Prezentacja Ewy Stokłuskiej z Fundacji Pracownia Badań i Innowacji Społecznych "Stocznia" na temat efektywności mechanizmów konsultacji społecznych. Prezentacja została przygotowana na spotkanie City camp otwarte miasto: partycypacja konieczny eksperyment organizowane przez Fundację Plan C, Stowarzyszenie Pracownia Obywatelska i Stolik Miejskość i kultura miejska Obywateli Kultury Kraków.

1. City camp Otwarte miasto
Partycypacja – konieczny eksperyment
Ewa Stokłuska
Pracownia Badao i Innowacji Społecznych „Stocznia”
Kraków, 29.06.2012

2. Partycypacja obywatelska czy społeczna?
 Partycypacja obywatelska – wertykalna – współpraca
obywateli z władzą
 Np. tworzenie strategii rozwoju miejscowości przy udziale
mieszkaoców i organizacji pozarządowych
 Partycypacja społeczna – horyzontalna – współpraca grup
osób w celu osiągnięcia wspólnego celu
 Np. wspólne podjęcie remontu podwórka przez
mieszkaoców
2

3. Partycypacja obywatelska – co to takiego?
Partycypacja obywatelska jest zjawiskiem, które może występowad
z różną „intensywnością”…
Drabina partycypacji – sposób na uporządkowanie myśleniu o działaniach partycypacyjnych i ich
różnych formach
WSPÓŁDECYDOWANIE komunikacja oraz działanie dwustronne: obywatele i
organizacje pozarządowe występują jako partnerzy w
tworzeniu i realizowaniu działao
KONSULTOWANIE komunikacja dwustronna: władza pyta o zdanie (i
wysłuchuje) obywateli/ organizacje pozarządowe
dostarczanie obywatelom wiedzy na temat planowanych i
INFORMOWANIE
realizowanych działao – komunikacja jednostronna: władza
 obywatele
3

4. Najważniejsze etapy planowania działao partycypacyjnych
Wybór metody/technik  czyli nie wszystko
nadaje się do wszystkiego, to na jaką technikę
się zdecydujemy może zwiększyd skutecznośd
naszych działao
Dokładne określenie celu 
zdefiniowanie rezultatu, który
chcemy osiągnąd wyznacza ogólny
kierunek wszelkich kolejnych
działao, porządkuje myślenie o METODA
procesie jako całości Jak?
CEL
Po co?
UCZESTNICY
Z kim?
Określenie grupy uczestników naszych działao  nie zawsze
każdy MUSI partycypowad: istotne jest zidentyfikowanie grup
interesariuszy – ludzi, których przedmiot naszych działao
faktycznie dotyczy. Taka wiedza pozwala wybrad formę i
sposób przekazania informacji o naszych działaniach
5

5. 6

6. BARIERY
 brak rozumienia bądź
nieprecyzyjne rozumienie
pojęcia „konsultacje
społeczne”, tak wśród
urzędników, jak i
potencjalnych uczestników
konsultacji
 brak regulacji prawnych
(np. wytycznych
centralnych, lokalnych
regulaminów)
8

7. Bariery konsultacji
 brak dedykowanych jednostki organizacyjnych/stanowisk
odpowiedzialnych za konsultacje (8% gmin, na wsi 7%, w miastach43%)
 obywatele są owszem zainteresowani konsultacjami decyzji mających
wpływ na ich życie, ale nie zawsze mogą odnieśd to do różnego rodzaju
dokumentów czy strategii
 konsultacje prowadzone są najczęściej w przypadkach, w których wprost
nakazują to przepisy, przypadki „spontanicznych” konsultacji są rzadkie
 zazwyczaj konsultacje dotyczą ostatecznej wersji dokumentów lub
prowadzone są w koocowej fazie projektowania inwestycji
 najczęściej wykorzystywane są pasywne metody zasięgania opinii
9

8. 10

9. Bariery po stronie organizatorów
 ograniczenia budżetowe i czasowe, sztywne przepisy prawa
uniemożliwiające podejmowanie działao odbiegających od rutyny
 doświadczenie niskiego zaangażowania potencjalnych uczestników w
procesy konsultacji
 partykularne interesy uczestników konsultacji -> zawłaszczanie procesów
na tematach niezwiązanych z przedmiotem konsultacji
 niewystarczająca praktyczna wiedza na temat prowadzenia konsultacji
 brak wiedzy i kompetencji po stronie uczestników (o materii konsultacji,
ale tez sposobie działania urzędów)
11

