Déposer ses travaux dans HAL : modalités, procédures, valorisation. Webinar 2019

1. DÉPOSER SES TRAVAUX DANS HAL :
MODALITÉS, PROCÉDURES, VALORISATION
Céline Bray - Anaïs Elizéon
CCSD –2019

2. HAL - https://hal.archives-ouvertes.fr
L'archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au
dépôt et à la diffusion d'articles scientifiques de niveau
recherche, publiés ou non, et de thèses.
TEL - http://tel.archives-ouvertes.fr
Le serveur TEL (thèses-en-ligne) promotion de l'auto-
archivage en ligne des thèses de doctorat et habilitations
à diriger des recherches (HDR).
MédiHAL - https://medihal.archives-ouvertes.fr
MédiHAL, archive ouverte d’images scientifiques et des
documents iconographiques de science.
Sciencesconf.org - https://www.sciencesconf.org
Plateforme Web ouverte aux organisateurs de colloques,
workshops ou réunions scientifiques.
Episciences.org - https://episciences.org
Plateforme pour la gestion d’«épi-revue », son
hébergement et la diffusion de ses contenus.
HELOISE - http://heloise.ccsd.cnrs.fr
Le système Héloïse permet d'informer sur la politique des
éditeurs en matière de diffusion en open-access des
publications scientifiques
pour consultation uniquement
Créé en 2000
Missions :
Développement des archives ouvertes
pour la communauté ESR ainsi que
des services connexes
Infrastructures au Centre de Calcul de
l'IN2P3
Partenaire de projets européens :
EOSC-Pillar, MedOANet, DARIAH-EU,
PEER Equipex DILOH, ANR Campus
AAR
CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe - UMS3668)
http://ccsd.cnrs.fr/

3. HAL AU CŒUR D’UNE POLITIQUE NATIONALE
EN FAVEUR DU LIBRE ACCÈS
Plan national pour la Science ouverte, annoncé le 4 juillet 2018 par la Ministre de
l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’innovation, Frédérique Vidal
HAL inscrit dans le premier axe du Plan national pour Science ouverte :
« L’ouverture des publications scientifiques doit devenir la pratique par défaut aussi vite que
possible. Pour engager cette dynamique, les publications issues de recherches financées au
moyen d’appels à projets sur fonds publics seront obligatoirement mises à disposition en
accès ouvert, que ce soit par la publication dans des revues ou ouvrages nativement en
accès ouvert, soit par dépôt dans une archive ouverte publique comme HAL.»
Parmi les mesures prises :
« Soutenir l’archive ouverte nationale HAL et simplifier le dépôt par les chercheurs qui
publient en accès ouvert sur d’autres plateformes dans le monde. »
Pour consulter le Plan national pour la Science ouverte : https://cache.media.enseignementsup-
recherche.gouv.fr/file/Actus/67/2/PLAN_NATIONAL_SCIENCE_OUVERTE_978672.pdf
3

4. HAL = entrepôt unique
Archives thématiques
HAL-SHS, @rchivesic,
Archives génériques
TEL, CEL, MédiHAL
+ 140 archives institutionnelles
universités,
grandes écoles,
établissements de recherche
+ 7000 collections
Pour les laboratoires, les projets de recherche, les projets européens, les
conférences, les revues etc.
HAL ARCHIVE OUVERTE MULTIFORME :
LES DÉCLINAISONS DE HAL
4

5. Référencement Google Scholar
Référencement PubMed
Référencement dans les répertoires des dépôts d'archives ouvertes à l'échelle
mondiale.
http://www.opendoar.org/ (maintenu et développé par le JISC, Royaume-Uni)
http://roar.eprints.org/
Partenariats
arXiv : physique, mathématiques, informatique
Transfert des dépôts vers arXiv à la demande du déposant
Parrainage
PubMed Central : médecine, sciences du vivant
Europe PubMed Central
RePec : économie, finances
Moissonnage
OpenAire : Open Access Infrastructure for Research in Europe
RÉFÉRENCEMENT, NOTORIÉTÉ
5

