1. Alfresco als zentrale Wissensplattform
Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB

2. Vorstellung / Agenda
dmc digital media center GmbH Agenda
 Heiko Robert  Vorstellung dmc
Senior Consultant
 Unternehmenshandbuch
heiko.robert@dmc.de
 Aufgabenstellung
 Sven Walter
Software Engineer  Abläufe & Zustände
sven.walter@dmc.de
 Fachliche Rollen
 Mehrsprachigkeit
 Benutzerkonzept & Usability
 Live – Beispiele
 Weitere Funktionalitäten & Ausblick
 Zusammenfassung
 Diskussion & Fragerunde
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3. Besser wachsen
Mit Kontinuität zum Erfolg.
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4. dmc auf einen Blick
Daten und Fakten
Gründung
dmc ist die größte inhabergeführte
1995 in Stuttgart
Internetagentur Deutschlands und
500 TEUR Stammkapital
realisiert in über 40 Ländern weltweit
Unternehmensform erfolgreich E-Business-Projekte.
Inhabergeführte GmbH
Mitarbeiter
190 FTE (Ende 2008)
Umsatz 2008
18,20 Mio. €
Management
Managing Partner:
Andreas Schwend und Daniel Rebhorn
Managing Director:
Andreas Magg
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5. Unternehmenshandbuch - UHB
Teil 1: Allgemein
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6. Unternehmenshandbuch
 Beschreibt Prozesse, Verfahren und Regelungen eines Unternehmens
 Strukturiert nach einzelnen Bereichen
 Wissen ist zentralisiert verfügbar
 Zugänglich für jeden Mitarbeiter
 Grundlage für die Einführung eines QM-Systems nach ISO 9000
 Vorteile: Qualität, Zeit- und Kostenersparnis
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7. Aufgabenstellung
Ausgangssituation
 Umfang: ca. 10.000 Dokumente in 13 verschiedenen Sprachen
 Anzahl Nutzer: ca. 3000 weltweit
 Bestehende Anwendung basierend auf PHP
 Geringe Nutzerakzeptanz
 Nur von wenigen Experten wart- und nutzbar
 Keine Nachvollziehbarkeit von Änderungen
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8. Aufgabenstellung
Anforderungen
 Steigerung der Nutzerakzeptanz
 Wissen zentralisieren
 Abbildung von Freigabe- und Überarbeitungsprozessen
 Nachvollziehbarkeit von Änderungen
 Datenerhebung als Grundlage für statistische Auswertungen
 Benachrichtigungsdienst über erfolgte Änderungen
 Nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft
 Einhaltung des Corporate Designs
 Ablösung der bestehenden Anwendung
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9. Lebenszyklus eines Dokuments im UHB
Entwurf Freigabefähig
Design & Entwurf Bereich
Gültig Ungültig
Öffentlicher Bereich
Archiviert
Geschützter Bereich
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10. Fachliche Rollen
Rollen
 Manager
 Editor
 Benutzer
Unterschiede Nicht-öffentlicher Öffentlicher
Bereich Bereich
 Datei und Ordner Berechtigungen
 Berechtigung zur Änderung von
Dokumenten
 Pflege von Kategorien
 Aktualisieren von Statistiken
 Freigabe von Dokumenten
Manager Editoren Benutzer
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11. Mehrsprachigkeit
Ausgangssituation
 Dokumente sind in 13 Sprachen verfügbar
 Wird international eingesetzt
Abbildung in Alfresco
 Mehrsprachige Dokumente (PIVO-Dokument & Übersetzungen)
 Mehrsprachige Eigenschaften (Bereits Standard für Titel und Beschreibung)
 Inhalts-Filter
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12. Benutzerkonzept & Usability
 Intuitive, mehrsprachige
Oberfläche mit Fokus auf
„Suchen und Finden“
 Ausblenden der Komplexität
und Funktionsvielfalt in
Alfresco
 Einführung von Filtern
 Zugriff auf Datenbasis in
Alfresco
 Verlinkung zwischen UHB-
und Alfresco-Oberfläche
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13. Unternehmenshandbuch - UHB
Teil 2: Live-Beispiele
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14. Live - Beispiele
UHB-Oberfläche Alfresco
 Suche & Filter  Verzeichnisstruktur
 Anlegen und Nutzung von Favoriten  Einstellen und Freigabe eines Dokuments
 Feedback
 Erweiterte Manager & Editor Funktionen
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15. Weitere Funktionalitäten & Ausblick
Weitere Funktionalitäten
 Bereitstellung von Daten für statistische Erhebungen
 Informationsdienst über Änderungen
 Erweitertes Setup für den Einsatz in einem internationalen Umfeld
 Initiale Datenüberführung
Ausblick
 Workflows
 Aufnahme von weiteren Dokumentarten
und spezifischen Eigenschaften
 Erweiterte Aktualisierung von Dokumenten
(Massen-Updates)
 Personalisierte Zustellung von Änderungsinformationen
 Anbindung eines Archivierungssystems
…
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16. Zusammenfassung
 Hohe Benutzerakzeptanz
 Erhöhung der Aktualität und Datenqualität
 Transparenz über Datenmodell, Lebenszyklus und Datenbestand
 Entlastung der Experten bei der Pflege
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17. Diskussion & Fragerunde
Haben Sie weitere Fragen
oder offene Punkte zum
vorgestellten Thema?
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18. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Ihr Referent
 Heiko Robert
Senior Consultant
heiko.robert@dmc.de
Kontakt
 Klaus Merk
Head of Unit
Telefon: +49 (711) 60 17 47-357
ecm@dmc.de
www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
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19. www.dmc.de/ecm
dmc digital media center GmbH
Rommelstraße 11
70376 Stuttgart
Telefon: +49 711 601747-357
Mail: ecm@dmc.de