10. Bariery po stronie uczestników
 zbyt krótki okres trwania konsultacji (brak czasu na zapoznanie się z
przedmiotem procesu i przygotowanie rzetelnego stanowiska)
 brak wiary w to, że urzędnicy uznają zgłaszane opinie za wartościowe
 prowadzenie konsultacji na zbyt późnym etapie procesu podejmowania
decyzji
 brak konsultacji dotyczących spraw znajdujących się w sferze
autentycznych zainteresowao obywateli
 brak rzetelnego dostępu do informacji nt. przedmiotu konsultacji (często
konsultacje dotyczą dokumentów poddanych obowiązkowym konsultacjom,
których obywatele i organizacje nie rozumieją bądź leżą poza sferą ich
zainteresowao)
 zapraszanie do konsultacji tych samych uczestników, ograniczenie
konsultacji do instytucji i brak troski o opinie poszczególnych osób
 obawy przed sankcjami za niepopularne opinie
12

11. Jak to robid lepiej?
 dobre przygotowanie do konsultacji wewnątrz urzędu, m.in. analiza
ekspertyz, badao, dostępnych danych itp., ewentualnie wykorzystanie
profesjonalnej pomocy w przeprowadzaniu konsultacji
 szczegółowe zaplanowanie procesu (harmonogram, zarządzanie zespołem,
finanse)
 klarowny dobór uczestników, dobre zdefiniowanie interesariuszy, dbałośd
o reprezentatywnośd uczestników
 aktywne formy informowania (różnorodnośd kanałów) i dostosowanie
form informowania do odbiorców (język, kanały komunikacyjne), myślenie
o trafności komunikatu i skuteczności jego dotarcia (ewaluacja)
 wykorzystanie materiałów przybliżających uczestnikom konsultowane
zagadnienie, np. zagadnieo/pytao do dyskusji, pisanych zrozumiałym, a nie
czysto technicznym lub urzędniczym językiem
13

12.  zapewnienie czasu na wyrażanie opinii i składanie wniosków
 dbałośd o jakośd organizacji procesu zasięgania opinii, np. spotkania
konsultacyjne w porach południowych, prowadzone wg planu, umiejętnie
moderowane
 generowanie informacji zwrotnej – jej brak uczestnicy odbierają jako
instrumentalne i niepartnerskie traktowanie ich przez urzędników (podanie
uzasadnienia ostatecznej decyzji, lista złożonych wniosków)
[! Jako powód braku informacji zwrotnej urzędnicy podają: brak obowiązku, brak potrzeby
poinformowania uczestników o wynikach, przekonanie, że obywatele sami powinni interesowad się
kwestią, którą konsultowali.]
 ewaluacja procesów -> uczenie się
 zapewnienie niezbędnych nakładów finansowych na proces (62% urzędów
nie przeznacza na nie żadnych środków lub nie więcej niż 1000zł rocznie…)
 przygotowanie regulaminu konsultacji (zbioru zasad i wytycznych)
14

13. Więcej o tym…
w raportach z
Badania efektywności mechanizmów
konsultacji społecznych (BEKS)
PBIS Stocznia i SMG/KRC, 2010-2011, na zlecenie MPiPS
http://partycypacjaobywatelska.pl/biblioteka-partycypacja/144-badanie-
efektywnoci-mechanizmow-konsultacji-spoecznych
15

14. Przykład rozwiązao systemowych
16

15. Hackney (Londyn)
 dzielnica na prawach gminy (borrough)
 ok. 200 tys. mieszkaoców
 Hackney Strategic Partnership
 Strategia Wspólnotowa (Community
Strategy)
 dokument strategiczny dot. form
angażowania obywateli w procesy decyzyjne
 dzielnicowa strategia dot. konsultacji i
polityki informacyjnej

16. Konsultacje
 Zapis o konsultacjach jako elemencie procesu decyzyjnego w statucie Dzielnicy
 Działania na rzecz poprawa jakości procesów konsultacyjnych:
standardy konsultacji dla Dzielnicy – Hackney’s Consultation Charter (Regulamin
Konsultacji)
- wytyczne dla urzędników zlecających i prowadzących konsultacje,
- koordynacja działao konsultacyjnych,
 Public Consultation Officer przy Zespole ds. Komunikacji:
- doradztwo w kwestii organizacji i przeprowadzania procesów konsultacyjnych,
- przygotowywanie corocznego Planu Konsultacji,
- koordynacja procesów konsultacyjnych w całym Urzędzie i we współpracy z
partnerami (np. The Learning Trust),
- monitorowanie przestrzegania Regulaminu Konsultacji.

