stok

1. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
BAB 11
STOK DAN INVENTORI PUSAT SUMBER
SEKOLAH
11.1 PENGURUSAN KEW PA
11.2 PENYELENGGARAAN
11.3 SEMAKAN BUKU STOK
11.4 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL &
INVENTORI KEW PA

2. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
TATACARA PENGURUSAN STOK/INVENTORI
Penerimaan Barang-barang
 Memastikan salinan asal pesanan tempatan dikembalikan bersama-sama dengan
bil/invois.
 Menyemak barang-barang yang diterima bersama-sama nota serahan dan
membandingkannya dengan pesanan tempatan bagi memastikan barang-barang
yang dibekalkan adalah betul dan tepat.
 Memastikan perakuan penerimaan dibuat pada pesanan tempatan yang asal yang
dikembalikan bersama-sama bil dan invois.
 Semua barang yang diterima daripada pembelian dan sumbangan daripada agensi
atau orang perseorangan dicatatkan dalam daftar-daftar yang berkenaan.
REKOD-REKOD YANG BERKAITAN DENGAN PENGURUSAN STOK
Daftar Harta Modal (KEW 312, 312A) –Lampiran D
Harta modal ialah barang-barang tak luak yang bernilai RM500 atau lebih setiap satu
pada masa perolehan. Barang tak luak ialah barang-barang yang mana bila digunakan
masih dalam bentuk asalnya. Barang-barang ini tidak termasuk perabot, permaidani,
langsir dan seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos.
Daftar harta modal di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk merekod semua jenis harta
modal yang diperolehi. Ia mengandungi dua bahagian iaitu:
Bahagian A – merekodkan semua maklumat tentang pembelian, penempatan,
pemeriksaan dan perlupusan.
Bahagian B – merekodkan semua penyenggaraan seperti pembaikan dan pembelian
segala alat ganti

3. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
Sistem kad ini diperkenalkan bagi mempermudahkan perekodan segala pembelian dan
penyenggaraan di dalam ruang yang disediakan serta memudahkan penyusunan rekod
megikut abjad. Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan akan diseragamkan di
mana ianya akan memudahkan kerja-kerja pengawalan dan penyenggaraan.
Butir-butir maklumat yang terdapat dalam daftar harta modal
1) KEW 312 (Bahagian A)
a) Kategori
Contoh:
(i) Kenderaan
(ii) Loji
(iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat dan sebagainya
b) Jenis
Jenis harta modal di dalam kategori “mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat”
misalnya:
(i) Kamera
(ii) Komputer
(iii) Mesin penyalin
(iv) Mesin taip
(v) Televisyen dan sebagainya
c) Jenama dan Model
Jenama dan model harta modal berkenaan, contoh “Proton Wira Aeroback 1.5
Automatik”
d) Jenis dan No. Enjin
Jenis dan nombor enjin (jika harta ini adalah berkenaan)
e) No. Casis/No. Siri Pembuat
Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan pejabat
f) No. Siri Pendaftaran

4. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
Nombor siri pendaftaran seperti nombor pendaftaran kenderaan atau nombor siri
rekod pejabat
g) Kos dan Tarikh Dibeli/Diterima
Harga termasuk kos pengangkutan/insuran (jika ada) dan lain-lain perbelanjaan
yang berkaitan dengan pembelian tersebut.
h) No. Pesanan Kerajaan
Nombor rujukan pesanan kerajaan yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal
berkenaan. Jika perolehan tersebut melalui cara-cara lain, sila nyatakan. Contohnya,
“hadiah”.
i) Pembekal
Nama pembekal
j) Nombor rujukan fail
Nombor rujukan fail yang mengandungi rekod-rekod mengenai pembelian harta
modal yang berkenaan.
k) Aksesori
Senaraikan aksesori yang dilengkapkan bersama harta modal tersebut
l) Tandatangan
Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-butir di atas serta
tarikh.
m) Penempatan
Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan. Setiap pindahan
penempatan perlu direkodkan dan ditandatangani oleh pegawai di bahagian
pengguna.
Pindahan*
Sekiranya sesuatu harta modal dipindah keluar secara tetap daripada pejabat yang
mengawalnya, kad daftar harta modal asal hendaklah dihantar bersama-sama
dengan harta modal berkenaan kepada pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad
daftar harta modal tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan
“Dipindah…………. (Ruj)………….” Dalam fail yang berasingan berhubung
dengan rekod harta modal yang dipindahkan.

5. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
Selepas butiran-butiran di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab perlu
menandatangani ruang yang disediakan serta tarikh.
n) Pemeriksaan Harta Modal
Ketua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal
sebagaimana yang dikehendaki di dalam Tatacara Pengurusan Stor para 238, 239
dan 240.
o) Pelupusan
Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, nombor fail dan tandatangan,
bila sesuatu harta modal itu diluluskan untuk perlupusan oleh Perbendaharaan atau
Pegawai Pengawal yang berkenaan.
2. KEW 312 (BAHAGIAN B)
a) Tarikh Servis/ Pembaikan
Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan
b) Butir-butir servis/pembaikan
Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk alatganti
yang dibeli.
c) No. Pesanan Kerajaan/No. Inden
Nombor rujukan pesanan kerajaan atau nombor inden.
d) Tempat pembelian/servis/pembaikan
Nama syarikat di mana alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat.
e) Kos
Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.
f) Tandatangan
Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan
butir-butir penyenggaraan harta modal itu.
3. KEW 312A – Lampiran D/1
Borang ini merupakan sambungan kepada borang KEW312. Ia hanya digunakan
selepas ruangan di KEW312 (Bahagian B) telah habis digunakan.

6. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
Daftar Inventori (KEW 313) – Lampiran D/2
Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang dari RM500 setiap satu pada
masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti perabot, permaidani dan
langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk di dalam kategori inventori tanpa
mengira kos.
Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan inventori.
Daftar ini juga adalah di dalam bentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan juga
semasa membuat rujukan. Kad-kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.
Butir-butir maklumat yang terdapat dalam daftar inventori
a) Kategori
Misalnya:
(i) Peralatan dan kelengkapan pejabat
(ii) Perabot, permaidani dan langsir, dan sebagainya
b) Jenis
Jenis inventori di dalam kategori “Peralatan dan Kelengkapan Pejabat” Misalnya:
(i) alat pengira
(ii) kipas angin dan sebagainya
Jenis inventori di dalam kategori “Perabot, Permaidani dan Langsir”. Misalnya:
(i) kerusi
(ii) meja
(iii) langsir dan sebagainya
c) Bil.
Bilangan mengikut urutan biasa,
d) Butiran
Perihal inventori yang diperolehi. Misalnya:
(i) Kerusi eksekutif
(ii) Meja kerani
(iii) Rak bertutup dan sebagainya.

7. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
e) Kuantiti
Jumlah unit inventori yang diperolehi
f) No. Pesanan Kerajaan
Nombor rujukan pesanan kerajaan
g) Tarikh dibeli
Tarikh inventori tersebut dibeli mengikut pesanan kerajaan
h) Kos Seunit
Kos termasuk kos pengangkutan dan insurans bagi setiap unit inventori tersebut
i) No. Siri Pendaftaran
Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.
j) Lokasi
Penempatan inventori tersebut
k) Pelupusan
Nombor rujukan fail pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan atau Pegawai
Pengawal yang berkenaan.
l) Catatan
Apa-apa perkara yang berkaitan
m) Tandatangan
Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-
butir yang dicatatkan itu.
Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW 314) – Lampiran D/3
Bekalan pejabat ialah semua barang luak termasuk alat tulis serta kelengkapan pejabat
tidak luak yang nilainya rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara
satu per satu.
Daftar Stok Bekalan Pejabat diperkenalkan untuk merekodkan degala perolehan bekalan
pejabat-pejabat dan ianya adalah dalam bentuk buku.

8. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
Butir-butir maklumat yang terdapat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat
a) Jenis
Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang luak, misalnya:
(i) Ball pen
(ii) Kertas am
(iii) Gam dan sebagainya
Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang tak luak, misalnya:
(i) Gunting
(ii) Stapler dan sebagainya
b) Unit Pengukuran
Dikira dalam bentuk batang, kotak, ream dan sebagainya.
c) Bil.
Bilangan mengikut urutan biasa.
d) Nombor Pesanan
Nombor rujukan pesanan atau pesanan kerajaan
e) Diterima daripada/Dikeluarkan kepada
Nama pembekal atau pegawai yang menerima
f) Tarikh
Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan
g) Kuantiti terimaan
Bilangan unit bekalan diterima
h) Kuantiti keluaran
Bilangan unit bekalan dikeluarkan
i) Baki
Baki bilangan unit bekalan yang ada
j) Penerima
Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan
Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW 315) – Lampiran D/4

9. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekodkan pergerakan
sebarang harta modal atau inventori. Pergerakannya adalah dalam bentuk pindahan
melalui pinjaman atau penempatan sementara.Daftar ini juga dalam bentuk buku.
Butir-butir maklumat yang terdapat dalam Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
a) Jenis
Jenis harta modal atau inventori, misalnya kamera atau televisyen
b) Jenama dan Model
Model harta modal atau inventori, misalnya, Canon S100SP
c) Nombor siri pembuat
Nombor siri pembuat harta modal/inventori berkenaan
d) Nombor siri pendaftaran
Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat
e) Bil.
Bilangan mengikut urutan biasa
f) Nama peminjam
g) Tarikh dikeluarkan
tarikh sebenar harta modal/inventori dikeluarkan atau dipindahkan dari penempatan
asal.
h) Tarikh jangka dipulangkan
Tarikh harta modal atau inventori berkenaan dijangka dipulangkan
i) Tandatangan peminjam
Peminjam hendaklah memeriksa harta modal atau inventori yang dipijamkan dan
menandatangani ketika mengambilnya,
j) Pegawai Mengeluar
Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal atau inventori pejabat atau seorang
pegawai lain yang telah ditugaskan hendaklah menandatangani ketika harta atau
inventori dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya.
k) Catatan
Apa-apa perkara yang berkaitan

10. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
3.8. PENGURUSAN STOK
3.8.1. Pengurusan stok merupakan satu tugas yang sangat pentin
yang perlu diambil berat oleh semua Penyelaras Pusat Sumber
Sekolah. Aktiviti-aktiviti ini memerlukan kerja-kerja rutin dan
pengurusan yang cekap dan penuh wibawa
3.8.2. Pengurusan stok meliputi
a) Harta modal
b) Inventori
c) Daftar stok bekalan pejabat
d) Daftar pergerakan harta modal dan inventori
e) Daftar buku-buku perpustakaan
f) Daftar buku-buku bukan perpustakaan
3.8.3. Ciri-ciri pengurusan stok
3.8.3.1. Harta modal/inventori
a) Daftar harta modal (KEW 312, 312 A)
Daftar Harta modal adalah barang-barang tak luak
bernilai RM 500.00 atau lebih setiap satu pada satu
masa perolehan
b) Berbentuk kad dan mempunyai dua bahagian
berwarna biru
- Bahagian A - Maklumat
pembelian,
penempatan ,
pemeriksaan dan
pelupusan

11. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
- Bahagian B - Maklumat
penyelanggaraan
seperti pembaikan
dan pembelian (alat
ganti)
b). Penyusunan kad (rekod)
c). Satu daftar untuk merekod penggunaan kad
3.8.3.2. Butir-butir maklumat kad
KEW 312
Bahagian A
- Kategori
- Jenis
- Jenama dan model
- Jenis dan nombor enjin
- No. Casis / Siri Pembuat
- No. Siri pendaftaran
- Kos dan tarikh diberli/diterima
- Pemeriksaan harta modal
- Pelupusan
- No. Pesanan kerajaan
- Pembekal
- No. Rujukan fail
- Aksesori
- Tandatangan
- Penempatan/pindaan
Bahagian B
- Tarikh / Pembaikan
- Butir-butir servis pembaikan
- No. Pesanan kerajaan / No. Inden

12. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
- Tempat pembelian/servis/pembaikan
- Kos
- Tandatangan
KEW 312 A
Sambungan kepada borang KEW 312 – digunakan
selepas ruang KEW 312 (bahagian B) telah habis
digunakan. Borangnya berwarna putih.
Daftar Inventori (KEW 313)
a) Barang-barang TAK LUAK bernilai kurang dari
RM 500.00 setiap satu pada masa perolehan
a) Barang-barang (perabot, permaidani, langsir)
termasuk dalam kategori inventori tanpa mengira
kos
b) Untuk merekod perolehan dan penempatan
inventori
c) Bentuk kad ( disusun mengikut jenis inventori dan
abjad )
d) Satu daftar disimpan untuk merekod penggunaan
kad (borang) ini.
3.8.3.3. Daftar pergerakan harta modal dan inventori
Butir-butir maklumat
- Kategori - No. Siri Pendaftaran
- Jenis - Lokasi
- Bilangan - Pelupusan.
- Butiran - Catatan
- Kuantiti - Tandatangan
- No. Pesanan kerajaan
- Tarikh dibeli

13. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
- Kos seunit
3.8.3.4. Daftar Stok bekalan pejabat (KEW 314)
a) Barang-barang guna terus
b) Bentuk buku
a) Butir-butir maklumat
- Kementerian / jabatan
- Bahagian
- Jenis
- Unit Pengukuran (helai, rim, kepingan,
kotak, dsb)
- No. Pesanan
- Tarikh
- Kuantiti - terima
- keluaran
- baki
- Penerimaan - nama
- tandatangan
Daftar Pergerakan harta modal inventori
a) Butir-butir maklumat
- Jenis
- Jenama dan model
- No. Siri Pembuat
- No. Siri Pendaftaran
- Nama Peminjam
- Tarikh - dikeluarkan
- jangka dipulangkan
b) Tandatangan peminjam

14. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti
c) Ketika dikeluarkan - tandatangan dan tarikh
d) Ketika dipulangkan – tandatangan dan tarikh
e) Catatan