Meeting

1. Universitatea “Dunărea de Jos”, Galaţi
Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor
Master: Marketing şi comunicare în afaceri; Anul I
ŞEDINŢA
Masterand:
Vartolomei Maria Loredana
Conf. univ. dr. ec.:
Nicolai Maria

2. w
ŞEDINŢA
Modalitate de comunicare in
organizaţii

3. CUPRINS
Introducere
 Definitie. Importanta sedintelor. De ce tinem sedinte?
 Tipuri de sedinte si scopul lor
 De ce esueaza sedintele?
 Documente specifice sedintei
 Organizarea unei sedinte .Etapele unei sedinte
 Sedinte de succes
 Rolul “chairman-ului”,participantilor si secretarului
 Timpul alocat sedintelor
 Locul desfasurarii sedintelor
 Inregistrarea rezultatelor unei sedinte
 Atitudinea ta fata de sedinte
 Bibliografie

4. Introducere Una dintre cele mai utilizate metode in desfasurarea procesului de management este comunicarea directa
unilaterala si bilaterala,promovata sub forma sedintei.
Ca metoda de coordonare,sedinta sincronizeaza actiunile si deciziile,comportamentale si
gandirea,regasindu-se in toate functiile procesului de management.
Dincolo de toate acestea,caracteristicile de baza ale comunicarii in sedinte sunt caracterul constructiv al
acesteia,deschiderea fata de opiniile celorlalti,toleranta si nondiscriminarea,acordarea unor sanse egale de
exprimare tuturor participantilor,indiferent de functie si statut, ascultarea si luarea in considerare a
opiniilor celorlalti in adoptarea unor decizii.
Aprecierea celor ce se petrec la o sedinta poate fi utila si din punct de vedere educativ,pentru ca ne ajuta
sa intelegem cum lucreaza,sau cum nu lucreaza organizatia respectiva.
Un subiect care va deveni adesea in diferitele subcapitole este cel referitor la felul in care devin
conflictuale obiectivele permanente si cele procedurale ale presedintelui.
Punctul de plecare pentru o sedinta eficienta trebuie sa fie intotdeauna intrebarea “Chiar avem nevoie de
sedinta?”.

5. Definitie. De ce tinem sedinte. Importanta
În literatura de specialitate, sedinta este defintă astfel:
 “Reunirea mai multor persoane pentru o perioadă, sub conducerea unui conducător,de regula cel care detine postul
cel mai mare în ierarhia prestabilită, în vederea realizării unui obiectiv.”
 “Sedinta poate fi definită ca fiind reunirea mai multor persoane pentru un scurt interval de timp sub coordonarea
unui manager, în vederea solutionarii în comun pe baza comunicării unor sarcini cu caracter informational sau
decizional.”
 “Metoda de comunicare pentru rezolvarea unor sarcini cu caracter informational sau decizional prin reunirea pe timp
scurt a unui grup coordonat de o persoană.”
 Şedinţa poate fi definită ca o activitate în grup, în cadrul căreia are loc un schimb oral de informaţii sau de opinii. Nu
orice schimb de informaţii între manager şi angajaţi în cadrul unei discuţii este o şedinţă
 Sedintele sunt specifice “muncii in echipa.” Acestea ocupa o mare parte din timpul managerilor dar si al amgajatilor
 De ce tinem sedinte?
o Pentru a rezolva o problema
o Pentru a lua o decizie/decizii
o Pentru a elabora un plan
o Pentru a aduna sau transmite informatii
o Pentru a primi un raspuns pe baza informatiilor

