OutSafety.pdf

Software de Administración de Contratistas

Actividades específicas de control
Safe TIC basado en su experiencia en la industria lleva las mejores practicas de
control de perdidas generando procedimientos de Seguridad elaborados y
soportados por Ingenieros en Higiene Industrial y profesionales del área.
Nuestro proceso contempla:
• Identificación de Peligros que expongan al personal a accidentes graves.
• Definición de estándares.
• Implementación y acompañamiento con recursos SST.
• Monitoreo en línea.

Roles
Administrador
Super Usuario
Rol principal que hace la visualización a la gestión del desempeño del
tercero para la toma de decisiones. involucra la gestión y supervisión de
diversos roles dentro de la organización, asegurando una distribución
equitativa de responsabilidades y un flujo de trabajo fluido
Tiene autoridad y responsabilidades especiales para supervisar, gestionar y
tomar decisiones en áreas clave. Los administradores son responsables de
coordinar y dirigir actividades para lograr los objetivos y metas de la
organización de manera eficiente y efectiva.
Consultor/
Contratista
Puede acceder a su calificación, así como ver la calificación individual de cada
uno de sus colaboradores, información que puede orientarlo a planes de
acción que permitan intervenir sus empleados y tomar acciones que
garanticen su permanencia actual y futura en la empresa del cliente.
Colaborador
Puede acceder a su historial de seguridad para conocer su
calificación, además de imprimir su hoja de vida individual
y anexarla a currículos futuros.

Presentación
https://www.out-safety.com/web/inicio/login.aspx
Escanea nuestro código QR para ingresar a nuestra
plataforma, recuerda que existe una herramienta Web y
otra por medio de la APP para uso de dispositivos móviles.
316-527-2546
Yulher.munoz@out-safety.com
Rossahana.munoz@gmail.com
gestor04.mesa@safetic.com.co

Ingreso de Usuarios
1 https://www.out-safety.com/web/inicio/login.aspx
Número documento de identidad
o Cedula de ciudadanía
2
3
Número asignado
Nota: Para el rol Super Usuario se
agrega un número 1 al documento
Este número es único e
intransferible, es
responsabilidad del usuario.
4
5
Centros de trabajo en los cuales el
usuario se encuentra creado.
Con todos los campos
diligenciados, ingresar
6
Nota: Debes seleccionar el centro de
trabajo al cual deseas ingresar.

Trazabilidad
Control documental
Monitoreo
Te permite seguir el proceso de evolución en cada
uno de tus centros de trabajo por medio de un
reloj que va de verde a rojo que te indica el nivel
de riesgo.
Te permite implementar los lineamientos
documentales según el Sistema Integrado de
Gestión que aplique a tu proceso.
Podrás recolectar, analizar y utilizar información
para hacer seguimiento a tus centros de trabajo
según el avance de cada uno de los contratistas
asociados a este centro.
Al adquirir Out-Safety, ingresamos al sistema todos tus
parámetros o estándares de gestión de riesgo, a partir de
ellos se genera una lista de chequeo. Cuando se hacen las
inspecciones de campo y se agrega la información, el
software la tabula y te la entrega en tiempo real
manteniéndote actualizado.
Nuestro sistema está construido con base en terminales de
información que constantemente está capturando, esto te
ahorrará mucho tiempo y personal valioso.
Permite conocer la vulnerabilidad del sistema y conocer si
es por comportamiento de las personas, condición de los
equipos, estructura del sistema monitoreado
Nuestro Dashboard

Nombre del centro de
trabajo al que ingresaste
Puedes filtrar todos los reportes,
parámetros e información de tu
centro de trabajo por fechas
Una vez configuradas las
fechas oprimir el botón
para filtrar
Lista desplegable para
monitorear tus centros de
trabajo asignados
Lista desplegable para monitorear las
Áreas/Contratistas de tu centro de
trabajo asignado
Calificación en general del
área/Contratista de tu Centro
de Trabajo
1
2
3
4
5
6

Se refiere a cómo los
empleados actúan y se
involucran en prácticas
seguras para prevenir
lesiones, enfermedades
y accidentes en el
entorno laboral.
Se refiere al estado físico
y tangible en el que se
encuentran los objetos
en las inspecciones. Las
características físicas,
visibles y perceptibles de
un objeto en términos
de su forma, estructura,
composición y estado de
conservación.
Se trata de un conjunto
de elementos, dotación
y equipos diseñados
para proteger a los
trabajadores de diversos
riesgos y peligros en el
lugar de trabajo,
reduciendo la exposición
a peligros que puedan
causar lesiones.
Se refiere a la
organización y las
medidas implementadas
en un entorno laboral
para garantizar la salud,
seguridad y bienestar de
los empleados y todas
las personas que
interactúan en dicho
entorno.
Son equipos que están
diseñados para
identificar, prevenir y
abordar riesgos laborales,
así como para garantizar
el cumplimiento de las
regulaciones y
normativas relacionadas
con la seguridad y salud
en el trabajo.