17. Konsultacje
 Regulamin Konsultacji określa
wytyczne w zakresie ich
organizowania i prowadzenia
konsultacji, m.in.:
- ramy czasowe,
- etapy procesu,
- sposób przygotowania materiałów
konsultacyjnych,
- zasada zapewniania równości szans w
dostępie do procedur konsultacyjnych
(ze wskazaniem metod),
- zróżnicowanie grup docelowych, m.in.
etnicznych, religijnych, wiekowych,
- standardy komunikacyjne (tożsamośd
wizualna etc.).
19

18. Różne poziomy „konsultowania”
20

19. Praktyka
 około 100 procesów rocznie
 zróżnicowane spektrum
zagadnieo: od dokumentów
strategicznych do lokalizacji
przejśd dla pieszych
 zróżnicowane metody
 rozwój rozwiązao online
 internetowa baza konsultacji
 konsultacje jednorazowe i
okresowe
 regularna ocena działao
samorządu
 plany konsultacji zatwierdzane
przez Radę Dzielnicy jako element
kwartalnych Planów Działania 21

20. Czy nowatorska formuła konsultacji
może sama w sobie zachęcid do wzięcia
w nich udziału?
22

21. OCENA PARTYCYPACYJNA (Participatory Appraisal)
 Zestaw technik do:
- diagnozy społeczności lokalnej (potrzeb i
warunków funkcjonowania),
- wypracowywania propozycji rozwiązao,
- tworzenia planów działania.
 Wykorzystanie wiedzy i obserwacji
członków danej społeczności.
 „Partycypacyjne badanie socjologiczne”:
badanie/ocena społeczności dokonana z
udziałem samych jej członków
 Umożliwia tworzenie wspólnej wizji, np.
rozwoju miejscowości, zmian
przestrzennych, rozwoju instytucji
publicznych, oceny jakości usług.
 Np. w procesach planowania
przestrzennego, oceny środowiskowej,
ewaluacji usług publicznych
23

22. Kluczowe założenia
 To sami ludzie są ekspertami w sprawach,
które ich dotyczą.
 Reprezentatywnośd grupy
 Uwzględnienie osób marginalizowanych
 Praca nad wspólnym katalogiem
problemów, potrzeb i priorytetów
społeczności – dyskusja i dążenie do
konsensusu
 Mobilizacja członków społeczności do
spojrzenia na daną kwestię z szerszej
perspektywy - konfrontacja różnych
perspektyw i priorytetów grupowych
-> wypracowanie wizji dobra wspólnego
24

23. OCENA PARTYCYPACYJNA (Participatory Appraisal)
 PROCES:
- diagnozowanie kontekstu (zbieranie
danych w terenie – np. wywiady
indywidualne, proste pytania otwarte
zamiast ankiet)
- analiza problemów,
- generowanie rozwiązań,
- planowanie przyszłych działań
 Techniki warsztatowe, m.in.:
- mapowanie,
- wykorzystanie materiałów graficznych
(planów, zdjęd etc.),
- tworzenie diagramów, rankingów i matryc,
np. zadowolenia, jakości życia, oceny
jakości usług, preferencji,
- SpeakOut: mieszkaocy występują,
urzędnicy zadają pytania
 Kluczowa rekrutacja uczestników
 Wsparcie trenerów/moderatorów
 Szkolenie uczestników do pracy w terenie
 Zaangażowanie miejscowych aktywistów,
wolontariuszy (np. w partnerstwie z NGO)
25

24. „Dzień Otwarty” (Open House)
 szansa na zapoznanie się z
prezentowanymi koncepcjami, zadawanie
pytao i zgłaszanie uwag oraz własnych
propozycji
 możliwośd spotkania się z
przedstawicielem władz/organizacji
 Miejsce: popularne miejsce publiczne
 Dłuższy czas: cały dzieo lub weekend, kilka
terminów w kilku miejscach
 prezentacja problemu (tablice, makiety,
zdjęcia), materiały informacyjne (pisane,
wizualne)
 dyżury organizatorów
 rozmowy niemoderowane
 zbieranie informacji kontaktowych
-> informacja zwrotna
 możliwośd przeprowadzenia „przy okazji”
badao ankietowych
26

25. Terenowe punkty konsultacyjne
 Lotne lub stałe
 Zwłaszcza, gdy określone grupy
odbiorców, np.
- rowerzyści – w pobliżu ścieżek,
- osoby starsze – w ośrodkach zdrowia,
- rodzice – w placówkach oświatowych,
przy okazji wydarzeo dla dzieci itd.
 Zwłaszcza gdy kwestie związane z
przestrzenią, np. wystawy w
przestrzeni publicznej
 Wymiar wizerunkowy
27

26. Future Scenario Workshop
 Metoda kreatywna wykorzystywana do:
 Tworzenia wspólnej wizji przyszłości (planowania)
 szukania innowacyjnych rozwiązao dla kwestii problemowych
 Założenie: równośd opinii i stanowisk
 Konkretny temat
 Uczestnicy: członkowie lokalnej społeczności, przedstawiciele władz i
instytucji lokalnych
 Konieczne do przeprowadzenia warsztatu są:
 Wola do wprowadzenia w życie wypracowanych pomysłów
 Urealnienie oczekiwao uczestników
28

