Presentatie Arnout van der Vorst tijdens Tools4ever klantendag 2010 De scholenmarkt is volop in beweging, zeker als het gaat om informatievoorziening en het leveren van steeds meer IT-diensten aan leerlingen en medewerkers. Tools4ever ziet de trend van steeds meer informatiesystemen die ook door derde partijen als hosted omgeving worden aangeboden, waardoor men het gevoel van controle verliest. Het koppelen van systemen vereist meer dan vroeger een goede samenwerking tussen systemen, de school, Tools4ever en de derde partij die de (hosted) omgeving levert. In deze presentatie gaan wij dieper in op deze nieuwe uitdagingen en geven wij onze visie over een passende oplossing voor zowel nu als in de toekomst.

1. De waarde van Identity Management in het
onderwijs

2. Profiel Tools4ever
• Gespecialiseerd in Identity & Access Management
• Opgericht in 1999
• Kantoren in USA, UK, Frankrijk, Duitsland en Nederland
• Wereldwijd reseller netwerk
• In Nederland marktleider in Identity & Access Management met meer dan 500 klanten
• Wereldwijd meer dan 5000 klanten
• Zeer ervaren consultants garanderen een snelle implementatie tegen lage
investeringskosten
2

3. 0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
1600000
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Klanten Tools4ever
3
Meer dan 500 klanten en ruim 1.300.000 user accounts!
Scholen:
• 2College
• Radboud Universiteit
• Lentiz Onderwijsgroep
• Nimeto
• Calvijn College
• En meer…
Andere sectoren:
• KPN
• UWV
• 80% van alle voortgezet onderwijsinstellingen
• 70% van alle grote gemeentes

4. IAM producten Tools4ever
• User Management Resource Administrator
• Enterprise Single Sign On Manager
• Self Service Reset Password Manager
• Password Synchronisation Manager
• Password Complexity Manager
4

5. SSRPM
Self Service Reset Password Manager (SSRPM)
• Gebruikers melden zich aan door antwoorden op X aantal vragen.
• Gebruikers kunnen zelf wachtwoord
aanpassen indien vergeten.
• Instellingen aan te passen door
netwerk beheerders.
• Zowel beschikbaar via windows interface
als web mogelijkheid.

6. SSRPM

7. De Uitdagingen
1. Schooljaar wisseling
2. Toename van het aantal ICT-diensten
3. De organisatie is in beweging
4. ICT-systemen buiten de deur
5. ELO systemen
6. Samenwerking met derde partijen
7. Migraties en upgrades
7

8. Schooljaar wisseling
• Vele tientallen klanten gaan op 1 datum live
• School opent kort voor de wisseling, zeer kort window voor werkzaamheden aan de
koppeling
• Aantal mutaties tijdens de wisseling 100x meer dan rest van het jaar
• Leerlingen moeten in eerste schoolweek toegang hebben tot gegevens in ELO/Netwerk
omgeving
• Bestaande leerlingen veranderen van klas/locatie/niveau
• Oud-leerlingen mogen geen toegang meer hebben tot netwerk gegevens
• Bijkomende gevolgen van veranderingen in het netwerk
• Bijkomende gevolgen door nieuwe wensen uit de organisatie
• Schaalbaarheid van een technische oplossing
• Time-outs bij connectors naar andere systemen

9. Toename van ICT-diensten
• Introductie nieuwe ELO systemen
• Aanpassingen indeling bestaande ELO
• Rechten/rollen verfijning
• Naamswijzigingen bij trouwen/scheiden
• Uitprinten van brieven voor nieuwe leerlingen
• Meer gegevens worden gevuld
• Gebruikers kunnen zelf het wachtwoord resetten
• Portalen waar ouders kunnen inloggen
• Systemen voor toegangspassen

10. Organisatie in beweging
• Afhankelijkheid van ICT-systemen wordt groter
• Response-tijd van leveranciers moet omlaag
• Fuseren/splitsen van locaties
• Andere visie op opschonen van netwerk
• Centralisatie van beheer
• Meer efficiency
• ICT heeft bredere kennis voor beheer nodig
• Beeld van organisatie over ICT blijft gelijk: zorg maar dat het werkt

11. ICT systemen buiten de deur
• Geen gevoel van controle
• Aanleveren van gegevens
• Verantwoordelijkheden voor beheer
• Niet makkelijk te troubleshooten bij problemen
• Maatwerk software moet vervangen worden
• Tooling moet vervangen worden
• Rapportages vaak op een andere manier
• Hoe ga je om met opschoning van oude identiteiten?