Resumen general de las
funcionalidades del centro de
trabajo no conformes (Negativo)
Resumen general de las
funcionalidades del centro de
trabajo conformes (Positivo)
Agrupación total de los procesos
pendientes y realizados por los
colaboradores y contratistas.
Inspecciones totales en
el período que se eligió Nota: El resumen general se actualiza en tiempo
real conforme se ingresa nueva información
1 2 3
4

Muestra el control de los cumplimientos
operacionales por Área o Contratista donde podrás
verificar aquellos que mas vulneran el sistema,
permitiendo navegar por el gráfico para conocer el
colaborador con mas riesgo y los parámetros que
incumple junto con evidencias fotográficas
Desde esta sección
podrá interactuar con
el manual
Presione la torta para ampliar
información de la gráfica
Click
Áreas/Contratista Vista Principal
1

1000654654
Puede ver el perfil de los
colaboradores presionando
en las cédulas
Puede regresarse a la
gráfica presionando la X
Desde esta vista puede ver el
detalle de las inspecciones de los
colaboradores con su calificación,
puede filtrar las inspecciones de
los colaboradores por fecha del
área/contratista
Click
Áreas/Contratista Vista Detalle
2

Puede ver el detalle de las
inspecciones de los
colaboradores presionando aquí
5027372
Desde esta vista puede ver los
datos del colaborador, además el
comportamiento obtenido de las
inspecciones con su tipo y
resultado, también puede ver las
habilidades con los certificados del
colaborador.
Click
Hoja de Vida
3

Desde esta vista puede ver el
detalle a fondo de la inspección del
colaborador, su calificación, tipo,
fecha, observaciones, evidencias y
los parámetros que cumple o no.
Detalle Inspección
4

Muestra el control de las zonas más vulnerables
donde se realizan las inspecciones donde podrás
verificar aquellas que más vulneran el sistema,
permitiendo navegar por el gráfico para conocer la
zona con más riesgo y los parámetros que
incumple junto con evidencias fotográficas
Desde esta sección
el manual
Click
Zonas Vulnerables Vista Principal
1

Desde esta vista puedes visualizar
las área contratistas que tienen la
zona que anteriormente escogiste
para ver el detalle de las
inspecciones en esa zona
dependiendo del contratista.
Click
Zonas Vulnerables Vista Detalle
2

Desde esta vista puede ver los
colaboradores que realizaron
inspecciones en el área contratista
y la zona vulnerable que escogió
anteriormente para ver la
calificación de las inspecciones
realizadas en esas zonas.
Puede ver el perfil de los
colaboradores presionando
en las cédulas
1031134994
Click
Zonas Vulnerables Áreas/Contratista
3

Muestra el control estándar más
vulnerables: Permitiendo navegar
por el gráfico hasta encontrar
cual es el checklist más vulnerado e
incluso los parámetros más
incumplidos.
Desde esta sección
el manual
Click
Sub Estándar Vista Principal
1

Desde esta vista puede ver la
información más ampliada de las
inspecciones por riesgo,
mostrando el cumplimiento de
estas mismas.
Puede ver el detalle de los
parámetros de las
inspecciones por riesgo
Entorno – Sitio- Materiales - sustancias
Click
Sub Estándar Inspección/Riesgo
2

Desde esta vista puede ver el detalle
de los parámetros de las inspecciones
por riesgo, dependiendo del área
contratista también si fue conforme y
de eso depende su porcentaje en
cumplimiento
Sub Estándar Parámetros/Inspección
3

Esta gráfica te muestra por
agrupación el porcentaje de
los colaboradores que hacen
parte de las ARL
ARL de los Colaboradores
1

Esta gráfica te muestra el
porcentaje de las acciones
correctivas que mejoran el
procedimiento de las
inspecciones no conformes
Acciones Correctivas Vista Principal
1

Esta gráfica te muestra la
cantidad de acciones que se
han cumplido por
contratista/área para hacer
el seguimiento y monitoreo.
Cumplimiento Acciones Vista Principal
1

Esta tabla te muestra las
habilidades que están
certificadas agrupando a los
colaboradores por el
área/contratista
Habilidades Certificadas Vista Principal
1

Esta tabla muestra el
resumen de la información
de cada contratista con su
calificación individual para
mejorar el monitoreo.
Reporte Integral Vista Principal
1

Dentro de nuestro sistema podemos acceder a
un apartado llamado empresas en el cual podrás
hacer seguimiento, creación, modificación,
búsqueda y manejar el estado de tus
área/contratista.
Una vez cargada la información de cada
contratista el software permite realizar
observaciones en campo (Smartphone o Tablet)
y evaluar el cumplimiento de estándares de
seguridad. También podrás validar la información
cargada por contratista y verificar su
cumplimiento
Empresas
Ingresas por la opción
Maestros

Puedes interactuar con los
widgets del manual dando
Click en los recuadros rojos
Vista Principal
1

Click en los recuadros
Vista de Búsqueda
2

Al seleccionar crear una empresa te despliega el siguiente PopUp que debes ir
diligenciando cada sección para completar la información de la empresa a crear
Vista de Crear Empresa
3

3.1
Vista de Crear
Empresa
(Datos Básicos)

3.2
Vista de Crear
Empresa
(Sistema Gestión)

3.3
(Documentos/Certificados)

Al finalizar el registro de la empresa se
desplegara el siguiente mensaje para
indicar que todo salió bien, en caso de
que falte algún campo por llenar te
especificara cuál es el campo faltante
Para finalizar solo debe dar Click en el
botón OK y lo regresará a la vista
principal con la lista de empresas con
la nueva empresa creada
3.4

Al editar una empresa te
trae toda la información con
la que se había creado esa
empresa, solo debes poner
lo nuevo que quieres editar
Cuando hayas terminado de
ingresar lo nuevo que quieres
editar Click en el botón
guardar para que se
despliegue nuevamente la
lista con las empresas
Desde esta vista puedes
activar o desactivar una
empresa dando Click en el
CheckPoint verde
4
Vista de Editar
Empresa

