Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề gì đó. Muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng cơ bản để điều hành tốt cuộc họp của mình. Chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần.Trong khoảng thời gian này, bạn xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu,tài liệu…) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp.

1. ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP HIỆU QUẢ- LÃNH ĐẠO CẦN LƯU Ý Truc Phuong
1
Điều Hành Cuộc Họp Hiệu Quả- Lãnh Đạo
Cần Lưu Ý
Với vị trí một nhà quản lý hay một người đứng đầu một nhóm, tổ chức và điều hành các
cuộc họp với nhân viên cấp dưới là vai trò quan trọng của bạn. Một cuộc họp thành công
là khi những người tham dự đều có những sự đóng góp tích cực, mục đích và lịch trình
cuộc họp được đảm bảo để tìm gia những giải pháp tối ưu cho những vấn đề được đưa ra
thảo luận.
Để có một cuộc họp thành công, bạn cần tuân thủ các bước:
Lên lịch trình họp: Trước bất cứ cuộc họp nào bạn cần lên lịch trình cuộc họp và thông
báo trước cho tất cả các thành viên tham gia để họ chủ động tham gia và có đủ thời gian
chuẩn bị những tài liệu liên quan. Một lịch trình họp hợp lý, khoa học sẽ có tác dụng tăng
thêm sự hấp dẫn cho những người tham gia ngay từ những giây phút đầu.
Lựa chọn các phương pháp họp hiệu quả: Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của
mỗi cuộc họp mà bạn cần lựa chọn phương pháp điều hành cuộc họp hiệu quả. Với
những cuộc họp đòi hỏi phải đưa ra những giải pháp sáng tạo bạn cần lựa chọn không

2. ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP HIỆU QUẢ- LÃNH ĐẠO CẦN LƯU Ý Truc Phuong
2
gian và những phương pháp tạo cảm giác thoải mái cho người tham dự. Nguyên tắc
chung để có cuộc họp thành công dù bạn chọn phương pháp nào điều quan trọng nhất
phải đảm bảo tính dân chủ, tạo cảm giác cởi mở, thân thiện với những người tham dự. Để
huy động sức mạnh tập thể trong các cuộc họp, bạn có thể lựa chọn phương pháp Đồng
đội cùng sáng tạo giải quyết vấn đề với sự kết hợp bộ ba công cụ tư duy: Khởi tạo ý
tưởng, Sơ đồ tư duy và 6 chiếc mũ tư duy.
Xử lý các tình huống ngắt quãng: Có nhiều cuộc họp thất bại khi không thể kiểm soát
được các tình huống cắt ngang khiến cuộc họp đi chệch mục tiêu ban đầu. Là người điều
hành cuộc họp bạn cần quyết đoán và tỉnh táo để các ý kiến đưa ra cùng các thành viên
tham dự không đi chệch mục tiêu của bạn. Hãy nhanh chóng và khéo léo lái các ý kiến
của thành viên vào vấn đề của bạn.
Khuyễn khích mọi người đóng góp ý kiến: Thực tế có nhiều cuộc họp diễn ra chỉ dành
cho một vài người tích cực, còn các thành viên khác hoặc thơ ơ hoặc không đủ dũng cảm
tham gia phát biểu. Sự xung đột về tư duy, cảm giác mất an toàn và tinh thần thiếu trách
nhiệm là nguyên nhân của những hiện tượng này. Bạn cần tạo ra một môi trường họp tích
cực bằng việc áp dụng 3 nguyên tắc: Khuyến khích các nhiều ý tưởng càng tốt, Hoan
nghênh những ý tưởng độc đáo và Không chỉ trích hay phê bình ý kiến người khác.
Xác định phạm vi ra quyết định: Cuộc họp là cơ hội để bạn cùng với các thành viên
khác cùng đưa ra quyết định. Hãy cân nhắc phạm vi và các nguyên tắc mà bạn được phép
quyết định tránh việc vượt quá thẩm quyền được giao.
Lên kế hoạch hành động: Các ý kiến dù có hay đến mấy cũng dễ bị bỏ qua nếu bạn
không cùng mọi người hiện thực hóa nó bằng một kế hoạch hành động cụ thể. Khi tinh
thần của cuộc họp đang lên cao, hãy chủ động cùng mọi người xây dựng và phân công
trách nhiệm thực hiện công việc trên cơ sở tự nguyện và phù hợp với năng lực, trách
nhiệm từng bộ phận theo bản STARS công việc cụ thể.
Tóm tắt và đánh giá kết quả cuộc họp: Điều cuối cùng sẽ sống cùng, bạn cần có bản
tổng kết và đánh giá về cuộc họp. Để làm được điều đó, bạn đừng quên phân công trách
nhiệm cho một người với vai trò làm thư ký cuộc họp. Bản tóm tắt cuối cuộc họp sẽ giúp
bạn và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn bộ các vấn đề đã được
đưa ra thảo luận.

3. ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP HIỆU QUẢ- LÃNH ĐẠO CẦN LƯU Ý Truc Phuong
3
Học viện kỹ năng Masterskills:
Trụ sở: Tầng 9, Tòa nhà Vietcomreal, Số 68, Đường Nguyễn Huệ, P.Bến Nghé, Quận
1, Tp.HCM, VietNam
Phone: 08- 22 - 194 - 047
Hot line: 0907 - 000 - 277
Thời gian làm việc: 8h30 ~ 17h30 (hàng ngày, từ Thứ hai đến Thứ sáu)
Email: info@masterskills.org
Website: www.masterskills.org
(ST)