2. 2
Sommaire Générale
1 Présentation de la mission
2 Organigramme de la fonction Comptabilité / Finance
3 Cartographie du système d’information
4 Description des procédures actuelles
6 Conclusion du diagnostic
7 Liste des travaux en attente
4. 4
Présentation de la mission
1 Vos enjeux et objectifs
2 Notre approche méthodologique : les grandes étapes du projet
3 Présentation de la démarche du diagnostic
5. 5
Vos enjeux et objectifs
Vous devez faire face à une croissance rapide de votre société qui vous oblige à revoir l’organisation actuelle de vos
fonctions supports (paie et comptabilité). Aussi, vous avez souhaité qu’un diagnostic organisationnel de vos deux
départements soit réalisé dans le but :
- Identifier les dysfonctionnements des fonctions comptabilité et paie (diagnostic)
- Proposer un plan de transformation multidimensionnel
- Accompagner le changement sur le moyen terme tout en apportant support sur des enjeux de très court terme
6. 6
Notre approche méthodologique : les grandes étapes du projet
Diagnostic
Sécurisation à court
terme
Définition détaillée des
évolutions souhaitées
Transformation
Analyse des dysfonctionnements des fonctions paie et
comptabilité
● Compréhension de votre organisation
● Entretiens avec les acteurs
● Analyses des données (volumétrie, fiabilité,
process)
● Identifier les zones de faiblesses de votre
organisation
● Mesurer les évolutions nécessaires
● Approche tridimensionnelle
Les travaux réalisés pour le diagnostic
● Définition d’une stratégie de transformation
● Identification détaillée des actions à conduire à court terme (quickwins) à 6
mois et à 12/24 mois,
● Priorisation des actions et évaluation des risques
● Mobilisation des acteurs et création d’une dynamique de transformation
● Accompagnement dans la mise en œuvre
● Prise en charge d’une partie des travaux (support méthodologique, analyses
paies, comptables et financières…)
● Suivi des actions
● Assistance au recrutement et à l’intégration de nouveaux entrants
accélérateurs de la transformation
Les travaux réalisés pour les autres étapes du projet
Etape 1 Etape 2
Etape 3 Etape 4
4 à 10 jours 6 mois
3 à 6 mois 6 à 24 mois
7. 7
Présentation de la démarche de diagnostic
Mise à disposition :
• De tout document existent
décrivant les process en place
• Des travaux réalisés par chaque
intervenant
• Disponibilité maximum des
parties prenantes
• Intégration rapide de notre
équipe
• Transparence et implication
d’IDBUS
• Description des process sous
forme de flow chart
• Liste des zones de faiblesses
sous trois axes (SI, formation,
Process)
• Proposition de plan d’action
d’amélioration à court terme
• Rapport global sur le diagnostic
de la fonction
Phase 1 : Organisation de la phase de compréhension des process
Lors de cette étape, il conviendra de définir conjointement avec IDBUS les personnes impliquées dans la fonction
Les principaux travaux consisteront à :
• D’effectuer une ou des entretiens d’échange avec les parties prenantes afin d’obtenir les informations nécessaires à
la compréhension des process en place et des responsabilités définis
• Retranscrire notre compréhension de l’organisation sous forme de diagramme des flux
• Etablir un diagramme de séparations des tâches identifiant les grands principes (engagement, contrôle,
enregistrement, paiement)
⇒ A l’issue de cette phase un état des lieux sera effectué afin, notamment d’obtenir une estimation du temps de
traitement nécessaire des travaux réalisés.
Phase 2 : Identification des zones de faiblesse
La seconde phase consistera à identifier les zones d’amélioration en expliquant les raisons des faiblesses organisationnelles
sous trois axes :
• Défaillance des process en place (identification des zones de contrôles inexistants ou mal appréhendés (temps de
traitement trop long)
• La formation des intervenants (méconnaissance des outils, besoin de formation technique)
• Les outils utilisés (absence de paramétrage, choix d’outil non adapté, mauvaise utilisation)
Phase 3 : Conclusion
Cette phase consistera à formaliser un document récapitulant sous les trois axes précités :
• La méthodologie appliquée pour la réconciliation et la résolution des suspens le cas échéant,
• Les impacts comptables et financiers engendrés,
• Les raisons ayant amené IDBUS à effectuer des arbitrages (exemple : reprise des écritures comptables transférés
de YOOZ en manuelle, contrôles des paies une à une….).
