Om efficiënter te kunnen werken, had Zonnehoeve een ERP-systeem nodig met een geïntegreerde softwaremodule voor materiaalbehoefteplanning (MRP). Zonnehoeve koos voor een samenwerking met Ad Ultima, dat UltimAX Wood installeerde, een zelf ontwikkelde add-on voor Microsoft Dynamics AX specifiek voor de houtverwerkende industrie. Door de kant-en-klare basis kon Zonnehoeve de nieuwe software snel in gebruik nemen. De processen van Zonnehoeve werden verder geautomatiseerd met de barcodeetikettering en –scanningsoftware van Ad Ultima. Daardoor volgen de opeenvolgende productbewerkingen correcter en sneller op elkaar. De organisatie kan nu veel efficiënter werken dan vroeger en de klanten krijgen een snelle en correcte dienstverlening.

1. Beschutte werkplaats Zonnehoeve
beheert voorraden efficiënter dankzij
automatisering
Zonnehoeve is actief als toeleverancier van bedrijven in de houtsector. Het is een
beschutte werkplaats, maar dat betekent niet dat de klanten lagere eisen stellen.
Om efficiënter te kunnen werken, had Zonnehoeve een ERP-systeem nodig met een
geïntegreerde softwaremodule voor materiaalbehoefteplanning (MRP).
Zonnehoeve koos voor een samenwerking met Ad Ultima, dat UltimAX Wood
installeerde, een zelf ontwikkelde add-on voor Microsoft Dynamics AX specifiek voor
de houtverwerkende industrie. Door de kant-en-klare basis kon Zonnehoeve de nieuwe
software snel in gebruik nemen. De MRP-module in UltimAX Wood berekent welke
materialen Zonnehoeve moeten aankopen of produceren om aan de vraag van de
klanten te voldoen.
De processen van Zonnehoeve werden verder geautomatiseerd met de barcode-
etikettering en –scanningsoftware van Ad Ultima. Daardoor volgen de opeenvolgende
productbewerkingen correcter en sneller op elkaar. De organisatie kan nu veel
efficiënter werken dan vroeger en de klanten krijgen een snelle en correcte
dienstverlening.
ADULTIMAIMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY

2. Profiel
Beschutte werkplaats Zonnehoeve is actief als onderaannemer in
de houtsector. In de loop der jaren groeide de organisatie uit tot
een van de grootste producenten van tuinartikelen, bedden en
lattenbodems in België. In de productie werken ongeveer 120
medewerkers.
Uitdaging
Als onderaannemer in de houtsector moet Zonnehoeve snel
en tegen lage winstmarges kunnen inspelen op de vragen
van klanten. De opslagruimte is beperkt, zodat een efficiënt
voorraadbeheer met zo weinig mogelijk stockbreuken
noodzakelijk is voor een goede interne werking en een optimale
klantenservice. De opvolging van de voorraad gebeurde
vroeger met Excel-sheets, waardoor de informatie niet altijd
correct en snel beschikbaar was.
Oplossing
IT-specialist Ad Ultima hielp Zonnehoeve bij de configuratie
en installatie van UltimAX Wood, een ERP-systeem op basis
van Microsoft Dynamics AX dat Ad Ultima ontwikkelde
voor de houtverwerkende sector. Dankzij die kant-en-
klare basis kon Zonnehoeve het nieuwe systeem snel in
gebruik nemen. UltimAX Wood omvat ook een module voor
materiaalbehoefteplanning en werd gecombineerd met Ad
Ultima’s barcode-etikettering en –scanningsoftware.
Voordelen
Voordelen•
Efficiënt voorraadbeheer•
Hogere productiviteit•
Snelle klantenservice•
Gestroomlijnde procedures•
Gebruiksvriendelijk•
Commerciële troef•
Barcodes voor automatische gegeneerde werkopdrachten•
•
“Onze opslagruimte is beperkt,
maar door onze voorraad
efficiënter te beheren, kunnen we
toch blijven werken met zo weinig
mogelijk stockbreuken.”
Pieter-Jan Vanfleteren
Zonnehoeve

