Bei dem Fachtag Niedersächsischer Festivalmacher "Altersfragen - die Kluft zwischen den Generationen" wurde das Management von ehrenamtlichen Mitarbeitern in diesem Vortrag erläutert.

1. Ehrenamt –
Chancen und Methoden
Das Beispiel des Konzerthauses Berlin
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

2. Grundsätze
Ehrenamt …
…ist nie ein Ersatz, sondern immer ein Mehrwert
…ist ohne feste Strukturen meist nicht erfolgreich
…zu organisieren kostet Zeit und Geld
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

3. Das Programm am Konzerthaus
• Gegründet im Jahr 2003
• Momentan 35 aktive Ehrenamtliche
• Einsatzgebiete:
– Besucherbetreuung bei Konzerten
– Unterstützung des pädagogischen Programms
– Rundgänge durchs Konzerthaus
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

4. Lebenszyklus
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

5. Planung allgemein
• Erste Fragen
– Welche Abteilungen wollen mit Ehrenamtlichen arbeiten, welche
Aufgaben gibt es?...
• Ressourcen
– Haben wir Räume?, Haben wir Arbeitsplätze?, Haben wir Zeit zur
Betreuung?
• Verantwortlichkeiten und internes Team
– Wer ist für die Ehrenamtlichen zuständig? Wer koordiniert?
• Organisationsstruktur
– An welche Abteilung wird das Programm angegliedert?
• Projektliste
– Welche Projekte kommen in frage?
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

6. Planung am Konzerthaus
• Leitung im Haupt- und Ehrenamt:
– Institution: Direktor und 1 Mitarbeiter Marketing /
Presse-ÖA
– Ehrenamt: 1 Gesamtkoordinatorin, dazu 2 „Sub-
Koordinatoren“
• Ressourcen:
– Zeit in Institution: 6-8 Stunden pro Woche
– Geld: für Outfit (Schals), Materialien (Flyer,
Handbuch), Mailings, Incentives (Freikarten,
Einladungen)
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

7. Auswahl allgemein
• Festlegung der äußeren Parameter und Entwicklung der
Aufgabenbeschreibungen
– Welche Voraussetzungen, wieviel Zeit, welche Aufgaben, was
bekommen die EA im Gegenzuge
• Plan zur Auswahl der Ehrenamtlichen und
Bewerbungsmodalitäten
– Anzeigen, Handzettel, Formulare, Interviews, Tag der offenen Tür…
• Vereinbarung
– Schriftliche Vereinbarung
• Interviews und Auswahl
– Ablauf, Fragen, Umgang mit Ablehnung
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

8. Auswahl am Konzerthaus
• Es gibt Aufgabenbeschreibungen
• Es gibt offensive Bewerbungsinstrumente wie
Informationstage, Handzettel, Eigenanzeigen etc…
• Es gibt Bewerbungsbögen für Interessenten
(Selbstauskunft)
• Es gibt immer ein Interview, bevor das Engagement
aufgenommen wird.
• Es gibt Vereinbarungen
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

9. Training allgemein
• Orientierungsveranstaltung
– Erste Veranstaltung, bei der alle Ehrenamtlichen eingewiesen
werden
• Handbuch
– Das Buch, in dem von A-Z alle wichtigen Details stehen
• Dauer, Art, Inhalt und Aufbau der Schulungen
– Welche Dinge müssen die Ehrenamtlichen wissen, um ihr
Engagement auszuüben
– Wie vermitteln wir das ohne Druck auszuüben
– Wie können wir die Qualität immer wieder überprüfen und neu
schulen
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

10. Training am Konzerthaus
• Schulungen:
– Dauer: 4 Trainingseinheiten à 4 Stunden im Abstand von ca. 14
Tagen
– Inhalte: Untereinander Kennenlernen / Vermittlung: welche Ziele,
wie funktioniert das Haus (Service-Handbuch!), wie will es
wahrgenommen werden? Rallye, Quiz / Vermittlung der
programmbezogenen Inhalte (Hinzuziehung von Referenten) /
Arbeitsgruppen / „Hausaufgaben“ mit Präsentation / Probestunden
bzw. Rollenspiele
– Kosten: Kopien, Büromaterialien
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

11. Motivation und Dank allgemein
• Täglicher Dank durch die Hauptamtlichen
• besondere Anerkennung
– Geburtstagskarten, Weihnachtskarten, Auszeichnungen, etc..
• Führung
– Wie gehen die Führungskräfte mit den Ehrenamtlichen um?
• Beziehung Ehrenamtliche / Hauptamtliche
– Jährliches Fest zusammen mit dem Hauptamt, …
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

12. Motivation und Dank am Konzerthaus
• Zum Abschluss der Saison gibt es jedes Jahr ein Fest
mit den Hauptamtlichen und den Ehrenamtlichen
• Außerdem werden 2x / Jahr Exkursionen organisiert
(z.B. in Ausstellungen)
• Die Ehrenamtlichen werden zum jährlichen
Orchesterfest eingeladen
• Die Koordinatoren erhalten eine Einladung zur
Saisoneröffnung
• Kartenkontingent: 10 Tickets pro Saison
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

13. Evaluation allgemein
• Fragebögen…
• Feedbackgespräche
– nach drei Monaten
– nach sechs Monaten
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

14. Evaluation am Konzerthaus
• Trainings und Feedbackrunden: 3 x / Jahr
• Rundgänge: 1x jährlich Kontrolle durch Teilnahme eines
Mitarbeiters
• Pädagogisches Programm: Auswertung nach jedem
Probeneinsatz durch die ehrenamtliche Koordinatorin
• Pädagogisches Programm: Feedback-Bögen der Lehrer
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

15. Das Programm am Konzerthaus –
Nutzen durch das Binden von älteren Ehrenamtlichen
• Die Ehrenamtlichen werden durch das Ehrenamt zu
Botschaftern für das Konzerthaus
• Die Kompetenzen der älteren Generation können
genutzt werden – das kann allerdings auch ein Risiko
sein (Rechthaberei und überbordendes Engagement)!
• Interne Kommunikation: Ehrenamtliche werden als
"Gegner" gesehen, die den Job nicht so gut können wir
man selbst
 Das sind generelle Schwierigkeiten unabhängig vom
Alter
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger

16. Das Ende unseres Vortrages –
der Anfang einer lebhaften Diskussion…
Dr. Gesa Birnkraut und Martin Redlinger