▪ Compréhension de
l’organisation du service et
des process en place
▪ Identification des zones de
faiblesses
▪ Identifier les actions à mener
dans la perspective de la
nouvelle organisation
Afin de vous accompagner dans votre réflexion de refonte de vos fonctions supports, nous vous proposons de suivre la démarche ci-dessous :
Objectifs Démarche
Livrables
Pré requis
Facteurs clés de
succès
9. 9
Organigramme – à jour au 06/08/2015
Landry BARRAND
Directeur Administratif et Financier
Gilles PRESSOIR
Chef Comptable
Ery MOURINET
Assistant
Comptable
(intérim)
Arielle
ANDRIAMASIMA
NANA
Assistante
Comptable
(alternance)
Christelle
BOUVIEUX
Assistante
Comptable
(intérim)
Julia ???
Contrôleur de
Gestion
(CDD d’un an)
Mouloud ???
Contrôleur de
Gestion
(CDI)
Mehdi ???
Contrôleur de
Gestion BO (CDI)
Stagiaires ( x 5)
Marjorie FOURNIER
Responsable ressources
humaines
Zahia MAZADERONCELE
Responsable paies
Arielle David
Assistant paie
(Contrat
professionnalisati
on)
14. 14
Description des procédures actuelles
1 Légende
2 Process vente B2C
3 Process vente B2B
4 Process Trésorerie - paiement
5 Process achat
6 Process paie
7 Synthèse : zones d’amélioration identifiées
15. 15
Formes Description
Début et Fin de la procédure
Traitement d’une tache
Utilisation d’un logiciel
Action de validation (OK - KO)
Pièces justificatives
Zone d’amélioration identifiée
Légende
D
XXX
F
XXX
XXX
XXX
16. 16
Process vente B2C
Comptabilité (Arielle)Contrôle de GestionService de distribution
D
Traitement des
ventes sous
Navitaire
Extraction de la
base Navitaire
Constitution d’une
base Excel
Mise à disposition
du fichier Excel
(cumulé Navitaire)
Ajout du cumulé
compta via Sage
1000 sur le fichier
Excel et calcul du
delta
Comptabilité (Gilles)
Passage des
écritures
manuellement
sous Sage 1000
F
1 / mois
1
17. 17
Process vente B2B
Clients Gestion commercialeCRC : Centre de
Réclamation Client
D
Réception et
traitement des
devis
Acte de paiement
Réceptionne le
virement du client
Confirmation du
paiement
Informe le CRC
Facture manuelle
Réception du
récapitulatif
Navitaire
F
2
Comptabilité
18. 18
Process Trésorerie - Paiement
Fournisseurs
D
Comptabilité (Arielle & Christelle)
Validation
sous
Yooz
Bon à Payer
sous Yooz
Intégration sous
Sage 1000
Alimentation du
fichier de suivi des
règlements (Excel)
Fichier
«pointé »
dans
Yooz
Niveau de validation x3
Lettre de paiement
pour notification
F
Préparation
manuelle des
lettres de paiement
Envoi manuel
3
19. 19
Process achat – Réception factures
Réception factures :
- Courrier
- Mail
- Scan
- Main propre
- ORFEA (portail)
- Autres directions
Tri des factures
Comptabilité DirecteurContrôle de Gestion
Attribution d’un compte à
chaque facture
Scan sous Yooz
Enregistrement
sous Yooz +
affectation d’un
code analytique
Transfert
automatique
sous
Sage 1000
Validation
du code
analytique
Validation
sous Yooz
(Bon à
Payer)
Transmission facture
papier
OK
KO
Une fois seulement l’enregistrement réalisé
IA
Comptabilisation définitive
Bloqué automatiquement
pour analyse
Correction manuelle
OK
F
D
KORecherche du directeur
concerné pour validation
5
6
4
20. 20
Process achat – Nouveau Fournisseur
Comptabilité (Arielle & Ery)Nouveau Fournisseur
D
Préparation
« Fiche nouveau
fournisseur »
+
Facture
+
RIB
Ouverture de
compte sous
Sage 1000
OK
Vérification
des pièces
KO
Mise en attente
Travail de
recherche
F
7
21. 21
Process achat – Notes de frais
Comptabilité (Arielle) DAF (Landry)Comptabilité (Gilles)ResponsablesCapitaines
D
Demande
« notes de frais »
Validation
« notes de
frais »
Justificatifs
Alimentation fichier
de suivi sous Excel
Contrôle
cohérence
Comptabilisation
Rédaction fichier
de virement +
Bordereau de
remboursement
Contrôle
cohérence
Validation
Télétransmission
F
OK
KO
8
Transmission
OK
Analyse de la non-
validation
KO
22. 22
Process achat – Cartes affaire