6. Comunicarea prin sedinte

7. Tipuri s peciale de s edinte
 Sedintele,ca si petrecerile,pot fi oficiale sau neoficiale.Daca
vrei ca in timpul sedintei lucrurile sa mearga ca “unse” trebuie sa
determini din primul moment ce fel de sedinta organizezi.
Sedinte oficiale:atunci cand este determinata ori de
statutul ei legal,ori de faptul ca pentru organizarea ei trebuie
respectate anumite reguli si dispozitii legale.(De ex: sedinta
organizata de un consiliu local ,de un partid)
Sedintele neoficiale:sunt mai relaxate din punct de vedere
al modului cum sunt conduse si cum se comporta
participantii,dar trebuie totusi sa fie asigurate buna lor
organizare si,ca o consecinta,productivitatea lor.
 După finalitatea formelor de activitate în echipă, sunt
identificate cinci tipuri fundamentale de şedinţe,precum si scopul
lor

8. Tipuri Scop Exemplu
Briefing(de informare) Se transmit informatii necesare O firma X prezinta rezultatele
desfăşurării performante a activităţii financiare investitorilor!
De explorare Culegerea informatiilor Camera de ancheta pune
intrebari unor martori la un
accident grav.
De armonizare este specifică pentru managerii unor Un grup de experti recomanda
compartimente de muncă între care nu o noua legislatie
există nici un raport de subordonare Departamentului
ierarhică Guvernamental
De incursiune(eterogen) participanţii pornesc de la o idee bine Managerul solicita personalului
definită, având sarcina să o transforme pareri despre ce cred cu
într-un proiect operaţional; accentul se privire la modalitatea de
pune pe precizia tehnică a programului impartire a profitului.
Decizionala Organizate in scopul adoptarii unor Consiliul de Administraţie este
decizii de acord cu un noul plan
strategic al spitalului X

9. De ce esueaza sedintele?

10. De ce esueaza sedintele?
Daca esti manager indiferent in ce domeniu activezi,va trebui sa tii sedinte.Cei care au participat la sedinte prost organizate sau
prost conduse vor spune: “…din nou o completa pierdere de timp”, ”As fi putut sa nu particip si ar fi fost acelasi lucru”…
 Lipsa de organizare
Pentru ca sedintele sa fie productive ele au nevoie de o directie. Directia este data de obicei de o persoana care are rolul de a
asigura desfasurarea sedintei intr-un mod organizat,de a conduce. Fara un control ferm sedintele nu vor duce nicaieri.
Pe de alta parte,daca cel care trebuie sa conduca sedinta nu se ridica la nivelul sarcinii ce i-a fost incredintata,el nu va fi capabil
sa:
 Abordeze,in ordine,toate punctele din ordinea de zi si sa ghideze discutiile spre o concluzie pentru ca participantii sa nu se
plictiseasca si sa considere ca sedinta a fost o pierdere de timp;
 Sa incurajeze exprimarea unor puncte de vedere diferite,astfel incat toti participantii sa aibe ocazia sa ia cuvantul;
 Sa controleze discutia alocand timp suficient pentru fiecare subiect abordat.;
 Sa incheie sedinta cu un rezumat care sa stabileasca clar rezultatele discutiilor;
 Sa aibe grija ca deciziile sa fie inregistrate .
 Lipsa structurii
• Multe sedinte pornesc cu stangul pt ca nimeni nu-si da osteneala sa pregateasca o ordine de zi care sa listeze subiectele ce vor fi
discutate.
 Lipsa de apreciere a sedintei
• Atitudinea pe care o au participantii la o sedinta joaca un rol foarte important in determinarea modului cum aceasta este
perceputa.

11. De ce esueaza sedintele?
 Iata cateva indicii care semnaleaza faptul ca sedinta nu este apreciata:
• Este trimis un suplinitor neinformat,pentru ca se considera ca sedinta nu este importanta;
• Nu se participa la sedinta deoarece se considera ca va fi o pierdere de timp;
• Pregatirea pt sedinta se face insuficient sau chiar deloc.;
• Sunt acceptate mesaje sau se vorbeste la telefonul mobil in timpul sedintei.
 Conditii dificile de desfasurare : Oamenilor li se pare dificil sa se concentreze daca locul ales pentru o sedinta nu este
destul de confortabil,in cazul acesta conditiile proaste devin centrul atentiei lor.
 Sedinte inutile
• O sedinta solicita timp si efort,si totusi multi manageri fixeaza sedinte doar pentru ca nu s-au gandit suficient la niste
alternative potrivite care ar putea duce la aceleasi rezultate.
Atentie,insa! Daca sedintele sunt prost organizate sau prost conduse,participantii se vor simti frustrati,iar deciziile luate
vor fi discreditate.Intotdeauna este util sa faci un pas inapoi si sa te intrebi care este scopul sedintei si daca este intr-
adevar nevoie de ea sau nu.