12. ELO systemen
• Vaak buiten de deur
• Eigen opbouw hierarchie
• Eigen methodes om klassen, leerjaren, etc te definieren
• Aparte registratie van leerlingen en personeel
• Soms een aparte authenticatieprocedure met wachtwoord
• Eigen methode van autorisaties binnen de ELO
• Eigen interface voor toegang van buitenaf
• Eigen eisen aan het muteren van gegevens van buitenaf
• Eigen regels voor performance bij bulk mutaties

13. Samenwerking met 3e partijen
• Afspraken over upgrades van de systemen
• Afspraken over hulp bij storingen
• Afspraken over de interface naar het systeem
• Afspraken over de beschikbaarheid van het systeem
• Tools4ever moet weten wat wel/niet kan in het systeem
• Tools4ever moet veel kennis hebben voor troubleshooting
• Klant heeft met 2 partijen te maken voor 1 systeem
• Wie heeft de verantwoordelijkheid?

14. Migraties en upgrades
• Zomerperiode vaak gebruikt voor technische wijzigingen
– Indeling mailomgeving
– Fileservers
• Wordt Tools4ever betrokken bij een upgradeproces?
• Kan de koppeling 1:1 door blijven draaien?
• Richt de koppeling zonder aanpassingen schade aan?
• Wat moet er gebeuren als we van Novell naar Active Directory gaan?
• Wat moet er gebeuren als we de mail extern gaan hosten?
• Is Tools4ever op de hoogte van de laatste status?

15. Samenvatting
• IAM is complex
• Zomerperiode met schooljaarwisseling is zeer intensief
• Klanten verwachten meer professionaliteit
• Systemen worden complexer
• Samenwerking met derde partijen
• Blijven communiceren met de klant

16. Wat biedt Tools4ever?
• Een bewezen techische oplossing
• Een geheel eigen visie en aanpak door eigen consultancy team
• Sterke ondersteuning door eigen support team

17. De Tools4ever oplossing
• De bewezen kracht van de UMRA engine
• Zeer veel implementaties in de scholenmarkt
• Connectors met alle gangbare systemen, waaronder:
– Active Directory
– Novell eDirectory + GroupWise
– Apple OpenDirectory
– Magister en Magister Hosted
– @VO2 en @VO3
– IT’s Learning
– TeleTOP
– Google Apps
– Live@edu
– N@Tschool!
– Moodle
– Fronter
– Studieweb
– Blackboard

18. De Tools4ever aanpak
• Nederlands hoofdkantoor in Baarn
• Eigen consultancy team
– Zeer snelle implementaties, meestal in aantal dagen
– Gespecialiseerd in prototyping, snel proeven aan het eindresultaat
– No-nonsense aanpak
– Experts in Identity Management
– Zeer flexibel in omgaan met wensen
– Consultants zijn ook achteraf bereikbaar
– Voor de klant is het maatwerk, voor Tools4ever is het standaard
• Eigen in-huis support team
• Eigen in-huis development team
– Alle software is volledig zelf ontwikkeld
• Intensieve samenwerking met ELO leveranciers
– Hogere kwaliteit van de koppelingen

19. De Tools4ever ondersteuning
• Speciale indeling support specifiek voor de zomerperiode
– Storing verhelpen versus verhelpen wat de storing veroorzaakt heeft
– Snelle responsetijd op licentievraagstukken
• Speciale toewijzing Delivery Manager voor de zomerperiode
• Eerste-lijns escalatiepunt
– Telefonisch en per e-mail bereikbaar voor vragen
– Direct inzicht in de laatste status van een incident
• Extra beschikbaarheid consultants tijdens schooljaarwisseling
– Consultants worden beperkt voor opdrachten geboekt in zomerperiode
– Aangepaste vakantieplanning
• Extra communicatie met scholen voor de zomerperiode
– Preventieve ondersteuning bij veranderingen tijdens de zomerperiode
• Speciale begeleiding support door architecten
– Scheiding van storing en gevolgen
– Betere inschatting van prioriteit
– Snellere verhelping van de storing

20. Met Tools4ever naar 2011
• De scholenmarkt is belangrijk voor Tools4ever
• Marktleider in Identity Management
• We blijven voortdurend ontwikkelen aan onze connectors
• We hebben enorme stappen gemaakt afgelopen zomer
• In 2011 gaan we het nog beter doen
• Met jullie hulp kunnen we betere ondersteuning leveren:
– Zorg dat Tools4ever tijdens de zomerperiode remote bij de koppeling kan
– Geef tijdig wijzigingen in het netwerk of de organisatie door zodat wij preventief kunnen handelen
– Controleer direct na de vakantie alle leerlingen en personeel
– Blijf gedurende de schooljaarwisseling regelmatig het netwerk en ELO systemen controleren en neem direct
contact met Tools4ever op bij een storing

21. Vragen?