3. KLANTENGETUIGENIS - BW ZONNEHOEVE
“Een beschutte werkplaats moet het niet hebben van liefdadigheid”,
zegt Pieter-Jan Vanfleteren van beschutte werkplaats Zonnehoeve.
“Net als alle bedrijven moeten ook wij kwaliteit leveren en hard
werken om onze concurrentiepositie te behouden. We zijn een
toeleverancier van commerciële bedrijven en als er iets niet goed
loopt, zullen die niet milder reageren omdat we een beschutte
werkplaats zijn. Ook onze procedures zijn even complex als die van
andere bedrijven.”
Zonnehoeve schakelde daarom de diensten van Ad Ultima in voor
de installatie van Microsoft Dynamics AX als Enterprise Resource
Planning (ERP) oplossing. De aanwerving van Pieter-Jan gebeurde
ook in functie van het automatiseringsproject.
“We wilden een beter en correcter overzicht krijgen van onze
voorraden op elk moment”, legt Pieter-Jan Vanfleteren uit. “Als
toeleverancier maken we deel uit van een ingewikkeld technisch
productieproces. Efficiëntie en een betrouwbare, stipte service zijn
dan ook noodzakelijk als we onze klanten willen behouden.”
Zo weinig mogelijk stockbreuken met
beperkte voorraad
Het voorraadbeheer gebeurde vroeger nog met Excel-tabellen.
“Die manuele werkwijze veroorzaakte soms problemen”, zegt
Pieter-Jan Vanfleteren. “Als bijvoorbeeld een magazijnier per
ongeluk iets wiste uit een Excel-tabel, dan was die informatie
gewoon verdwenen. Nu blijft er in ons ERP-systeem altijd een
historiek bewaard. Je kan dus ook altijd nagaan wie wat heeft
gedaan. Daardoor kunnen we onze voorraden beter beheren
en dus ook de productie efficiënter opvolgen. Bovendien is
onze opslagruimte beperkt. Door onze voorraad efficiënter te
beheren kunnen we toch blijven werken met zo weinig mogelijk
stockbreuken. De klanten kunnen dus rekenen op een goede
dienstverlening.”
De keuze voor Dynamics AX en Ad Ultima verliep vrij vlot. “Na een
aantal gesprekken met Ad Ultima hebben we beslist om met hen
in zee te gaan”, verklaart Geert Van Hecke, die verantwoordelijk is
voor de boekhouding bij Zonnehoeve. “Ze overtuigden ons met
hun expertise en hun software op maat van onze activiteiten.”
Specifieke software voor de houtsector
“Onze UltimAX Wood Suite is een add-on op Dynamics AX die
we specifiek ontwikkelden voor bedrijven in de houtverwerkende
industrie”, zegt Thierry De Bock van Ad Ultima. “We hebben al
een twintigtal klanten in de houtsector, zowel houthandelaars als
productiebedrijven.”
Dankzij UltimAX Wood kon het project bij Zonnehoeve vertrekken
van een kant-en-klare basis. Daarnaast moesten de specialisten
van Ad Ultima, in overleg met de mensen van Zonnehoeve, de
administratieve processen en interne procedures verder verfijnen.
Men integreerde de technologie ook met een systeem voor scanning.
Op basis van de barcodes kunnen de gebruikers de voorraden nu
perfect opvolgen.
“Alles begint bij de bestelling van de klant”, legt Geert Van Hecke
uit. “Ons ERP-systeem controleert dan of we voor het verkooporder
nog materiaal nodig hebben dat niet in voorraad is. Het checkt ook
hoeveel medewerkers we moeten inzetten om de bestelling af te
werken binnen de termijn van de klant. Het systeem genereert de
bestelvoorstellen van de grondstoffen en wanneer we de levering
ontvangen, registreren we dat ook in het systeem. Vervolgens kunnen
we etiketten met barcodes afdrukken die we op het materiaal kleven.
De barcode geeft aan wat er met het materiaal moet gebeuren –
bijvoorbeeld verzagen naar een bepaalde lengte. Door de barcode
te scannen, krijgt de monitor van de werkplaats een opdrachtje te
zien op zijn computerscherm. Wanneer hij daarmee klaar is, klikt hij
op de knop ‘gereed melden’, zodat we direct de volgende stap in de
bewerking kunnen zetten. We drukken telkens een nieuw barcode-
etiket af bij elke nieuwe bewerking.”
Uniforme benamingen en processen
“Zo ontstaan er geen bottlenecks meer in de productie. De
opdrachten die de software genereert, zijn meteen duidelijk voor
de monitor”, zegt Pieter-Jan Vanfleteren. “Door de automatisering
kunnen we ook slechte procedures schrappen. We zijn immers wel
verplicht om over alle processen na te denken en ons af te vragen
waarom we iets op een bepaalde manier doen. De uitvoering van
het project startte op 1 november 2011 en in april 2012 hebben we
de nieuwe toepassing in gebruik genomen. Het is dus behoorlijk snel
gegaan. We kunnen nu autonoom verdergaan met het stroomlijnen
van de processen.”

4. “Zonnehoeve doet zelf de
eerstelijns support. Het is de
strategie van Ad Ultima om onze
klanten zo veel mogelijk autonoom
te laten werken maar we zorgen
natuurlijk voor ondersteuning
wanneer dat nodig is.”
Thierry De Bock
Ad Ultima
Intussen werken de 20 gebruikers bij Zonnehoeve wel al vlot met
het nieuwe systeem. Kleine probleempjes kunnen ze zelf oplossen.
“We hebben de key users een opleiding gegeven zodat ze daarna
hun kennis konden doorgeven aan hun collega’s”, zegt Thierry De
Bock. “Het is de strategie van Ad Ultima om onze klanten zo veel
mogelijk autonoom te laten werken, maar indien nodig kunnen we
natuurlijk extra opleidingen geven of helpen om problemen op te
lossen of aanpassingen door te voeren.”
Altijd correcte voorraadinformatie
De overschakeling naar de nieuwe werkwijze bij Zonnehoeve
was niet voor iedereen gemakkelijk. “Niet alleen omdat niet alle
medewerkers even goed konden werken met een computer, maar
ook omdat er door de automatisering meer interne controle is
dan vroeger”, verklaart Geert Van Hecke. “We begrijpen wel dat
niet iedereen dat aangenaam vindt, maar we kunnen het ons nu
eenmaal niet veroorloven om met te veel voorraad te zitten of om
minder productief te zijn. Als klanten ons nu bellen om te weten
wat we in voorraad hebben, hoeven we niet meer te gaan tellen
of opzoeken in Excel-tabellen, maar kunnen we hen meteen een
correct antwoord geven. We hebben zelfs een nieuwe klant voor
wie het gebruik van Dynamics AX een voorwaarde was om met
ons samen te werken. In die zin betekende het systeem een directe
commerciële troef.”
AD ULTIMA
Beneluxpark 7
8500 Kortrijk
Tel: +32 (0)56 740 740
Fax: +32 (0)56 740 700
eMail: info@adultima.be
URL: www.adultima.be
ADULTIMAIMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY