Minutes fra executive leadership konference om den moderne arbejdsplads

1. EXECUTIVE
LEADERSHIP
KONFERENCE
EXECUTIVE SUMMARY //
Ledere, HR-, marketings- og kommunikationsfolk og andre interessenter fra danske virksomheder var samlet for
at blive inspireret til, hvordan man skaber en moderne arbejdsplads, hvor medarbejderne er super motiverede og
arbejder for et fælles mål og en spændende vision. Det fysiske rum, fleksible rammer, teknologiske værktøjer og
en ledelseskultur, der fremmer nye måder at arbejde på, var blandt emnerne på konferencen om Den moderne
arbejdsplads.
I dette dokument finder du inspiration og højdepunkter fra konferencen, som forhåbentlig kan være til gavn,
uanset om du deltog i konferencen.
Højdepunkter, indsigter og erfaringer
fra konferencen Den moderne arbejdsplads
ARRANGERET OG AFHOLDT AF ISS OG MICROSOFT D. 22. MAJ 2015

2. OPLÆGSHOLDERE
// PRÆSENTATIONER
/ REINVENTING PRODUCTIVITY: THE MODERN WORKPLACE
af Alex Bradley, Director, Microsoft HQ, Redmond
/ DIGITALE FORANDRINGER I GRUNDFOS: EN DAG I EN GRUNDFOS-LEDERS LIV
af Thomas Asger Hansen, Head of Global Working Culture Social Business, Grundfos
/ NEW WAYS OF WORKING I ISS
af Jeff Gravenhorst, Group CEO, ISS World Services
/ KULTUR- OG DESIGNPERSPEKTIVER PÅ ARBEJDSPLADSUDVIKLING
af Christian Pagh, Culture Designer Founding Partner, UiWE
Der er behov for at
genopfinde
produktivitetsbegrebet.
Frank Vium, salgsdirektør Enterprise
kunder og partnere, Microsoft

3. FORVENTNINGER OG
REAKTIONER // NETVÆRK,
DIGITALE VÆRKTØJER OG
FYSISKE RUM ER VIGTIGE
INGREDIENSER I DEN MODERNE
ARBEJDSPLADS

4. / TANYA STJERNHOLM
LEMAN
Jeg deltager i konferencen for at søge inspiration. Alle kan drage nytte af at få en øjen-
åbner for den moderne arbejdsplads – det er ikke kun ledelsen.
/ LENE MI RAN KRISTIANSEN
LM WIND POWER
Jeg søger inspiration og gode idéer til, hvordan vi bedre kan arbejde på tværs af plat-
form, og hvordan vi bedst overkommer de naturlige barrierer for at optimere samarbej-
de. Kan man arbejde mere digitalt?
/ MARTIN ARVIDSEN
GN STORE NORD
Den moderne arbejdsplads er en eye-opener for mange. Indtoget af sociale netværk
i privatsfæren og det faktum, at effektivitet ikke længere altid er den primære agenda,
ændrer spillereglerne. Det er i sammenspillet mellem inspirationen og erfaringer fra
både arbejdet og det private, at kreativiteten og den gode business case opstår.

5. OF THE FORTUNE 500
IN 1955
80%ARE GONE
MICROSOFT //
VI MÅ GENOPFINDE
PRODUKTIVITETSBEGREBET
Vi lever i en verden hvor antallet af digitale enheder overgår antallet af mennesker.
En verden, hvor vi producerer mere information og data, end vi kan forbruge. For-
andring sker hurtigere end nogensinde før. Teknologien giver uanede muligheder
– men fører også til forstyrrelse og afbrydelser i både arbejds- og privatsfæren.
ALEX BRADLEY, DIRECTOR, MICROSOFT HQ
For 50 år siden var en virksomheds forventede levetid 75 år. I dag er tallet 15 år. Hvis foran-
dring sker hurtigere uden for virksomheden end inden for, er enden nær.
Det stiller krav til virksomhederne om at være omstillingsparate. AGILITET ER I DAG VIGTIGERE
END EFFEKTIVITET. At kunne tilgå information i realtid, at give medarbejdere mandat til at
træffe beslutninger hurtigt samt adgang til de rette teknologiske værktøjer og netværk, kan
være forskellen på succes og fiasko.
WHAT IS SCARCE
IN ALL OF THIS ABUNDANCE
IS HUMAN ATTENTION
SATYA NADELLA, CEO, MICROSOFT