6. 6
RÉFÉRENCEMENT GOOGLE SCHOLAR
HAL présent dans les répertoires des dépôts d'archives ouvertes à l'échelle
mondiale.
Exemples : http://www.opendoar.org/ (maintenu et développé par le JISC, Royaume-
Uni) + http://roar.eprints.org/

7. RÉFÉRENCEMENT HAL DANS PUBMED
7

8. RÉFÉRENCEMENT HAL DANS REPEC

9. Travail de saisie simplifié
Impact scientifique : citabilité
Visibilité des articles : référencement garanti
Exploitation des données : exports, liens
CRAC/Ribac/Labintel, pages Web dynamiques,
personnelles ou institutionnelles etc.
Pérennité des fichiers : archivage au CINES
Pérennité des accès :
à la notice https://hal.archives-ouvertes.fr/identifiant
et au document https://hal.archives-
ouvertes.fr/identifiant/document
Accès libre à la recherche
POURQUOI DÉPOSER?
Gargouri Y, Hajjem C, Larivière V, Gingras Y, Carr L, et al. (2010) Self-Selected or Mandated, Open Access Increases Citation Impact for Higher Quality Research.
PLoS ONE 5(10): e13636. http://dx.doi.org/10.1371/journal.pone.0013636
Citing and Reading Behaviours in High-Energy Physics. How a Community Stopped Worrying about Journals and Learned to Love Repositories - Gentil-Beccot, Anne
et al. Scientometrics 84 (2010) 345. http://dx.doi.org/10.1007/s11192-009-0111-1

10. LE DROIT ET LA PUBLICATION

11. Publiée au JO le 8 octobre 2016
Article 30 : dépôt des publications en libre-accès
Financement ½ fonds publics
Périodique (article de revue ou proceedings)
paraissant au moins une fois par an
Version finale du manuscrit acceptée pour
publication
De suite si l’éditeur n’impose pas d’embargo
Sinon après embargo : 6 mois pour les
sciences, techniques, médecine et 12 mois
pour les SHS
Données : réutilisation des données libre si
elles ont été rendues publiques et si la
recherche a été financée à au moins 50% par
des fonds publics
11
LA LOI FRANÇAISE POUR UNE RÉPUBLIQUE
NUMÉRIQUE VOUS PROTÈGE

12. 12
PRE-PRINT, POST-PRINT, VERSION ÉDITEUR
QUELLE VERSION DÉPOSER DANS HAL?

13. Site de veille et d’information :http://openaccess.inist.fr/
Voir le site de la DIST : veille, recommandations sur les
questions d’open access, des droits, et sur la loi pour une
République numérique : http://www.cnrs.fr/dist/
Guide d’application de la loi pour une république numérique :
https://www.ouvrirlascience.fr/wp-
content/uploads/2018/11/180221_Guide-
d%E2%80%99application-de-la-loi-article30-version-courte.pdf
13
LIENS UTILES (1)

14. Questions juridiques – Documentation HAL :
https://doc.archives-ouvertes.fr/questions-juridiques/
FAQ Loi pour une République numérique :
https://openaccess.couperin.org/category/faq/
Politique des éditeurs (revues) – Sherpa/Romeo :
http://sherpa.ac.uk/romeo/index.php
Politique des éditeurs (chapitres d’ouvrages) – Documentation HAL :
https://doc.archives-ouvertes.fr/questions-juridiques/depot-de-
chapitres-douvrage-politique-des-editeurs/
Politique des éditeurs français – Héloïse :
https://heloise.ccsd.cnrs.fr/ 14
LIENS UTILES (2)