12. 3.Documente manageriale
Ordinea de zi(Agenda)
 Orice sedinta trebuie sa aiba o ordine de zi care sa indice subiectele
ce vor fi discutate.
ATENTIE! Ordinea de zi nu este o foaie mazgalita “de ochii lumii”,data din mana in mana in jurul mesei inaintea
sedintei. Ea este un document de lucru ce actioneaza ca o busola ce nu permite nimanui sa se abata de la
directia prestabilita.
 O ordine de zi ideala contine:
Scopul,data,ora si locul unde se va desfasura sedinta;
Numele participantilor;
Subiecte de rutina ce vor fi abordate;
Subiecte mai dificile sau controversate;
Diverse;
Data urmatoarei sedinte.
 Ordinea de zi determina succesiunea in care vor fi abordate subiectele.Sedinta trebuie gandita astfel incat sa inceapa cu
subiectele mai clare,mai simple,iar pe la mijlocul sedintei sa fie abordate problemele mai dificile,aspectele critice.Daca
sedinta incepe cu abordarea unor probleme necontroversate,participantii se vor implica in discutii de la inceput. Trimite cate
un exemplar din ordinea de zi,inaintea sedintei,tuturor participantilor.De asemenea daca participantii incep prin a gandi
pozitiv,le va fi usor sa gandeasca astfel si in continuare.

13. Ordinea de zi(Agenda)
O ordine de zi utila face cunoscute participantilor subiectele ce vor fi discutate,indicandu-le in acelasi
timp ce “gen” de decizii trebuie luate.
Esentiala in planificarea si desfasurarea unei sedinte
Furnizeaza informatii legate de obiectivele sedintei,perioada ,locul si durata estimata de
desfasurare,responsabilitatea fiecarui participant pentru pregatirea materialelor necesare dezbaterii
subiectelor din agenda,precum si rolul lor in cadrul sedintei.
Trebuie sa fie corelata cu Procesul Verbal(Minuta) al sedintei precedente.
Procesul verbal –Minuta:
Rol important in finalizarea unei sedinte.
In mare masura respecta elementele unei agende avand menirea de a sintetiza concluziile
rezultate in urma sedintei,referitoare la obiectivele acesteia.
Include suplimemtar subiectele aparute si dezbatute pe parcurs si care nu au fost cuprinse in
agenda

14. ETAPELE UNEI SEDINTE
⇒ Fiecare dintre cele patru etape este dependenta una fata de celelalte,iar succesul unei
sedinte depinde de parcurgerea tuturor celor patru etape.In plus este esential ca o sedinta sa
fie urmata de implementarea deciziilor luate pe parcursul acesteia precum si de o etapa de
monitorizare si evaluare astfel incat sedintele sa fie intelese ca un proces consumator de timp
si fara urmari.

16. Planificarea sedintelor
 Stabilirea obiectivelor sedintei:obiectivele trebuie sa fie
SMART
 S pecific
S  M asurabil
M
A
 A decvat
R
 R elevant
T  T angibil
Locul de desfasurare
Desemnarea persoanelor care vor participa la sedinta
 Desemnarea persanelor care vor realiza materialele ce se vor discuta in sedinta
Clarificarea responsabilitatilor participantilor
Stabilirea unei agende amanuntite

