Overzicht wat Ricoh voor de Healthcare markt kan betekenen

1. Ricoh
Healthcare 2013

2. Ricoh is marktleider op het gebied van multifunctionele
printers (MFP’s) en een onderscheidende leverancier van
document management en informatielogistiek; Ricoh
Nederland realiseert een jaarlijkse omzet van € 300
miljoen, hoofdkantoor in Den Bosch (1.300 werknemers).
Ricoh benadert de Nederlandse markt via specifieke
sectoren; Ricoh Healthcare heeft ruim 1.200 klanten
binnen Cure (ziekenhuizen) & Care ( GGZ en V&V).
Ricoh Healthcare bestaat uit een enthousiast team van
accountmanagers en consultants met veel ervaring
binnen de zorg. Ricoh Healthcare is zeer ambitieus; door
het verder ontwikkelen van specifieke zorg oplossingen en
het vormen van strategische partnerships bouwt het haar
marktpositie gestaag uit. Ricoh biedt een breed portfolio aan
informatie logistieke oplossingen die naadloos aansluiten op
de specifieke zorgprocessen in de Healthcare. In hoofdlijnen:
1. MFP Decentraal; Printen, scannen en kopiëren
“op de gang”
2. MFP Centraal; Reprografisch drukwerk in-huis
of ge-outsourced
3. Digitaliseren van werkprocessen
(EPD / ECD, ERP, administratie, HR, inkoop)
4. Patiëntenregistratie en -logistiek; “de juiste patiënt,
op het juiste moment op de juiste plek”
5. IT Services; werkplek beheer en de inzet van tablets
1. MFP Decentraal; Printen, scannen en kopiëren
“op de gang”
Ricoh is wereldwijd - en ook in Nederland - marktleider op het
gebied van MFP’s (Multi Functionele Printers). Met een flexibele
serviceorganisatie kunnen wij aan veel dienstverleningswensen
voldoen. Een trend is dat zorginstellingen ervoor kiezen om
steeds meer dienstverlening uit te besteden aan Ricoh. Ricoh
spreekt hierbij over Managed Document Services (MDS) of
Managed Print Services (MPS). MPS/MDS heeft als primaire
doelstelling, het verlagen van de Total Cost of Ownership
waarbij reducties tot 30 - 40 % zijn haalbaar zijn.
Dit voorzien we door:
• Inventarisatie van bestaande machinepark en het opstellen
van een afdrukbeleidsplan samen met de klant, gebaseerd
op de gewenste situatie/omgeving en doelstellingen van
de organisatie.
• Het toetsen van het afdrukbeleidsplan aan de
veiligheid van zorginformatie (NEN 7510)
• In samenwerking met de klant zorgen voor het gewenste
acceptatie niveau binnen de organisatie zodat doelstellingen
op een doeltreffende snelle manier worden behaald.
• Het inrichten van slimme scanoplossingen om processen
te versnellen (digitaliseren van werkprocessen (EPD / ECD,
ERP, administratie, HR, inkoop - zie 3)
• Het overnemen van print gerelateerde dienstverlening;
vervangen toners, papier, maar ook het beheer van de
printserver of printqueues (in-huis of ge-outsourced in 24/7)
• Het afsluiten van flexibele prestatiecontracten (bonus / malus
of kick back fee’s) en SLA’s om continue besparingen te
kunnen realiseren gedurende de looptijd van een contract
CLAIM; bij vervanging of het openbreken van bestaande
printcontracten garandeert Ricoh een besparing van 30%
op het nieuwe contract, op voorwaarde dat de klant
volledig meewerkt aan de optimalisatie van processen
rondom informatie logistiek. Dit levert een middelgrote
zorginstelling (budget €150 miljoen) een besparing op
van €200k - €400k op jaarbasis.
2. MFP Centraal; Reprografisch drukwerk in-huis
of ge-outsourced
Ricoh beschouwt 2 “print” smaken: decentraal (“op de
gang” - zie 1) en centraal (“repro” - zie 2). Bijna alle grotere
zorginstellingen hebben een eigen repro dienst waar druk-
werk wordt geleverd (folders, vergadernotulen, syllabi, posters
etc.) Ricoh is in staat om deze dienstverlening op 2 manieren
in te richten; in-huis of via outsourcing naar een shared
service center.
