O documento discute como realizar inventários de maneira eficiente em supermercados. Faz uma introdução sobre como inventários podem aumentar a lucratividade ao reduzir perdas e melhorar o controle de estoques. Em seguida, apresenta o caso de sucesso de uma rede de supermercados no Ceará que passou a fazer inventários regularmente e viu melhorias nos indicadores e lucros. Por fim, fornece detalhes sobre como planejar e executar inventários de forma correta.

1. Como fazer um inventário
O balanço de mercadorias ajuda a turbinar a lucratividade graças aos ganhos de eficiência, como redução de perdas,
falta de produtos e excesso de estoques. Mas é preciso cuidado na implementação para garantir a credibilidade das
informações
Estoques elevados, desajustes nas compras e prejuízos com perdas e ruptura prejudicavam a lucratividade do Super do Povo,
rede com cinco lojas em Fortaleza, no Ceará. A situação só mudou quando a empresa começou a realizar inventários
regularmente. Há quase dois anos, as quebras não ultrapassam 2,5% da receita – antes, era praticamente o dobro. A falta de
produtos nas gôndolas caiu pela metade, em torno de 10% a 15%, e a meta é alcançar 5% até o final deste ano. Os estoques, que
cobriam mais de 30 dias de vendas, hoje não passam de 20.
A melhora des ses indicadores turbinou o lucro da rede. “O inventário não é uma s imples contagem de mercadorias. É um
proces s o que aumenta a eficiência da empres a”, avalia Jos é Antônio de Assis, diretor executivo do Super do Povo, que integra a
central de compras Super Rede, também do Ceará. O principal ganho é a possibilidade de identificar problemas muitas vezes
‘invis íveis ’ no dia a dia. Por is s o, a regra é executar bem o processo para gerar dados confiáveis, o que exige planejar com
detalhes cada etapa.
Um bom começo é definir o tipo de inventário mais indicado para o supermercado. Existem três: geral, rotativo e parcial. Segu ndo
André de Oliveira, gerente de novos negócios da RGis, empresa que terceiriza o processo, o autosserviço costuma alternar os
dois primeiros. O objetivo é ter um controle maior do estoque. Por essa razão, utiliza o geral para fazer a contagem de todas as

2. mercadorias da loja, tanto nas gôndolas quanto no estoque. A frequência pode ser de três a quatro vezes ao ano, dependendo do
estágio da rede. Já o rotativo, realizado com intervalo menor, é adotado pelo varejista nas categorias mais críticas, como as de
alto valor agregado, as de maior giro e as de perecíveis.
O Super do Povo, por exemplo, realiza contagem diária nas seções de perfumaria e bazar; semanal no açougue; quinzenal no
hortifrútis ; e mens al no s etor de frios e laticínios . “Com is so, identificamos e s olucionamos problemas, como erros no recebimento,
furtos internos e externos , além de mercadorias esquecidas no es toque”, conta Jos é de As s is , diretor executivo da rede.
O varejista também precisa avaliar se é mais indicado terceirizar o processo ou utilizar colaboradores da loja. Entre os
supermercados, é comum delegar parte do trabalho para a equipe própria e parte para uma companhia especializada em
inventário. Assis, diretor do Super do Povo, explica que envolver apenas os funcionários da rede pode prejudicar o atendiment o
aos consumidores.
Vantagens de um inventário
Permite rast rear o processo de abastecimento para saber em qual fase ocorreu falta ou perda de mercadoria, garant indo
assim a redução de perdas, quebras e t rocas
Possibilita saber quando a t ransferência de produtos ent re setores não foi informada no sistema para baixa de estoque
Aumenta o cont role sobre os produtos com maior divergência ent re o dado físico e o dado do sistema de informát ica
Facilita a ident ificação de produtos cadast rados no sistema com códigos errados
Informa o total de vendas de cada mercadoria
Avalia o envolvimento da equipe com a empresa
Juntos, esses processos ajudam a elevar a eficiência operacional e a diminuir custos, o que aumenta a lucrat ividade da
empresa
Fonte: : RGis
O processo costuma ser mais lento nesse caso em função do acúmulo de tarefas. Por esse motivo, desde 2010, a equipe do
Super do Povo se responsabiliza apenas pelo preparo das filiais e pela primeira contagem de produtos. Mesmo assim, recebem
treinamento e contam com manual que descreve cada etapa do processo.
Já a auditoria final é feita por uma cons ultoria especializada em inventários . “Eles utilizam coletores, o que evita retrabal ho e
confere maior confiabilidade ao proces so”, des taca o diretor executivo da rede.
Preparar a loja para o inventário é o passo seguinte. André de Oliveira, da RGis, diz que a organização deve começar 30 dias
antes da contagem das mercadorias. Nessa fase, são definidas as tarefas de cada departamento e os prazos de conclusão. Ess as
informações são transmitidas aos funcionários em reuniões.

