2. CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH
01
02
03
04
Những vấn đề cơ bản
về tổ chức sự kiện
Những rủi ro
trong tổ chức sự kiện
Phòng ngừa rủi ro
Và hạn chế thiệt hại
Case study
trong tổ chức sự kiện

3. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sư kiện
là gì?
Tại sao phải
tổ chức sự kiện?
Phân loại sự kiện
Sơ đồ
tổ chức sự kiện
Quy trình
tổ chức sự kiện
01.
Là một quá trình các công
việc… trong 1 thời gian –
không gian cụ thể
Nhằm mục đích truyền đạt
thông điệp – đáp ứng những
mục đích khác nhau

4. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sư kiện
là gì?
Tại sao phải
tổ chức sự kiện?
Phân loại sự kiện
Sơ đồ
tổ chức sự kiện
Quy trình
tổ chức sự kiện
02.
Là điểm nhấn cho hoạt động
Marketing
Tăng chú ý khách hàng với thương
hiệu
Bày tỏ cảm ơn với bạn hàng, đối tác
Kênh phát triển dịch vụ or sản
phẩm
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

5. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sư kiện
là gì?
Tại sao phải
tổ chức sự kiện?
Phân loại sự kiện
Sơ đồ
tổ chức sự kiện
Quy trình
tổ chức sự kiện
03.
- Theo địa điểm: trong phòng or
ngoài trời
- Theo mục đích: hội chợ, tiệc cảm
ơn, lễ kỉ niệm…
- Theo hình thức or quy mô…

6. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sư kiện
là gì?
Tại sao phải
tổ chức sự kiện?
Phân loại sự kiện
Sơ đồ
tổ chức sự kiện
Quy trình
tổ chức sự kiện
04.
- Event manager
-Creative Director -> Ideas,
Copywriter, Art Director,
Graphic Designer
- Event Operation
Manager -> Event Executive,
3rd Parties

7. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tổ chức sư kiện
là gì?
Tại sao phải
tổ chức sự kiện?
Phân loại sự kiện
Sơ đồ
tổ chức sự kiện
Quy trình
tổ chức sự kiện
05.
Briefing
Concept and Theme
Planning proposal
Proposal Presentation
Execution
Evaluation and Report

9. RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Khái niệm rủi ro?
Phân loại rủi ro?
Khái niệm quản trị rủi ro?
Nội dung quản trị rủi ro?

10. 5 GIAI ĐOẠN RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Lập kế hoạch vận chuyển trang
thiết bị, đối phó với hỏa hoạn,
cấp cứu, dự phòng rủi ro và các
biến cố lớn.
Lập kế hoạch đảm bảo
an toàn, lắp đặt các
thiết bị và dịch vụ
Lên kế hoạch, thiết kế địa
điểm, lựa chọn nhân sự,
lựa chọn nhà thầu chính,
nhà thầu phụ…
Lập kế hoạch đảm bảo sự
kiện diễn biến suôn sẻ.
Lập kế hoạch quản lý rủi ro
trong quá trình hậu sự
kiện

11. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ RỦI RO TRONGMỘT SỰ KIỆN
 Bước 1: Tìm hiểu về bối cảnh: Hãy xem xét loại hình của sự kiện, quản lý, các bên
liên quan và môi trường xung quanh
 Bước 2: Xác định rủi ro: liệt kê tất cả các mối nguy hiểm có thể xảy ra
 Bước 3: Quyết định: xem xét, xác định rủi ro theo mức độ có thể xảy ra.
 Bước 4: Đánh giá rủi ro: Đánh giá rủi ro và xem xét biện pháp phòng ngừa
hiện tại đã đầy đủ chưa

12. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ RỦI RO TRONGMỘT SỰ KIỆN
 Bước 5: Điều khiển: kiểm soát những vấn đề có thể phát sinh
 Bước 6: Hành động giảm nhẹ: Hãy xem xét những biện pháp giảm thiểu
rủi ro
 Bước 7: Rủi ro sự kiện cụ thể: Xem xét các rủi ro sự kiện cụ thể
 Bước 8: Ghi chú: Ghi lại phát hiện của bạn
 Bước 9: Review: Xem lại các đánh giá và sửa lại nếu cần thiết

13. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ RỦI RO TRONGMỘT SỰ KIỆN

14. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Rủi ro trong lập kế hoạch:
- Xác định sai về đối tượng/khách hàng mục tiêu của buổi Event.
- Thiết kế, bài trí không gian không phù hợp với phong cách và không
khí của buổi Event.
- Chọn không đúng công ty dịch vụ hỗ trợ tổ chức Event
- Thiết kế cơ cấu nhân sự không hiệu quả cho việc tổ chức Event

15. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2. Rủi ro trong hoạch định ngân sách:
- Nếu hoạch định Ngân sách thấp hơn thực tế thì sẽ thiếu ngân
sách khi chạy Event.
- Nếu hoạch định Ngân sách quá lớn so với thực tế thì sẽ gây tổn thất.
Tăng chi phí, giảm lợi nhuận của công ty.

16. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng:
- Thông báo không đúng khách hàng mục tiêu -> họ không biết
đến event.
- Khách hàng không cảm thấy ấn tượng, thu hút với buổi event -> mất
hình ảnh của công ty với khách hàng.

17. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
4. Rủi ro trong quyết định địa điểm, không gian:
- Không gian tổ chức không phù hợp với lượng người tham gia.
- Địa điểm khó khăn trong việc tìm or di chuyển.
- Khách VIP không được đưa đón, bảo vệ chu đáo.
- Vị trí tổ chức gặp khó khăn: kẹt xe, ồn ào, đông đúc…

18. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
5. Rủi ro trong việc an toàn khi diễn ra sự kiện:
- Các tình huống cháy, hỏa hoạn…
- Tình trạng bảo quản tài sản cá nhân và tài sản chung.
- Tranh chấp, cãi vã, mất trật tự trong lúc diễn ra sự kiện.
- Ngộ độc thực phẩm do thức ăn, nước uống trong sự kiện.
- Có những nhóm anti sự kiên tham gia.

19. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
6. Rủi ro trong việc chuẩn bị thiết bị, dụng cụ:
- Mất điện, mất kết nối Internet, âm thanh, ánh sáng không làm việc.
- Thiếu số lượng bàn ghế cho khách mời, người tham gia.
- Nhà cung cấp không giao hàng đúng nơi – giờ quy định or không giao
hàng.
- …

20. NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
7. Rủi ro do các yếu tố môi trường:
- Môi trường tự nhiên: mưa, gió, bão, động đất, …
- Môi trường văn hóa - xã hội: thói quen, cách ứng xử của người tham gia
sự kiện
- Môi trường chính trị - pháp luật: thủ tục, giấy tờ cần thiết, quy định về
thuần phong mỹ tục,…

21. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI
1. Rủi ro trong lập kế hoạch:
- Lập kế hoạch phù hợp với thực tế. Xác định đúng mục tiêu, khách
hàng mục tiêu .
- Đưa ra ý tưởng dựa vào Bảng định hướng sáng tạo.
- Lựa chọn đối tác phù hợp, có khả năng hoạt động để có thể cùng nhau
tổ chứa một sự kiện thành công.

22. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI
2. Rủi ro trong hoạch định ngân sách:
- Hoạch định ngân sách cần thực tế…
- Phải liệt kê chi tiết những chi phí phát sinh và luôn cập nhật giá trên
thị trường.

23. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI
3. Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng:
Phải có một đội chuyên đặc trách về những công việc liên quan đến
dịch vụ chăm sóc khách hàng.

24. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI
4. Rủi ro trong quyết định địa điểm, không gian:
- Xác định yêu cầu cơ bản đối với vị trí không gian, cần tính toán không
gian, số lượng tham dự, khách mời.
- Trường hợp mà nơi tổ chức sự kiện như khả năng di chuyển, khả năng
cũa bãi đậu xe, khả năng tình trạng kẹt xe, thời gian, sự ồn ào…

25. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI
5. Rủi ro trong việc an toàn khi diễn ra sự kiện:
- Có một đội An ninh có nhiệm vụ bảo vệ
- Kiểm tra Check-in kỹ với khách mời để hạn chế: lấy cắp tài sản, phá rối.
- Đối với Vấn thề Thức ăn và Nước uống cần kiểm tra kỹ
- Có đội y tế túc trực suốt buổi Event, xe cứu thương…

26. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI
6. Rủi ro trong việc chuẩn bị thiết bị, dụng cụ:
Lập một bảng Check-List để liệt kê ra những thiết bị cần kiểm tra
trước khi buổi Event bắt đầu.

27. PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO – HẠN CHẾ THIỆT HẠI
7. Rủi ro do các yếu tố môi trường:
- Xem dự báo thời tiết nơi sẽ tổ chức sự kiện
- Nghiên cứu các thói quen cũng như văn hóa của khách mời, người
tham gia sự kiện tại từng vùng, khu vực tổ chức sự kiện.
- Chuẩn bị đủ giấy tờ, thủ tục phòng các trường hợp rủi ro.
- Tìm hiểu quy định pháp luật: cho phép và không cho phép các hoạt
động/ hình thức nào được tổ chức.

28. CASE STUDY: FESTIVAL HUẾ 2014

29. NHỮNG CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH TẠI FESTIVAL HUẾ 2014
Đêm Hoàng Cung
Lễ hội đường phố
Lễ Bế mạc

30. RỦI RO TẠI FESTIVAL HUẾ 2014
 Nạn "chặt chém" và tăng giá:
 Vệ sinh an toàn thực phẩm
 Vệ sinh môi trường

31. RỦI RO TẠI FESTIVAL HUẾ 2014
Bội thực hoạt động
 Các sự kiện, các hoạt động vui chơi bị du khách đánh giá là nhạt
nhẽo, thiếu bản sắc .
Tổ chức, sắp xếp chương trình còn nhiều thiếu sót.

32. RỦI RO TẠI FESTIVAL HUẾ 2014
Tẻ nhạt… Nhàm chán

34. CASE STUDY: FESTIVAL HUẾ 2014
 Không đủ lực lượng để trải đều các hoạt động, thiếu nhiều kinh nghiệm.
 Sự đầu tư, chọn lọc các đoàn nghệ thuật quốc tế cũng như trong nước.
 “Trăn trở chuyện nhà báo tác nghiệp tại Festival Huế”
 Quản lý con người và đám đông

35. BÀI HỌC KINH NGHIỆM KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỚN
Dự trù kinh phí hợp lý
Kế hoạch tổ chức cụ thể
Phương án dự phòng
Chú trọng lựa chọn nhân sự
Tổ chức chạy thử chương trình

36. CẢM ƠN
CÔVÀ CÁC BẠN
ĐÃ LẮNG NGHE