Al finalizar con la edición de la
empresa se desplegara el siguiente
mensaje para indicar que todo salió
bien
Para finalizar solo debe dar Click en el
botón OK y lo regresará a la vista
principal con la lista de empresas con
la nueva empresa editada
4.1

Personas
En el menú de personas se cargan todas las personas que trabajan para el centro de trabajo en
específico, estás personas tienen diferentes roles y permisos dentro del aplicativo, dependiendo del rol
con el que ingreses podrás elegir el tipo de persona a crear
Crea Administradores que
serán encargados de la
gestión del centro de trabajo
Super Usuario
Crea consultores,
contratistas, colaboradores y
porteros que serán
encargados de hacer los
procesos de la plataforma
para mantener la seguridad
y salud en el trabajo
Administrador
Crea colaboradores que son
trabajadores para las áreas
contratistas donde se hace la
planeación y desarrollo de
las metodologías de
seguridad y salud en el
trabajo
Contratista

Ingresas al menú de
personas oprimiendo aquí
1

1
Puedes interactuar
con los botones que se
explican dando Click
1
Filtras por parámetros las personas
2
Creas una nueva persona
3
Editas una persona de la lista
3
Creas una carga masiva de personas
descargando la plantilla de Excel
4
Se te descarga un Excel con las personas
creadas en el último mes
5
Se desactivará a la persona y no aparecerá
nuevamente en la lista
6
Puedes visualizar un carnet de trabajador de
cada persona
El ícono que sale en Habilidad
Cargo se divide en 4 colores
que tienen su explicación
Se le asigna este color a una persona
que no tiene cargo asignado a su perfil
Se le asigna este color a una persona que tiene cargo pero no tiene
las habilidades que cumplan con ese cargo o están vencidas
Se le asigna este color a una persona que tiene todas las habilidades que
cumplen con el cargo pero falta alguna por aprobar y no está vencida
Se le asigna este color a una persona que tiene todas las
habilidades aprobadas que cumplen con su cargo y están vigentes

3
Arrastrar foto del colaborador tamaño
cédula para efectos de carnetización
1
Documento: Cédula de ciudadanía (Nacional)
permiso de trabajo (Extranjero) del colaborador.
2 Tipo: Se dividen en tres tipos de persona
-Consultor
-Contratista
-Colaborador
Empresa: Contratista al cual pertenece el
colaborador.
Nombre: Completo (Mayúscula solo inicial)
Teléfono: Celular del colaborador
Email: Envía mensaje cuando se produzca una
violación a los procedimientos /Manuales del
proyecto.
3
4
5
6
Clave: Número único personal de cada persona
7
Cargo: Cargos por centro de trabajo anteriormente
creados con las habilidades asociadas a ese cargo,
en los cuales deberá adjuntar los certificados
8

3
1 De la lista desplegable seleccionar
habilidad correspondiente al cargo
2
Seleccionar la fecha de emisión del
certificado que adjuntara
3
Seleccionar la fecha de vencimiento
del certificado que adjuntaras (Si el
certificado no tiene fecha de
vencimiento agregar una fecha
lejana)
4 Adjuntas el certificado que
comprueba la habilidad para el cargo
5 Click al botón para que se visualice la
habilidad que ingresaste para el cargo
6 Clic en guardar una vez diligenciado el formulario,
finalizando la creación del colaborador nuevo

4
Al editar una persona te trae toda la
información de los datos con los cuales
se había creado a la persona, se podrá
cambiar toda la información bajo la
responsabilidad del administrador
Para aprobar las habilidades debes presionar
el botón Aprobar
En este apartado aparece el documento y
nombre de la persona que puede autorizar
la habilidad visualizando el documento si
todo cumple
Puedes eliminar la habilidad que no corresponda
con el cargo ya que si no corresponde no se podrá
asignar permisos a la persona

4
Examen de prueba
Certificado de prueba
Se despliega el siguiente menú, si eres el autorizador podrás habilitar o
rechazar el certificado de la habilidad, en caso de rechazar la habilidad
deberá dejar un mensaje con la razón del rechazo
Cuando le das al botón de habilitar la habilidad se actualiza el estado de
las habilidades que se necesitan para el cargo y te indica el mensaje de
que se autorizo la habilidad con éxito
1
2
3 Se actualiza el estado de la habilidad, una vez todas
las habilidades estén aprobadas estará listo el cargo
Guardas y se actualiza el color
del estado en la lista principal

5
1 Aquí puedes descargar la plantilla
de Excel para ingresar los datos de
las personas a crear
2 Seleccionar el tipo de persona
que desea crear
3 Seleccionar la empresa de la cual
hará parte la persona
Seleccionar el archivo Excel
que desea procesar
4
Cuando ya se haya procesado
la carga dar en guardar
6
5
Procesar carga para
visualizar los datos

Las habilidades son documentos legales de los
certificados que tienen las personas que se carga a
los colaboradores de las empresas contratistas
Habilidades
La siguiente información y documentación de
cada colaborador es mandatorio que sea cargada
en la plataforma y que se encuentre vigente.
1 Prueba PCR con resultado negativo.
2 Carnets de Vacunas (Fiebre amarilla y tétano).
3 Afiliación a seguridad social (EPS, ARL y AFP) – último pago y vigente.
4 Certificado de aptitud médica.
5 Certificados de competencia mandatorios por el cargo que ocupa el trabajador:
Trabajo en Alturas
Personal eléctrico: CONTE vigente
Manejo defensivo
Operador de maquinaria amarilla
Operador de equipos de levantamiento mecánico de cargas
Aparejador
NOTA:
Antes de cargar cualquier habilidad o certificado
debes:
1
Verificar si la habilidad o certificado
corresponde a SEGURIDAD O SALUD.
2
Ingresa al centro de trabajo que
corresponda cargar la habilidad
SEGURIDAD O SALUD.
3
Si no encuentras los colaboradores
cargados en el centro de trabajo,
verifica que hayan sido cargados a ese
mismo centro