27. Future Scenario Workshop
 Proces warsztatowy składa się z 3 faz:
 Faza krytyki
 Krytyczne opinie są zapisywane na karteczkach i grupowane
 Faza kooczy się dynamicznym przedstawieniem wyłonionych tematów (np.
z użyciem psychodramy)
 Faza utopii
 Burza mózgów i wyłonienie kilku najważniejszych tematów, nad którymi
uczestnicy będą pracowad w mniejszych grupach
 „Zagraniczni goście, którzy słyszeli o świetnych rezultatach działań, które
rozpoczęły się na warsztacie w 2010 roku, postanowili przyjechad z wizytą
badawczą w 2030. Co zobaczą, usłyszą i poczują?”
 Przedstawienie przez uczestników stworzonych przez nich obrazów
przyszłości
 Faza realizacji
 Każda grupa musi poprawid swój pomysł i stworzyd szczegółowy plan
działao, w którym rozpisują wszystkie kroki, które trzeba podjąd, aby
zrealizowad dany cel
29

28. Etap po etapie – o czym pamiętad
30

29. DIAGNOZA…
… czyli przyjrzenie się dotychczasowej sytuacji (podejmowanym
działaniom, zaangażowanym grupom, zebranej już wiedzy i
informacjom), by precyzyjniej określid podejmowany temat.
O CZYM NALEŻY PAMIĘTAD?
• czy ktoś poruszał już ten temat? (publikacje, badania, dokumenty,
artykuły prasowe)
• czy były podejmowane jakieś działania w tym obszarze?
• czy ktoś dysponuje wiedzą w tym zakresie? jest ekspertem?
• kogo należy zapytad o zdanie i jak do nich trafid?
31

30. INFORMOWANIE…
… czyli zaproszenie do planowanych przez nas działao.
O CZYM NALEŻY PAMIĘTAD?
• stworzyd zrozumiały i konkretny komunikat:
o czego dotyczy sprawa
o co i kiedy będzie się działo
o czemu warto się zaangażowad
o jak można to zrobid
o gdzie uzyskad dodatkowe informacje
• wybrad kanały dotarcia (kilka, różne dla różnych grup) – tak, by
dotrzed do wszystkich do których chcemy
32

31. ZASIĘGANIE OPINII…
… czyli działanie „właściwe”: etap poznawania opinii w danej
sprawie, wypracowywania rozwiązao, stanowisk
O CZYM NALEŻY PAMIĘTAD?
• dostępnych wiele różnych metod – warto dobrad je do tematu i
grupy, z którą pracujemy
• jasno zakreślid ramy działania: o czym dokładnie rozmawiamy,
na co możemy mied wpływ, co stanie się dalej z efektami
wspólnej pracy
• odpowiednio zaplanowad działania: czas trwania, ich
dostępnośd dla uczestników (np. czas, miejsce)
• warto zbierad bezpośrednie kontakty do uczestników –
przydadzą się później
33

32. INFORMACJA ZWROTNA…
… czyli zdanie relacji. Przekazanie wszystkim zaangażowanym
osobom podsumowania pracy i zapowiedzi kolejnych kroków
O CZYM NALEŻY PAMIĘTAD?
• należy wykorzystad te same kanały informowania poprzez które
zapraszaliśmy oraz skorzystad z zebranych w trakcie zasięgania
opinii kontaktów
• informowad o: finalnym rezultacie, wykorzystaniu efektów
wspólnej pracy, kolejnych krokach
• przygotowad 2 wersje podsumowania: pełną i skróconą
• przekazywad skrócone podsumowanie i odsyład do całości
podsumowania
34

33. EWALUACJA…
… czyli jak nam to wyszło. Próba oceny zrealizowanego procesu:
czy cel został zrealizowany, co sądzą o nim uczestnicy, o czym
zapomnieliśmy, co nam się udało.
O CZYM NALEŻY PAMIĘTAD?
• ocena „wewnętrzna” (przez nas samych) i „zewnętrzna”
(pytanie o zdanie uczestników i partnerów)
• formułowanie konkretnych pytao na wybrane tematy (np.: czy
spotkanie był dobrze zorganizowane? czy uczestnicy byli
dobrze poinformowani? czy do wszystkich dotarła informacja
zwrotna?)
• warto wykorzystad zebrane wcześniej dane kontaktowe –
zapytad tych, którzy uczestniczyli
• wyniki ewaluacji (lub ich fragment) warto opublikowad
35

34. Dziękuję za uwagę!
36