6. NETVÆRK //
SOCIALE NETVÆRK HAR GJORT INDTOG I
PRIVATSFÆREN. SKYPE, TWITTER OG FACEBOOK
ER POPULÆRE. MEN VI MANGLER STADIG AT SE
GENNEMBRUDDET PÅ ARBEJDSPLADSEN
En af nøglerne til succes er i dag netværk. Sammen kan vi opnå mere end alene. Netværk er i
princippet ikke nyt – men rammerne og præmisserne er nye. I dag lever vi i en mobil verden,
hvor netværk i høj grad er digitalt. Sociale netværk er i dag den mest effektive måde at udveksle
informationer på.
Fordi netværk er åbne i sin natur, frigør de medarbejdernes potentiale og skaber fælles mål – net-
værk forstærker innovation, problemløsning og læring. Folk føler sig mere produktive og informa-
tion flyder hurtigere end via en hierarkisk kommunikationsstruktur.
DER ER BEHOV FOR AT GENOPFINDE PRODUKTIVITETSBEGREBET PÅ DEN MODERNE ARBEJDS-
PLADS. DEN NÆSTE GENERATION AF MEDARBEJDERE – DE DIGITALT INDFØDTE, DER ER FØDT I EN
DIGITAL OG MOBIL VERDEN – VIL I 2020 VIL SIDDE PÅ STØRSTEDELEN AF ARBEJDSPLADSERNE.
De er vokset op med at multitaske og skifte mellem sociale netværk og opgaver og mestrer opgaven
bedre end de fleste. Skiftet fra ’need to know’ til ‘need not to know’ kendetegner denne generation

7. 60%
af alle kontorpladser
står tomme!
Den mobile revolution, gør at vi i dag kan arbejde hvor som helst
– så hvorfor møde ind på arbejdspladsen? Undersøgelser viser,
at medarbejdere ønsker områder, hvor de kan samarbejde, blive
inspireret, udvikle sig og skabe fælles projekter.
Det stiller krav til den moderne arbejdsplads om at skabe et forum for kommunikation
og samarbejde, der understøtter nye måder at arbejde på. En arbejdsplads, der rum-
mer individuelle behov såvel som team-arbejde; der understøtter behovet for individuel
koncentration såvel som kreative og professionelle møderum; en arbejdsplads der stiller
de rette digitale værktøjer til rådighed og muliggør fleksibelt arbejde.
DEN MODERNE ARBEJDSPLADS ER IKKE KUN ET FYSISK STED. ARBEJDE ER NOGET VI
GØR – UAFHÆNGIG AF TID OG STED!
ARBEJDSPLADSEN SOM VI KENDER DEN
EKSISTERER IKKE LÆNGERE:

8. Thomas Asger Hansen, Head of Global Working Culture Social Business i
Grundfos satte fokus på, hvordan man med de rette rammer og værktøjer
kan fremme digitalt samarbejde på tværs af arbejdsgrupper, tidszoner og
landegrænser.
”Hvordan skaber man det rette MINDSET, når man ændrer rammerne i virksomheden? Vi har altid
været gode til task-performance – altså at sætte fokus på opgaven. Men hvordan bliver vi bedre
netværks-performere? Det kræver digital netværksforståelse.”
DEN DIGITALE MEDARBEJDER ANNO 2015 BESIDDER FLERE KOMPETENCER:
1. Personlig produktivitet // har fokus på opgaven
2. Samarbejdsproduktivitet type l // er en god team-player på tværs af grænser
3. Samarbejdsproduktivitet type ll // er digital supernetværker, der videndeler, stiller spørgsmål og
finder og forbinder folk for at løse opgaver
GRUNDFOS //
BEHOV FOR ET NYT
MINDSET MED FOKUS
PÅ DIGITAL NETVÆRKS-
KOMPETENCE
I talk about
#socbiz
#digitalworkplace
#collaboration
#orgculture
#change

9. Medarbejderne er dygtige til at udføre deres traditionelle opgaver. Kerneudfor-
dringen i dag er at få dem til at bruge netværkslaget til at styrke samarbejde og
produktivitet. Det kræver, at man fordrer en ny kultur og tillader medarbejderne at
eksperimentere med sociale netværk til opgaveløsning – og det skal ske på et vist
niveau af kritisk masse for at man kan drage brugbare erfaringer.

10. GRUNDFOS //
BEHOV FOR ET NYT MINDSET MED FOKUS PÅ DIGITAL NETVÆRKS- KOMPETENCE
”Der er egentlig ikke noget nyt i det
grundlæggende netværksbegreb. I gamle dage
mødtes man bare face-to-face. I dag foregår
det digitalt. Kunsten består i at kunne navigere
på de digitale platforme.”
”I dag skal man være god til personlig og
professionelle netværk. Man skal kunne
forbinde det interne netværk med det
eksterne.”

