Hur kan vi använda GTD för att bli mer produktiva? Fokusera Strukturera Prioritera & Planera Minimera avbrott Revidera Stegvis implementation av metodiken / checklista

1. HUR ANVÄNDER VI GTD
FÖR ATT FÅ SAKER GJORT!
Patrik
Hallberg

2. VEM ÄR JAG? – PATRIK
HALLBERG

3. AGENDA
Fokusera
Strukturera
Prioritera & Planera
Minimera avbrott
Revidera
Stegvis implementation av metodiken / checklista

4. KÄNNER DU IGEN DIG?
Möten
Telefon
SMS
E-post
Avbrott
Stress

5. VÄGEN TILL BESTÅENDE
EFFEKTIVITET
Revidera
Minimera
avbrott
Prioritera &
Planera
Strukturera
Fokusera

6. FOKUSERA
Hantera informationsflödet
o
Ta kontroll över hur ofta du läser eller kontrollerar ny e-post
o
Processa informationen först
o
Välj rätt kommunikationskanal
Gör en sak i taget
o
Använd en uppgiftslista
o
Prioritera uppgifterna
o
Utnyttja den naturliga ställtiden mellan uppgifterna
Minska avbrotten från dina egna tankar
o
Töm huvudet regelbundet
o
Ha alltid möjligheten att fånga upp nya tankar, idéer och uppgifter

7. ATT ANVÄNDA EN
UPPGIFTSLISTA
Din lista över saker att göra
Vanligaste felet är att man blandar äpplen och päron (uppgifter med helt olika
komplexitet och tidsåtgång)
Tips:
Uppgifter som tar lång tid > 20 min att slutföra bör delas upp eller planeras in
i kalendern
Använd en kategori för dina privata aktiviteter så får du även kontroll och
överblick på det som skall göras utanför arbetet
Kategorisera utifrån den aktivitet som skall utföras eller var den skall utföras:
ringa, vid datorn, på jobb, hemma, ärenden etc och jobba med nästa aktivitet

8. ÖVNING – TÖM HUVUDET

9. STRUKTURERA
GÖR NU!
Saker som går blixtfort att göra – som tar < 2 min
UPPGIFTER
De aktiviteter som du skall utföra
PROJEKT
Komplexa aktiviteter behövs brytas ner i delar
= Uppgifter
FÖLJ UPP
Du väntar på svar från andra eller följer upp
det du delegerat
FRAMTID
Saker du kanske ska göra men inte bestämt
dig att göra ännu
ARKIV
Arkivering av saker du vill kunna hitta igen
KALENDER
Sådant som händer en specifik tidpunkt
PAPPERSKORG
Det du inte behöver spara och sådant som varken är viktigt eller bråttom

12. ÖVNING – SÄTT ETT
PROJEKT I RULLNING
o Välj ett projekt (som du kanske drar dig för att göra)
o Fundera över önskat resultat
o Om du hade 5-10 minuter för att påbörja detta, vad skulle du göra då?
o Sätt detta steg på din uppgiftslista!
o Sätt ”projektet” på din projektlista!

13. PRIORITERA OCH PLANERA
80/20 regeln (Paretoprincipen)
Vilfredo Pareto
Italiensk sociolog/ekonom (1848-1923)
Empirisk regel
20% av orsakerna står för 80% av verkan
Många användningsområden
Identifiera och fokusera på de 20% av dina Kunder, Uppgifter, Säljaktiviteter,
Rapporter mm som ger 80% av resultatet

14. VAD ÄR EGENTLIGEN
VIKTIGAST?
Viktigt
1
Projekt
Rapporter
Dagliga aktiviteter
Viktiga problem
Kriser
(Brandsläckning)
Förebyggande
åtgärder
Nya möjligheter /
Utveckling
Återhämtning, Hälsa
Bygga relationer
Planering
2
Bråttom
3
Ej bråttom
Oviktiga samtal, email
Vissa möten
Vissa rapporter
Andras mindre
problem
Surfa på internet
Sociala medier
Irrelevant
omvärldsbevakning
Vissa e-mail
Vissa
samtal/diskussioner
Ej viktigt
4

15. FOKUSERA PÅ KVADRANT 2
o Minska fokus på kvadrant 3 och 4 genom att fråga dig själv när du
skall välja mellan olika uppgifter: Vilka uppgifter ger bäst resultat på 23 månaders sikt?
o Lär dig säga ”nej” till sådant som är mindre viktigt och ”ja” till det
viktigaste. Det är omöjligt att göra precis allt – du måste välja vad du
skall säga ”nej” till och vad du skall säga ”ja” till.
o Definiera tydligt vad som finns i din (eller organisationens) kvadrant 2
för att kunna organisera och planera ditt arbete därefter.

16. DAG-/VECKOPLANERING
o Kontext – Gruppera uppgifter som kräver en viss plats eller visst
hjälpmedel t ex vid datorn, telefonsamtal som skall ringas, ärenden du
måste göra, information att läsa mm
o Tid – Hur komplexa uppgifter hinner du starta upp innan nästa möte?
o Energi – När under dagen har du mest energi? Då ska du ta tag i
dina svåraste uppgifter! Ha en lista med enklare aktiviteter redo för
tillfällen då du har låg energi.

