PK 07 TINDAKAN PEMBETULAN

1. PKS 07 - Tindakan Pembetulan
SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH
PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN
PROSEDUR KUALITI
PKS 07
TINDAKAN PEMBETULAN
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
1/6

2. PKS 07 - Tindakan Pembetulan
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua ketakakuran dikaji dan tindakan pembetulan,
pencegahan dan penambahbaikan dilaksanakan bagi menghapuskan punca-punca
ketidakpatuhan supaya tidak berulang.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh Jabatan Pelajaran Negeri Sabah, Pejabat Pelajaran Daerah
dan semua Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah yang melaksanakan Sistem
Pengurusan Kualiti Sekolah mengikut amalan MS ISO 9001:2008, Pengurusan P & P dalam
mengambil tindakan pembetulan, pencegahan serta melaksanakan cadangan-cadangan
penambahbaikan.
3. RUJUKAN
3.1. Manual Kualiti.
4. DEFINISI
4.1. Ketakakuran : Tindakan atau keputusan yang dibuat tidak mematuhi kehendak dalam
dokumen kualiti.
4.2. Tindakan Pembetulan : Tindakan-tindakan untuk menghapuskan punca ketakakuran
supaya tidak berulang.
4.3. Tindakan Pencegahan : Tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketakakuran yang
dijangka akan berlaku bagi menghalang daripada berulang.
4.4. Penambahbaikan : Usaha-usaha yang menyeluruh untuk meningkatkan Sistem
Pengurusan Kualiti Sekolah.
4.5. UJQ : Unit Jaminan Kualiti
4.6. KUJQ : Ketua Unit Jaminan Kualiti
4.7. KJ / PQ: Ketua Juruaudit / Pengurus Kualiti
4.8. PGB : Pengetua / Guru Besar
4.9. PK / KB : Penolong Kanan / Ketua Bidang
4.10. MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
4.11. JKQS : Jawatankuasa Kualiti Sekolah
5.0. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
2/6

3. PKS 07 - Tindakan Pembetulan
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN
A TINDAKAN PEMBETULAN
PPD 1. Mengarahkan PGB mengenalpasti punca-punca
ketakakuran dan membuat cadangan
penambahbaikan.
Minit
Mesyuarat /
Surat Arahan
PGB 2. Mengenalpasti punca-punca ketakakuran dan
cadangan-cadangan penambahbaikan dengan
melaksanakan perkara-perkara berikut :-
a. Maklumat ketakakuran, Laporan Audit
Dalam, Rekod-rekod ketakakuran dan
cadangan penambahbaikan.
b. Cadangan penambahbaikan melalui
mesyuarat atau yang diterima dari pegawai
yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem
pengurusan kualiti.
c. Hasil Kajian Semula Pengurusan.
Hasil kajian dikemukakan kepada PPD.
Laporan Kajian
PPD 3. Menerima dan mengkaji maklumat ketakakuran
yang berlaku di sekolah berasaskan kepada
sumber berikut:-
a) Mengenalpasti ketakakuran .
b) Pemantauan punca-punca ketakakuran.
c) Penilaian mengenai keperluan untuk
mengambil tindakan bagi memastikan
ketakakuran tidak akan berulang;
d) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang
diperlukan;
e) Rekod-rekod hasil daripada tindakan yang
dilaksanakan; dan
f) Mengkaji semula tindakan pembetulan yang
telah dilaksanakan.
Hasil kajian akan dibentang dan dibincangkan
dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Laporan Kajian
Minit Mesyuarat
MKSP
4. Jika terdapat pembetulan yang tidak boleh diambil
tindakan segera, masukkan dalam laporan Kajian
Semula Pengurusan.
Minit Mesyuarat
MKSP
KUJQ/KJ 5. Menyelaras dan mengesan keberkesanan
tindakan pembetulan
Laporan
Keberkesanan
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
3/6

