Certe volte ci sembra difficile scrivere un e-mail formale, poiché siamo abituati a scriverne tonellate di quelli informali sopratutto fra amici. In 8 tappe riuscirete finalmente a farlo.
2. E-mail formale
In ambito professionale e
lavorativo
Con persone sconosciute per varie
richieste: su un prodotto, un
informazione su un evento o un
corso, un concorso, d’ordine
medicale o giuridico,…
E-mail informale
Amici
Parenti
Serve sapere
3. Vanno rispettati 8 punti
• Serve avere un indirizzo e-mail con il proprio nome
e cognome (No pseudonomi)
All’indirizzo si può aggiungere: - /_ / .
preferibilmente non aggiungere numeri
Esp: annaconti@gmail.com, anna-conti@yahoo.it,
anna_conti@libero.it, anna.conti@yahoo.fr
• Vi consiglio di usare «Gmail» poiché è pratico e
tanti lo usano a livello professionale.
• Evitate quelli di chat.
• Cercate di avere un unico indirizzo per le
comunicazione formali.
4. L’oggetto
• Nell’oggetto dell’e-mail cercate di
sintetizzare e di precisare la vostra
richiesta, esp: Ringraziamenti,
Candidatura spontanea, Candidatura per il
posto di cuoco, Richiesta d’informazione,
Riunione del 03/04/2013,… (Fare
attenzione alle maiuscole)
5. Intestazione
• Iniziare l’e-mail con una formula adeguata, esp:
Spettabile, Dottor Zara, Rispettabile Sig. Zara
Egregio, Distinto, Alla cortese attenzione di, Onorevole,
Illustrissimo, Pregiatissimo, Eminenza, Reverendo,…
• Importante scrivere le abbreviazioni nel modo giusto
su questo link ne troverete la maggior parte:
http://homes.chass.utoronto.ca/~ngargano/corsi/corris
p/abbreviazioni.html
• È possibile anche iniziare l’e-mail con: Salve,
Buongiorno Sig.., Buonasera Sig…
Però ricordatevi che non va mai scritto il nome della
persona (solo se siete in confidenza). Dopo il titolo va
sempre messo il cognome.
Non dimenticare la punteggiatura: « ,» e di tornare
sempre alla riga, esp: Spettabile Arch. Rosati,
6. Primo paragrafo
• Se con il destinatario non avete nessun tipo di
rapporto, dovete nel primo paragrafo
presentarvi e spiegare il motivo della vostra
mail.
Esp: Sono Gabriella Mimosa e mi permetto di
contattarla per chiedere delle informazioni sul
corso estivo per bambini che proponete.
• Usare la forma di cortesia, terza persona
singolare «Lei».
Esp: Sono Giuseppe Zara e la contatto per il posto
di direttore delle risorse umane nella vostra
azienda (è meglio nominare l’azienda).
7. Corpo dell’E-mail
• A questo punto potete sviluppare la vostra
richiesta andando direttamente al punto. Perciò
serve:
- Precisione e chiarezza
- Sintesi ( non superare 5 paragrafi di 5 frasi
ciascuno)
- Rispettare la punteggiatura, saltare una
linea fra ogni paragrafo
- Uso di una lingua formale e raffinata
(evitare inflessioni dialettali)
- Specificare quando si allega qualcosa alla
mail
- Evitare di perdere tempo su world con gli
impostazioni di interlinee, di allineamenti e carattere
poiché una volta copiato sulla pagina internet tutte
queste modifiche rischiano di essere cancellate.
8. Chiusura
• Chiudere con una delle seguente
espressioni:
Cordialmente, Sincere saluti, Cordiali
saluti, Distinti saluti, Rispettosi saluti,
Sincera, Devozione, Ringrazio
d’anticipo delle gentile attenzioni,….
È utile guardare questo link:
http://homes.chass.utoronto.ca/~ngar
gano/corsi/corrisp/partilet.html
9. La firma
• La firma va fatta con il nome
completo, esp: Anna Conti,
Giuseppe Zara,….
Sotto il vostro nome potete aggiungere
il vostro titolo professionale (se ne
avete) o un numero di telefono o di fax
per essere raggiungibile o un sito
internet o blog se ciò può rafforzare ciò
che avete chiesto nel corpo dell’e-mail
e se è utile per la vostra carriera.
10. Finale
• Rileggere sempre l’e-mail e chiedere
anche il parere di un’altra persona se è
possibile.
• Leggere ad alta voce vi può aiutare a
ricordare se avete dimenticato un
dettaglio.
• Verificare gli sbagli grammaticali ( non
fidatevi dei corettori automatici).
• Evitare i modi di dire e le inflessioni
dialettali.
