Beszerzések a projektekeben

1. Prónay G 37 Összefoglaló feljegyzés -Beszerzések a projektmenedzsmentben -2018április19
1
ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS
37.PM MŰHELY (2018. április 19.) MUNKÁJÁRÓL
Téma: „Beszerzések a projektmenedzsmentben”
Időpont: 2018. április 19. 16-18 óra
Helyszín: BME Infopark I. ép. B. 110. terem
A Műhely munkájában részt vettek (17): Csényi Sándor, Kovács Attila, Koszper Károly,
Kunsági László, Michelberger Balázs, Mikulás Bence, Oltyán Gábor, Papp László, Pintér
Tamás, Prónay Gábor, Salamon Sándor, Sóti Mihály, Szalay Imre, Szkenderovics Ildikó,
Tolnai János, Túróczi Zoltán, Vértes Ádám.
Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket, a Műhely munka
bevezetőjeként elmondta, hogy a komplex rendszereket megvalósító projektek fontos része
a megoldáshoz szükséges szaktudások és modern technológiai rendszerek beszerzése és
integrálása. A hatékony beszerzések megvalósítását szigorú üzleti feltételek követelik meg,
de ehhez szükséges a beszerzési szakma kompetenciája (piacismeret, stratégiai-üzleti tudás
és tapasztalat, tárgyalási-érdekegyeztetési-, kockázatvállalási képesség, jogi-
szerződéskötési gyakorlat), ami csak hosszabb idő alatt szerezhető meg. Az ilyen
kompetenciájú szakértők projektbe integráláshoz a projektmenedzsernek értenie kell a
beszerzési folyamat összetettségét. Ennek a folyamatnak a megértését kívánja elősegíteni a
Műhely beszélgetés. Köszönet Kovács Attilának a nagy projektekben megvalósuló hazai- és
nemzetközi gyakorlatot szerzett beszerzési tanácsadónak, hogy tapasztalataira építve
vállalta a téma végiggondolását, feldolgozását és mediátorként a Műhely munka
támogatását.
Kovács Attila bemutatkozásként elmondta, hogy a beszerzések árukra, szolgáltatásokra és
építési munkákra vonatkozhatnak. Sokszor a beszerzés a fentiek kombinációjaként,
alprojektek integrációjával valósul meg. A beszerzések lebonyolítása többnyire
versenyeztetéssel történik, de van lehetőség versenyeztetés nélküli, meghívásos (egyetlen
alkalmas szállító esetén) lebonyolításra. A projektek sikeres beszerzéséhez a vállalat
számos funkcionális egységének (jellemzően a pénzügyi, jogi, műszaki-technikai, biztonsági,
és környezetvédelmi területeknek) együttműködésére van szükség. A beszerzések stratégiai
jelentőségét a 90-es években ismerték fel. Ma már közhelynek számít, hogy a beszerzés
minősége (ár és minőség együttes hatása) jelentős mértékben befolyásolja az üzleti
eredményt. A vállalati beszerzések két fő típusa a stratégai beszerzés (egy egyedi, komplex
rendszer életciklus-elemzés alapján történő vásárlása) és a kategória menedzsment (áruk és
szolgáltatások rendszeres beszerzése a piaci változások folyamatos monitorozása mellett).
Mindkét beszerzési megoldást támogató rendszerek (folyamatleírások, adatbázisok,
dokumentum minták, szállítmányozási információk, múltbeli tapasztalatok-jelentések) segítik,
mert a sikeres beszerzéshez a potenciális szállítók és szolgáltatók körén túl az adott piacon
alkalmazott beszerzési gyakorlatot is ismerni kell.
A stratégiai beszerzés fázisai:
I. előzetes tervezés (a projekt tervvel egy időben pénzügyi- és beszerzési tervezés is
szükséges),
II. beszerzési tartalom összeállítása (a projekt megvalósításhoz szükséges áruk és
szolgáltatások specifikálása),
III. szerződéses feltételek elkészítése (a szerződés szerkezete, klauzulái és mellékletei,
beleértve az ajánlattevő által kitöltendő mintákat is),
IV. ajánlattételi feltételek elkészítése (a beszerzési folyamat leírása, valamint az
ajánlatok kiértékeléshez szükséges igazolások és referenciák listája),
V. az ajánlatok kiértékelési eljárása (értékelési szempontok : az ár és minőség
százalékos súlya, a műszaki, jogi, projektmenedzsment és egyéb követelmények

2. Prónay G 37 Összefoglaló feljegyzés -Beszerzések a projektmenedzsmentben -2018április19
2
kötelező vagy nem kötelező jellegének egyenkénti meghatározása, és az ajánlat
minőségi kiértékelésén belüli súlya),
VI. az elkészült ajánlatkérő csomag (tender) és értékelési módszer jóváhagyása (az
előkészítésben résztvevő szervezeti egységek bevonásával).
