15 01 22 Erstschulung, Bonn

1. Einführung in das QS-System
Frauke Hillenbach
Erstschulung für Auditoren, 22. Januar 2015, Bonn

2. November 2000: Vertrauen erschüttert
Erster BSE-Fall in Deutschland
Erstschulung22.01.2015

3. Neuausrichtung der Qualitätssicherung für Lebensmittel
Lebensmittel aus guten Händen
Das Ziel:
„Ziel ist es, für alle Stufen der Wertschöpfungskette strenge,
nachprüfbare Qualitätsvorgaben festzulegen, um ein transparentes,
stufenübergreifendes Qualitätssicherungssystem zu schaffen.“
Auszug aus der Präambel des Gesellschaftsvertrages der QS Qualität und Sicherheit GmbH
Erstschulung22.01.2015
Die Idee:
Die beteiligten Wirtschaftsstufen sitzen an einem Tisch
 kurze Abstimmungswege nutzen
 gemeinsame Ziele verfolgen
 einheitliches Grundverständnis herstellen
 gemeinsame Krisenbewältigung leisten
 gegenseitiges Vertrauen aufbauen

5. Stufenübergreifende Qualitätssicherung
Selbstverpflichtung der gesamten Wertschöpfungskette
Stufenübergreifendes System
Gemeinsam getragen von der ganzen Kette
Prozesskontrollen in allen Unternehmen
Produktkontrollen an kritischen Punkten
Koordination Ereignisse und Krisen
Kennzeichnung mit dem QS-Prüfzeichen
Orientierung für Verbraucher
Identifizierung innerhalb der Kette
Unabhängigkeit und Souveränität
Unabhängig von Wirtschaft oder Verwaltung
Frei von politischer oder sonstiger
Einflussnahme
Erstschulung22.01.2015
Fleisch-
wirtschaft
Landwirtschaft
Futtermittel
-wirtschaft
Lebensmittel-
einzelhandel

12. Internationale Zusammenarbeit in Europa
EMA und A-Net als Grundlage für bilaterale Vereinbarungen
Erstschulung
A-Net
22.01.2015

14. Erstschulung
Das QS Prüfzeichen ….
für Glaubwürdigkeit, Vertrauen und Transparenz
22.01.2015

17. QS-Ware: Nutzung des QS-Prüfzeichens
Welche Informationen enthält der Gestaltungskatalog?
Ziel: Wiedererkennung bei den Verbrauchern durch ein einheitliches Design
Das QS-Prüfzeichen darf nur in Ausnahmefällen in der Schwarz-Weiß-Umsetzung verwendet
werden (gesonderte Freigabe durch QS nötig)
Erstschulung22.01.2015

18. Negativ-Beispiel- Fehlerhafte Verwendung QS-Prüfzeichen
Erstschulung22.01.2015

19. Negativ-Beispiel- Fehlerhafte Verwendung QS-Prüfzeichen
Erstschulung22.01.2015

21. Stufenbezogene Standards - Leitfäden
Erstschulung22.01.2015

22. Zuverlässigkeit durch mehrstufiges Kontrollsystem
Kontrollebenen im QS-System - Dreistufiges System
Erstschulung22.01.2015

24. Kontrollebene I: Die Eigenkontrollen
Beispiel: Landwirtschaft Schweinehaltung
Durchführung und Dokumentation der Eigenkontrolle
Die regelmäßige Durchführung von Eigenkontrollen ist
mindestens einmal jährlich anhand einer Checkliste zu
dokumentieren.
Dokumente und Aufzeichnungen der … internen Kontrollen
müssen … mindestens drei Jahre aufbewahrt werden.
Umsetzung eingeleiteter Maßnahmen aus der
Eigenkontrolle
Die bei der Durchführung der Eigenkontrolle
festgestellten Abweichungen sind so schnell wie möglich zu
beseitigen. Dazu sind Fristen zum Zeitpunkt der
Eigenkontrolle festzulegen.
Erstschulung22.01.2015

