ywork hôm nay muốn chia sẻ với các bạn một lỗi nhỏ mà lại không nhỏ, điều mà chúng ta tưởng như rất phổ biến lại bị các bạn học sinh, sinh viên hiện nay bỏ qua. Đó là kỹ năng tin học văn phòng. Từ việc viết tiếng việt đúng dấu, sử dụng thêm, cách các bullet cho đến căn chỉnh cho một văn bản sao cho đẹp, chuẩn. Những tài liệu sau đây sẽ giúp các bạn sử dụng tin học văn phòng chưa tốt hoặc lâu không sử dụng các lệnh, cấu trúc excel có thể ghi nhớ và luyện tập cho kỹ năng tin học của chính mình.
http://mywork.vn/tai-lieu/tai-lieu-huong-dan-su-dung-microsoft-winword_1985.html
http://mywork.vn/tai-lieu/tai-lieu-huong-dan-su-dung-excel_1986.html
10. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
10
• Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
§ C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên
Toolbar.
§ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
§ C3: Vào menu File/Save.
ü Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện
tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm
giác là Excel không thực hiện việc gì).
ü Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại
Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên
tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
11. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
• Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác
§ Nhắp chuột vào thực đơn lện File ! Save as
§ Chọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in
§ Nhập tên mới vào hộp File name
§ Nhấn nút Save để ghi
11
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút Save
để ghi tệp Bấm nút
Cancel để hủy
lệnh ghi tệp
"
15. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
• Ghi bảng tính để có thể đưa lên trang web
§ Nhắp chuột vào thực đơn lện File ! Save as
§ Trong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp
§ Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File name
§ Trong hộp Save as type chọn WebPage
(*.htm:*.html)
§ Nhấn nút Save để ghi
15
16. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Những thao tác đầu tiên với MS-Excel
• Đóng bảng tính
§ Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File ! Close
• Đóng chương trình MS-Excel
§ C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
§ C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên
phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
§ C3: Vào menu File/Exit
16
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1
Message Box, chọn:
Yes: ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.
21. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác cơ bản trên bảng tính
• Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính
§ Cách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính có trên
thanh trạng thái của cửa sổ nền của Windows
§ Cách 2: Trong cửa sổ làm việc của MS-Excel, nhắp
chuột vào thực đơn lệnh Window ! chọn tên bảng
tính muốn mở
21
22. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác cơ bản trên bảng tính
• Trang hiện hành
§ Trang hiện hành: là bảng tính hiện tại đang được thao
tác
§ Thay đổi trang hiện hành: nhắp chuột vào phần chứa
tên của trang bảng tính
• Ô hiện hành
§ Ô hiện hành là ô đang được thao tác: A1,..
§ Thay đổi ô hiện hành: nhấn chuột vào ô hoặc sử dụng
các phím mũi tên
22
23. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác cơ bản trên bảng tính
• Nhận dạng con trỏ
§ Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành, có đường
bao đậm xung quanh
§ Con trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu đen, nhấp
nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô
§ Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc vào vị trí
của nó trên trang
23
24. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác cơ bản trên bảng tính
• Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản
§ Các phím thường dùng
Ø Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột
Ø Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc nhập
dữ liệu
Ø #$%!: chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tại
Ø Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1
24
25. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác cơ bản trên bảng tính
• Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản
§ Nhập dữ liệu
Ø Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu
Ø Delete, Backspace để xóa ký tự
Ø Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập
Ø Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập
Ø Enter:để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập
cho ô đó
25
29. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác cơ bản trên bảng tính
• Cố định dòng tiêu đề, cột tiêu đề
§ Là các dòng và các cột sẽ hiển thị cố định khi sử dụng
thanh cuộn
§ Nhắp chuột vào ô đầu tiên của vùng dữ liệu muốn
thay đổi theo thanh cuộn