Comptabilité (Arielle) DAF (Landry)Comptabilité (Gilles)Directeurs
D
Cartes Affaire
(prélèvement direct
sur le compte
d’IDBUS)
Relevé de compte
+
Fichier de suivi
Excel
+
Justificatif
Justificatifs
Relevé
Transmission Contrôle
cohérence
Comptabilisation
Préparation
Bordereau
Validation
du
contrôle
(identificati
on des
abus)
F
Validation finale
Analyse des
incohérences
9
23. 23
Process achat – Devise
Contrôle de Gestion
D
Facture en
devise
Analytique
Conversion
manuelle en €
Yooz
Comptabilité (Gilles)
F
10
25. 25
Process Préparation paies
Service production
paies (Julia)
Assistants paies (Caroline et Betty)Service plannings
(Responsable de sites)
Saisie de plannings
et évènements sous
ABC plannings
Extraction des éléments
de ABC plannings
Préparation des
éléments variables
(acompte, avenants,
primes) avec préparation
du fichier
D
Modification à faire par
le service plannings
Notification par
mail des éléments
à modifier dans les
plannings et/ou
évènement
Contrôle des
plannings et
évènementiel
Envoi des fichiers
évènements
Intégration des
éléments et
préparations des
bulletins de paies
OK
KO
F
11
Selon planning défini à
l’avance par CSP
Dates de clôture définies
par le sce paies
12
10
26. 26
Process Contrôle paies
ADP
Service paies (Zahia et
David)
Tableaux de retour de
paies
D
Feu vert par email
à ADP pour envoi
des bulletins de
paies définitifs
Mise sous pli des
bulletins et pré paies et
envoi au collaborateur
Envoi des bulletins
définitifs et pré paies
OK
KO
Envoi des bulletins de
paies pour contrôle
Modifications des bulletins
de paies et mise à
disposition
Contrôle des
bulletins
imprimés (un par
un)
F
1
2
Avant la date
défini par ADP
Selon planning défini à
l’avance par ADP
Durée : ½ journée
27. 27
Process Régularisations/Tickets restaurant/IJSS
ADPService paies (Zahia)
F
D Gestion des arrêts
de travail avec
contrôle des droits
sous Excel à
transmettre à ADP
Gestion des tickets
restaurants du
mois en cours en
modifiant le fichier
remis par ADP
Mise à disposition du
fichier des tickets
restaurants M-1
Mise à disposition
du fichier Excel de
régularisation avec
le détail des
calculs
Prise en compte des
arrêts avec les droits
dans Hyper vision
Prise en compte des
tickets restaurants
dans hyper vision
Prise en compte du
montants des
régularisations dans
Hyper vision
Envoi fichier Excel
de commande au
prestataire
Renvoi du fichiers
des tickets
restaurants du
mois en cours à
ADP
A faire avant les clôtures de paies fixées par ADP
D
D
F
F
1
3
1
4
A chaque début de mois
Durée : 2 heures par mois en moyenne
28. 28
Process Nouveaux salariés
Recrutement
Qualification du
besoin
D
Demandes
engagement
ouverture de poste
par Outlook
Publication de
l’annonce sur
internet
Création de la
Fiche de poste
F
Gestion de
l’embauche
Entretien par le
demandeur et la
responsable paie
ou RH selon les
cas
DPAE et création du
contrat de travail
(Word) par
prestataire externe
Création du salarié sous
ABC par responsable de
site
Création du salarié
sous kiosque RH par
le service paie
Modification du matricule
salarié sur ABC par service
paie
Suivi de la période
d’essai et visite
médicales sous Excel
pour le service paies
Validation
DAF et DG
KO
OK 1
7
1
5
1
6
29. 29
Process Départs salariés
Service paies (Zahia)
D
Préparations et
envoi fiches de
sortie (calcul des
indemnités) à
ADP sous forme
Excel
F
ADP
, calcul du bulletin de
paie STC et mise à
disposition au service
paies
Récupération
manuelle des
évènements sur
ABC pour le mois
en cours
Mise à disposition
des documents de
sortie
Echanges avec
responsable sur la
situation du salarié
avant le départ
Remises du STC
au salarié
Contrôle du
bulletin de sortie
service paie
Tableaux de retour de
paies
Feu vert par
email à ADP
pour envoi des
documents de
sortie
Sortie du salarié
sur ABC par le
responsable de
site
KO
OK
Responsable de site
1
8
1
9
2
0
30. 30