26. Erstschulung
Kontrollebene III: Das Ständige Interne Kontrollsystem (SIKS)
Geschäfts-
stellen-
audits
Auswert-
ungen d. QS-
Datenbank
(Anzahl, Dauer,
Ergebnisse)
Zertifizierungsstellen
und Auditoren
Parallel-
audits
Begleit-
audits
Audit-
berichts-
kontrolle
unange-
kündigte
Audits
(Fleisch)
Stichproben-
audits
QS-GAP
Rückverfolg-
barkeits-
checks
Systempartner
Stichproben-
audits QS
Sonder-
audits
Laboraudits
Labore
Ring-
versuche
Labor-
kompetenz-
tests (OGK)
22.01.2015

27. Zusätzliche Produktkontrollen
Monitoringprogramme
 Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse und Kartoffeln
Untersuchung auf Rückstandshöchstgehalte und Grenzwerte für
Pflanzenschutzmittel, Nacherntebehandlungsmittel, Wachstums-
regulatoren, Schadstoffe, Schwermetalle sowie Kontrolle, ob
eingesetzte Mittel zugelassen sind.
 Futtermittelmonitoring
Untersuchung auf Einhaltung von Grenz- und Richtwerten für Mykotoxine,
Umwelttoxine, Pflanzenschutzmittel, Schwermetalle und Mikroorganismen
 Salmonellenmonitoring
Untersuchung auf Salmonellenbelastung in landwirtschaftlichen
Betrieben (Schweinemast) und in Schlachtbetrieben.
 Antibiotikamonitoring
Erfassung des Antibiotikaeinsatzes in Geflügel- und Schweinemast-
betrieben
 betriebsspezifische Auswertungen um Handlungsbedarf aufzudecken
(Transparenz)
Verpflichtende Einbindung von Landwirten und Tierärzten
Erstschulung22.01.2015

28. Ereignis- und Krisenmanagement im QS-System
Erstschulung22.01.2015

29. Ereignis- und Krisenmanagement
Krisenmanagement immer erreichbar
Das Ereignis- und Krisenmanagement im QS-System
ist 24 Stunden/365 Tage erreichbar.
Ereignisfallblätter: liegen allen Systempartnern vor,
werden für Meldung an QS und an die zuständigen
Aufsichtsbehörden eingesetzt
Krisentelefon: bekannte Rufnummer, ständig genutzt
Erstschulung22.01.2015

30. Ereignis- und Krisenmanagement 2014
73 Ereignismeldungen (Stand 31. Dezember 2014)
67 Routinefälle
Futtermittelwirtschaft(34 x)
Landwirtschaft (17 x)
Schlachtung und Zerlegung (11 x)
u.a. (5 x)
3 Ereignisfälle
Verarbeitung von genussuntauglichen
Schweinefleisch
Ausbruch hochpathogener AI-Virus in
Putenbestand LK Vorpommern-Greifswald
Verdacht auf Milzbrand bei Rindfleisch aus
Polen
3 Routinefälle
Rückstände Pflanzenschutzmittel
Falsche Herkunftskennzeichnung
Verdacht auf EHEC
Systemkette Fleisch und Fleischwaren
Krisentagebuch
Erstschulung22.01.2015
Systemkette Obst, Gemüse, Kartoffeln

31. Sanktionsverfahren
Vorgehen bei Verstößen
1. Feststellung eines Verstoßes gegen
QS-Anforderungen (z.B. im Audit, Monitoring-
programm oder Ereignis- und Krisenfall)
2. Prüfung, ob Sofortmaßnahmen eingeleitet werden müssen
3. Anforderung einer Stellungnahme des Systempartners
4. Entscheidung über Einleitung eines Sanktionsverfahrens
5. Sanktionsbeirat spricht Empfehlung über Abmahnung, Geldbuße,
zeitweiligen oder dauerhaften Ausschluss, erhöhte Auditfrequenzen
u.a. aus. Umsetzung durch die QS- Geschäftsstelle.
6. Ggf. Einspruch des Systempartners gegen die Entscheidung.
Erstschulung22.01.2015

35. QS-live: Was ist eigentlich QS?
Ein kurzer Filmbeitrag
http://www.qs-live.de/steckt-eigentlich-hinter-qs
Erstschulung22.01.2015

