Sofwareanwendungen auf Basis von Enterprise Content Management-Technologien bieten Lösungen für die Herausforderungen in mittelständische Unternehmen. Welche Lösungen unterstützen mittelstandtaugliche ECM-Portfolios und wie sollte eine ECM-Plattform aussehen? Welche Nutzen hat ECM?

1. ECM und DMS für den Mittelstand:Welchen Nutzen hat schon ECM? Christian WeiszProduct Manager OPTIMAL SYSTEMS GmbH

3. Wie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein?

4. Welchen Nutzen hat ECM?OPTIMAL SYSTEMS GmbH und OS|ECM Version 6

5. Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand

6. Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand Z.B. Automotive „In der ersten Jahreshälfte wurden (…) 10 Prozent weniger Fahrzeuge abgesetzt als im gleichen Zeitraum des letzten Jahres.“* Kosten- und Innovationsdruck Steigender Fertigungsanteil auf Zuliefererseite Internationalisierung, Globalisierung Kooperationen und Akquisitionen * Quelle: Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)

7. Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand Z.B. Herausforderungen Maschinen- und Anlagenbau „Nur 10% der Maschinenbauer fertigen ein Standardprogramm“* Steigerung der Profitabilität Optimierung der Vertriebsprozesse Verkürzung der Innovationszeiten * Quelle: Fraunhofer ISI (2007)

8. ECM-Lösungsbeiträge

9. ECM-Lösungsbeiträge Welche Lösungen unterstützen mittelstandstaugliche ECM-Portfolios? BPM, Vorgangsautomatisierung Collaboration, Portal- und Groupware-Integration DMS, Vertragsmanagement Archivierung CRM Business Intelligence

10. ECM-Lösungsbeiträge Wie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein? Verwaltung aller Informationsarten - unternehmensweit uneingeschränkter Zugriff auf die gesamte Datenwelt des Unternehmens Höchste Integrationsfähigkeit in bestehende SystemeVerschmelzung der vorhandenen Unternehmens-IT in einer Informationsplattform Branchenunabhängig und frei konfigurierbar ohne Programmieraufwand Individuelle Lösungen speziell für abteilungs- und funktionsübergreifende Anforderungen Hochgradige Skalierbarkeit vom Einstiegssystem bis zur konzernweiten Lösung

11. ECM-Lösungsbeiträge Welchen Nutzen hat ECM/DMS? Papier Transport 70% Zugriff / Ablage Bearbeitung DMS 10% 8% 2% 20% 20% Quelle: Anderson Consulting

13. Ggf. doppelte Ablagekosten bei redundanter Ablage Quelle: VOI / eigene Projekte

14. ECM-Lösungsbeiträge Kosten Papierablage Beispiel Ordner: 0,44 €/Blatt 240 Arbeitstage Einsparung: 0,31 €/Blatt

15. Kosten Recherche Papierdokumente ECM-Lösungsbeiträge Annahme: ca. 30 € Lohnkosten/Std. Altarchiv Abteilung Schreibtisch Digitale Archivierung 30 Minuten 5 Minuten 1 Minute 0,25 Minute 15 €/Blatt 2,50 €/Blatt 0,50 €/Blatt 0,125 €/Blatt Quelle: VOI / eigene Projekte

16. Kosten Recherche ECM-Lösungsbeiträge Ca. 4 Minuten pro Zugriff (Wegezeit + Suchzeit + Rücksortierzeit) 240 Arbeitstage Einsparung: 1,88 €/Blatt

18. 100 Recherchen pro Tag

19. Investition 152.000 €

20. 2,5 % Wartung und Pflege/MonatKosteneinsparung pro Jahr: 117.520,00 € Amortisation nachca. 1,3 Jahren

21. ECM-Lösungsbeiträge Cash-Flow des neuen Systems nach 4 Jahren: 4.619.120 € Investition: 542.120€ Zeitpunkt der Amortisation: 0,42 Jahre ! Parameter: Zuwachs von 30.000 Dok. / Tag (50% CI, 50% NCI Dokumente) 1000 Retrievals / Tag Szenario 2 Mittelstand

22. ECM-Lösungsbeiträge Fazit Mittelstandstaugliches ECM: Spart Zeit, Papier, Raum. Strukturiert unstrukturiertes. Reduziert Kosten. Wächst mit Ihren Ansprüchen. Schont Ihre Organisation.

23. OPTIMAL SYSTEMS GmbHOS|ECM 6

24. OPTIMAL SYSTEMS GMBH: Steckbrief Berlin Hannover Bielefeld München Hüfingen Konstanz

25. Vielen Dank für Ihr Interesse!Besuchen Sie uns am Stand derKOFAX Deutschland AGHalle 07.1Stand C091 E090Oder Sie erreichen uns unterwww.Optimal-Systems.de