Google Agenda, un moyen simple et gratuit pour adopter la gestion de ses disponibilités en ligne et se séparer définitivement de son agenda papier... Cette présentation présente l'outil et son fonctionnement de base. Objectif de l'atelier ANT repartir avec son agenda en ligne et savoir le mettre à jour en toute autonomie.

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Gérer ses disponibilités en ligne
avec
GOOGLE AGENDA
LUNDI 19 JANVIER 2015
Google Agenda : Qu’est-ce que c’est ?
Google Agenda est une application Google qui permet de partager des événements et des
agendas et de les publier sur internet ou sur un site web.
Quelques unes de ses fonctionnalités :
- Tenue et partage d'agendas. Publication d'événements personnels, pour diffusion à une
liste de personnes, ou pour publication sur Internet.
Ces agendas sont sauvegardés sur internet, ils sont accessibles de n'importe
quel navigateur web.
Envoi de rappels pour des événements : par courriel, par pop-up (nécessite une fenêtre de
navigateur avec Google Agenda ouverte)
Créer des invitations, envoi de celles-ci par courriel, possibilité de répondre ou de faire des
commentaires même sans utiliser Google Agenda.
Accès depuis un téléphone mobile : notifications et rappels par SMS.
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Un outil qui peut nous simplifier la vie
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Gérer les disponibilités d’un établissement touristique, n’est pas chose facile…
Voilà donc pour nous l’occasion de :
- Se simplifier la vie
- D’apporter un peu de modernité et de numérique à notre façon de travailler
- De gagner du temps (on sait tous qu’il est précieux),
- ET d’optimiser les réservations…
A bas les agendas papier, les post-its, les blocs-notes et vive le PC et le smartphone (grâce
à la version mobile!)
Et enfin ce qui ne gâche rien : Google Agenda est un outil gratuit
Vous ne pourrez bientôt plus vous en passer…
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Tout commence par…
Le prérequis :
avoir un compte Google
Pour accéder à l’outil
Connexion à Google Agenda:
www.google.com/calendar:
E-Mail
Mot de passe

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Premiers pas dans Google Agenda
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Aperçu de l’Agenda
Base de travail pour établir un tableau des disponibilités
Choisir la
visualisation
Choisir la
période de
visualisation
Emplacement
personnalisés
Emplacement
des futurs
agendas
personnalisés
Choix de
l’affichage
aux
de l’agenda
Accès aux
paramètres
de l’agenda
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Paramétrer l’agenda
Vérifier:
- Début de la semaine
- Affichage week-end
- Vue par défaut
Enregistrer
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Création de l’agenda
Cliquer sur
puis sur « créer un
agenda »
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Détails de l’agenda
Nom de la
location
Nom de la
chambre ou
de la
location
Facultatif mais
évite les doutes
et les erreurs
Ne pas oublier
de cocher ces 2
options
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Etape de la personnalisation
Personnaliser : une
couleur par chambre
par exemple. Pour une
visualisation + rapide
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Enregistrement des réservations
Sélection de la date +
Modifier l’évènement
Sélection de la date +
Sélection de l’agenda
(de la chambre)
Puis
Modifier l’évènement
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Enregistrement des informations
pour la réservation
Peut-être utile si vous
souhaitez créer un dossier
client en ligne avec
coordonnées du client –
composition famille – date de
réservation - copie du chèque
d’acompte…
LES DONNÉES À ENREGISTRER :
- Occupé
LES DONNÉES À ENREGISTRER :
- Si l’agenda reste un outil de travail interne :
saisir ici le nom du client. Si l’agenda est mis en
ligne, cette information sera visible de vos
internautes (visible sur votre site internet),
mentionner donc seulement « réservé » ou
« disponible ».
- Date d’arrivée et de départ
- Sélection de l’Agenda (chambre)
- Sélection de la couleur de la chambre
- Etat de la réservation : Occupé
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Visualisation des agendas
On fait apparaître ou
disparaître à volonté les
agendas en cliquant sur
leur nom
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Intégration du planning de dispo sur
vote site internet
Cliquer sur
du 1er agenda puis sur
« Paramètres de l’agenda »
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Intégration du planning
sur leur page propre
Cocher une seule
chambre à la fois
pour intégrer les dispo de
chacune des chambres
sur leur page propre
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A chacun sa stratégie…
sur l’agenda
Choisir les
éléments que l’on
souhaite afficher
sur l’agenda

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Vérifier ou
changer le titre
pour l’agenda
globale
Cocher toutes les
chambres pour faire
apparaître l’état de dispo
de toutes les chambres
dans un onglet
« disponibilités »
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Les petits +
Dans la rubrique
Labos, certaines
options peuvent vous
être utiles
Ajouter des piècesAjouter des pièces
jointes pour
constituer un
dossier clientèle
Visualisation à
l’année des résa
pour établir un bilan
plus facilement
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Ajouter une pièce jointe à sa
réservation
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PIECE JOINTE :
pièce
PIECE JOINTE :
- Cliquer sur «Ajouter une pièce jointe » puis
sélectionner la source : votre pièce jointe peut
provenir de votre drive, des éléments partagés
(« documents reçus » dans votre drive) ou
importer de votre disque dur ou clé USB.
-Double cliquer sur le document à insérer puis
importer.
- On retrouve le document importé dans le
détail de l’évènement sur la ligne « pièce
jointe »
Tutoriels à disposition pourTutoriels à disposition pour
l’intégration de ce code sur
votre site :
N’hésitez pas à me le
demander !
Dernière étape
Pour l’intégration, 2 possibilités :
Vous avez la main sur votre site internet :
vous pourrez intégrer le code HTML sur la page souhaitée en suivant les instructions de
votre CMS.
Vous avez confié la mise à jour de votre site à un webmaster : dans ce cas, il vous suffit
de lui transmettre le code HTML pour qu’il l’intègre.
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Merci et à bientôt
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Office de Tourisme Val de Cher Saint-Aignan
Emilie Moussard
Animation Numérique du Territoire
www.tourisme-valdecher-staignan.com
https://www.facebook.com/tourisme.saintaignan
Tél : 02 54 75 22 85