Vista Principal Habilidades
1.1

Vista de Crear Habilidad
3
Marcas esta casilla si se trata de un certificado
que requiere autorización por una persona que
debe revisarlo antes de ser utilizado por un
colaborador
Todos los campos con *
son los que debes llenar
1 2
3 4
5 6 7 8
9
10
11
12
Aquí se visualizan las personas
encargadas de autorizar el certificado
Una vez diligenciado el
formulario oprimir el botón
para guardar la habilidad

Te mostrará el siguiente
mensaje si todos los datos
fueron llenados correctamente
y se actualizará la nueva
habilidad en la lista principal
Para finalizar solo debe dar
Click en el botón OK y lo
regresará a la vista principal
con la lista de las habilidades
con la nueva creada
Vista de Crear Habilidad
3.1

Al editar una habilidad te trae toda
la información con la que se había
creado, solo debes poner lo nuevo
que quieres editar
Cuando hayas terminado de ingresar lo
nuevo que quieres editar Click en el
botón guardar para que se despliegue
nuevamente la lista con las habilidades
Vista de Editar Habilidad
4

Al finalizar con la edición de la
habilidad se desplegara el
siguiente mensaje para indicar
que todo salió bien
Para finalizar solo debe dar Click
en el botón OK y lo regresará a
la vista principal con la lista de
habilidades con la nueva
habilidad editada
Vista de Editar Habilidad
4.1

Vista de Activar/Desactivar Habilidad
5
Al desactivar una habilidad no se
podrá asignar a un empleador

Cargos
Los cargos son muy importantes definirlos en tus centros de trabajo ya que serán asignados a los colaboradores de tus
áreas contratistas ya que los diferentes cargos planean, analizan, ejecutan y controlan el proceso de Seguridad y Salud
en el Trabajo, garantizando el cumplimiento de la normatividad y la protección de los trabajadores.
Aquí tienes algunas descripciones de cargos relacionados con seguridad y salud en el trabajo:
1 Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo:
El coordinador de seguridad y salud en el trabajo es
responsable de supervisar y coordinar todas las
actividades relacionadas con la seguridad y salud en un
entorno laboral. Esto implica la implementación de
políticas y procedimientos de seguridad, la identificación y
evaluación de riesgos, la formación del personal en
prácticas seguras, la elaboración de informes de incidentes
y la colaboración con equipos interdisciplinarios para
garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable.
4 Especialista en Prevención de Riesgos Laborales:
El especialista en prevención de riesgos laborales es un
profesional encargado de analizar, evaluar y gestionar los
riesgos presentes en el entorno laboral. Su rol implica la
identificación de peligros, la elaboración de planes de
prevención, la implementación de medidas de control y la
supervisión constante para garantizar el cumplimiento de
normativas y regulaciones de seguridad y salud en el
trabajo.
2 Técnico en Higiene y Seguridad Industrial:
El técnico en higiene y seguridad industrial trabaja en
conjunto con otros profesionales para desarrollar e
implementar programas de seguridad y salud en el
trabajo. Esto incluye la realización de inspecciones
regulares, la identificación de áreas de mejora, la
recomendación de equipos de protección personal
adecuados y la participación en la investigación de
incidentes o accidentes laborales.
6 Médico Ocupacional:
El médico ocupacional se dedica a evaluar y gestionar
la salud de los trabajadores en relación con su
entorno laboral. Realiza exámenes médicos
preempleo y periódicos, asesora sobre medidas
preventivas para enfermedades laborales, y colabora
con la adaptación de puestos de trabajo para
empleados con necesidades de salud específicas.
3 Gerente de Seguridad y Salud en el Trabajo:
El gerente de seguridad y salud en el trabajo lidera y
supervisa todas las iniciativas relacionadas con la
seguridad y salud en una organización. Esto incluye el
desarrollo de estrategias a largo plazo, la
implementación de políticas corporativas, la
asignación de recursos adecuados, y la comunicación
efectiva con los diferentes niveles de la organización
para fomentar una cultura de seguridad.
5 Inspector de Seguridad Laboral:
El inspector de seguridad laboral es un profesional
designado por las autoridades gubernamentales para
verificar el cumplimiento de las normativas y
regulaciones en materia de seguridad y salud en el
trabajo. Realiza inspecciones en empresas y lugares
de trabajo, emite recomendaciones y órdenes
correctivas, y asegura que las condiciones laborales
cumplan con los estándares establecidos.
Estas descripciones son solo ejemplos generales y los detalles específicos de cada cargo pueden variar según los contratistas, el
país y la organización en la que se encuentren.

