1. Samen werken zonder regie leidt niet
tot samenwerking
ICT
KBenP ICT biedt deskundige dienstverlening en
innovatieve oplossingen voor digitalisering, Het ongeregisseerd invoeren van een hulpmiddel ter bevordering van
zoekmachines, document-, content- en kennis-
management. Wij verbeteren voor u de samenwerken in teams, bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint, leidt binnen
toegankelijkheid, het delen en het beheer van
informatie in documenten, websites en andere
organisaties niet tot een verbetering van de toegankelijkheid van de informatie.
informatiebronnen. U profiteert door efficiëntie-
verhoging, het voldoen aan wet- en regelgeving en
Het delen van informatie is een belangrijke pijler onder de samenwerking van
de verbeterde communicatie tussen medewerkers hoogopgeleide kenniswerkers. En delen van informatie is alleen succesvol als
en relaties. Met KBenP ICT haalt u meer waarde uit
uw (document) informatie. informatie van anderen laagdrempelig toegankelijk is. Laagdrempeligheid kan
ontstaan door herkenbare structuren die niet vanzelf tot stand zullen komen.
Deze zullen alleen op een geregisseerde wijze tot stand komen.
Veel organisaties hebben de afgelopen jaren Microsoft Sharepoint ingericht. Het
doel van de invoering van Sharepoint was om informatie met elkaar te delen en op
deze wijze samenwerken te bevorderen. Samenwerking binnen teams en
kennisdeling tussen teams vormden in veel gevallen de business case van de
investeringen. Nu constateren veel bedrijven dat deze doelstellingen niet of slechts
ter dele gehaald zijn.
Een typisch scenario van de invoering van Sharepoint loopt als volgt. Allereerst
wordt de technische implementatie van Sharepoint gedaan. Het product wordt
geïnstalleerd, gekoppeld aan de beveiligingsstructuur van het bedrijf en iemand
wordt aangewezen als administrator. Vervolgens kunnen (project)teams een
Sharepoint site aanvragen. De toewijzing hiervan wordt altijd goedgekeurd. Iedere
site krijgt een eigen beheerder, meestal de aanvrager. Deze gaat de site inrichten
en gebruiken naar de behoeften van het eigen team. In snel tempo groeit het
aantal sites op deze wijze.
KBenP ICT (070) 300 06 84  ICT@KBenP.nl

2. Het resultaat van bovenbeschreven scenario is dat er een goede kans is dat voor
grotere projecten al snel verschillende sites zullen zijn, waarvan gebruikers niet
van elkaar weten dat er nog een site voor het project is. Andere gebruikers zullen
zich niet herkennen in de site structuur en zullen er voor kiezen om op hun eigen
PC of home-directory een schaduwarchief bij te houden, zodat zij voor zichzelf de
bestanden makkelijker terug kunnen vinden. Het hergebruiken van informatie van
andere teams komt niet van de grond. Gebruikers vinden het lastig documenten in
andere sites te vinden en weten vaak niet welke sites er zijn. Niet zelden zullen
gebruikers überhaupt geen toegang hebben tot teamsites waar ze niet direct in
participeren.
De doelstelling was om samenwerking en kennisdeling te verbeteren. De chaos op
de netwerkschijven moest worden weggenomen. Al snel zijn dezelfde problemen
van die netwerkschijven ook opgetreden binnen de Sharepoint omgeving.
Er is een aantal redenen aan te voeren waarom deze manier van invoering van
Sharepoint niet werkt:
1. Er is geen overzicht welke sites er zijn en dus of een nieuw aangevraagde
site inderdaad nodig is.
2. De inrichting van sites wordt gedaan door mensen die geen verstand
hebben van ordeningsstructuren. Niet zelden wordt begonnen met een
onvolledige of onhandig gekozen structuur. Later moeten er dan
aanvullingen worden gemaakt, waardoor de logica achter de structuur niet
eenvoudig te doorgronden is.
3. Er is geen regie op de ordening binnen sites, waardoor iedere site zijn
eigen ordening heeft. Overeenkomsten zijn toevallig in plaats van
afgedwongen.
4. Toegang tot sites wordt gegeven op basis van lidmaatschap van een team.
In uitzonderlijke gevallen wordt de site ook voor anderen opengesteld.
KBenP ICT (070) 300 06 84  ICT@KBenP.nl