17. Etapele unei sedinte
 Deschiderea şedinţei
 Respectarea cu stricteţe a orei fixate;
 Formularea clară a scopului şedinţei;
 F ormularea pozitivă a ideilor;
 Folosirea cuvintelor care să facă ideile interesante;
 Limitarea comentariului introductiv la 1-2 minute.
 Dezbaterea propriu-zisă
 aşezarea din primele minute a dezbaterii pe fondul problemei;
 încurajarea participanţilor de a judeca independent, prin adresare de întrebări de genul: care sunt
alternativele? care pare cea mai bună soluţie şi de ce? care factori nu au fost luaţi în considerare?
 calmarea momentelor de tensiune;
 evitarea digresiunilor care pot să apară;
 asigurarea continuităţii şedinţei pe problemele pentru care a fost convocată;
 respectarea timpului programat pentru şedinţă.
 Tragerea concluziilor(Finalizare)
 expunerea concluziilor la sfârşit de către conducătorul şedinţei;
 stabilirea unui plan de măsuri şi a unor termene pentru acţiune şi raportare;
 sublinierea contribuţiilor valoroase aduse în timpul discuţiei;
 reliefarea măsurii în care au fost atinse obiectivele propuse şi a acţiunilor
ce revin participanţilor în viitor.

18. Rolul coordonatorului
q ROLUL MAJOR PE CARE MANAGERUL DE SEDINTA TREBUIE SA-L INDEPLINEASCA
IN CADRUL SEDINTEI ESTE CEL DE FACILITATOR./ANIMATOR.
q Indiferent de natura sedintei si de momentul de desfasurare atat conducatorul cat si cei care
prezinta anumite materiale sau au interventii trebuie sa fie preocupati de imaginea pe care o
ofera.
q Prima impresie a ascultatorului este creata de infatisarea prezentatorului.Nu exista restrictii
speciale pentru vestimentatie.Se recomanda imbracaminte adecvata ocaziei si aspect ingrijit.
q Un alt factor important in crearea propriei imagini il reprezinta expresia fetei. Sprancenele
ridicate,privirea severa,rigiditatea fetei ar putea fi doar consecinta tensiunii si a emotiei,dar
participantii la sedinta nestiind aceasta le poate considera drept manifestari de infumurare si
superioritate.Atitudinea de simpatie binevoitoare a conducatorului fata de participanti se
manifesta prin expresia fetei.Daca pozitia corpului vorbitorului sugereaza nesiguranta
,aceasta se transpune indirect si asupra ideilor sale,ceea ce afecteaza negativ acceptarea
lor.Vorbitorul nu trebuie sa foloseasca gesturi exersate in fata oglinzii deoarece acestea il vor
da de gol.Trebuie insa evitate anumite gesturi precum zornaitul cheilor sau monedelor din
buzunare la barbati sau jocul cu margele sau coliere la femei.Aceasta creeaza participantilor
impresia de nesiguranta sau neatentie.

19. Rolul coordonatorului
Şedinţa are nevoie de un "coordonator de şedinţă". Coordonatorul şedinţei ar trebui să
menţină şedinţa co-ordonată, să se asigure că nu se pierde timpul şi că şedinţa este folosită
doar pentru luarea deciziilor executive (de management).
Dacă şedinţa ar dura doar cincisprezece minute, nu ar trebui să fie deloc scaune pentru nici
unul dintre participanţi, nici pentru coordonator. Singura persoană care poate primi un scaun
este secretara sau angajatul care face parte din personalul auxiliar, a cărei sarcină este de a
lua notiţe privind deciziile, nimeni altcineva. Dacă li se dau scaune participanţilor, şedinţa le
devine prea confortabilă şi găsesc automat modalităţi de a-şi extinde confortul, cum ar fi
vorbitul prea mult sau adoptarea unei atitudini prea formale.
Managerul, prin modul de organizare şi conducere a unei şedinţe, comunică respectul faţă
de participanţi şi modul în care îşi asumă responsabilitatea pentru activitatea desfăşurată.
Acest lucru este evident dacă managerul:
– organizează şedinţele numai când există un scop;
– cere participanţilor să vină pregătiţi şi să-şi prezinte opiniile cât mai concis;
– alocă timpul necesar fiecărui punct de pe ordinea de zi;
– încurajează exprimarea opiniilor;
– evită discuţiile în afara ordinei de zi stabilite;
– nu permite monopolizarea discuţiei de către o persoană;
– asigură un climat de comunicare adecvat;
– rezolvă cu tact eventualele dezacorduri şi conflicte;
– asigură tragerea unor concluzii şi precizarea unor măsuri pentru implementarea deciziilor luate.