Vista Principal Cargos
1.1

Vista de Crear Cargos
3
Acá pones el
nombre del cargo
Acá pones los certificados y
habilidades que están relacionados
con el cargo que estas creando,
debes marcar el check cuando se
ponga verde
Cuando finalices con el nombre del
cargo y hayas marcado los certificados
y habilidades, oprimes guardar para
que se actualice la lista principal

Te mostrará el siguiente
mensaje si todos los datos
fueron llenados correctamente
y se actualizará el nuevo cargo
en la lista principal
Click en el botón OK y lo
con la lista de los cargos con
el nuevo creado
Vista de Crear Cargos
3.1

Al editar un cargo te trae toda la
información con la que se había
creado, solo debes poner lo nuevo
que quieres editar
Cuando hayas terminado de ingresar lo
nuevo que quieres editar Click en el
botón guardar para que se despliegue
nuevamente la lista con las habilidades
Vista de Editar Cargos
4

Al finalizar con la edición del
cargo, se desplegara el
en el botón OK y lo regresará a
la vista principal con la lista de
los cargos con el nuevo cargo
editado
Vista de Editar Cargo
4.1

Vista de Activar/Desactivar Cargo
5
Al desactivar un cargo no se podrá
asignar a un empleador

Estandar
Los estándares de seguridad y salud en el trabajo son conjuntos de normas y regulaciones diseñadas para proteger la salud,
seguridad y bienestar de los trabajadores en su entorno laboral. Estos estándares son establecidos por agencias
gubernamentales, organizaciones internacionales y otros organismos para asegurar que los empleadores proporcionen
condiciones de trabajo seguras y saludables.
Creación de tus estándares de seguridad que se adapten a tus diferentes riesgos para identificación de todo lo que
se genere a nivel Subestándar
A continuación, se describen algunos aspectos clave de estos estándares:
1 Identificación de riesgos:
Los estándares requieren que los empleadores
identifiquen y evalúen los riesgos potenciales en el lugar
de trabajo. Esto implica llevar a cabo evaluaciones de
riesgos para determinar los peligros presentes y tomar
medidas para mitigarlos.
4 Normas de higiene:
Los estándares de seguridad y salud en el trabajo incluyen
pautas para la higiene personal, el saneamiento y la
limpieza del lugar de trabajo. Esto puede abarcar desde la
disponibilidad de instalaciones para el lavado de manos
hasta la gestión adecuada de productos químicos.
2 Equipos de protección personal (EPP):
Los estándares suelen especificar el uso adecuado de
equipos de protección personal, como cascos, gafas
de seguridad, guantes y ropa de protección. Los
empleadores deben proporcionar este equipo cuando
sea necesario y asegurarse de que los trabajadores lo
utilicen correctamente.
6 Control de sustancias peligrosas:
Los estándares regulan el manejo y la exposición a
sustancias químicas y tóxicas en el lugar de trabajo.
Esto incluye la etiquetación adecuada, el
almacenamiento seguro y la gestión de desechos
peligrosos.
3 Equipos de protección personal (EPP):
Los estándares suelen especificar el uso adecuado de
equipos de protección personal, como cascos, gafas
de seguridad, guantes y ropa de protección. Los
empleadores deben proporcionar este equipo cuando
sea necesario y asegurarse de que los trabajadores lo
utilicen correctamente.
5 Ergonomía:
Los estándares también pueden abordar la
ergonomía, es decir, el diseño de los espacios de
trabajo para minimizar el riesgo de lesiones
musculoesqueléticas y otros problemas relacionados
con la postura y el movimiento.

Vista Principal Riesgos
1.1
Desde este botón puedes eliminar un estándar,
(no puedes eliminar un estándar asociado a una
inspección o un permiso TAR )

Vista de Búsqueda
2
Click en los recuadros

Vista de Crear Riesgos
3
Acá pones el nombre del riesgo
Acá pones el estándar de
seguridad que identifica al
riesgo que estas creando
Puedes adjuntar un documento
digital que identifique el riesgo
Una vez hayas digitado todo,
oprime el botón guardar para
crear el nuevo riesgo

Vista de Editar Riesgos
4
Al editar te trae toda la información
con la que se creo el riesgo, solo debes
reemplazar la información que quieres
cambiar en el riesgo que escogiste
Una vez hayas editado todo,
editar el riesgo

Al finalizar con la edición del
riesgo, se desplegara el
en el botón Aceptar y lo
regresará a la vista principal con
la lista de los riesgos con el
nuevo riesgo editado
Vista de Editar Riesgo
4.1

Al dar Click en el ícono de
eliminar un estándar te
mostrará el siguiente recuadro
indicando si esta seguro de
eliminar el registro ya que no se
puede deshacer esta acción
en el botón Aceptar y lo
regresará a la vista principal con
la lista de los riesgos con el
nuevo riesgo editado
Vista de Eliminar Riesgo
5

Zonas
Las zonas de seguridad y salud en el trabajo son áreas designadas dentro de un lugar de trabajo con el propósito de prevenir
riesgos laborales, accidentes y enfermedades profesionales. Estas zonas están diseñadas para promover un ambiente seguro y
saludable para los empleados y trabajadores, al tiempo que cumplen con las regulaciones y estándares de seguridad
ocupacional establecidos por las autoridades competentes.
Puede definir todo tipo de zonas que se encuentren en los centros de trabajo donde se hará la verificación en campo del
cumplimiento de los estándares de seguridad implementados.
1 Zona de Prevención de Incendios:
En esta área se encuentran extintores, mangueras,
alarmas y otros equipos de lucha contra incendios. Esta
zona debe estar claramente señalizada y libre de
obstrucciones para permitir un acceso rápido en caso de
emergencia.
4 Zona de Almacenamiento Seguro:
Para evitar accidentes, los materiales peligrosos y
productos químicos deben ser almacenados en áreas
específicas que cumplan con los requisitos de seguridad.
Estas áreas deben estar claramente marcadas y contar con
sistemas de ventilación y contención adecuados.
2 Zona de Primeros Auxilios:
Aquí se ubican equipos de primeros auxilios, como
botiquines, desfibriladores y suministros médicos
básicos. Debe ser de fácil acceso y visible para que los
trabajadores puedan recibir atención inmediata en
caso de lesiones o enfermedades repentinas.
6 Zona de Capacitación:
Espacio donde se llevan a cabo sesiones de formación
en seguridad y salud para los trabajadores. Aquí se
proporciona información sobre prácticas seguras,
manejo adecuado de equipos y procedimientos de
emergencia.
3 Zona de Evacuación:
Esta área se designa como el camino seguro para
evacuar el edificio en caso de emergencia, como
incendios, terremotos u otras situaciones peligrosas.
Se deben colocar señales claras de salida y mapas de
evacuación en lugares estratégicos.
5 Zona de Trabajo Seguro:
Esta es la zona donde los empleados realizan sus tareas
diarias. Debe estar diseñada ergonómicamente para
reducir la fatiga y el riesgo de lesiones por movimientos
repetitivos. Se deben proporcionar equipos de protección
personal (EPP) cuando sea necesario y se deben establecer
procedimientos de seguridad claros.