3. Ten einde de doelstellingen van de invoering van Sharepoint te realiseren is het
dus van belang om een centrale regie te nemen op de invoering en inrichting van
Sharepoint, ook ver na de initiële uitrol.
Een aantal maatregelen kan worden genomen:
1. Maak een ordeningsplan en laat dit doen door mensen die begrijpen hoe
een ordening moet worden opgesteld. Teamsites met vergelijkbare
werkwijzen dienen een gelijke inrichting te krijgen. Sites voor projecten
zouden op voorhand een structuur moeten krijgen die aansluit bij de
projectmethode van een organisatie. Hierdoor wordt voor mensen buiten
het project de vindbaarheid van bestanden beter. Daarnaast kunnen er
ook makkelijker regels worden opgesteld welke delen van projectsites
openbaar en welke afgeschermd zullen zijn.
2. Houd op één centrale plek het overzicht over welke sites er zijn. Zodoende
kan een nieuwe aanvraag beoordeeld worden op haar toegevoegde
waarde. Het voorkomen van overlap tussen sites kan hiermee sterk
worden teruggedrongen.
3. Zet standaard de leesrechten van een site voor iedereen open. Hierdoor
kunnen medewerkers die geen deel uitmaken van het project ook toegang
krijgen tot de projectstukken. Dit vergemakkelijkt de afstemming tussen
gerelateerde projecten en de uitwisseling van best practices. Zonder deze
leesrechten is het invoeren van een zoekmachine nutteloos, gebruikers
van een zoekmachine vinden immers alleen de documenten waar ze
tenminste leesrechten op hebben. Voorwaarde is wel dat het versiebeheer
van de documenten goed ingeregeld is en dat de status van een document
altijd duidelijk is voor de lezer. Op deze wijze weet de lezer op zijn minst of
het document dat hij leest al af is.
4. Reduceer de hoeveelheid opslagcapaciteit die medewerkers hebben
binnen hun individuele domein, de home directories en harde schijven.
Hierdoor worden medewerkers gedwongen het collectieve domein, de
Sharepoint sites, te gebruiken. Dit is een impopulaire maatregel, maar een
noodzakelijke. Veel mensen zullen de dwang van ruimtegebrek nodig
hebben om alternatieven überhaupt een kans te geven.
5. Spreek af dat documenten niet meer rond gemaild worden. Het versturen
van een link naar het document volstaat. Hierdoor wordt ten eerste
voorkomen dat een document in meerdere emailboxen wordt opgeslagen
en komen medewerkers ook minder snel in de verleiding een document in
het individuele domein op te slaan. Daarnaast zal, door het gebruik van
KBenP ICT (070) 300 06 84  ICT@KBenP.nl

4. links, de kans dat met oude versies van een document gewerkt wordt,
kleiner worden.
6. Maak afspraken over de te volgen werkwijze bij afronding van een project.
Tijdelijke bestanden kunnen dan verwijderd worden. Eventueel moet ook
de duurzaamheid van de documenten worden gewaarborgd door ze op te
slaan in het juiste bestandsformaat. Verder zullen de schrijfrechten van
alle deelnemers ingetrokken moeten worden. Daarnaast is het het
overwegen waard om de sites voor afgesloten projecten te scheiden van
lopende projecten. Zodoende staan ze niet in de weg bij de dagelijkse
werkzaamheden (op lopende projecten) en ontstaat er een centrale plaats
waar alle afgeronde projecten terug te vinden zijn. In sommige
organisaties zal het nodig zijn om de documenten van Sharepoint over te
hevelen naar hun archiefsysteem. Tenslotte zou een kwaliteitscommissie
kunnen bepalen welke documenten een keurmerk verdienen en daarmee
voor hergebruik in aanmerking komen.
De invoering van een hulpmiddel ter bevordering van samenwerking, bijvoorbeeld
Microsoft Sharepoint, kan haar beloften waarmaken. Maar daar horen wel de
juiste maatregelen bij. Anders is de invoering van bijvoorbeeld Sharepoint niet
meer dan een verplaatsing van de chaos op netwerkschijven naar (een nog
grotere) chaos binnen Sharepoint.
---0---
Paul Ruijgrok is manager en senior adviseur bij KBenP ICT. KBenP ICT helpt
bedrijven en instellingen bij het vinden, implementeren en ondersteunen van
oplossingen voor het verbeteren van hun
KBenP ICT (070) 300 06 84  ICT@KBenP.nl