§ Chọn thực đơn Window ! Freeze Panes
• Gỡ bỏ việc cố định tiêu đề
§ Chọn thực đơn Window ! UnFreeze Panes
29
30. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
3.2 Soạn thảo nội dung bảng tính
• Nhập dữ liệu kiểu số, kiểu văn bản
• Biên tập dữ liệu
• Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột
• Sử dụng công cụ điền nội dung tự động
• Thao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô
• Thêm/bớt ô, dòng, cột
• Thao tác với các trang bảng tính
• Sử dụng tiện ích sẵp xếp và lọc dữ liệu
30
38. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Biên tập dữ liệu
• Thao tác chọn
§ Chọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọn
§ Chọn vùng ô liền nhau
Ø Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng
Ø Giữa phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dưới dùng của
vùng
Ø Thả phím Shift để kết thúc việc chọn
Ø Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở trên
38
44. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Công cụ điền nội dung tự động
• Điền tự động số thứ tự
§ Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng muốn điền
số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1 số 1
§ Nhấn giữ phím Ctrl
§ Chuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc phải
dưới của ô, con trỏ chuyển thành hình dấu “+”cộng
có mũ “+”
§ Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong
muốn
44
47. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Công cụ điền nội dung tự động
• Điền tự động theo cấp số nhân
§ Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số
nhân, ví dụ: 1, 4
§ Chọn 2 ô vừa nhập
§ Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới
của vùng vừa chọn
§ Nhấn phải chuột vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang
như mong muốn
§ Đến ô cuối cùng nhả chuột phải
§ Chọn Growth Trend
47
49. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô
• Sao chép các ô
§ Chọn các ô muốn sao chép
§ Nhấp nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C
§ Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định sao
chép
§ Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V
§ Thực hiện tương tự khi sao chép các ô sang trang
bảng tính khác
49
50. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô
• Di chuyển các ô
§ Chọn các ô muốn di chuyển
§ Nhấp nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+X
§ Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định chuyển
tới
§ Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V
§ Thực hiện tương tự khi chuyển các ô sang trang bảng
tính khác
50
53. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thêm/bớt ô, dòng, cột
• Thêm ô
§ Chọn ô muốn thêm ô mới bên cạnh nó
§ Trên thanh thực đơn chọn Insert ! Cell
§ Xuất hiện hộp thoại
Ø Chọn Shift cells right: chèn ô trống và đẩy ô hiện tại sang
phải
Ø Chọn Shift cells down: chèn ô trống và đẩy ô hiện tại
xuống dưới
Ø Chọn Entire row: chèn một dòng mới lên trên
Ø Chọn Entrire column: chèn cột mới sang trái
53
54. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thêm/bớt ô, dòng, cột
• Xóa vùng ô
§ Chọn vùng ô muốn xóa
§ Trên thanh thực đơn chọn Edit!Delete
§ Xuất hiện hộp thoại
Ø Chọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô bên trái sang
Ø Chọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các ô bên phải
sang
Ø Chọn Entire row: xóa các dòng có ô đang chọn
Ø Chọn Entrire column: xóa các cột có ô đang chọn
54
55. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thêm/bớt ô, dòng, cột
• Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng
§ Thay đổi chiều rộng cột
Ø Chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu
tượng chuột có dạng
Ø Nhấn và kéo di chuột sang phải/ trái để tăng/giảm kích
thước chiều rộng cột
⇒ Nếu muốn thay đổi chiều rộng của nhiều cột thì trước
tiên chọn các cột muốn thay đổi có cùng kích thước và
sau đó thực hiện các thao tác thay đổi
55
56. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thêm/bớt ô, dòng, cột
• Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng
§ Thay đổi chiều cao dòng
Ø Chuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu đề dòng,
biểu tượng chuột có dạng
Ø Nhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để tăng/giảm
độ cao dòng
⇒ Nếu muốn thay đổi chiều cao của nhiều dòng thì trước
tiên chọn các dòng muốn thay đổi độ cao có cùng kích
thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi
56
57. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thêm/bớt ô, dòng, cột
• Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng
§ Điều chỉnh tự động độ rộng cột
Ø Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột
§ Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột
Ø Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau
Ø Trên thanh thực đơn chọn Format ! Column !