20. Managerul, prin modul de organizare şi conducere a unei şedinţe,
comunică respectul faţă de participanţi şi modul în care îşi asumă
De aceea el trebuie sa evite:
responsabilitatea pentru activitatea desfăşurată. Acest lucru este evident
2. sa-si impuna ideile;
dacă managerul:
3. Sa incerce sa manipuleze participantii pentru obtinerea organizează şedinţele numai când există un scop;
acordului in sensul dorit de catre acesta. cere participanţilor să vină pregătiţi şi să-şi prezinte opiniile cât
4. Sa descurajeze exprimarea punctelor de vedere mai concis;
5. Sa racordeze atmosfera sedintei la starea lui de spirit,stiindu- alocă timpul necesar fiecărui punct de pe ordinea de zi;
se faptul ca participantii sunt in general influentati de functia încurajează exprimarea opiniilor;
pe care o detine. evită discuţiile în afara ordinei de zi stabilite;
• Dirijarea sedintei cere conducatorului abilitati psihologice si nu permite monopolizarea discuţiei de către o persoană;
calitati de animator asigură un climat de comunicare adecvat;
rezolvă cu tact eventualele dezacorduri şi conflicte;
asigură tragerea unor concluzii şi precizarea unor măsuri pentru
implementarea deciziilor luate.

21. Secretarul de sedinta
q SECRETARUL DE SEDINTA:
2. Noteaza pe scurt ideile exprimate de catre participanti,precum si argumentele acestora. In cazul in care este
posibil acest lucru,poate inregistra pe reportofon intreaga desfasurare a sedintei.
3. In cazul in care exsta neclaritati cu privire la ideile exprimate si deciziile luate ,trebuie sa solicite
Managerului de sedinta acordul asupra formei finale.
4. Se ocupa de furnizarea materialelor necesare(sunt necesare si copii de rezerva)

22.  Cand decizi pe cine vei convoca la o sedinta aminteste-ti ca,de cele mai multe ori,doi sau trei oameni dau rezultate
mai bune decat zece.Cu cat la o sedinta participa mai multe persoane,cu atat ea trebuie organizata si controlata mai
atent.Se spune ca intotdeauna calitatea unei sedinte este data de oamenii care participa la ea.
 Participantii trebuie sa
• Cunoasca ordinea de zi inainte de intalnire
• Sa ajunga la timp(daca nu sa anunte conducatorul daca intarzie sau nu va mai veni)
• Sa participe activ fara a domina
– Sa-si respecte colegii.
 Toti participantii (activi si consultanti)
a. genereaza idei si recomandari
b. analizeaza si dezvolta ideile enuntate in cadrul sedintei Stabilirea participantilor
c. ofera expertiza necesara.
 Intrucat ,sedinta,reuneste persoane cu temperamente si personalitati diferite,stapanirea tehnicilor comunicarii
verbale,non-verbale si a ascultarii active,reprezinta conditii ale reusitei.
 Participanţilor la şedinţă li se recomandă:
- să fie punctuali;
- să se pregătească atent şi cu suficient timp înainte de şedinţă, parcurgând materialele şi notându-şi ideile intervenţiei;
- să-i asculte atent pe ceilalţi vorbitori;
- în momentul intervenţiei, să se adreseze conducătorului şedinţei şi nu celorlalţi participanţi;
- în intervenţia sa să fie la obiect, concişi şi apoi să păstreze tăcerea;
- •să-şi controleze reacţiile, comportamentul şi subiectivitatea.

