This presentation (in Dutch) at V-ICT-OR SHOPT-IT on May 25 in Belgium for local government organizations explains the challenges for digital archiving, strategies for efficient archiving and platform options available today, focussing on EMC Centera.

1. En dan zit je daar met je data... Over archivering Wim Putzeys

2. Uw gemeente een papiermolen

3. Nou ja, papier

4. Naast papier ook digitaal archief Origineel archiveren: Papieren origineel op papier (bij digitalisatie blijft papier origineel) Digitale origineel digitaal

5. Hoofdpunten Wat zijn de uitdagingen voor digitaal archiveren? Hoe kan je zo efficiënt mogelijk digitaal archiveren? Welke hulpmiddelen zijn er vandaag beschikbaar?

6. Moeder, waarom archiveren wij Omdat het ons werk ondersteunt: Informatie terugvinden Administratief of juridisch belang

7. Moeder, waarom archiveren wij Omdat het moet: Wettelijke verplichting (Archiefwet) Openbaarheid van bestuur (bestuursdocumenten)

8. Uitdagingen E-government Globalisatie Economie

9. Gebruik van e-government groeit

10. Ook in Europa

11. En niet alleen jongeren zijn mee In 2007 was al 18% 55-plussers in Europa actief op sociale netwerksites CorinaPascu, An Empirical Analysis of the Creation, Use and Adoption of Social Computing Applications, JRC Scientific and Technical Reports, 2008, p.12, ftp://ftp.jrc.es/pub/EURdoc/JRC46431.pdf

12. En het einde is nog niet in zicht

13. Uitdagingen E-government Globalisatie Economie

14. Regelgeving in België KAFKA Voor specifieke types Elektronische facturen (KB 16/02/2004 en KB 15/12/2009) Digitale sociale zekerheidsdocumenten (KB 15/03/1999) Verschillende initiatieven: e-David, VVBAD,…

15. Europese richtlijnen Elektronische facturen (2001/115/EG) MoReq (1991, 2008)– Model Requirements for Records Management

16. Internationale inspiratie Nederland gidsland Substitutie gereguleerd sinds 2005 Voor alle archieven Zonder beperking in de tijd Specifieke technische richtlijnen rond o.a. compressie

17. Uitdagingen E-government Globalisatie Economie

18. Besparingen De Morgen, donderdag 20 mei 2010

19. Véél besparingen De Morgen, donderdag 20 mei 2010

20. Efficiënt digitaal archiveren Beperk wat je moet archiveren Definieer een archiveerbeleid Kies een efficiënt archiveringsplatform

21. Digitaliseer bij de bron Beperk papieren originelen: e-forms, e-mail Beperk papieren distributie en duplicatie Gebruik scansoftware: Beeldoptimalisatie OCR Duurzame formaten(TIFF, PDF)

22. Pas documentbeheer toe Definieer documentbeheersbeleid Beperk het aantal repositories Gebruik documentbeheerssoftware: Metadata/kenmerken/documentbeschrijving (XML,...) Beperkt duplicaten Versiebeheer en historiek Beveiliging, permissies en audit trail Workflow en collaboratie Beheert levenscyclus van document

23. Gebruik de levenscyclus Actieve informatie Passieve informatie Productieservers Archief

24. Gebruik de levenscyclus Voordelen voor productie-omgeving: Doorzoekbaarheid Indexeerbaarheid Backup

25. Archivering ≠ backup

26. Efficiënt digitaal archiveren Beperk wat je moet archiveren Definieer een archiveerbeleid Kies een efficiënt archiveringsplatform

27. Nood aan archiveringsbeleid Records management: Welke informatie archiveren In welk formaat Waar Met welke metadata Door wie Voor hoe lang Onder welke voorwaarden raadpleegbaar

28. Efficiënt digitaal archiveren Beperk wat je moet archiveren Definieer een archiveerbeleid Kies een efficiënt archiveringsplatform

29. Kenmerken van een efficiënt platform Kan vlot uitgebreid worden Overleeft technische evolutie Kost relatief weinig (stroom, plaats, capaciteit) Vereist weinig beheer Voldoet aan de wetgeving

30. Wettelijke vereisten Gebruikte technologie en processen garanderen: Authenticiteit (herkomst) Integriteit (inhoud) Leesbaarheid (vorm) Toegankelijkheid Vertrouwelijkheid

32. Te veel technologische wijzigingen

33. Gevoelig voor beschadiging

34. Lange antwoordtijd

36. Arbeidsintensief

37. Geen intelligent capaciteitsbeheer

38. Geen garantie van authenticiteitOpties

39. Authentieke data Eenvoudig beheer Lage TCO EMC Centera Lage TCO en eenvoudig beheer: Single-instance storage Zelfconfigurerend, zelfherstellend, zelfbeherend (geen backup nodig) 5e generatie hardware Veilig: Niet uitwisbaar Gekoppeld aan bewaarregels Authenticiteit (CAS) Niet gekoppeld aan applicatie Online beschikbaar met snelle respons

40. Geen complex SAN beheer Geen beheer van LUN/RAID groepen Geen file systemmanagement Eenvoudig beheer

41. 100 percent meer capaciteit per node 4 TB per node 2 TB per node 31.3 Watt per TB 125 Wattper TB 75 percent minder energie 128 TBper rack 64 TB per rack 50 percent minder ruimte Gen 4 Node Gen 4 Low-Power Node Lage TCO

42. Storage nodes • • • • • • • • • • Storage nodes Cube-switch Cube-switch Dual, self-managedprivate LAN Network switch Access/storage nodes • • Access/storage nodes Content Protection Mirror       Œ   Œ   Redundant power

43. Storage nodes • • • • • • • • • • Storage nodes Cube-switch Cube-switch Dual, self-managedprivate LAN Network switch Access/storage nodes • • Access/storage nodes Redundant power Content Protection Parity

44. Storage nodes • • • • • • • • • • Storage nodes Cube-switch Cube-switch Dual, self-managedprivate LAN Network switch Access/storage nodes • • Access/storage nodes  Œ Œ         Œ    Zelfherstellend! Redundant power

45. Rack 2 Upper cube Root switches Lower cube 4-nodeCentera IP Address Rack 1 Uitbreidbaar en zelfconfigurerend

46. Efficiënte enkelvoudige opslag C:ijn documenten Mijn brief Mijn brief G:edeelde documentenilieuossier123 Mijn brief

48. Uniek

49. Niet locatie-gebondenContentAddressalgorithme 10001010 Content Addressalgorithme 10111011 EMC Centera berekent Content Address en stuurt adres naar applicatie Bestand aangemaakt op applicatie server Applicatie server stuurt bestand naarEMC Centera over IP network Applicatie bewaart Content Address ter referentie Authenticiteit: CAS

50. Content Addressable Storage

51. Universele toegang XAM FTP NFS/CIFS HTTP EMC Centera API Emulatie EMC Centera

52. Bedankt Vragen? Contacteer: Panoptic NV EMC Information Systems NV Wim Putzeys Luc Van Remoortel Veldkant 31, B-2550 Kontich Imperiastraat 18, B-1930 Zaventem +32 (0)3 443 20 75 +32 (0)475 810 313 wim.putzeys@panoptic.bizvanremoortel_luc@emc.com www.panoptic.bizbelgium.emc.com