Width
Ø Nhập độ rộng cột vào hộp Column width
Ø Nhấn nút OK
57
58. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thêm/bớt ô, dòng, cột
• Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng
§ Điều chỉnh tự động độ cao dòng
Ø Nhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dòng
§ Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều dòng
Ø Chọn các dòng muốn đặt độ cao bằng nhau
Ø Trên thanh thực đơn chọn Format ! Row ! Height
Ø Nhập độ cao hàng vào hộp Row Height
Ø Nhấn nút OK
58
65. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác với trang bảng tính
• Sao chép nhiều trang bảng tính sang bảng tính khác
§ Chọn các trang bảng tính cần sao chép
§ Trên thanh thực đơn chọn Edit ! Move or
Copy Sheet…
§ Chọn bảng tính nhận các trang sao chép trong hộp
To book:
§ Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp
Before Sheet
§ Nhấn chọn ô Create a copy
§ Nhấn OK để hoàn tất
65
67. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác với trang bảng tính
• Di chuyển nhiều trang bảng tính
§ Chọn các trang bảng tính cần di chuyển
§ Trên thanh thực đơn chọn Edit ! Move or
Copy Sheet…
§ Chọn bảng tính nhận các trang di chuyển tới trong
hộp To book:
§ Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp
Before Sheet
§ Bỏ chọn ô Create a copy
§ Nhấn OK để hoàn tất
67
68. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Sắp xếp và lọc dữ liệu
• Sắp xếp bảng tính theo các cột
§ Chọn vùng dữ liệu cần sẵp xếp
§ Trên thanh thực đơn chọn Data!Sort
Ø Short by: chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức 1,
Ascending – tăng dần, Descending – giảm dần
Ø Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 2
Ø Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 3
Ø Chọn Header row nếu vùng sắp xếp đã chọn chứa cả
dòng tiêu đề, ngược lại chọn No header row
Ø Nhấn OK để sắp xếp
68
71. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Sắp xếp và lọc dữ liệu
• Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu
§ Nếu Custom xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter
§ Ý nghĩa của các điều kiện lọc
Ø Equals: bằng
Ø Does not equals: không bằng
Ø Is greater than: lớn hơn
Ø Is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng
Ø …
§ Bên cạnh là ô để nhập hoặc chọn giá trị cụ thể
71
78. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác định dạng ô
• Biểu diễn số liệu dạng ngày tháng
§ Khi mặc định là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy
hoặc mm/dd/yy)
§ Chọn ô có dữ liệu ngày tháng muốn định dạng lại
§ Trên thanh thực đơn chọn Format!Cells
§ Chọn thẻ Number
§ Chọn mục Custom
§ Nhập định dạng hiển thị mới trong hộp Type, ví
dụ: dd/mm/yyyy
§ Nhấp OK để kết thúc
78
82. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Định dạng ô chứa văn bản
• Thay đổi mầu chữ
§ Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng mầu
chữ như nhau
§ Sử dụng các nút trên thanh Formating
§ Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format ! Cells,
chọn thẻ Font
§ Thay đổi mầu trong mục Color
§ Các thao tác còn lại hoàn toàn tương tự trong MS-
Word
82
83. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Định dạng ô chứa văn bản
• Thay đổi mầu nền cho ô
§ Chọn các vùng có dữ liệu muốn định dạng cùng mầu
nền
§ Sử dụng nút Fill color trên thanh Formating
§ Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format ! Cells,
chọn thẻ Patterns
§ Thay đổi mầu trong bảng Color
§ Chọn mẫu hoa văn trong mục Pattern
§ Nhấn OK để kết thúc
83
87. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Căn lề, vẽ đường viền cho ô
• Căn vị trí chữ trong ô