15. LE DÉPÔT

16. Respect de la législation sur le droit d’auteur : autorisation
de l’éditeur/ politique générale de l’éditeur (sherpa-romeo)/
loi pour une république numérique
Accord des co-auteurs
Les métadonnées doivent décrire le document déposé et les
champs obligatoires être remplis
Les métadonnées pouvant être exploitées sous forme de
référence bibliographique, les informations doivent être
exactes (citation)
La mise en ligne d’un dépôt avec fichier est assujettie à une
vérification
Tout dépôt est définitif, aucun retrait ne sera effectué après
la mise en ligne de l'article
Vous ne pouvez déposer une thèse qu’après sa soutenance
16
AVANT DE COMMENCER

17. Pré-publications, publications
Publications dans des revues à comité de lecture
Conférences invitées dans des congrès
Proceedings à comité de lecture
Publications dans des revues sans comité
Communications à des congrès, symposium
Séminaires, workshops
Ouvrages et chapitres d’ouvrages
Brevets
Thèses, HDR, Cours
Logiciels
Autres types de ‘documents’ pouvant faire l’objet d’un dépôt
Images : photographies, dessins, gravures, plans etc.
Enregistrements sonores
Enregistrements vidéo
Cartes
17
HAL, QUELS TYPES DE DOCUMENTS?

18. Seul le texte intégral doit être déposé.
La couverture de l’ouvrage ou le flyer de
présentation ne sont pas acceptés.
Le sommaire seul n’est pas accepté. Si le
dépôt du texte intégral n’est pas possible,
optez pour le dépôt d’une référence.
18
SPÉCIFICITÉS – OUVRAGE/DIRECTION
D’OUVRAGE, PROCEEDINGS, DOSSIER

19. Le format de fichier pour du texte peut être en Word :
un fichier en format PDF sera automatiquement généré
Pour garantir l’archivage pérenne, le fichier ne doit pas
être en mode protégé
Transfert vers ArXiv : téléchargez les sources d’un fichier
créé en TeX/LaTeX pour permettre le transfert sur ArXiv.
La compilation et la création des fichiers visualisables .ps
et PDF se font sur HAL
Si plusieurs fichiers sont déposés, choisir un fichier
principal
19
DÉPÔT AVEC FICHIER(S)

20. Fichier auteur :
Titre + auteur(s) doivent être mentionnés DANS le
fichier
mention auteur(s) dans le fichier = droit d’auteur
protégé (valable aussi pour fichier annexe contenant
par ex. une illustration, un graphique etc.) : les
fichiers circulent librement sur le web
Et récupération automatique dans les métadonnées
Pour un article publié, attention au titre provisoire :
Le remplacer par le titre définitif ou l’ajouter
attention aux marques de révisions visibles à la
création du fichier en format PDF : pensez à les
désactiver avant de le créer 20
FICHIERS : RECOMMANDATIONS

21. Nom du fichier
Éviter tous les caractères interprétables par un logiciel
: ) ; $ . (peut rendre impossible l’ouverture du fichier)
et les caractères accentués
Éviter un nom trop long (l’URL du fichier comprend le
nom du fichier : augmente le risque d’erreur)
Recommandation pour un nom de fichier signifiant :
choisir par exemple [nom de l’auteur_année de
publication]
valable aussi bien pour fichier produit par l’auteur que pour
fichier éditeur
valable pour les fichiers annexes (ex. : les illustrations) 21
FICHIERS : RECOMMANDATIONS

22. 22
MES PRÉFÉRENCES DE DÉPÔT (1)
Paramétrer ses
préférences de dépôt

23. 23
MES PRÉFÉRENCES DE DÉPÔT (2)
Ces préférences
seront ajoutées
automatiquement et
systématiquement à
chaque nouveau
dépôt.

24. 24
LE DÉPÔT – VUE SIMPLE (1)
Ajout de fichier(s) / Récupération des métadonnées
Ajouter un/des fichier(s) au
dépôt. Si la taille du fichier
dépasse les 200 Mo, vous
pouvez utiliser l’espace FTP
mis à votre disposition pour
le charger dans l’interface. Il
faudra alors afficher la vue
détaillée.
Ajouter un identifiant afin de
récupérer les métadonnées
de la publication (DOI, arXiv,
PubMed, PubmedCentral,
Bibcode ADS, CERN, inSPIRE
HEP, OATAO, Horizon (IRD)).