4. PKS 07 - Tindakan Pembetulan
KUJQ/PGB 6. Melaksanakan audit verifikasi bagi mengesahkan
tindakan pembetulan telah diambil mengikut
tempoh yang dipersetujui, serta keberkesanan
tindakan berkesan.
Laporan Audit
Verifikasi
KJ/PQ 7. Sediakan Laporan Keberkesanan Tindakan
Pembetulan dan kemukakan satu salinan kepada
PGB dan KUJQ untuk dibentangkan dalam
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Laporan
Keberkesanan
Tindakan
Pembetulan
B. TINDAKAN PENCEGAHAN
KJ/PQ 1. Kenal pasti punca-punca ketakakuran yang
dijangka akan berlaku berdasarkan sumber-
sumber berikut :-
a) Penentuan prestasi ketakakuran dan punca-
puncanya;
b) Penilaian mengenai keperluan untuk
tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak
akan berulang;
c) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang
diperlukan;
d) Rekod-rekod hasil daripada tindakan-
tindakan yang dilaksanakan; dan
e) Mengkaji semula tindakan pencegahan yang
telah dilaksanakan.
(PK 07/1):
Borang
Tindakan
Pencegahan)
KUJQ/PGB 2. Analisis maklumat-maklumat di atas dengan
mengambil kira potensi punca ketidakpatuhan dan
faktor-faktor berikut:
a) Berlaku berulang-ulang
b) Kemungkinan akan berulang lagi sekiranya
tidak diambil tindakan
c) Penyelesaiannya memerlukan jangka masa
yang panjang.
Laporan
Analisis
PGB 3. Kemukakan analisis maklumat kepada KUQ/KJ
untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan.
Surat Iringan
C. TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
4/6

5. PKS 07 - Tindakan Pembetulan
KJ/PK 1. Mengenal pasti data yang diperlukan,
mengumpulkannya, membuat analisis dan menilai
maklumat-maklumat melalui :-
a) Kajian Semula Pengurusan
b) Cadangan Semula Pengurusan
c) Penanda arasan
d) Pindaan Pembetulan
e) Tindakan Pencegahan dan
f) Penilaian semula proses
Laporan
Analisis Data
2. Menganalisis data dan membuat perbandingan
antara pencapaian sebenar dengan dasar dan
objektif organisasi. Jika terdapat perbezaan,
organisasi patut mengubah strategi asal untuk
mencapai objektif .
3. Berdasarkan analisis data di atas, kenal pasti
bidang yang menjadikan kelemahan dan
cadangan penambahbaikan kepada GB
(sekiranya ada).
KUJQ/PGB 4. Mengemukakan cadangan program
penambahbaikan yang menyeluruh ke Mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan.
(PK 07/2):
Borang
Cadangan
Penambah
baikan
(PK 07/3):
Format Pelan
Tindakan
Penambah
baikan
5. Meneliti dan membincang cadangan
penambahbaikan, membuat keputusan dan
mengesahkan pelaksanaannya. Sekiranya perlu
tubuhkan pasukan penambahbaikan (improvement
team) untuk merancang dan melaksanakan pelan
tindakan program penambahbaikan yang telah
dikenal pasti (sekiranya ada).
6. Melaksanakan pelan tindakan program
penambahbaikan yang diputuskan oleh Mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan
7. Membuat penilaian dan membandingkannya
dengan situasi sebelum penambahbaikan
dilaksanakan.
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
5/6

6. PKS 07 - Tindakan Pembetulan
KJ/PQ 8. Mengemukakan laporan keberkesanan
pelaksanaan program penambahbaikan
menyeluruh kepada PGB dan KUJQ
Laporan
Keberkesanan
KUJQ/GB 9. Mengesahkan Laporan Program Penambahbaikan
(sekiranya ada).
Pengesahan
KUJQ/PGB
5. REKOD KUALITI
BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI
1. Cadangan Tindakan Pembetulan 3 tahun Sektor Jaminan Kualiti JPNS
2. Laporan Tindakan Pembetulan
bagi MKSP
3 tahun
Sektor Jaminan Kualiti JPNS
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
6/6

7. PKS 07 - Tindakan Pembetulan
KJ/PQ 8. Mengemukakan laporan keberkesanan
pelaksanaan program penambahbaikan
menyeluruh kepada PGB dan KUJQ
Laporan
Keberkesanan
KUJQ/GB 9. Mengesahkan Laporan Program Penambahbaikan
(sekiranya ada).
Pengesahan
KUJQ/PGB
5. REKOD KUALITI
BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI
1. Cadangan Tindakan Pembetulan 3 tahun Sektor Jaminan Kualiti JPNS
2. Laporan Tindakan Pembetulan
bagi MKSP
3 tahun
Sektor Jaminan Kualiti JPNS
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
6/6