§ Chọn ô hoặc vùng ô muốn căn chỉnh
§ Sử dụng các nút trên thanh Formating để căn theo
chiều ngang của ô
§ Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format ! Cells,
chọn thẻ Alignment
Ø Căn chỉnh theo chiều ngang trong hộp Horizontal
Ø Căn chỉnh theo chiều dọc trong hộp Vertical
87
88. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Căn lề, vẽ đường viền cho ô
• Hòa nhập dãy ô
§ Hòa nhập dãy ô để tạo tiêu đề bảng biểu
§ Chọn các ô liền nhau muốn hòa nhập
§ Nhấn nút Merge and Center trên thanh Formating
§ Hoặc
Ø Hoặc trên thanh thực đơn chọn Format ! Cells, chọn thẻ
Alignment
Ø Nhấp chọn ô Merge cells
Ø Nhấn OK để hoàn tất
88
89. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Căn lề, vẽ đường viền cho ô
• Thay đổi hướng chữ trong ô
§ Chọn ô hoặc vùng ô cần thay đổi
§ Trên thanh thực đơn chọn Format ! Cells, chọn
thẻ Alignment
§ Thay đổi hướng chữ trong phần Orientation
bằng cách
Ø Chuyển chuột đến điểm vuông đỏ
Ø Nhấn trái và di chuột đi một góc mong muốn
§ Hoặc nhập một giá trị trực tiếp vào hộp Degrees,
ví dụ: -45
§ Nhấn OK để hoàn thành
89
91. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Căn lề, vẽ đường viền cho ô
• Thêm đường viền bằng hộp thoại Format Cells
§ Chọn ô hoặc vùng ô muốn thêm viền
§ Trên thanh thực đơn chọn Format ! Cells, chọn
thẻ Border
Ø Chọn kiểu nét trong hộp Style
Ø Chọn mẫu đường trong hộp Color
Ø Chọn một đường viền cụ thể để áp dụng trong hộp Border
§ Nhấn OK để kết thúc
91
96. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Tạo lập công thức
• Nhận biết và sửa lỗi
§ ####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,
§ #VALUE!: dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công
thức
§ #DIV/0!: chia cho giá trị 0
§ #NAME?: không xác định được ký tự trong công thức
§ #N/A: không có dữ liệu để tính toán
§ #NUM!: dữ liệu không đúng kiểu số
⇒ Sửa lại cho phù hợp với yêu cầu
96
100. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Địa chỉ tương đối, tuyệt đối
• Sao chép công thức
§ Nhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chép
§ Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô
§ Biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu
đên nét đơn
§ Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng
hoặc theo cột đến các ô cần sao chép
100
102. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Thao tác với hàm
• Nhập hàm
§ Cách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng
“=<Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)”
§ Cách 2:
Ø Chuyển con trỏ ô về ô muốn nhập công thức
Ø Trên thanh thực đơn chọn Insert ! Function
Ø Chọn loại hàm trong mục Function Category
Ø Chọn hàm trong mục Function name
Ø Nhấn nút OK
Ø Nhập các đối số cần thiết
Ø Nhấn nút OK để hoàn tất
102
110. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Các hàm thường dùng
• VLOOKUP
§ Cú pháp: VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối
chiếu, cột trả lại kết quả, sắp xếp vùng đối chiếu)
§ Trả lại kết quả trên cùng hàng với giá trị tìm kiếm
trong vùng bảng tham chiếu tại cột trả lại kết quả
§ Chú ý:
Ø Vùng bảng đối chiếu để ở địa chỉ tuyệt đối
Ø Cột trả lại kết quả phải nhỏ hơn tổng số cột trong vùng bảng
tham chiếu
110
111. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Các hàm thường dùng
• VLOOKUP
§ Chú ý:
Ø Sắp xếp vùng đối chiếu chỉ nhận giá trị logic 0 hoặc 1, nếu
bỏ qua thì nhận giá trị 1
Ø Nếu để giá trị 0: tham chiếu chính xác và vùng bảng
tham chiếu không cần sắp xếp
Ø Nếu để giá trị 1: tham chiếu tương đối và vùng bảng tham
chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột
tham chiếu (cột trái ngoài cùng của vùng bảng tham
chiếu)
111
113. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Các hàm thường dùng
• SUMIF
§ Cú pháp: SUMIF(vùng ước lượng, điều kiện, vùng
tính toán) :Tính tổng theo điều kiện
§ Ví dụ : Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương
ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21,
28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63
(=14+21+28)
113
117. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị
• Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ (cả tiêu đề)
• Trên thanh thực đơn chọn Insert ! Chart
• Xuất hiện hộp thoại Chart Wizard
§ Chọn một kiểu biểu đồ cụ thể, nhấn Next, nhấn
Next
§ Nhập tiêu đề trong hộp Chart title
§ Nhấn Next
§ Chọn nơi đặt biểu đồ
§ Nhấn Finish
117
123. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
• Co dãn và xóa biểu đồ
§ Co dãn kích thước biểu đồ
Ø Chọn biểu đồ
Ø Xuất hiện các chấm vuông tại các cạnh
Ø Giữa và kéo chuột để thay đổi kích thước
§ Xóa biểu đồ
Ø Nhấn chọn biểu đồ muốn xóa
Ø Nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc trên thanh thực đơn
chọn Edit ! Clear à All
123
125. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
• Thay đổi mầu nền biểu đồ, đồ thị
§ Nhấn chọn thành phần cấn thay đổi mầu nền trong
biểu đồ
§ Thanh công cụ Chart được hiển thị
§ Nhấn nút Format Chart Area
§ Chọn mầu trong bảng Area
§ Có thể nhấn nút Fill Effects để thiết đặt hiệu ứng
nền
§ Nhấn OK để kết thúc
125
126. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị
• Thay đổi mầu biểu đồ
§ Nhấn chọn biểu đồ
§ Nhắp đúp chuột vào cột đứng, ngang, tròn (tùy loại
biểu đồ)
§ Chọn thẻ Patterns
§ Thiết đặt thay đổi viền trong vùng Border
§ Chọn mầu nền trong vùng Area
§ Nhấn nút Fill Effects để đặt hiệu ứng
§ Nhấn OK để kết thúc
126
129. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Bài trí trang in
• Thay đổi lề của trang in
§ Trên thanh thực đơn chọn File ! Page Setup
§ Chọn thẻ Margin ! đưa vào các giá trị (thông thường
đơn vị đo là inches) cho
Ø Top: lề trên
Ø Bottom: lề dưới
Ø Left: lề trái
Ø Right: lề phải
Ø Header: khoảng cách cho vùng đầu trang
Ø Footer: khoảng cách cho vùng chân trang
129
130. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Bài trí trang in
• Thay đổi lề của trang in
Ø Center on page: để căn chỉnh dữ liệu và giữa 2 chiều của
trang in
Ø Horizontally: theo chiều ngang trang in
Ø Vertically: theo chiều dọc trang in
Ø Nhấn nút Print để in ngay
Ø Nhấn nút Print Preview để xem trước
Ø Nhấn nút Options để thiết đặt máy in
Ø Nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết đặt trang in
130
131. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Bài trí trang in
• Thay đổi trang in
§ Trên thanh thực đơn chọn File ! Page Setup
§ Chọn thẻ Page ! thiết lập các thông số
§ Orientation: để thay đổi hướng trang in
Ø Portrait: in theo chiều dài trang giấy
Ø Landscape: in theo chiều ngang của trang giấy
§ Scalling: thay đổi tỉ lệ, kích thước nội dung trang in
Ø Adjust to: phóng to thu nhỏ theo tỉ lệ %
131
133. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Bài trí trang in
• Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước
§ Thu nhỏ nội dung để in trên 1 trang
Ø Trên thanh thực đơn chọn File ! Page Setup
Ø Chọn thẻ Page
Ø Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to
Ø Nhập số 1 vào ô bên cạnh
Ø Xóa giá trị khỏi ô bên phải
Ø Nhấn OK để hoàn tất
133
134. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Bài trí trang in
• Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước
