KARON Erweiterungslösungen für SAP DMS/ DVS (Dokumenten Management System)
Diese Präsentation beschäftigt sich mit dem Thema SAP Dokumentenmanagement und wie dieses einfacher sowie intuitiver genutzt werden kann. Dabei wurden aufbauend auf dem Datenmodell des SAP DMS Lösungen entwickelt, die zum einen Gaps im SAP Standard schließen und es zum anderen ermöglichen Komplexe DMS Prozesse effizienter zu bewältigen.
Unser Team der KARON Beratungsgesellschaft berät Sie gern in Fragen zu dem Thema Dokumentenmanagement mit SAP und deren angrenzenden Prozessen, da die Dokumentenverwaltung nicht nur auf einen bestimmten Bereich beschränkt ist, sondern an vielen Stellen innerhalb eines Geschäftsprozesses oder der Wertschöpfungskette benötigt wird.
Informationen zu diesem Thema finden Sie auch unter folgenden Links:
http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagement
http://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement
3. Was ist DMS mit SAP?
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4. HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE
DOKUMENTENVERWALTUNG (1)
• Unterstützung von Versionierung, Statusmanagement, Workflow,
Dokumentenverteilung
• Sichere Datenablage ohne Datenredundanzen
• Nahtlose Integration in das ERP-System ohne zusätzliche Interfaces
• Hohe Performance trotz hohem Datendurchsatzes
• Einfache Objektverknüpfungen zu anderen Business Objekten
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5. HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE
DOKUMENTENVERWALTUNG (2)
• Ausgeprägtes Berechtigungskonzept
• Verwaltung aller Art von Dateien inklusive Mails
• Vereinfachte Team- und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und mit
externen Partnern/ Lieferanten
• …
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6. SAP DMS – ÜBERBLICK (1)
• SAP Document Management (SAP DMS)
Ist eine Technologie zur Verwaltung von Dokumenten im SAP System (zu unterscheiden von ArchiveLink,
Records Management oder Business Documents)
Die Basis für das Datenmodell im SAP DMS bildet der Dokumentinfosatz (DIS)
Der DIS unterscheidet im ersten Moment nicht zwischen Dokument oder Ordner, nur zw. DIS mit oder ohne
einem Original als Datei
Aus einem DIS wird ein Ordner, wenn der DIS als Kopf einer Stückliste angelegt wird
Dokumente können über Dokumentstückliste in Ordner- und Dokumentstrukturen abgelegt werden (SAP Easy
Document Management (EasyDMS), SAP ECTR)
Das zentrale Steuerelement ist die Dokumentart
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7. SAP DMS – ÜBERBLICK (2)
• SAP DMS Funktionen (1)
Versions- und Revisionsmanagement
Statusmanagement, Klassifizierung,
Änderungsdienst und Workflowsteuerung
Anbindung von Content Servern oder
Content Cache Servern Checkin,
Checkout über den KPRO
Objektverknüpfungen zu anderen
Objekten (Materialstamm, Kunde, …)
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8. SAP DMS – ÜBERBLICK (3)
• SAP DMS Funktionen (2)
Berechtigungssteuerung (System-
(PFCG) und Objektberechtigungen
(ACL – Access Control Lists))
Dokumentverteilung und Anbindung
externer Systeme (CAD, Plotter,
Scanner, Archivierungssysteme)
Erweitere Suchoptionen, z. B.
Anbindung SAP TREX für Inhalts- und
Volltextsuche
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9. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (1)
• Standard Oberfläche SAP GUI: Transaktionen CV0*n
Sehr leistungsfähig mit komplexen Funktionen
Schulung notwendig, für Gelegenheitsanwender nicht
geeignet
• Weitere UIs für SAP DMS
WebDocuments
PLM 7.x
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10. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (2)
• SAP EasyDMS
Einfacher Zugriff auf SAP Dokumente über eine
Windows Explorer Oberfläche
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11. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (3)
• SAP Document Center
ehem. Mobile Documents (App für mobile Endgeräte oder PC)
Je nach OS eingeschränkter Funktionsumfang
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16. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (2)
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• Funktionen (1)
Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht
Kann entweder spezifisch an einem SAP Objekt aufgerufen oder über
die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden
Anzeige erfolgt in einer Ordner- und Dokumentenstruktur
Anzeige, Anlage, Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern
Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten
Drag&Drop von Dokumenten für DMS und ArchiveLink
Status- und Versionsverwaltung
Absprung ins SAP EaysDMS und CV-Transaktionen
Aus GOPA IT wurde die KARŌN
Beratungsgesellschaft mbH nach
einer Umbenennung im Jahr 2016
17. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (3)
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• Funktionen (2)
Hidden Folder In Abhängigkeit vom Status (z. B.
Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein- bzw.
ausgeblendet werden, solange sie keine Dokumente
beinhalten
• Geplante Funktionen
Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export
sowie das Löschen von Ordner- und Dokumentstrukturen
Papierkorb
Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers
18. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (4)
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Vorteile:
• Zusammenführen zweier Technologien im SAP zur Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in
einer gemeinsamen Ansicht
• Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt
• Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten in einer übersichtlichen
Ordnerstruktur im SAP GUI
• Einfache Erstellung einer Ordnerstruktur (Dokumentstückliste) im SAP GUI
• Einfache Anzeige und Erstellung von ArchiveLink Dokumenten
• Beinhaltet alle relevanten Funktionen zur Dokumentenverwaltung inkl. Drag&Drop vom Desktop
• Kann mit jedem SAP Objekt verknüpft und integriert werden
20. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
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• Funktionen
Kann entweder direkt per URL
oder über die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden
Anzeige, Anlage und Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern
Hide Folder In Abhängigkeit vom Status (z. B. Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein-
bzw. ausgeblendet werden, solange sie keine Dokumente beinhalten Ampelfunktion zur
Anzeige von Warnungen bei mehreren freigegebenen Dokumenten
Filter-, Such- und Vorschaubildfunktion
Absprung in den SAP GUI oder ins SAP EasyDMS möglich
21. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
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• Geplante Funktionen
Drag&Drop von Dokumenten
Status- und Versionsverwaltung
Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht
Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten
Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export sowie das Löschen von
Ordner- und Dokumentstrukturen
Papierkorb
Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers
22. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB
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Vorteile:
• Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt
in einer Web Anwendung
• Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten
• Einfache Erstellung von Ordnerstruktur (Dokumentstückliste)
• Direkte Synchronisation mit dem SAP Backend System alles was im WEB angelegt wird, wird auch
direkt auf der SAP Datenbank angelegt
23. KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (1)
• Einsatz von Änderungszeigern mit zentraler Ablage für alle definierten
Anwendungsfälle
• Gleichartiger Ablauf einer Benachrichtigung für das SAP DMS
Ermittlung betreffender Dokumente
Ermittlung der Nachrichtenempfänger
Ermittlung individueller Texte und deren Aufbereitung
Versenden der Benachrichtigung
Kennzeichnen abgearbeiteter Änderungen
Reorganisation von Änderungszeigern
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24. KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (2)
• Texte werden als Textbaustein gepflegt und individuell zugeordnet und sind damit
leicht anpassbar
• Hintergrundverarbeitung je Anwendungsfall ermöglicht individuelle Dosierbarkeit
der Nachrichten und verhindert das „zu spammen“ mit zu viel Information
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25. KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (1)
• Benachrichtigungen über neue Dokumente und Dokumentversionen
Mitarbeiter eines Projektes sollen über neue Dokumente im Projektverzeichnis (z.B.
neue Dokumentversion) informiert werden
Beteiligter externer Partner soll informiert werden, wenn neue Normen, Vorschriften
oder Richtlinien gelten oder diese sich geändert haben (z.B. neue Dokumentversion)
• Benachrichtigungen über Statusänderungen von Dokumenten
Der Ersteller eines Dokuments soll benachrichtigt werden, sobald das Dokument vom
Prüfer freigeben wurde
Ein Projektteam soll benachrichtigt werden, wenn es Statusänderungen an wichtigen
Dokumenten (z.B. Zeichnung, Projektplan) gibt
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26. KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (2)
• Benachrichtigungen über erforderliche Dokumentreviews
Der Normen-Verantwortliche muss die Gültigkeit einer Norm nach einem definierten
Zeitraum erneut freigeben
Die Qualitätssicherung muss die Dokumentation eines Lieferanten in regelmäßigen
Zeitabständen einem Review unterziehen
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27. KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (1)
• Nutzbarkeit für verschiedener Anwendungsfälle und flexible Erweiterbarkeit
Statuswechsel von Dokumenten
Update von verlinkten Dokumenten
Erforderlicher Dokumentreview
• Dosierbarkeit der Nachrichtenausgabe je Anwendungsfall
Täglich, wöchentlich, monatlich, usw.
Alle Dokumente, nur geänderte Dokumenten
Sammelnachricht, Nachricht je Dokument
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28. KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (2)
• Individuelle Ermittlung der Nachrichtenempfänger je Anwendungsfall
SAP User, Verteilerlisten, externe Mailadressen
• Individuelle Texte je Anwendungsfall inklusive Link zum Absprung auf betreffende
Dokumente
• Verwendung von Änderungszeigern für Dokumentationszwecke und deren
automatische Reorganisation
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30. KARŌN NOTIFICATION LÖSUNG (2)
• Zentrale Ablage von Änderungszeigern für alle definierten Anwendungsfälle
• Ein Verarbeitungsprogramm für alle Anwendungsfälle
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31. KARŌN WEITERE DMS TOOLS
• Link Update
• Thumbnail Generator
• Objektverknüpfungsvererbung
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33. KARŌN DMS ANALYSE- UND MIGRATIONSTOOLS
• DOKAR Split
Migration von Dokumenten
von einer Dokumentart in eine
andere Dokumentart
Übernahme und Harmonierung
der Klassifizierung
Fehlerhandling und Wiederauf-
setzten
• Dokument Delete via CSV
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35. VOM VIRTUELLEN PRODUKT ZUM REALEN
VON DER VIRTUELLEN FABRIK ZUR REALEN
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KARŌN ist ein Beratungshaus und steht für bessere
Prozesse in den Bereichen Konstruktion, Portfolio- und
Projektmanagement, Fertigung sowie Logistik.
Wir begleiten Sie durchgängig in jeder Projektphase.
Von der Strategie über die Prozessoptimierung bis
hin zur Implementierung.