36. Informationen für Auditoren und Zertifizierungsstellen
Geschlossener Bereich
News für Zertifizierungsstellen und Auditoren
Schulungen
Arbeitsmaterial für Auditoren
Informationen für Zertifizierungsstellen
Rundschreiben
Ansprechpartner mit Kontaktmöglichkeit
Erstschulung
www.q-s.de
22.01.2015

37. Wir sind QS.
Gemeinsam für Qualitätssicherung.
Lebensmittel
aus guten Händen
QS Qualität und Sicherheit GmbH GF: Dr. H.-J. Nienhoff, Schedestraße 1-3, 53113 Bonn, Tel +49 228 35068-0, info@q-s.de

38. Auditierung und Zertifizierung
Dr. Alois Fenneker
Erstschulung für Auditoren, 22. Januar 2015, Bonn

44. Anforderungen zur Aufrechterhaltung der Zulassung
Auditoren
 mind. 20 Audits je Stufe in den letzten zwei Jahren
(auf Stufe Landwirtschaft 20 Audits je Tierart)
 jährliche Teilnahme an mindestens einer Schulung je Zulassungsstufe,
einschl. stufenspezifischer Test  bei Testergebnis ≥90 % alle zwei Jahre
 bei Nichtbestehen eines Tests erfolgreiche Teilnahme an einem Nachschreibetest
 Jährliche Teilnahme an mind. einer internen Schulung durch die Zertifizierungsstelle
 Unterschriebene Zustimmungserklärung zum Verhaltenskodes für das QS-System
Erstschulung22.01.2015

46. Schulungen/Tests
Es dürfen keine unterstützenden Unterlagen verwendet werden.
Bei jedem Test sind 10 Fragen je Zulassungsstufe zu beantworten.
(überwiegend Multiple-Choice)
Die maximale Punktzahl des Tests beträgt 50.
Für jede richtige Antwort gibt es einen Punkt.
Für jede falsche Antwort wird ein Punkt abgezogen.
Als niedrigste Punktzahl für eine Aufgabe wird Null angesetzt.
Bei einem Testergebnis von …
≥ 60% gilt der Test als bestanden.
≥ 90% muss die entsprechende Schulung erst im übernächsten Jahr wieder besucht
werden.
≥ 30% und < 60% muss zur Aufrechterhaltung der Zulassung ein Nachschreibetest in
dem Jahr erfolgreich absolviert werden.
< 30% wird die Zulassung für die Stufe vier Wochen nach Zugang des Testergebnisses
entzogen.
Bei der Erstschulung ist der "Test Grundlagen" zu absolvieren. Zusätzlich kann für jede
angestrebte Zulassungsstufe bereits ein "stufenspezifischer Test" absolviert werden.
Bei den jährlichen Schulungen durch QS ist je Zulassungsstufe ein stufenspezifischer Test
zu absolvieren.
Erstschulung22.01.2015

47. Audits
Erstschulung
System-
audits
Spotaudits
nur bei angekündigten
Systemaudits in der
Systemkette Fleisch
Ständiges Internes Kontrollsystem
(SIKS)
Stichproben-
audits
(ohne 10% QS-GAP)
Sonder-
audits
Parallel-
audits
Wer beauftragt
und bezahlt
das Audit?
beauftragt und bezahlt durch den Systempartner beauftragt und bezahlt durch QS
Wer führt das
Audit durch?
durchgeführt von Auditoren der
unabhängigen Zertifizierungsstellen
durchgeführt von …
Auditoren der
unabhängigen
Zertifizierungsstellen
Auditoren der
unabhängigen
Zertifizierungsstell
en oder QS-
Sonderauditoren
QS-Sonder-
auditoren
Erfolgt das
Audit
angekündigt?
Systemkette Fleisch:
unangekündigt;
wenn angekündigt,
zus. Spotaudits 
unangekündigt
unangekündigt (frühestens 24 Stunden zuvor)
Systemkette OGK:
nur angekündigte
Systemaudits
-
Werden im
Audit alle
Kriterien
bewertet?
Bewertung aller
Kriterien anhand von
vorgegebenen
Checklisten
Bewertung einzelner
Kriterien, „Fokus
Produktionsprozess“
normalerweise Bewertung einzelner Kriterien
Wie häufig
wird auditiert?
risikoorientierte Fest-
legung der Auditfre-
quenz (Status I/II/III)
Auswirkungen auf die
Auditfrequenz nur im Fall
von K.O.-Bewertungen
Auswirkungen auf die Auditfrequenz
nur im Fall von K.O.-Bewertungen
22.01.2015