11. OPSKRIFTEN PÅ DIGITALT SAMARBEJDE IFØLGE GRUNDFOS:
-Test anvendelse af digitale netværk blandt en kritisk masse i organisationen;
- Få ledelsen til at tro på investeringen med hjertet;
- Lær medarbejderne at skabe profiler, som folk vil netværke med;
- Forklar folk hvordan man professionelt får noget ud af en gruppe med eks.
150 mennesker
- Skab virtuelt lederskab – hvordan får du high-performance teams til at
fungere optimalt på tværs af landegrænser og tidszoner?
- Skaf ambassadører, der viser vejen;
- Sæt baren lavt – nogen finder ud af det smarte og får de andre med;
- Del succesoplevelserne – tag #win
- Læs mere på www.Socialbusinessjourney.com
Målet er
’Serendipity’:
at skabe et heldigt udfald
af en indsats. Det kræver
en kollaborativ indstilling til
arbejdet kombineret med
vilje og ledelsesfokus.

12. ISS // NEW WAYS OF
WORKING – HVORDAN
UDVIKLER VI EN NY
ARBEJDSKULTUR?
AF JEFF GRAVENHORST, GROUP CEO, ISS WORLDWIDE SERVICES
”ISS har skabt en vision om at blive verdens bedste
serviceorganisation. For at kunne realisere den vision
har man skabt en moderne arbejdsplads med ideelle
rammer, højt til loftet og plads til samarbejde.”
ABREJDE // ARBEJDSSTYRKE // ABREJDSPLADS
Mennesker er afgørende for arbejdspladsen. Uden mennesker, er arbejdspladsen
blot et fysisk sted. Det primære formal med en arbejdsplads er at støtte de menne-
sker, der arbejder der. Fremtidens arbejdsplads vil være afgørende for at opbygge
en stærk virksomhedskultur.
I takt med at organisationers barrierer går udover fysiske grænser, er vi nødt til at
følge med udviklingen. Der er behov for nye og mere fleksible koncepter og ram-
mer, der understøtter vores kunders fysiske og virtuelle arbejdsrum.
ARBEJDSPLADSEN VIL I STIGENDE GRAD VÆRE KARAKTERISERET VED AT VÆRE
GLOBAL, SMART, SAMARBEJDS- OG MILJØVENLIG.
How can our
physical surroundings
support our vision
strategy

13. HVORDAN ER MAN MERE EFFEKTIV
I NYE FYSISKE RAMMER?
HVORDAN REALISERER MAN NEW
WAYS OF WORKING?
Tailor-made
FM-solution
implemented →
Sustaining
NWOW

14. ISS’ NYE HOVEDKONTOR ER EN
GOD BUSINESS CASE OG ET INSPI­
RERENDE EKSEMPEL PÅ DEN
MODERNE ARBEJDSPLADS:
• Fra 100+ individuelle kontorer til 0
• Fra 12 mødelokaler til 39
• 30 % reduktion i facility management omkostninger
30 % energibesparelse
10 % besparelse på vand
• Intelligent bygning styret af teknologi
• En inspirerende arbejdsplads med fokus på
samarbejde, individuelle behov og miljøet.
Vi har normalt 40 % brug af skrivebordene,
men har dog valgt at stille borde til rådighed
for 80 % af medarbejderne – men i en ’free
seating’ ramme. Ingen har en fast plads, ingen
har billeder eller dokumenter på bordene.
I stedet har de et skab til ejendele. Det har
været en stor forandringsproces. En foran-
dringsproces, der ikke bare sker automatisk
ved ændring af det fysiske rum – det er en
konstant ledelsesopgave at lære medarbej-
derne at arbejde i en ny kultur.
I dag har vi en arbejdsplads, der understøtter
vores vision, hvor arbejde er en aktivitet – ikke
et sted. Arbejdspladsen løfter strategi, kultur og
samarbejde. Fleksibilitet og teknologiske mu-
ligheder er i højsædet. I dag har vi en arbejds-
plads, hvor et attraktivt arbejdsmiljø tiltrækker
og fastholder attraktive medarbejdere.

15. UIWE // KULTUR OG
DESIGN SKABER VÆRDI
PÅ ARBEJDSPLADSEN
AF CHRISTIAN PAGH, MA I FILOSOFI MODERNE KULTUR
Hvordan kan vi forbinde kultur, værdier og mennesker med arbejdsrum,
infrastruktur og vaner? Ved at skabe sammenhæng mellem mennesker og
rum. Vi arbejder med at skabe gode rammer for arbejdskultur
I byerne tænker vi i mennesker, mødesteder, synlighed og fællesskaber. Vi opsøger kreative rum, hvor vi
kan interagere. Vi søger livskvalitet i vores boliger.
Men hvad med arbejdspladserne? Billedet af arbejdet er ikke længere tidssvarende. Arbejdets karakter har
ændret sig, men det har vores opfattelse af arbejdet ikke! Vidensarbejde sætter nye krav til rammerne.

