-azure-devtest-labs/
https://azure.microsoft.com/en-us/updates/azure-devtest-labs-set-expiration-
date-for-new-vms-from-azure-portal/
L’ASI ha avviato un percorso di digitalizzazione dei processi basato sulla centralità e la condivisione delle informazioni mediante l’utilizzo di strumenti collaborativi avanzati, tra cui il cloud.
I principali punti di forza del progetto sono:
Standardizzazione della documentazione tramite template: riduzione degli errori e distribuzione dei moduli aggiornati in tempi brevi
Documentazione centralizzata nel cloud: I documenti non si spostano più tra gli utenti/uffici ma si accede al documento solo quando è necessario, inoltre è garantita l’accessibilità da qualsiasi luogo e/o device
Usabilità: Semplicità di utilizzo attraverso strumenti standard di lavoro
Digitalizzazione: L’intero processo viaggia in digitale, eliminazione del cartaceo
Reportistica: Controllo in tempo reale dell’istruttoria, trasparenza del processo
La piattaforma riunisce la gestione documentale (standard), i flussi di comunicazione tra i vari attori, il ciclo approvativo,
Mediante l’automazione dei processi l’ASI intende:
Migliorare l’efficienza amministrativa semplificando l’iter approvativo
Stimolare la collaborazione
Semplicità di utilizzo mediante strumenti di lavoro standard (Piattaforma Microsoft che utilizza strumenti di utilizzo comune…… strumenti di Office in generale word , excel, e-mail….)
Centralizzazione delle anagrafiche
Migliorare la sicurezza
Standardizzazione della documentazione
Utilizzo da qualsiasi device e luogo
Digitalizzazione dei documenti
Responsabilizzazione dei ruoli.
Trasparenza
Riduzione di tempi e costi
Avere un cruscotto web per il controllo delle istruttorie
Il tutto si è concretizzato con lo sviluppo interno di una piattaforma software, denominato “Office Automation”.
Il progetto è suddiviso in fasi ma ogni fase ha un percorso comune:
analisi dei processi esistenti, ingegnerizzazione attraverso i “Focus Group” interessati, implementazione sulla piattaforma informatica, rilascio all’utenza, raccolta dati statistici, individuazione aree critiche, correzione e revisione processi.
Cosa può fornire ASI alle altre Pubbliche Amministrazioni che volessero aderire all'iniziativa?
La sua esperienza sul campo
l'analisi del processo da ingegnerizzare al fine di contribuire nella sua fattibilità
La comunanza di regole generali nel campo della Pubblica Amministrazione ed in particolare nella ricerca
Attraverso a collaborazione tra ASI, Microsoft e CRUI è nata l'idea di offrire questo servizio (suddiviso in pacchetti) a chi intendesse aderire per migliorare i processi all'interno del proprio Ente in particolare a quegli enti che non sono mono sede ma hanno realtà sparse in luoghi diversi.
La CRUI, per il ruolo che svolge, è una vetrina naturale su cui si è pensato di offrire il servizio perché già in convenzione con molte realtà della PA e quindi con la possibilità di facilitare il percorso.
La raccolta di indicatori NON DEVE ESSERE IL FINE ULTIMO di un progetto di miglioramentoma un suo strumento. Proprio come il cane da caccia punta la preda per stanarla e renderla visibile al cacciatore, così gli indicatori devono essere in grado in primo luogo di faremergere le aree in cui è necessario mettere in atto strategie di miglioramento ed indirizzarle.
L’importante è avere sempre chiaro COSA SI VUOLE MISURARE, COME e CON CHE FINE.
COMPILAZIONE ONLINE...
CAMPI OBBLIGATORI...NON CI SI PUò DIMENTICARE
SALVATAGGIO NEL DB...INDICIZZAIZONE E RICERCA FULL TEXT
DAL FORM AL DOCUMENTO..CREAZIONE AUTOMATICA E STANDARDIZZAZIONE
PROSSIMA SLIDE VEDIAMO COME SOLITAMENTE SI LAVORAVA
SI POSSONO DEFINIRE POLICY AVANZATE
MAGGIORE CONTROLLO SUL DOCUMENTO
POSSO REVOCARE SEMPRE L'ACCESSO AD UN UTENTE, esempio fine rapporto di lavoro
I DOCUMENTI NON VIAGGIANO TRAMITE MAIL
TUTTO TRAMITE MAIL O PORTALE
APPROVAZIONI O RIFIUTI TAMITE MAIL, SEMBRA BANALE MA PENSATE SE LA PRATICA DOVEVA TORNARE AL PIANI DI SOPRA O PEGGIO IN UN ALTRA SEDE!!!
L'APPROVAZIO ED IL RIFIUTO SONO SALVATE IN UN DATABASE CHE REGISTRA LE DECISIONI PRESE
APPROVAZIONE FIRMA ELETTRONICA E/O MARCHE TEMPORALI
QUESTA MODALITA' NON OBBLIGA L'UTENTE AD UNA PRESENZA FISICA IN SEDE. PENSIAMO AD ASI GRANDI VIAGGIATORI, TELELAVORATORI, SAMRTWORKING
APPROVAZIONE RIFIUTO H24
L'AVANZAMENTO E' VERIFICABILE ATTRAVERSO PORTALE WEB
CRUSCOTTTO CON VARI LIVELLI E PRIVILEGI
CAPO UNITà DIREZIONE CONTRATTI ETC...
SI POSSONO RICERCARE LE PRATICA APERTE, PER DATA PER OGGETTO ETC...
RICERCA A TESTO LIBERO IN TUTTI I CAMPI INSERITI..POSSIBILITà DI RECPERARE PRATICA E DOCUMENTAZIONE
REPORT WEB
LISTA DELLE ATTIVITA' NECESSARIE PER PORTARE A TERMINE IL PROCESSO
QUANDO E' STATA APERTA, ULTIMO AGGIORNAMENTO, E TEMPISTICHE
OGNI ATTIVITà PUO ESSERE ESPANSA PER VEDE LO STATO..APPROVATA RIFIUTATA E COMMENTI
TUTTE LE NOTIFICHE SONO INVIATE TRAMITE MAIL