48. Unangekündigte Audits in der Systemkette Fleisch
Erstschulung
Unangekündigte Systemaudits oder Spotaudits
Zwei Optionen
1. Unangekündigtes Systemaudit
Inhalt und Ablauf entsprechen dem bisherigen Systemaudit
Überprüfung der vollständigen Checkliste
2. Unangekündigtes Spotaudit zwischen zwei Systemaudits
Schwerpunkt: Kontrolle des Produktionsprozesses, visuelle Kontrolle vor Ort
i.d.R. Überprüfung ausgewählter Kriterien
Kontrolle von Dokumenten und weiteren Kriterien bei Auffälligkeiten
Einfluss auf QS-Status nur bei K.O.-Feststellungen
ACHTUNG: Im Lebensmitteleinzelhandel erfolgen ausschließlich unangekündigte Systemaudits.
Unangekündigte Audits …
werden seit 2013 auf allen Stufen der Systemkette
Fleisch und Fleischwaren durchgeführt.
sind fester Bestandteil der Prüfsystematik
(Leitfaden Zertifizierung).
erfolgen in Verantwortung der Zertifizierungsstelle.
22.01.2015

50. Unangekündigte Audits in der Systemkette Fleisch
Erstschulung
Wechsel der gewählten Option
Seit dem 1. Juni 2014 ist ein Wechsel zwischen den Optionen möglich
Wechsel von „Spotaudit“ zu „unangekündigten Systemaudits“
 uneingeschränkt möglich
Wechsel von „unangekündigten Systemaudits“ zu „Spotaudits“
 spätestens 6 Monate vor Ablauf der Lieferberechtigung
Nicht gebündelte Standorte nehmen den Wechsel selber in der QS-Datenbank vor.
Bei gebündelten Standorten (Landwirtschaft) erfolgt der Wechsel über den zuständigen
Bündler.
Für Betriebe, die über die QS-Inspektion eingebunden werden (z.B. Kleinsterzeuger), erfolgt
die Hinterlegung durch die zuständige Zertifizierungsstelle.
Im Falle eines Wechsels wird die Zertifizierungsstelle automatisch per E-Mail informiert.
22.01.2015

51. Unangekündigte Audits in der Systemkette Fleisch
Erstschulung
Spotaudits auf der Stufe Landwirtschaft
Stichtagsbezogene Festlegung einer Stichprobe (jeweils zum 1. Juli)
Tierartbezogen, d.h….
Geflügel: 50%
Schwein: 20%
Rind: 5 %
…der jeweils von einem Bündler für Spotaudits angemeldeten Standorte.
Den Zertifizierungsstellen wird in der Software-Plattform eine Abfragemöglichkeit zur Festlegung
der Stichproben-Grundgesamtheit bereitgestellt.
Aus dieser Grundgesamtheit wählt die Zertifizierungsstelle die zu kontrollierenden Standorte
entsprechend der o.g. Stichprobenanteile aus.
22.01.2015

52. Unangekündigte Audits in der Systemkette Fleisch
Erstschulung
Anwesenheit einer Auskunftsperson
Zur Sicherstellung der Anwesenheit einer geeigneten Auskunftsperson ist eine vorherige
Benachrichtigung des Systempartners möglich:
Maximal 48 Stunden zuvor (2 Werktage):
Futtermittelwirtschaft
Landwirtschaft Rind/Schwein
Elterntierbetriebe in der Geflügelmast
Maximal 24 Stunden zuvor (1 Werktag):
Landwirtschaft Geflügel
Brütereien
Schlachtung/Zerlegung
Verarbeitung
Fleischerhandwerk
Fleischgroßhandel
Keine Vorankündigung:
Lebensmitteleinzelhandel
Auf der Stufe Landwirtschaft sind die zuständigen Bündler frühestens zeitgleich über das
bevorstehende, unangekündigte Audit in Kenntnis zu setzen.
22.01.2015