17. LÅNGSIKTIG PLANERING
Hur vill du att din kalender skall se ut?
o Vilka kritiska delar och viktiga projekt behöver du planera in?
o När vill du ha din egen blockerade arbetstid?
o När ska du planera in arbete för kvadrant-2-aktiviteter?
Planeringshorisont
Ditt liv, 3-5 år, 1-2 år, Dina viktigaste områden, Dina projekt, Dina
aktiviteter

18. ÖVNING – VÄSSA DITT
MAPPSYSTEM
o Rensa
o Släng mappar du ej använder
o Organisera
o Mappar som används veckovis under Inkorgen
o Övriga mappar läggs under rotnivå i en historikmapp
o Sortera
o Sortera med hjälp av siffror 1 Ekonomi, 2 Sälj, 3 Personal osv
o Referenssystem A-E, F-K, L-P, Q-Ö

19. MINIMERA AVBROTT
De viktigaste åtgärderna du kan vidta för att eliminera och
minska avbrott är att:
oTa bort notifikation och ljud vid ny e-post i dator och
mobiltelefon.
oArbeta offline för att kunna arbeta med e-post ostört.
oSäg ”nej” (tidigt, tydligt, artigt) om du bedömer att du
behöver prioritera annat.
oBalansera din tillgänglighet mot din önskade produktivitet
och servicenivå.
oBoka 45 minutersmöten istället för 60 minutersmöten.
oAnvänd olika typer av mötesformer för olika situationer.

20. E-POST
oStäng av e-postnotifikation samt ljud vid ny e-post.
oArbeta offline – bestäm själv när du ska hämta e-post
oAutomatiska e-postregler för vissa avsändare, CC, ärenden mm
o”Out of Office Autoreply” (meddela din situation)
oAnvänd CC sparsamt. Skicka bara e-post till de som absolut är berörda
oAnvänd alltid en relevant rubrik i ditt e-postmeddelande för att underlätta för
mottagaren
oUnderlätta för mottagarens prioritering genom att tala om när du
behöver/önskar svar
oAvregistrera dig från nyhetsbrev du inte läser

21. MÖTEN
oAnvänd en mötespolicy, t ex respektera varandra genom att komma i tid,
stänga av mobiltelefonen
oTacka nej om du inte bedömer mötet som helt relevant för dig
oBjud endast in deltagare som verkligen krävs och som skall bidra till mötet
oAnvänd 45-minutersmöten eller andra tidsramar mindre än 60 minuter
oProva stående möten eller promenadmöten
oHåll korta beslutsfattande möten och därefter retrospektiva möten i
efterhand – vad gjorde vi bra, vad kan bli bättre?
oKräv ordförande, tidsplan och tydlig agenda för alla möten.
oLägg in agenda, syfte och dokument direkt i kallelsen för att minimera e-post

22. TELEFON
oStäng av telefon och hänvisa till din situation i mobilsvaret
oStyr kommunikationen dit du vill ha den i ditt mobilsvar, t ex 1) e-post 2) sms
3) mobilsvar
oHa alltid en uppdaterad kontaktlista för att se vem som ringer
oInstruera växelpersonal i vilka samtal som skall kopplas fram
oStyr samtal från säljare till en eftermiddag i månaden

23. KOLLEGOR/CHEFER/MEDARB
ETARE/BESÖK/ÖVRIGT
oSäg ifrån om du bedömer att du bör prioritera annat just nu
oBe om möjligt personen återkomma senare så att inte du har ”bollen” att
återkomma
oBe personen skicka e-post istället så blir det lättare för dig att prioritera
oStyr vissa frågor eller viss verksamhet till bestämda tider
oUtbilda medarbetare, ge mer ansvar och delegera beslutsrätt
oKom överens om sätt att signalera när ni behöver arbeta ostört utan avbrott
oLåt en person ta hand om alla oanmälda kunder under en dag. Rotera
uppgiften mellan kollegorna
oJobba aktivt med status i chattprogram

24. REVIDERA
o Veckorevidering – din nyckel till att skapa och behålla rätt fokus, kontroll
och frihet från stress
o Arbetar du normala kontorstider passar det oftast bäst att göra
veckorevideringen efter lunch på fredagar
o Då minns du sannolikt fortfarande veckans händelser väl och om det är
någon du behöver nå för att stämma av ett sista ärende hinner du det innan
helgen
o Det är också en skön avslutning på arbetsveckan att tömma huvudet från
jobbtankar, processa den sista informationen och uppdatera dina listor inför
nästa vecka
o Då kan du ta helgledigt med en härlig semesterkänsla i kroppen
o Sätt av 1-2 timmar för att hinna klart allt

25. HUR GÖR MAN?
1.
”Töm” huvudet från tankar och mentala kom-ihåg
2. Samla in all oprocessad information som e-post, vanlig post, lösa papper,
anteckningar och post-it lappar. Processa det genom blixtsnabba beslut
om var i din struktur det hör hemma.
3. Gå igenom din framtidslista. Är det något där du vill påbörja till veckan
som kommer? Flytta det i så fall till projektlistan eller uppgiftslistan.
4. Gå igenom din projektlista. Vilka projekt ska du färdigställa och arbeta
vidare med under veckan? Se till att lägga in nästa steg för dessa projekt i
din uppgiftslista.