3. Para se ter uma ideia, cada equipe do Super do Povo recebe um check- list com todas as atividades que deverão ser realizadas
durante o inventário. “Conform e s ão concluídas, as tarefas s ão vis tadas pelos responsáveis. Isso permite acompanhar todas as
etapas ”, explica As s is .
Para facilitar a contagem, o gerente de novos negócios da RGis recomenda agrupar os produtos por código nas gôndolas. Nessa
etapa, ele explica, os funcionários saem em busca de mercadorias expostas em locais errados. Outro cuidado é evitar que um
mesmo item seja exposto em módulos diferentes da gôndola.
Também é preciso identificar os produtos com data de validade próxima do vencimento. No depósito, as caixas lacradas, que
pertencem ao mesmo lote, devem ficar juntas. Se uma estiver aberta, a recomendação é sinalizar para que a contagem seja feita
manualmente.
Sete dias antes do balanço, a expos ição começa a s er ‘quebrada’. Es s a etapa é marcada pela redução do número de mercadorias
na área de vendas. O empilhamento fica proibido e os produtos devem ser expostos um atrás do outro até o fundo da gôndola.
Durante essa fase, é preciso dobrar a atenção com o abastecimento, elevando a frequência, a fim de evitar ruptura.
Segundo Oliveira, o departamento de compras também altera sua rotina. As negociações continuam, mas a entrega ocorre de
forma fracionada, conforme a necessidade, para não aumentar o volume de mercadorias durante a realização do inventário. É
comum que no dia do balanço não sejam aceitas entregas dos fornecedores. Caso o recebimento seja necessário, os produtos
ficam separados e a informação de entrada não é ins erida no sistema até o término do processo.
A contagem das mercadorias acontece com a loja fechada, após o expediente. Só é indicado realizar o processo com o
supermercado funcionando se o inventário já estiver consolidado e houver um controle adequado dos estoques. Quanto mais
rápida a contagem dos produtos acontecer, menor será o impacto no atendimento ao cliente. O Super do Povo, por exemplo,
procura finalizar o balanço antes da abertura das filiais. O dia escolhido é o de menor movimento nas unidades.
Após a conclusão do inventário, acontece a análise das informações. A partir disso, é possível ajustar as compras, uma vez que o
processo permite identificar itens em excesso no estoque ou produtos que, embora constem do sistema de gestão, faltam nas
lojas. São esses ajustes que permitem elevar o lucro e a satisfação do consumidor.
Veja o que voce deve evitar
ERROS
Achar que o inventário é somente contagem de mercadorias e ignorar a preparação das áreas envolvidas no processo
Deixar a organização da loja ou do estoque para o dia do balanço
Permit ir a movimentação de mercadorias (recebimentos, t ransferências, devoluções) no dia do inventário
Validar o resultado do processo após o término da contagem
Permit ir ajustes no sistema fora do ambiente de inventário
Fonte: : RGis