16. EKSPERTERNE siger:
En attraktiv arbejdsplads bliver must-have!
Location is (almost) everything!
Vi arbejder på helt nye måder – og behøver sjældent det gamle skrivebord!
BRUGERNE siger:
Når jeg arbejder så meget, skal min arbejdsplads være mere end et kontor!
Jeg kunne være meget mere effektiv, hvis jeg kunne koncentrere mig…!
Jeg vil en arbejdsplads, der forstår mig og mine behov – for at være alene og for at samarbejde!

17. CASE-EKSEMPEL // POSTNORD
FØR: Mange spredte samlingspunkter – uattraktive touch points.
Manglende kvalitet i centrale mødesteder. Steder med uindløst kommunikationspotentiale

18. CASE-EKSEMPEL // POSTNORD
EFTER: Omgivelserne var et problem for effektivitet og trivsel. Efter et nyt kontordesign er resultatet
tydeligt: timeforbruget faldt, effektiviteten steg, sygdomsfraværet faldt.

19. ARBEJDSPLADSEN SKAL I DAG:
1. TAGE KULTUREN ALVORLIGT VED AT TÆNKE PÅ MENNESKERS
FORSKELLIGE BEHOV
2. UNDERSTØTTE VIDENSARBEJDE OG REKRUTTERING
3. UDTRYKKE VIRKSOMHEDENS DNA
4. UDNYTTE RELATIONER TIL OMVERDENEN

20. HOVED-
KONKLUSIONER //
/ GRUNDFOS
Man skal være god til personlig og professionelt
netværk. Man skal kunne forbinde det interne
netværk med det eksterne.
Målet er ’Serendipity’: at skabe et heldigt ud-
fald af en indsats. Det kræver en kollaborativ
indstilling til arbejdet kombineret med vilje og
ledelsesfokus.
Skab virtuelt lederskab – hvordan får du
high-performance team til at køre på tværs af
landegrænser og tidszoner? Skaf ambassadører,
der viser vejen og sæt baren lavt!
/ MICROSOFT
Agilitet er vigtigere end effektivitet
Sociale netværk har gjort indtog i privatsfæren,
men vi mangler stadig at se gennembrudet på
arbejdspladsen
Opmærksomhed fokus er den vigtigste res-
source i dag
Produktivitet sker i skyen og på mobile enheder.
Office 365 er det teknologiske værktøj, der imø-
dekommer virksomheder og individuelles behov
for at være produktive og for at kunne optimere
samarbejde, kommunikation, dokumenthåndte-
ring og informationsdeling på tværs af digitale
enheder. Medarbejdere har således nem adgang
til informationer og netværk uafhængigt af tid
og sted, uafhængigt af digital enhed og ikke
mindst på en sikker måde. Vi er super stolte af,
at bidrage til at skabe den moderne arbejds-
plads og samtidig genopfinde produktivitetsbe-
grebet for den nye generation af medarbejdere.

21. / ISS
New ways of working er nye måder at være på. Vi er nødt til at skabe ram-
merne for at det kan lade sig gøre.
Lær af dine børn: de er problemløsere, de er aktive på tværs af parameter
og platform, og de kan rejse sig og få folk med. Det er jo i virkeligheden
det, vi efterspørger af ledere og medarbejdere i dag.
I dag har vi en arbejdsplads, der understøtter vores vision, hvor arbejde er
en aktivitet – ikke et sted, hvor arbejdspladsen løfter strategi, kultur og sam-
arbejde, hvor fleksibilitet og teknologiske muligheder er i højsædet. I dag
har vi en arbejdsplads, hvor et attraktivt arbejdsmiljø tiltrækker og fastholder
attraktive medarbejdere.
/ UIWE
Hvordan kan vi forbinde kultur, værdier og mennesker med arbejdsrum, infrastruk-
tur og vaner? Ved at skabe sammenhæng mellem mennesker og rum.
Billedet af arbejdet er ikke længere tidssvarende. Arbejdets karakter har ændret
sig, men det har vores opfattelse af arbejdet ikke! Vidensarbejde sætter nye krav til
rammerne.
Omgivelserne var et problem for effektivitet og trivsel. Efter et nyt kontordesign er
resultatet tydeligt: timeforbruget faldt, effektiviteten steg, sygdomsfraværet faldt.
.

22. AFRUNDING //
Tak for deltagelse og interesse i Den moderne arbejdsplads!
Vi håber du blev inspireret!
HAR DU SPØRGSMÅL ELLER KOMMENTARER, SÅ KONTAKT:
Signe Toftegaard Møller, Microsoft
Mobile: +45 20 74 85 43
signem@microsoft.com
Brian Borup, ISS
+45 38 17 63 03
Mobile: +45 26 15 79 50
Brian.Borup@group.issworld.com