§ Thu nhỏ nội dung để in trên một số trang
Ø Trên thanh thực đơn chọn File ! Page Setup
Ø Chọn thẻ Page
Ø Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to
Ø Nhập số trang vào ô bên cạnh
Ø Xóa giá trị khỏi ô bên phải
Ø Nhấn OK để hoàn tất
134
135. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Bài trí trang in
• Thêm đầu trang và chân trang
§ Trên thanh thực đơn chọn File ! Page Setup
§ Chọn thẻ Header and Footer
Ø Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để
chọn mẫu có sẵn
Ø Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa
vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang
Ø Nhấn OK để kết thúc
135
136. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Bài trí trang in
• Thêm đầu trang và chân trang
§ Trên thanh thực đơn chọn File ! Page Setup
§ Chọn thẻ Header and Footer
Ø Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để
chọn mẫu có sẵn
Ø Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa
vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang
Ø Nhấn OK để kết thúc
136
137. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Bài trí trang in
• Thêm đầu trang và chân trang
§ Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer
§ Đầu trang và chân trang được chia làm 3 vùng
Ø Left Section: phần bên trái
Ø Center Section: phần ở giữa
Ø Right Section: phần bên phải
Ø Nhắp chuột vào từng phần để đưa nội dung tùy ý
137
139. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Hoàn tất các trang in
• Xem tài liệu trước khi in
§ Trên thanh thực đơn chọn File ! Print Preview
§ Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước
Ø Next: hiển thị trang kế tiếp
Ø Previous: hiển thị trang in trước đó
Ø Zoom: phóng to, thu nhỏ
Ø Print: thực hiện lệnh in
Ø Setup: mở hộp thoại Page Setup
139
140. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Hoàn tất các trang in
• Xem tài liệu trước khi in
§ Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước
Ø Margins: điều chỉnh lề và độ rộng các cột
⇒ Đưa con trỏ chuột vào các chấm vuông trê lề để điều chỉnh
nhanh
Ø Page Break Preview: đóng cửa sổ và trở về trang bảng
tính, bảng tính được hiển thị theo các trang in
Ø Close: đóng cửa sổ và trở về màn hình bảng tính
Ø Help: xem trợ giúp
140
142. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Hoàn tất các trang in
• Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu
đề dòng
§ Print title: để chọn vùng làm tiêu đề cho trang in
Ø Rows to repeat at the top: chọn các dòng để làm tiêu đề, được
lặp lại ở các trang sau
Ø Columns to repeat at the left: chọn các cột làm tiêu đề, được
lặp lại ở các trang sau
142
143. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
Hoàn tất các trang in
• Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu
đề dòng
§ Mục Print
Ø Row and Column heading: bật/tắt chế độ in cả tiêu đề cột
(A, B,...) và số thứ tự dòng (1, 2,…)
Ø Comment: chọn cách in chú thích
Ø Cells error as: bật tắt việc in ra các ô chứa thông báo lỗi
Ø Gridlines: bật tắt việc in đường kẻ ngăn cách ô
Ø Black & White: bật tắt việc in đen trắng, bỏ qua nền
143
145. Website: http://www.mywork.vn
Facebook: https://www.facebook.com/CongThongTinViecLamVietNam
In ấn
• Trên thanh thực đơn chọn File ! Print
• Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P
• Chọn máy in trong hộp name
• Nhấn nút Properties để thiết đặt lại thông số cho
máy in
• Chọn phạm vi in ấn trong vùng Print range
§ All: in toàn bộ nội dung đã chọn
§ Page(s) From … To …: chỉ in từ trang nào đến
trang nào
§ Nếu muốn in chỉ một trang nào đó thì gõ số thứ tự
trang cần in vào hộp From 145