25. LE DÉPÔT – VUE DÉTAILLÉE (1)
Ajout de fichier(s) / Récupération des métadonnées
Si le fichier est disponible
sur un site non verrouillé
(accès sans mot de passe),
possibilité de le récupérer
et l’insérer au dépôt.
Spécifier s’il s’agit d’un
fichier auteur ou d’une
version éditeur qui peut
être déposée en open
access.
Ajouter un embargo sur
le(s) fichier(s).
- Document : fichier
principal contenant le texte
intégral
- Données supplémentaires
: fichiers annexes
- Source : fichier d’origine
(word,odt, etc.) ou fichiers
pour compilation LaTeX

26. 26
LE DÉPÔT – VUE SIMPLE (1)
Métadonnées de la publication
Champ multivalué et multilingue
Affichage de la politique éditeur
pour les revues – données
Sherpa/Romeo.
Liste des domaines issus de
notre référentiel : vous
pouvez rechercher un
domaine en affichant
l’arborescence ou en filtrant
avec le nom du domaine.

27. 27
LE DÉPÔT – VUE DÉTAILLÉE (1)
Métadonnées de la publication
En vue détaillée, vous
pouvez ajouter des
métadonnées
supplémentaires telles
que :
- Identifiants de la
publication (DOI,
PMID, arXiv etc.)
- Mots-clés ou
classifications
spécifiques (MESH,
ACM, JEL)
- Projets ANR et
européens (issus de
notre référentiel)

28. 28
LE DÉPÔT – VUE SIMPLE (1)
Données Auteur(s)
Pour ajouter un auteur, rendez-vous dans le champ ‘Ajouter un auteur’ et commencer à taper
son nom.
La liste des auteurs issus de notre référentiel s’affichera et vous pourrez sélectionner l’auteur
recherché. Si vous ne le trouvez pas, vous pouvez créer une nouvelle forme auteur en cliquant
sur ‘Ajouter un nouvel auteur’.
Les formes auteurs apparaissant en vert et jaune sont rattachées à un idHAL. Celles en rouge
ne le sont pas. Privilégiez la forme auteur rattachée à un idHAL si elle existe.

29. 29
LE DÉPÔT – VUE DÉTAILLÉE (1)
Données Auteur(s)
En vue détaillée, il est
possible d’ajouter les auteurs
par lot :
- Liste d’auteurs : importer
une liste d’auteurs
- Les auteurs d’une
structure : tous les
auteurs affiliés à une
structure issue du
référentiel s’affichent. Il
est ensuite possible de
sélectionner les auteurs à
insérer au dépôt.
- Mes auteurs : auteurs
affiliés à des dépôts que
vous avez déjà effectués

30. 30
LE DÉPÔT – VUE SIMPLE ET DÉTAILLÉE
Données Auteur(s)
Pour ajouter une affiliation,
rendez-vous dans le champ
‘Ajouter une affiliation’, disponible
sous chaque forme auteur.
La liste des structures issues de
notre référentiel s’affichera et vous
pourrez sélectionner l’affiliation
recherchée. Si vous ne trouvez pas
la structure de recherche, vous
pouvez la créer en cliquant sur
‘Ajouter une nouvelle structure’.
Les structures vertes
correspondent au formes valides
dans notre référentiel.
Vous pouvez ajouter plusieurs
affiliations pour un auteur.