Vista Principal Zonas
1.1

Vista de Crear Zonas
3
Una vez hayas digitado todo,
crear la nueva zona
Aquí pones el nombre
indicativo de la zona

Vista de Editar Zonas
4
Al editar te trae toda la información
con la que se creo el área, solo
debes reemplazar la información
que quieres cambiar en el área que
escogiste
Una vez hayas editado todo,
editar el área

Al dar Click en el ícono de eliminar
una zona te mostrará el siguiente
recuadro indicando si esta seguro
de eliminar el registro ya que no se
puede deshacer esta acción
Click en el botón Aceptar y lo
con la lista de las zonas
Vista de Eliminar Zonas
5

Banco de Inspecciones
Aseguran que el lugar de trabajo cumpla con las regulaciones y normativas establecidas por las autoridades
competentes en materia de seguridad y salud laboral. Esto puede incluir normas sobre equipos de protección
personal, señalización, capacitación de empleados y medidas de prevención.
Ingresas a la sección para visualizar el
banco de inspecciones dando Click aquí

1 Visualizas la lista de
inspecciones reglamentadas
por la normatividad vigente
2 Puedes buscar poner el
parámetro para buscar por el
tipo de inspección en la lista
3 Oprime el botón para cargar los
registros que coincidan con el
parámetro que ingresaste
En la sección inspecciones puedes crear una inspección nueva según tus procesos del entorno laboral o puedes
cargar alguna de estás inspecciones que ya están reguladas por la normatividad vigente para ahorrarte trabajo

Documentos de Empresas
Estos documentos son importantes para garantizar un entorno laboral seguro y cumplir con las regulaciones y
normativas aplicables. Algunos de los documentos comunes incluyen:
Política de Seguridad y Salud en el Trabajo:
Un documento que establece el compromiso de la
empresa con la seguridad y salud de sus
empleados, así como los objetivos y metas para
lograr un entorno laboral seguro.
Plan de Prevención de Riesgos Laborales:
Un plan detallado que identifica los riesgos específicos en el
lugar de trabajo, describe las medidas para prevenir
accidentes y enfermedades laborales, y establece los
procedimientos de respuesta en caso de emergencia.
Procedimientos de Trabajo Seguro:
Documentos que describen los pasos específicos para
realizar tareas de manera segura, incluyendo el uso
adecuado de equipos de protección personal (EPP),
herramientas y maquinaria.
Programas de Capacitación:
Planes de formación para empleados sobre
temas de seguridad y salud en el trabajo,
incluyendo la identificación de riesgos, el uso de
EPP y los procedimientos de emergencia.
Informe de Incidentes y Accidentes:
Documentos que registran cualquier incidente,
accidente o lesión que ocurra en el lugar de trabajo,
así como las medidas tomadas para abordar el
problema y prevenir futuras ocurrencias.

Vista Principal Documentos
1

Vista Como Buscar Documentos
2

1
Vista Como Crear Documentos
3
Ingresas el nombre del
documento o certificado
2
Marcar como activo para
ser visualizado en la lista
3
Adjuntas el archivo que soporte el
documento que estas creando
4
Escoges la frecuencia con la que
se debe actualizar el documento
5 Escoges el nivel de impacto del documento que estas adjuntando
Plan Estratégico de Seguridad Vial
Prueba Seguridad y Salud en el Trabajo
Sistema de Gestión Ambiental
Seguridad y Salud en el Trabajo
6 Guardar
Una vez diligenciado el formulario dar en
guardar para crear el nuevo documento

Vista Como Editar Documentos
4
Al editar te traerá la información con la que
fue creado el documento o certificado, solo
debes cambiar lo nuevo que quieras agregar
Una vez hayas añadido lo nuevo que quieras
cambiar debes presionar el botón guardar
Puedes editar el estado del documento, si lo
dejas inactivo y guardas desaparecerá de la
lista de documentos

Trabajos de Alto Riesgo
Dentro de la plataforma podrás gestionar permisos que son necesarios para realizar trabajos dentro de tu
área/contratista. Estos trabajos generalmente requieren medidas y precauciones especiales para garantizar la
seguridad de los trabajadores.
Algunos ejemplos de trabajos de alto riesgo en seguridad y salud en el trabajo incluyen:
Construcción
Los trabajadores de la construcción están
expuestos a una variedad de riesgos, como
caídas desde alturas, golpes por objetos,
maquinaria pesada, productos químicos, etc.
Trabajos en alturas:
Cualquier trabajo que implique trabajar en andamios,
estructuras elevadas o tejados puede ser peligroso
debido al riesgo de caídas.
Trabajos con maquinaria pesada:
Operar equipos como grúas, excavadoras,
montacargas y equipo industrial conlleva riesgos
de atrapamiento, aplastamiento y colisiones.
Trabajos en espacios confinados:
Trabajar en espacios cerrados y restrictivos, como
tanques, alcantarillas y silos, puede llevar a asfixia,
intoxicación y atrapamiento.
Trabajos con sustancias peligrosas:
Aquellos que manejan productos químicos tóxicos,
inflamables o explosivos están expuestos a riesgos
de intoxicación, quemaduras y explosiones.