53. Unangekündigte Audits in der Systemkette Fleisch
Erstschulung
Vorgehen bei Ablehnung eines unangekündigten Audits
Entscheidung über die Ablehnung erfolgt in Verantwortung der Zertifizierungsstelle
Dokumentation des Verfahrens
Nachweis gegenüber QS
Bei einer unbegründeten Ablehnung
Umgehende Eingabe in der Datenbank mit General-K.O.
Schriftliche Information an den Systempartner über mögliche Konsequenzen einer
Verweigerung (ggf. Verlust der Lieferberechtigung, Sanktionsverfahren).
Auf Nachfrage ist gegenüber QS nachzuweisen, dass eine entsprechende Information
erfolgt ist.
Bei einer begründeten Ablehnung
Information an den Systempartner, dass derzeit auf die Durchführung verzichtet wird.
INTERN: Spätestens vier Wochen später ist das Audit unangekündigt nachzuholen.
22.01.2015

54. Unangekündigte Audits in der Systemkette Fleisch
Erstschulung
Verschiedenes
Fristen
Unangekündigte Systemaudits sind fristgerecht vor Ablauf der Zertifizierung und damit zur
Aufrechterhaltung der Zulassung durchzuführen.
Bei Spotaudits ist grundsätzlich ein Abstand von mindestens zwei Monaten zum nächsten
Systemaudit einzuhalten (davor und dahinter).
Auditoreneinsatz
Unangekündigte Systemaudits können maximal drei Mal in Folge durch den gleichen Auditor
durchgeführt werden.
Ein Spotaudit wird bei der Anzahl der nacheinander durchgeführten Systemaudits nicht
mitgezählt.
Kombi-Audits
Die gleichzeitige Durchführung mit anderen Audits ist möglich (z.B. Kombination mit anderen
Produktionsarten innerhalb des QS-Systems).
Es ist dann sicherzustellen, dass die Kontrolle der anderen Teile des Kombiaudits ebenfalls
unangekündigt erfolgt.
22.01.2015

58. Auditverweigerung/Auditabbruch/fehlende Unterschrift
Erstschulung
Rücksprache mit Zertifizierungsstelle und QS
Grundsätzlich
Ein Audit darf nicht durch den Auditor abgebrochen werden.
Auditverweigerung
Zertifizierungsstelle/Auditor entscheiden, ob die Verweigerung begründet ist.
Der Systempartner ist (schriftlich) über mögliche Konsequenzen zu informieren
(ggf. Verlust der Lieferberechtigung, Eröffnung eines Sanktionsverfahrens).
Der Auditbericht ist als General-K.O. in der Datenbank zu hinterlegen.
Auditabbruch/verweigerte Unterschrift
Der verantwortliche Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle ist umgehend zu informieren, damit dieser
die Situation ggf. mit dem Betriebsleiter klärt.
Für den Fall, dass eine Fortführung des Audits/Unterzeichnung des Auditberichts weiterhin nicht
möglich ist, ist umgehend Kontakt durch den verantwortlichen Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle
mit der QS-Geschäftsstelle aufzunehmen.
Die weitere Vorgehensweise ist zwischen Zertifizierungsstelle und QS abzustimmen
(z.B. bzgl. Eingabe des Auditberichts, ggf. Durchführung eines weiteren Audits).
Liegen keine ausreichenden Gründe für einen Auditabbruch vor, ist ein General-K.O. zu vergeben.
Der Auditbericht darf nicht ohne Abstimmung mit QS in der Datenbank ein- und freigegeben
werden.
22.01.2015

