Presentación realizada en el OpenExpo On Tour Barcelona "Experiencias prácticas", el 21 de enero de 2015.

1. Ús del programari lliure de descripció arxivística ICA-AtoM a l’Arxiu
Municipal de l’Hospitalet de Llobregat
Màrius de Juan i Escuder
Director de l'Arxiu Municipal de l'Hospitalet
C/ Cobalt, 57, 3r. 08907 - L'HOSPITALET DE LLOBREGAT (Barcelona)
Tel. 93 403 29 24

2. L’Arxiu Municipal de l’Hospitalet de Llobregat
➢ De titularitat municipal: segona població de Catalunya (259.368 habitants).
➢ Arxiu de caràcter integral: històric i administratiu.
➢ Ocupa prop de 2.000 m2
repartits en dues plantes, amb 11 dipòsits que sumen una capacitat d’
emmagatzematge de 10.000 ml.
➢ El fons produït per l’Administració municipal des de 1716 ocupa uns 9.000 ml (80.000 capses).
➢ Missió:
○ Satisfer les necessitats informatives de la gestió administrativa.
○ Justificar els drets de persones físiques o jurídiques.
○ Facilitar i promoure la recerca.

3. Anàlisi prèvia
★ Les necessitats:
○ L’Arxiu en línia.
○ Materials accessibles.
○ Automatització dels processos
arxivístics.
★ Les possibilitats:
○ Adquisició d’un programa de gestió d’
arxius: massa car.
○ Elaboració interna de l’aplicació de
gestió de l’Arxiu: massa complex.
○ Aprofitament de sol·lucions de
programari lliure: poques opcions,
només descripció.

4. La situació de partida
❏ Absència d’un programa informàtic de gestió d’arxius.
❏ Absència d’un programa informàtic de gestió de documents electrònics.
❏ Absència d’una eina de difusió de fons i documents i del propi Arxiu.
❏ Web de l’Arxiu Municipal estàtic i antiquat.
❏ Descripció arxivística: 24 bases de dades, diversos fulls de càlcul i fitxers de text...
❏ Processos arxivístics (transferència, préstec, consulta…): gestió manual i amb bases de dades.

5. Solucions adoptades
❏ Renúncia a l’adquisició d’un programa informàtic de gestió d’arxius.
❏ Gestió de documents electrònics: incorporació d’Alfresco (TECSIDEL).
❏ Web de l’Arxiu Municipal: renovació prevista durant 2015.
❏ Processos arxivístics:
❏ Préstec, consulta, eliminació: bases de dades, correu electrònic, intranet municipal.
❏ Transferència (Registre d’ingressos):
❏ Descripció arxivística:
❏ Inventaris sumaris, registres interns, documents administratius: 8 bases de dades.
❏ Quadre de fons, fitxes de fons i col·leccions, documents anteriors a 1940:
❏ Difusió de fons i documents i del propi Arxiu:

6. Procés d’implementació de l’eina
1. Desembre 2011: primers contactes amb el departament municipal d’informàtica.
2. Març 2012: instal·lació en mode de prova.
3. Octubre de 2012: comença la introducció sistemàtica de dades (inventari de sèries) amb la
col·laboració de Vidimus.
4. Juny 2014: suport tècnic de Mediterranean Consulting.
5. Gener-febrer 2015: a punt per la publicació en línia de més de 8.000 descripcions.

7. Presentació de la informació: cerca per mot clau

8. Presentació de la informació: la guia d’arxiu

9. Presentació de la informació: quadre de fons i col·leccions

10. Presentació de la informació: fitxa de fons

11. Navegació a través del Quadre de Classificació

12. Descripció d’unitats documentals

13. Navegació a través dels protagonistes dels documents (registres d’autoritat)

15. no és: sí és:
● Una eina de gestió d’arxius, tot i que n’
incorpora algunes funcionalitats, com ara la
gestió de dipòsits i unitats d’
emmagatzematge.
● Una eina de gestió de documents electrònics,
tot i que permet la gestió d’objectes digitals
diversos, bé enllaçats bé importats
directament.
● Una eina d’automatització de processos
arxivístics o de gestió documental, encara que
incorpora la funció de registre dels ingressos
o transferències.
● Un sistema informàtic de gestió documental,
malgrat que permeti treballar lliurement amb
els elements bàsics del sistema (quadre de
classificació, règim d’accessos, etc).
● Una eina de descripció arxivística conforme
amb els estàndards i normes internacionals
de descripció multinivell ISAD(G), ISAAR
(CPF), ISDIAH, ISDF i altres.
● Una eina de difusió de fons i documents i del
propi Arxiu a la xarxa, mitjançant l’accés en
línia a les fitxes descriptives elaborades pel
personal al servei de l’Arxiu.
● Una plataforma de navegació ordenada a
través dels materials arxivístics posats a
disposició dels usuaris, inclosos tant
instruments descriptius com originals
electrònics o còpies digitals dels documents.
● Una recurs obert al foment de la recerca i la
investigació, la docència o la simple difusió
cultural.

16. Enllaços
http://ca.wikipedia.org/wiki/Arxiu_Municipal_de_l%27Hospitalet_de_Llobregat
http://www.l-h.cat/arxiu-municipal
http://www.vidimus.net/wordpress/wp-content/uploads/2014/04/Ica_atom_manual_V02.pdf
https://www.ica-atom.org/

17. Moltes gràcies per la vostra atenció ;-)