23. Studiul indelungat al comportamentului angajatilor reuniti in sedinte a relevat existenta catorva figuri tipice
Personalitati cheie
Vorbaretul Distrugatorul
“Zdrobeste”orice idee,gaseste
intotdeauna ceva in neregula
Vorbeste mult,dar contribuie
putin
Ganditorul
Somnorosul
Timid,dar fiind un participant
activ la discutie
Dezinteresat,doarme
cu ochii deschisi
Rationalistul
Aduce contributii valoroase,ideile
lui fiind bine gandite
Vanatorul
Atotcunoscatorul
Asteapta momentul Incearca sa monopolizeze,dar
oportun pentru a-l poate avea si idei bune
corecta pe conducator

24. LOCUL DESFASURARII SEDINTEI
 Spatiul conteaza!
 Membrii sa aibe posibilitatea sa se vada unul pe celalalt;
 Spatiu adecvat pentru notebook-uri,laptop-uri;
 Membrii ar trebui sa se poata auzi unul pe celalalt;
 Cel mai important lucru de care trebuie sa tii cont atunci cand decizi cum vor fi asezate scaunele este ca fiecare participant trebuie sa-i
vada pe toti ceilalti si,in special,conducatorul sedintei trebuie sa fie pozitionat astfel inact sa aibe contact vizual cu toti cei prezenti.
 Aranjarea camerei unde are loc sedinta X
 Ca o sala de teatru:
 Leader-ul are o pozitie puternica
 Participarea si intreruperea de catre public este limitata
 Stilul in forma de U sau potcoava
- Egalitatea de membru X
- Nu este nici o indoiala care dintre membri este liderul
- O foarte buna vizibilitate
 Stilul in forma de cerc:
 Este evidentiat limbajul corpului
 O participare excelenta
 Participantii pot vedea foarte bine leader-ul.

25. Timpul atribuit unei sedinte
O şedinţă ar trebui să dureze doar atâta timp cât este necesar pentru a se lua decizii.
Orice timp în plus faţă de aceasta este timp pierdut
Deci cât ar trebui să dureze o şedinţă de management? Nu ar trebui să dureze mai mult de cinci minute
pentru a se lua o decizie şi nu ar trebui să fie mai mult de trei decizii de luat (plus/minus două).
•Ceea ce înseamnă că o şedinţă ar trebui să aibă o durată de aproximativ cincisprezece minute.
•Comparând teoria cu practica, am observat că în cazul nostru sedintele au un timp alocat de circa două ore si au loc
săptămânal. Asta se întâmplă deoarece nu se respectă scopul sedintelor de management.
Când participăm la şedinţe, mai mult sau mai putin constient, facem o mică evaluare de unul singur astfel că putem înregistra
cu ajutorul unui cronometru toate segmentele neproductive ale şedinţei. De aceea putem spune că dacă cineva întârzie, atunci,
acea persoană risipeşte timpul tuturor celor care au venit când trebuia. Dacă şase persoane aşteaptă timp de zece minute să
ajungă a şaptea persoană, nu s-au irosit zece minute ci de şase ori câte zece minute - respectiv o oră. Dacă se tolerează ca
oamenii să întârzie, înseamnă că se tolerează si să se piardă timpul tuturor celor care au venit când trebuia.
Pentru a conduce eficient o sedinta,atunci cand stabilesti ordinea de zi,imparte timpul alocat intregii sedinte in perioade
destinte fiecaruia: “Subiect 1: 10 minute,Subiect 2: 15 minute,Subiect 3: 20 minute. Bineinteles,programarea poate fi modificata
din mers,dar ea iti permite sa progresezi si te ajuta sa termini sedinta la timp.
Se spune ca 80% din succesul unei sedinte este hotarat inainte ca aceasta sa inceapa.Ordinea de zi este un constituient
absolut necesar oricarei sedinte,deoarece ea permite participantilor sa afle dinainte despre ce se va discuta in cadrul sedintei.
Planificarea timpului alocat intregii sedinte si fiecarui subiect in parte permite evitarea pierderilor de timp.