31. 31
LE DÉPÔT – VUE SIMPLE ET DÉTAILLÉE
Données Auteur(s)
Pour un auteur, vous pouvez :
- Modifier les métadonnées de la
fiche auteur
- Supprimer la forme auteur du dépôt
- Ajouter une fonction (Auteur,
Auteur correspondant, Directeur de
publication, etc.)
Pour une structure, vous pouvez :
- Modifier les métadonnées de la
fiche structure
- Afficher les informations concernant
un structure (tutelles, etc.)
- Supprimer la structure du dépôt
- Associer la structure à tous les
auteurs
- Ou supprimer la structure pour tous
les auteurs
N.B. : Vous pouvez uniquement modifier
les formes auteur et structures non
valides, qui s’affichent en rouge.

32. 32
LE DÉPÔT – TRANSFERT ARXIV ET PUBMED
CENTRAL
Après avoir validé les métadonnées, vous pouvez demander
le transfert de votre dépôt vers arXiv ou PubMed Central.
Il est possible d’afficher
les conditions du
transfert vers les deux
plateformes. Les
conditions non remplies
s’afficheront en rouge.
Une fois celles-ci
validées, vous pourrez
cocher la case de
demande de transfert.
Avant de valider le dépôt
d’un fichier, vous devrez
accepter les conditions
de dépôt dans HAL.

33. 33
GESTION DES DÉPÔTS (1)
Depuis Mon Espace / Mes
dépôts, vous retrouverez
tous les dépôts (en ligne ou
en attente de
vérification/modification)
que vous avez effectués et
ceux pour lesquels vous
avez reçu le partage de
propriété.
Vous aurez la possibilité
d’agir sur les dépôts depuis
cet espace grâce à l’onglet
[Outils]

34. 34
GESTION DES DÉPÔTS (2)
Lorsqu’un dépôt est en attente de modification, vous pouvez apporter les corrections
demandées grâce au bouton ‘Modifier’. Vous serez alors redirigé vers l’interface de dépôt.
Si vous souhaitez envoyer un message à la modération au sujet de la demande de
modification, le bouton ‘Répondre’ est prévu à cet effet. Une fois le message validé, le dépôt
sera renvoyé en modération.

35. 35
GESTION DES DÉPÔTS (3)
Lorsqu’un dépôt est en attente de vérification, vous n’avez pas la possibilité de
modifier les métadonnées ou le fichier. Vous avez cependant la possibilité de voir la
notice.
Si le dépôt effectué est une erreur, vous pouvez le supprimer.

36. 36
GESTION DES DÉPÔTS (4)
Vous pouvez modifier les métadonnées de tous vos dépôts en ligne.
Pour les dépôts de type Document, vous pouvez depuis votre espace, ajouter des fichiers annexes, déposer une nouvelle
version de la publication. Ou encore utiliser le dépôt sélectionné comme modèle pour un nouveau dépôt.
Il vous est également possible de partager la propriété de votre dépôt à vos co-auteurs. Ou de vous retirer ce droit si un
utilisateur vous a partagé par erreur la propriété d’un dépôt dont vous n’êtes pas l’auteur.

37. 37
GESTION DES DÉPÔTS (5)
Vous pouvez ajouter un fichier (ou plusieurs) à une notice depuis votre
espace. Vous accéderez à l’interface de dépôt afin d’y déposer votre fichier.
Une fois le dépôt validé, il sera transmis à notre équipe modération pour
vérification.

38. STATISTIQUES SUR LE DÉPÔT

39. Un espace Déposant/Auteur disponible depuis
Mon espace/Mes statistiques
Deux types de statistiques disponibles :
Statistiques sur les dépôts
Statistiques de consultation des dépôts (depuis
2011)
Statistiques de consultation d’un dépôt
disponibles directement dans le dépôt
39
STATISTIQUES

40. 40
STATISTIQUES SUR UN DÉPÔT : MÉTRIQUES
Accès au module
statistique
Altmetrics

41. DOCUMENTATION HAL
https://doc.archives-ouvertes.fr/

42. MERCI DE VOTRE ATTENTION
Contact support HAL : hal.support@ccsd.cnrs.fr
Blog : https://www.ccsd.cnrs.fr/blog/
Twitter : @ccsd_fr et @hal_fr