Desde este botón puedes crear un
nuevo registro de los permisos
1

2

3
1
Nombre: Colocar
nombre del permiso
2 Ícono: Lista desplegable de
íconos
3
Centro de Trabajo:
Automático con el
que iniciaste sesión
4
Riesgo: Lista desplegable
con tus riesgos creados
5 Inspección: Lista desplegable con tus inspecciones creadas
Habilidades
6 Válida información: Lista desplegable donde pones la
habilidad necesaria para validar la información del permiso
7 Ejecuta: Lista desplegable donde pones la habilidad necesaria
que debe tener la persona encargada de ejecutar el permiso
8 Vigila: Lista desplegable donde pones la habilidad necesaria
que debe tener la persona encargada de vigilar el permiso
9
Cargos: Lista desplegable donde escoges el cargo responsable
de las habilidades para realizar las inspecciones en campo

3
1
Pregunta Clave: Campo que identifica las preguntas del
permiso para realizar la inspección.
2
Archivo de Proceso a Seguir: Documento opcional que
puedes adjuntar de los pasos a seguir para que cumpla con los
requisitos de realizar el permiso.
3
Subtítulo: Nombre que identifica el grupo de preguntas
necesarias del permiso para realizar la inspección oprimes el
botón
4
Subtítulos y Preguntas: Puedes descargar la plantilla y llenar
el detalle de las preguntas en un archivo Excel, estás preguntas
tienen que ver con el debido cumplimiento de las cosas
necesarias para evitar el riesgo y peligro en las inspecciones
5
Oprimes el botón Ver/Editar Preguntas para añadir las
preguntas por agrupación necesarias del permiso para
realizar las inspecciones
6
Una vez diligenciado todo el formulario con las
preguntas, oprime el botón para guardar el permiso
Añadir Subtítulo

3
1
Pregunta: Pones la descripción de la pregunta que vas a
añadir para el permiso.
2
Pregunta de Verificación: Marcas la casilla si se trata de una
pregunta iniciadora del permiso para la inspección
3
Peso (%): Importancia de la pregunta dentro del grupo de
preguntas para el permiso
4
Pregunta de Cierre: Marcas la casilla si se trata de la pregunta
final del grupo de preguntas para el permiso
5
Tipo Respuesta: Puedes escoger si la pregunta es respuesta
abierta o respuesta cerrada (Si/No)
6
Puedes eliminar alguna pregunta que añadiste con
información errónea
Añadir Pregunta
Diligenciado lo anterior oprimes el botón y se visualizará
en la lista de abajo con la información que ingresaste
Puedes editar la información de las preguntas añadidas
oprimiendo el siguiente ícono
7

4
Al editar te trae toda la información con el cual fue
creado ese permiso, solo debes cambiar lo nuevo
que quieres añadir
Una vez diligenciado lo nuevo que quieres cambiar
debes oprimir en el botón de guardar para
actualizar la lista de la vista principal de permisos

Inspecciones
son evaluaciones sistemáticas y planificadas realizadas en el entorno laboral para identificar posibles riesgos, verificar el cumplimiento de normativas y
estándares, y promover un ambiente laboral seguro y saludable para los empleados. Estas inspecciones son una parte esencial de los programas de
gestión de seguridad y salud en el trabajo y tienen como objetivo prevenir accidentes, enfermedades laborales y mejorar las condiciones de trabajo.
Aquí hay algunos aspectos clave relacionados con las inspecciones en seguridad y salud en el trabajo:
Objetivos:
Las inspecciones tienen varios objetivos, como identificar y
corregir riesgos y peligros, garantizar el cumplimiento de las
regulaciones locales y nacionales, mejorar la eficiencia de
los procesos de trabajo y fomentar una cultura de seguridad
en la organización.
Planificación:
Las inspecciones deben ser planificadas y programadas de manera
regular. Pueden ser realizadas por un equipo de seguridad dedicado, un
comité de seguridad o personal designado con conocimientos en
seguridad y salud en el trabajo.
Documentación:
Es importante llevar un registro de las inspecciones realizadas,
los hallazgos identificados y las acciones tomadas. Esta
documentación puede ser útil para realizar seguimiento, análisis
de tendencias y para presentar evidencia de cumplimiento en
caso de inspecciones regulatorias.
Seguimiento y mejora continua:
Las inspecciones deben ser parte de un ciclo de mejora continua
en seguridad y salud en el trabajo. Después de implementar las
acciones correctivas, es importante realizar un seguimiento para
evaluar su efectividad y ajustar el enfoque según sea necesario.
Participación de los empleados:
Involucrar a los empleados en el proceso de inspección puede ser
beneficioso, ya que ellos tienen un conocimiento práctico de las
tareas y los riesgos asociados. Esto también puede fomentar una
cultura de seguridad en la organización.