26. Atitudinea ta fata de sedinte
• Pentru ca sedintele sa fie productive,nu numai ca trebuie sa fii capabil sa le conduci,
dar iti este necesara si o atitudine pozitiva.
• ASUMAREA RESPONSABILITATILOR
• Sta in puterea ta sa faci o sedinta sa fie eficienta,dar pentru a obtine rezultate bune,trebuie
sa fii pregatit sa-ti asumi niste responsabilitati.Cum poti face acest lucru?
– Amintindu-ti in permanenta ca rolul tau iti da autoritatea de a controla sedinta.
– Convingandu-te ca poti face ceea ce ti-ai propus si ca acest lucru iti va face chiar placere.
• ASTEAPTA-TE LA CE E MAI BUN:
• Gandeste-te ca:
– Sedinta este importanta;
– Participantii la sedinta sunt necesari;
– Timpul va fi consumat cu folos
– Rezultatele sedintei vor fi bune.
• AVANTAJELE SEDINTELOR EFICIENTE
• Sedintele reprezinta o parte importanta a activitatii manageriale,dar pentru a da rezultate,ele trebuie sa fie bine conduse,iar pentru ca tu sa le
conduci bine,trebuie sa stii ce ai de facut si sa si incredere in calitatile tale de lider si de bun organizator
• Daca vei invata sa conduci asa cum trebuie o sedinta:
• Participantii la sedinta vor avea oportunitatea da a-si exprima punctele de vedere
• Se vor explora si se vor evalua idei noi

27. Concluzii
Inainte de a avea o sedinta aveti in vedere care sunt avantajele acestui tip de comunicare.daca nu va este foarte clar de ce
organizati o sedinta,nici participantii nu vor intelege de ce trebuie sa fie prezenti,nici rezultatele nu vor fi cele preconizate.
Sedintele bine organizate si informatiile clare din cadrul acestora pot construi un grup organizational mai eficient si mai
,,solid’’.
Reusita comunicarii intr-o sedinta depinde foarte mult de stilul de comunicare a celui ce conduce sedinta.Aflat in pozitie de
lider,acesta desi,conduce formal acoperirea problematicii sau a obiectivelor anuntate prin ordinea de zi,nu poate controla
sedinta sub aspectul continutului discutiilor. Spre deosebire de interviu,unde conducatorul dirijeaza desfasurarea discutiilor.
Pentru reuşita şedinţei, specialiştii fac o serie de recomandări atât conduc ătorului, cât şi participanţilor. Astfel, în calitatea sa
de animator al reuniunii, conduc ătorului şedinţei i se recomandă:
• să se asigure c ă fiecare punct al ordinii de zi este prezentat clar şi înţeles corect de participanţi;
• să încurajeze la discuţii toţi participanţii şi, mai ales, pe cei timizi sau pe noii veniţi;
• să evite să domine discuţia sau să permită acest lucru vreunui participant;
• să practice ascultarea activă, indiferent dac ă este de acord sau nu cu punctul de vedere expus;
• să limiteze intervenţiile celor prea vorbăreţi, subiectivi sau repetitivi;
• să urmăreasc ă încadrarea în timpul fixat de comun acord;
• să se asigure c ă deciziile, soluţiile, măsurile adoptate au fost înţelese şi înregistrate în procesul verbal şi difuzate
participanţilor, cel mai târziu a doua zi.

28. Bibliografie
q Baciu,Iacob,Ionescu,2002,Ghid pentru dialog social,Editura Acvila
q Viorica Aura Paus ,2006,Comunicare si resurse umane
q W.David Rees ,1996,Arta managementului
q http://www.slideshare.net/cmcalfe/business-meeting-etiquette
q http://www.wall-street.ro/articol/Careers/37001/Cat-de-importante-sunt-sedintele-in-cadrul-unei-c
q http://www.studentie.ro/cariera/Ghid-cariera-i69/Sfaturi-cariera-c149/Cum-transformi-sedintele-in
q http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/9-4.htm#_ftnref2
q http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/modules/pm-meeru.htm
q http://www.slideshare.net/cogdebby/productive-meetings-presentation
q