In-huis betekent op de eigen locatie met geschikte repro
machines. Dit zijn veelal wat grotere types dan de “gang”
machines. De zorginstelling beheert deze machines zelf met
eigen personeel. Een alternatief is om de repro werkzaamheden
te outsourcen; Ricoh neemt de repro afdeling in eigen beheer
en de zorg-instelling stuurt zijn opdrachten naar Ricoh. Ricoh
heeft een aantal eigen zogenaamde “shared service centers”
waar dit soort activiteiten worden uitgevoerd. Daarnaast
heeft Ricoh een aantal partners waar ook (reprografisch)
drukwerk aan kan worden uitbesteed. Voordeel voor de
zorginstelling; variabele kosten en een gegarandeerde kwaliteit.

3. Buiten het print volume “op de gang” en op de repro worden
er vaak ook nog veel (reprografische) drukwerk opdrachten
gegeven aan lokale drukkerijen met een variatie in prijs en
kwaliteit (verschillende afdelingen als opdrachtgever, ad-hoc
besluitvorming). Dit is vooral bij grote zorginstellingen een
enorme verdekte kostenpost. Ricoh kan deze drukwerkstromen
inventariseren en doorsturen naar onze shared service centers.
CLAIM; door het centraliseren van (reprografisch) drukwerk
garandeert Ricoh een besparing van 30% op het nieuwe
contract, op voorwaarde dat de klant volledig meewerkt aan
de inventarisatie van alle (reprografische) drukwerk opdrachten.
Dit levert een middelgrote zorginstelling (budget €150
miljoen) een besparing op van €200k – €400k op jaarbasis.
3. Digitaliseren van werkprocessen
(EPD / ECD, ERP, administratie, HR, inkoop)
Uit onderzoek van Gartner blijkt dat slechts 25% van de
besparingspotentie betreffende printen en kopiëren is
gelieerd aan de afdrukomgeving en het beheer daarvan.
De grootste besparingen - 75% - zijn te realiseren in het
digitaliseren van document intensieve werkprocessen binnen
zorginstellingen; Papieren patiënten- en cliëntendossiers
kunnen maar op één plaats tegelijk aanwezig zijn. Digitale
patiënten- en cliëntendossiers kunnen overal en altijd worden
ingezien met variabele beveiligingen en autorisaties. Dat
betekent dat digitale dossiers met persoon specifieke
toegangsrechten kunnen worden ingezien en bewerkt,
niet alleen op een PC maar bijvoorbeeld ook op tablets. Dit
bespaart enorm op printkosten (duurzaamheid), voorkomt
batchverwerking en bevordert “het nieuwe werken”.
Dossiers kunnen op 2 manieren worden gedigitaliseerd; via
bulkscanning “on demand”, bijvoorbeeld aan de hand van
poli afspraken of via “backlog” scanning om bijvoorbeeld
in 1 keer een compleet archief vanaf een bepaalde periode
digitaal beschikbaar te hebben. Vervolgens kunnen nieuwe
documenten (door patiënt of cliënt meegebracht) decentraal
worden gedigitaliseerd op MFP’s of bureau scanners met
slimme verrijkingssoftware.
Een zelfde verbetering kan uiteraard ook plaatsvinden bij
secundaire processen binnen administratie, HR of inkoop.
Ricoh levert software oplossingen voor het end-to-end
digitaliseren van deze processen. Bijvoorbeeld voor het
verwerken van facturen, die meestal wel digitaal worden
aangemaakt en beschikbaar gesteld maar waar vaak nog veel
tijd besteed wordt aan het verwerken ervan. Deze processen
zijn vaak foutgevoelig en arbeidsintensief. Ricoh automatiseert
het proces van binnenkomende facturen tot het autoriseren
van betalingen maar kan ook uitgaande factuurstromen
automatiseren. Dit kan wederom op eigen locatie, op eigen
platformen of in een outsourcingsvariant bijvoorbeeld met
behulp van het Ricoh i-Invoicing platform.
CLAIM; door het digitaliseren van werkprocessen kan een
middelgrote zorginstelling (budget €150 miljoen) grote
besparingen realiseren, vaak met een ROI van 1 jaar of
minder.
4. Patiëntregistratie en –logistiek; “de juiste
patiënt, op het juiste moment op de juiste plek”
In een ziekenhuis is het belangrijk dat patiëntinformatie
snel wordt uitgewisseld en steeds direct beschikbaar is.