Process Acompte – Saisie arrêt
D
Service paie (Zahia)
Validation
Responsable
hiérarchique
Transmission du
fichier de
virement au sce
comptabilité
F
Scan de l’ATD
directement à ADP
pour prise en
compte
Réception avis
tiers détenteurs de
la part du
créanciers
Salarié saisie
formulaire de
demande
d’acompte par le
salarié
Service comptabilité
Prise en compte
de l’ATD dans
l’application
paie et envoi
d’un fichier
Excel de suivi
au service paies
Etablissement du
chèque à l’ordre du
créanciers pour
chaque mensualité
Envoi du chèque
avec courrier
d’accompagnemen
t Signature
DAF
D
F
Suivi mensualité et
solde de la saisie
arrêt sur fichier
Excel remis par
ADP
Contrôle
du
montant
paie et
planning
REFUS
KO
OK
ADP
21
Après le passage en paies
31. 31
Synthèse : zones d’amélioration identifiées
Procédure Description
Process vente B2C
Retravail manuel complet des ventes à intégrer de Navitaire à
Sage 1000
Process vente B2B Traitement des factures manuel
Process Trésorerie - Paiement
Traitement manuel des lettres de paiement à destination des
fournisseurs
Process achat – Réception factures Travail de tri « lourd »
Process achat – Réception factures
Travail fastidieux de recherche de l’origine de l’engagement de la
dépense
Process achat – Réception factures
Mauvais paramétrage de Yooz en amont entraînant un important
travail d’analyse des factures bloquées
Process achat – Nouveau Fournisseur Process difficilement applicable
Process achat – Notes de frais Difficulté d’obtenir les justificatifs
Process achat – Cartes affaire Manque de contrôle des dépenses engagés
Process achat – Devise Travail manuel
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
32. 32
Synthèse : zones d’amélioration identifiées
Procédure Description
Process Préparation paies
Non prise en compte automatique des données de l’application
paies. Soucis d’intégrité des données.
Process Contrôle paies
Travail de contrôle lourd. Re saisie des modifications à apportées
sur un autre tableaux.
Process Régularisations/TR/IJSS
Contrôle manuel des droits. Tous les éléments sont disponible sur
la base de données paies. Aucuns croisement des données. Non
prise en charge lors de l’externalisation paies.
Process Régularisations/TR/IJSS
Non prise en compte automatique des données de l’application
paies. Travail manuel. Non prise en charge lors de
l’externalisation paies.
Process Nouveaux salariés
Non prise en compte automatique des données de l’application
paies. Travail lourd et chronophage. Risque d’erreur.
Process Nouveaux salariés
Non prise en compte automatique des données de l’application
paies. Travail manuel. Soucis d’intégrité des données.
Process Nouveaux salariés Non prise en compte automatique des données de l’application
paies. Travail manuel. Soucis d’intégrité des données.
Process Départs salariés Contrôle sensible. Dépendance des équipes sur sites.
Process Départs salariés
Toutes les étapes sont manuels. Perte de temps. Soucis
d’intégrité des données. Aucun contrôle automatique. Aucune
alertes automatique.
Process Départs salariés Non prise en compte automatique des données de l’application
paies. Travail manuel. Soucis d’intégrité des données
Process Acompte – Saisie arrêt Suivi manuel sur Excel. Soucis d’intégrité des données
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
0
2
1
34. 34
Constat préliminaire
Procédures
➢ Manque de contrôle sur les dépenses effectuées avec les cartes affaires : justificatifs communiqués trop tardivement
➢ Manque de stabilité des équipes comptables
➢ Mauvaise transmission de l’information
Formation
➢ Mauvais usage Yooz
➢ Mauvais usage Sage 1000
SI
➢ Mauvais paramétrage Yooz
➢ Paramétrage Sage 1000 : accès non restreint / aucun profil utilisateur / aucune traçabilité des écritures
➢ Rigidité de l’outil ADP (re-travail manuel du fichier des OD paies communiqués par ADP)