62. Erstschulung22.01.2015

63. Auditergebnis und QS-Status (1)
Berechnung:
 Punktzahl je Bewertung (A = 100, B = 75, C = 50, D = 0)
 Gewichtung einzelner Kriterien (in jeweiliger Checkliste hinterlegt)
 Zur Berechnung des Auditergebnisses sind zu berücksichtigen:
1. Die Prüfkennziffer (PKZ), die als Anteil der erreichten Punktzahl an der max. erreichbaren
Punktzahl errechnet wird.
Beispiel: 12 x A = 12 x 100 Punkte = 1.200 Punkte
5 x B = 5 x 75 Punkte = 375 Punkte
1 x C = 1 x 50 Punkte = 50 Punkte
2 x D = 0 Punkte
Summe = 1.625 Punkte
Maximal mögliche Punktzahl = 20 x 100 Punkte = 2.000 Punkte  PKZ = 1.625/2.000 = 81%
2. Der Anteil der insgesamt realisierten C- und D-Bewertungen an den anwendbaren
Kriterien.
 Die QS-Anforderungen sind erfüllt, wenn
1. alle KO-Kriterien erfüllt sind
2. die Prüfkennziffer mind. 70% beträgt.
Erstschulung22.01.2015

64. Auditergebnis und QS-Status (2)
* Bei Vorliegen von zusätzlichen D-Bewertungen darf die Summe aus C- und D-Bewertungen den Anteil von 10 %
nicht übersteigen.
Prüfkennziffer
Anteil
C-Bewertungen
Anteil
D-Bewertungen
Auditergebnis
90 – 100 % maximal 5 % 0 % QS-Status I
80 – 89 % maximal 10 %* maximal 3 %* QS-Status II
70 – 79 % (keine Begrenzung) QS-Status III
< 70 % QS-Anforderungen nicht erfüllt.
K.O. QS-Anforderungen nicht erfüllt.
General K.O./
Wiederholte D-
Bewertung
QS-Anforderungen nicht erfüllt.
Erstschulung22.01.2015

66. Ein- und Freigabe von Auditberichten
 Der Auditbericht wird durch den Auditor erstellt.
 Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, den Auditbericht spätestens sechs Wochen
nach Durchführung des Audits in der Software-Plattform ein- und freizugeben.
Andernfalls wird der Bericht in der Software-Plattform für die Freigabe gesperrt
 erneute Auditdurchführung erforderlich.
 Bei K.O.-Abweichungen in Folgeaudits muss der Auditbericht sofort ein- und
freigegeben werden.
 Spätestens vor der Eingabe des Auditberichts überprüft die Zertifizierungsstelle, ob die
in der Software-Plattform für den Systempartner hinterlegten Stammdaten korrekt sind.
 Die Freigabe des Auditberichts erfolgt im Vier-Augen-Prinzip.
 Das Auditergebnis wird automatisch in der QS Software-Plattform generiert.
Erstschulung22.01.2015

73. Wir sind QS.
Gemeinsam für Qualitätssicherung.
Lebensmittel
aus guten Händen
QS Qualität und Sicherheit GmbH GF: Dr. H.-J. Nienhoff, Schedestraße 1-3, 53113 Bonn, Tel +49 228 35068-0, info@q-s.de

74. Anwendungen in der Software-Plattform
Frauke Hillenbach
Bonn, 22. Januar 2015

82. Auditvorbereitung
Stammdaten Standort
Erstschulung22.01.2015

85. 3 Schritte der Eingabe eines Auditberichts
Schritt 1: Wo war ich wann?
a) Auswahl des auditierten Standorts
b) Eingabe des Auditdatums
Schritt 2: Eingabe Auditbericht
a) Eingabe der Audit-Berichtsdaten
b) Bewertung der Anforderungen
c) ggf. Eingabe von Korrekturmaßnahmen
Schritt 3: Speicherung des Auditberichts
Erstschulung22.01.2015

88. Schritt 1b: Eingabe des Auditdatums
Erstschulung22.01.2015

90. Schritt 2a: Eingabe der Auditdaten
Erstschulung22.01.2015

91. Schritt 2b: Bewertung der Anforderungen
Erstschulung22.01.2015

92. Ergebnisberechnung
Erstschulung22.01.2015

100. Wir sind QS.
Gemeinsam für Qualitätssicherung.
Lebensmittel
aus guten Händen
QS Qualität und Sicherheit GmbH GF: Dr. H.-J. Nienhoff, Schedestraße 1-3, 53113 Bonn, Tel +49 228 35068-0, info@q-s.de