CRM software is aanpasbaar en gaat met de tijd mee. Wij geven u 8 tips waar u rekening mee moet houden tijdens het aanpassen en updaten van uw CRM systeem.

1. Om het werk voor CRM
applicatiebeheerders makkelijker te
maken
Deze presentatie is een samenvatting van het gelijknamige whitepaper. Het
volledige whitepaper kunt u downloaden via www.zinnovation.nl

2. 1. Functioneel beheer van CRM software
Alles draait om kennis
Om het werk van functioneel beheerder van de CRM applicatie goed uit te kunnen voeren, is kennis nodig. Dit kan door een
applicatie training te volgen bij de leverancier van de software
Tips
• Volg naast de applicatietraining ook een gebruikers en gevorderde gebruikers training, om te begrijpen wat collega’s die
CRM dagelijks gebruiken ervaren
• Vorm een werkgroep met CRM key-users, gebruikers en management van diverse afdelingen die dagelijks met de
applicatie werken

3. De performance van CRM software is cruciaal als het gaat om stabiliteit en
continuïteit. Dingen als lange laadtijd worden als vervelend ervaren door
de gebruikers.
Tips
• Kijk naar het geheugen van de server als de licenties on-premise
aanwezig zijn
• Zorg voor een snelle, stabiele internetverbinding bij online licenties
• Houd de omgeving schoon met virusscanners en firewalls, om een
vertragende werking te voorkomen
• Voorkom een vervuilde database
2. Prestatiebeheer van CRM software
Performance is cruciaal

4. 3. Request for Change (RFC) CRM omgeving
Communiceren en nadenken
• Iedereen communiceert anders en binnen een bedrijf kan dit voor onduidelijkheden zorgen
• Stel een change management advies (CMA) groep in met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen
• Belangrijke punten om voor de salesmedewerker tot een goed en gewenst eindresultaat te komen:
1. Welk resultaat wil de salesmedewerker precies zien in zijn rapportage?
2. Heeft dit verzoek alleen betrekking op deze medewerker, op een hele afdeling of het hele bedrijf?
3. Bestaat een soortgelijke rapportage wellicht al en kan deze worden gebruikt?
4. Heeft het op het scherm plaatsen van deze ‘knop’ mogelijk nadelige gevolgen voor de interface?
5. Welke entiteiten worden er ‘geraakt’ door deze RFC?
Tips
• Onze tip is om door de Change Management Adviesgroep prioriteiten te laten stellen in:
1. Need to have en nice to have changes,
2. Grote en kleine changes,
3. Vervolgens moeten deze een prioriteitsniveau krijgen waarin ze worden ingepland,
4. Afwijzen of doorschuiven naar later tijdstip waar een change meegenomen wordt in een groter geheel.

5. 4. OTAP
Kostenbesparende omgeving
• Het is aan te raden een Ontwikkel – Test – Acceptatie – Productie (OTAP) neer te zetten voor een nieuwe implementatie wordt
gedaan of wijzigingen in de bestaande software omgeving worden doorgevoerd.
• Met een OTAP voorkom je dat de omgeving waar dagelijkse werkzaamheden in gedaan worden verstoord wordt of risico loopt
als iets mis gaat
• Een OTAP is vaak geen standaard policy, omdat:
• Het extra licenties kost
• Het brengt extra inrichitngstijd met zich mee
• Het wordt niet nodig geacht
• Er wordt gedacht dat een back-up maken voldoende is
• Echter, een OTAP straat blijkt vaak juist kostenbesparend doordat fouten in de productieomgeving voorkomen worden.
Tips
• Richt altijd een OTAP in voor software die cruciaal en leidend is binnen het bedrijf
• Maak een recente kopie van de productieomgeving voor er een wijziging wordt doorgevoerd. Voorkom wijzigingsconflicten
door een ‘freeze’ in te zetten. In deze periode mogen geen wijzigingen doorgevoerd worden

6. • Bedrijf doet er goed aan bij de oplevering van een gevraagde RFC, eerst
met een aantal mensen serieus te testen of de wijziging voldoet aan de
gestelde eisen
• 3 veelvoorkomende testen:
• Unittest
• Acceptatietest
• Productietest
Tips
• Stel een testpanel aan met gebruikers die betrokken zijn bij de
aangevraagde RFC
5. Testplan voor CRM software
Serieus testen

7. • Updates volgen elkaar steeds sneller op en zeker binnen CRM software zijn
veel ontwikkelingen geweest.
• Door online/cloud ontwikkelingen moeten leveranciers aan hogere
klantverwachtingen doen. Zo willen bedrijven bijvoorbeeld meer de
mogelijkheid om via social media de klant te volgen en bedienen, wat ook
weer in CRM vastgelegd moet kunnen worden
Tips
• Denk goed na over de impact van de voorgestelde wijziging op de CRM
software en op andere software die hiermee samenwerkt
• Test koppelingen met andere software of websites goed op een aparte
testomgeving
6. Versiebeheer van CRM software releases
Update cyclus versnelt

8. Goed databeheer is uitermate belangrijk om te voorkomen dat het CRM systeem
ernstig vervuild raakt. Dit gaat ten koste van de betrouwbaarheid van de applicatie
en zal resulteren in fouten en slechte applicatie. Dit kan leiden tot een onbruikbaar
systeem.
Tips
• Zorg dat databeheer een belangrijk punt op de agenda wordt van het
management. Juist zij hebben hier baat bij, vooral voor goede, betrouwbare
managementrapportages
• Geef de gebruikers trainingen en stel handleidingen op zodat iedereen weet hoe
gegevens ingevoerd en gewijzigd moeten worden. Hierdoor worden veel fouten
voorkomen
7. Databeheer van CRM software
Hou het schoon en betrouwbaar

9. Draagvlak en adoptie is belangrijk, stimuleer dus de medewerkers om mee te
denken over verbeteringen. Zij zijn immers degenen die er het meest mee
werken.
Tips
• Spar regelmatig met medewerkers om elkaar goed te begrijpen
• Motiveer mensen middels goede communicatie
8. Input & ideeën
Stimuleer en communiceer

10. Meer weten?
Neem contact met ons opDownload het volledige whitepaper