1
Con este código QR puedes
realizar la inspección en la APP

3
1
Nombre: Colocar
nombre de la inspección
2
Tipo Inspección: Lista
desplegable de los tipos de
inspecciones
3
Riesgo: Lista desplegable de los riesgos que hay creados en
el centro de trabajo
5 Área: Lista desplegable de las zonas que hay creadas en el
centro de trabajo
Parámetros
6 Es activa?: Siempre debe quedar activo el Check Box
7
8
Puedes alternar entre el botón
parámetros que es para colocarlos
manualmente dependiendo de la
inspección que vas a crear
Cuando tienes un parámetro que deseas crear debes presionar
este botón para que se cargue a la lista de los parámetros
Parámetros pre-cumplidos?: Siempre debe quedar activo
el Check Box
Banco Inspecciones
Puedes alternar entre el botón Banco
Inspecciones que es para cargar
inspecciones comunes que hay en tu
centro de trabajo con normatividad vigente
Adicionar parámetro

3
1
Puede buscar los parámetros
previamente ingresados filtrándolos
2 Puede visualizar la imagen de los parámetros que
ingreso previamente
3
Puede editar la información de los parámetros que
ingreso previamente
4
Puede eliminar la información de los parámetros
que ingreso previamente
Guardar
Una vez ingresado todos los parámetros presione el botón
Guardar para que se actualice la lista de inspecciones creadas

4
Al editar te traerá toda la información con la que añadiste la
inspección, solo debes reemplazar la información vieja por la nueva
Cuando tengas toda la información nueva que
deseas cambiar, oprime el botón guardar para que
se guarde correctamente la información en la lista
Puedes desactivar la inspección desde el editar

5
Para la carga masiva de inspecciones debes adjuntar un archivo Excel
con los datos correspondientes a los parámetros de las inspecciones
Puedes descargar la plantilla de Excel para llenar los
datos y posteriormente hacer la carga del archivo
Una vez adjuntado el archivo
te saldrá el siguiente mensaje
Una vez adjuntado el archivo debes
darle al botón Ejecutar Carga y te
desplegará el siguiente mensaje

Planes de Acción
Los planes de acción en seguridad y salud en el trabajo son estrategias diseñadas para prevenir accidentes laborales, promover un ambiente
de trabajo seguro y saludable, y cumplir con las regulaciones y normativas de seguridad laboral se realizan planes de acción a inspecciones
que hayan salido con un resultado negativo para tu centro de trabajo.
Aquí te proporciono una estructura básica para desarrollar un plan de acción en seguridad y salud en el trabajo:
Establecimiento de objetivos:
Definir metas específicas para mejorar la
seguridad y la salud en el trabajo.
❖
Establecer indicadores clave de
desempeño (KPIs) para medir el progreso.
❖
Asignación de responsabilidades:
Designar responsables de supervisar la
implementación de las medidas
preventivas.
❖
Establecer un comité de seguridad y salud
encargado de monitorear y revisar el plan.
❖
Realizar inspecciones regulares para
asegurarse de que las medidas preventivas
se estén implementando correctamente.
❖
Evaluar la efectividad del plan y realizar
ajustes según sea necesario.
❖
Vigilancia y seguimiento:

1
1
Una vez hayas ingresado al sistema debes
entrar por el menú de TRANSACCIONES
Una vez hayas ingresado a TRANSACCIONES
se te despliega el siguiente menú
Existen dos formas desde diferentes
vistas para administrar Planes de Acción
Menú Inspecciones
Menú Planes de Acción
2
3
4

2
Puedes descargar Excel de
las inspecciones realizadas
Puedes descargar PDF con la
información de la inspección resumida
Si la inspección no fue conforme desde el botón Ver Detalle
podrás implementarlos planes de Acción para esa inspección
Busca por Nro de Inspección
realizadas desde la APP

3
Te trae los datos de la inspección
realizada desde la APP con sus
evidencias y toda su información
En este apartado diligencias todos los datos
del plan de acción que mejorará para las
próximas inspecciones relacionadas para
mejorar en el cumplimiento
En esta lista se actualiza los planes de acción
que ingreses para mejorar la inspección
Guardas y se actualiza el plan de acción

4

6
1 # Inspección: Colocas el número de la inspección a la cual quieres agregarle plan de acción
2 Fecha Inicial y Final: Filtro de fechas en las que se realizó la inspección
Al darle al botón se te desplegará un detalle de la inspección
Estado:
➢ Abierto
➢ Finalizada
➢ Pendiente
1 2 Clasificación:
➢ Condición
➢ Comportamiento
➢ Equipos Protección Personal
➢ Equipos Críticos
➢ Estructura
Para crear el plan de acción de la
inspección que filtraste oprime el ícono

7
Te muestra el detalle de todos los datos de la inspección realizada
1
Puedes escoger el tipo de plan de
acción que asignarás a un colaborador
2 Descripción: Pones la
información del plan de
acción a realizar para su
cumplimiento
3 Fecha Compromiso:
Fecha limite a cumplir
el plan de acción
4
Responsable: Lista desplegable de tus
colaboradores activos para realizar el
plan de acción
Una vez diligenciado,
oprimir Guardar

7
1 Ingresas a la sección de
adjuntar documentos y
certificados por
TRANSACCIONES
1
2 Puedes buscar y filtrar tus
documentos y certificados
para adjuntarlos
2
3 Puedes editar los
certificados para
adjuntar la evidencia
3
4 Puedes ver el histórico de
documentos o certificados
adjuntados
4

OutSafety.pdf

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a OutSafety.pdf

Similar a OutSafety.pdf (20)

Último

Último (10)

OutSafety.pdf