26. HUR GÖR MAN?
5. Gå igenom din följ upp-lista, det vill säga alla saker där du väntar på svar
från kollegor, chefen, underställda, leverantörer, kunder etc. Vissa saker
kan du säkert ta bort, där personen återkommit eller problemet är löst och
vissa saker får du flytta från följ upp-listan till din uppgiftslista, t ex för att
påminna en kund att skicka information.
6. Gå igenom din planering för kommande vecka. Se till att den är realistisk
och ta hänsyn till att det garanterat kommer dyka upp oväntade saker.
Reflektera också över dina viktigaste (kvadrant 2) målsättningar de
närmaste månaderna och vad som är dina viktigaste aktiviteter för att nå
dessa mål. Planera in tid för dessa aktiviteter 3-5 veckor framåt i
kalendern och sätt in dessa aktiviteter i din uppgifts-/projektlista
Glöm inte bort att veckorevideringen är ditt bästa sätt att alltid ta dig
upp till ytan när det känns som att du skall drunkna i arbete

27. MÅNADSREVIDERA – ETT
SÄTT ATT ALLTID
UTVECKLAS
o Sätt av tid varje månad för att arbeta med ständiga förbättringar
o Reflektera över hur ditt arbetssätt fungerar och prova nya sätt att ytterligare
öka din effektivitet
o Kanske finns det delar i processer och rutiner som kan förbättras?
o Sätt att kommunicera med kollegor som kan optimeras?
o E-postregler eller arkiveringsrutiner som behöver uppdateras eller kanske
nya kategorier i din uppgiftslista?
o Revidera även dina långsiktiga mål kvartalsvis för att säkerställa att du gör
rätt saker

28. STEGVIS IMPLEMENTATION
AV METODIKEN / CHECKLISTA
- STEG 1
Stäng av all notifikation i dator och mobiltelefon för ny e-post
Ta kontroll över informationsflödet, t ex hur ofta du kontrollerar/läser ny e-post
Processa all information enligt en tydlig struktur så inget kan ”falla mellan stolarna”
”Töm” regelbundet huvudet för att få bättre fokus. Ha möjlighet att alltid kunna
fånga upp idéer.
Arbeta enligt principen ”tom inkorg”
Samla allt som skall göras i uppgiftslistan i e-postklienten för att få en bra överblick
Prioritera och strukturera uppgiftslistan för att bättre fokusera på det som ger mest
resultat
Förbättra din balans mellan fördefinierat arbete, händelsestyrt arbete och planering
av arbete

29. STEGVIS IMPLEMENTATION
AV METODIKEN / CHECKLISTA
- STEG 2
Koppla om möjligt uppgiftslistan till din mobiltelefon
Bryt ner projekt i mindre delar för att lättare komma igång med dem och slutföra
dem i tid
Säg ”JA” till det som är viktigt och ”NEJ” till det som inte är viktigt och inte ger
resultat
Planera på kort sikt utifrån kontext, tid, energi
Planera långsiktigt genom att i god tid bestämma kalenderns innehåll
När du planerar långsiktigt – ta hänsyn till dina projekt, din egen blockerade
arbetstid samt kvadrat 2-aktiviteter
Reflektera kontinuerligt över vilka olika typer av avbrott som kan elimineras och
minimeras

30. STEGVIS IMPLEMENTATION
AV METODIKEN / CHECKLISTA
- STEG 3
Balansera tillgänglighet mot önskad produktivitet och servicenivå
Reflektera kontinuerligt över hur dina dagar/veckor blir jämfört med hur du
vill att de skall se ut
Upprätthåll en tydlig mapp och arkivstruktur för att lätt kunna arkivera/hitta
e-post och papper
Genomför en veckorevidering varje arbetsvecka för att alltid återfå överblick
och kontroll
Genomför en månadsrevidering varje månad/kvartal för att arbeta med
ständiga förbättringar

31. TACK OCH NU FRÅGOR

32. DE BÄSTA LÄNKARNA FÖR
ATT KOMMA IGÅNG MED GTD
43 Folders: Getting Started with GTD
Black Belt Productivity: A GTD Primer
What’s the Next Action: 21 links to start with GTD
Wired: A guide to GTD
Davidco’s Lisa Peak: 10 beginner behaviors
Steve Lawson: GTD overview
Mine Zone: Getting Things Done
Davidco: Advanced GTD Workflow Diagram (pdf)
Lifehack: Ask the Readers: Getting Started with GTD