Het beheren van alle patiëntinformatie begint met slimme
patiëntregistratie. Ricoh is al jaren marktleider
op het gebied van patiëntregistratie en -logistiek. Ricoh
ontwikkelde samen met LogisP het zogenaamde “Schiphol
concept” voor ziekenhuizen; het interactief aanmelden,
registreren, informeren en oproepen van patiënten met een
aantal grote voordelen;
• Verbetering patiëntveiligheid door het automatisch
uitlezen van patiëntgegevens en vastlegging foto
• Vermindering fraude door gepersonaliseerde patiënten pas
met foto en automatische controles (BSN, COV en WID)
• Efficiency verbetering in het registratieproces leidt tot
besparing in fte (balie), vermindering van wachtrijen;
vermindering no-shows bij consults en afspraken
• introductie van selfservice concept; patiënt registreert
zichzelf, en kan eventueel bepaalde gegevens zelf invullen
en of wijzigen (anamnese)
• extra informatie over bijvoorbeeld spreekuurverloop of
het verwijzen naar een andere poli creëert rust op de
polikliniek
• Het concept biedt bij nieuwbouw mogelijkheden om een
centrale verblijfruimte te realiseren, zodat er minder m2
gereserveerd hoeven te worden voor wachtkamers

4. • Patiëntinformatie via informatieschermen (narrowcasting)
betreffende wachttijden en eventuele informatieve en/of
commerciële boodschappen; patiënt is geïnformeerd over
wachttijden
• In lijn met informatie beveiliging richtlijnen conform NEN
7510 (WBP, informatiebeveiliging en privacy)
Vanuit het verleden maken meer dan 50 ziekenhuizen gebruik
van onze pons apparatuur. Inmiddels bedienen wij daarvan
meer dan 15 ziekenhuizen met onze patiënt logistieke
oplossingen, waaronder AMC, Gelre ziekenhuizen, Jeroen
Bosch ziekenhuis, Martini ziekenhuis en (binnenkort) het
nieuwe Isala in Zwolle (end-to-end).
CLAIM; door het automatiseren van patiëntregistratie
besparen ziekenhuizen gemiddeld meer dan €250k op
jaarbasis. De besparingen bij nieuwbouw door de inzet van
end-to-end patiënt logistiek zijn meer dan €500k per jaar.
5. IT Services; werkplek beheer en de inzet van tablets
Als marktleider in kantoortechnologie kunnen we
zorginstellingen voorzien van alle vormen van support
voor eindgebruikers, servers en netwerken met onze eigen
IT-servicepakketten. Ricoh biedt de beste technologische
oplossingen en een vast, vertrouwd contact-punt voor al
uw IT-support - voor een vaste bedrag per maand en maken
daarmee de optimalisatie van uw IT-infrastructuur simpel
en betaalbaar.
Onze pakketten omvatten helpdeskdiensten, een gedetail-
leerde audit van pc’s en randapparatuur en professionele
apparaat controle en -beheer. Deze allesomvattende IT-oplossing
geeft u volledige flexibiliteit, met beschikbare opties als hard-
ware onderhoud en IT-lifecycle management.
Ricoh IT Services ondersteunt ook het beheer van tablets. Dit is
een belangrijke trend binnen de zorgsector, zeker bij thuiszorg
organisaties maar ook bij medisch specialisten. Ricoh combineert
het digitaliseren van werkprocessen met het IT Services beheer
van tablets en biedt zorginstellingen daarmee een uitstekend
platform om efficiënter en voordeliger te werken. Voor een
aantal zorginstellingen hebben we al een volledig gedigitali-
seerd patiënten dossier geleverd dat op een tablet kan worden
gelezen en bewerkt.
Samenvattend
Ricoh Healthcare biedt een breed portfolio met informatie
logistieke producten en - diensten voor zorginstellingen.
Door onze expertise in de Cure en Care en strategische
partnerships zijn wij de toonaangevende partner in het
ontzorgen en optimaliseren van documentstromen in de
zorgmarkt.
Wij denken graag actief mee om de beste oplossingen
te ontwikkelen voor onze klanten. Duurzaamheid, efficiency
en kostenbesparingen zijn daarbij onze drijfveren. Wij
komen graag met u in gesprek. U kunt ons bereiken via
073-6451111 of stuur een mailtje naar healthcare@ricoh.nl.
linkedin.com/in/ricohnederland Ricoh Healthcare facebook.com/RicohHealthcare
RICOH NEDERLAND B.V.
Magistratenlaan 2, Postbus 93150
5203 DN ‘s-Hertogenbosch
GSM: +31 (0)6 48877670
pieter.rahusen@ricoh.nl
www.ricoh.nl
Pieter Rahusen
Market Development Manager Healthcare
Corporate Marketing