Az ideális beszerző kompetenciái:
• a vállalati stratégia és az ebből következő beszerzési stratégia ismerete
(szabályozási környezet, együttműködési lehetőségek, üzleti-pénzügyi korlátok),
• piac ismeret (beleértve az áruk / szállítók és szolgáltatások / szolgáltatók főbb
jellemzőit és a piacon alkalmazott szerződéses technikákat is)
• nyitottság az új beszerzési módszerek, eljárások megismerésére és alkalmazására
A beszerzés operatív megvalósításának néhány alapvetése:
• Egy vagy több szállítóval és/vagy vállalkozóval megkötött szerződés(ek)
megvalósításának ellenőrzése a projektmenedzsment szervezet feladata.
• A beszerzésnek a projekt indulásától (előkészítés és tervezés) részt kell vennie a
projektmenedzsment szervezet munkájában.
• A szállítót/vállalkozót teljes életciklus költségek ismeretében célszerű kiválasztani.
• Szoftver vásárlása esetén a várható minőség ellenőrzése a fejlesztési módszertan
és a szállító referenciái, garanciája alapján történhet.
• A beszerzési szerződés megkötése után a projektmenedzsment szervezetnek meg
kell ismernie a szerződés fontosabb részeit, a beszerzési folyamat projekttervbe
illeszkedését, az eljárás adminisztratív kötelezettségeit.
Összefoglalva megállapítható volt, hogy a Műhely résztvevői a beszerzési rendszerek
összetevőit és azok felhasználási módjait megismerték és illeszteni tudták a napi
gyakorlatukhoz. A közös beszélgetés, gondolkozás elősegítette, hogy a résztvevők
ösztönzést kapjanak a beszerzés menedzsment módszertanának felhasználására a
projektmenedzseri munkájuk eredményességének növeléséhez.
A PM Műhely résztvevői a jövőbeli témajavaslatok keresése során, Prónay Gábor ajánlatára
elfogadták Szalay Imre javaslatát a következő, 2018. szeptember 20-án megrendezésre
kerülő 38. PM Műhely témájának. Ez a Műhely a komplexitás típusait, jellemzőit,
projektben való kezelés lehetőségeit, módszereit kívánja vizsgálni. A komplex projektek
sponzor-governance megoldásai is vizsgálatra kerülnek, figyelemmel az adott vállalatok
kulturális szintjére és projektmenedzsment felkészültségére.
A Műhely beszélgetés bevezető blogját, a téma felvezetőjét Szalay Imre készíti. A blog
várhatóan 2018. június közepétől lesz olvasható a http://blog.mfor.hu/projekt oldalon. A
Műhely következő, őszre tervezett időpontjai: 2018. november 15 (39).
FELHÍVÁS !!!!! 2018 májusában 18. alkalommal kerül kiírásra Az ÉV
PROJEKTMENEDZSERE díjpályázata (www.evprojektmenedszere.hu). A részletes,
várhatóan az elmúlt évekhez hasonló feltételű kiírás május végétől olvasható a díjpályázat
oldalán. A pályázat a kitöltött pályázati lap beküldésével indul. A beküldési határidő
várhatóan 2018. október 1. Kérjük a kollégákat, hogy az arra érdemes kollégáikhoz jutassák
el a pályázati lehetőséget.
A 38. Projektmenedzsment Műhelybeszélgetést 2018. szeptember 20-án csütörtökön,
16–18 óra között tartjuk a BME HIT Infoparkbeli tanácstermében. (1117. Bp. Magyar
Tudósok körútja 2. I. ép. B. szárny, I. em.110.)
Budapest, 2018. május 3. Dr. Prónay Gábor